疾控中心档案信息化建设路径研究_阳静.pdf

办公自动化0 引言疾控中心档案管理是一项综合性的工程，涉及内容非常广泛，包括档案的收集、整理、保 管和利 用 等多 方面。在现代社会中，档案的重要性日益突出，尤其在现代化的城市发展过程中，档案的作用也越来越明显，而这些都离不开信息化的支持，因此，如何有效地开展电子化的工作，提高档案的管理工作水平，成为当前的一个重要的课题。随着信息技术的不断进步，计算机技术的应用也逐渐深入各个领域，其中，办公自动化系统的运用更是的生活更加便利;同时，也为档案的信息化建设有新的突破点。而作为一种新型的信息处理手段，通过网络方式，可将各种资源进行共享，并能将其转成数字化的文件，从而达到对资料的保存和更新的目的。1 疾控中心档案信息化建设的重要性档案管理是一项综合性的工程，涉及社会的方方面面，它是一个集经济、政治、法律以及科技等多种职能于一身的综合管理信息系统，在档案的收集和保管过程中，档案的价值主要体现在以下几方面：1.1 为国家的财政决策提供依据；1.2 为政府的行政管理工作服务；1.3 为人民群众的生活质量和水平提高奠定基础。综上所述，档案信息化的建设对促进我国的发展有重要的作用，尤其在当前的信息时代，如何利用先进的信息技术来提升档案馆的现代化程度，成为当下的一大难题。而作为现代城市的中心，档案的重要性不言而喻，因此，加强对档案的信息化建设，不仅能使其更好地发挥其自身的优势，而且还能有效地解决目前的一些问题，从而使其更加的完善，更有利于推动整个区域的和谐与稳定。2 疾控中心档案信息化建设现状分析档案信息化建设是一个系统化的过程，它是建立在计算机技术和网络通信的基础上，通过对相关的信息资源进行整合，形成具有一定功能的管理模式，并最终实现对档案的有效利用。目前，我国的疾控中心档案信息化建设还处于初级阶段，在实际的工作中，由于缺乏专业人才，导致档案部门的工作人员的业务能力不强，而且，很多单位的档案人员都没有经过专门的培训，因此，造成大量重复性的文档资料疾控中心档案信息化建设路径研究阳 静（衡阳市疾病预防控制中心衡阳421001）摘要：随着社会经济的不断发展，疾控中心档案管理的工作也在逐步走向现代化，档案信息化建设成为当前的重要任务。在这一背景下，如何更好地开展疾控中心档案管理工作，提高档案管理的工作效率，是现代档案管理工作中的一个新课题。为实现对档案的有效利用，保障其有效性，需对相关的计算机网络设备进行完善，并建立一套行之有效的管理信息系统。通过对信息的收集、整理、分析和处理，为领导决策提供准确的参考依据，从而加快疾病预防工作的效率，促进社会的进步与发展。关键词：疾控中心；档案管理；信息化中图分类号:G270.7文献标识码:B文章编号:230331-10487Yang Jing（Hengyang Municipal Center for Disease Control(CDC)and Prevention,Hengyang 421001,China）：With the uninterrupted development of social economy,CDCs archives management work is also graduallytoward the modernization,archival informatization construction has become an important task at present.Under thisbackground,how to carry out better the archives management of CDC and improve the efficiency of archivesmanagement is a new subject in modern archives management.In order to realize the effective use of archives andensure its effectiveness,it is necessary to improve the relevant computer network equipment and establish a set ofeffective management information system.Through the collection,collation,analysis and processing of information,accurate reference basis is provided for leaders to make decisions,so as to accelerate the efficiency of diseaseprevention work and promote the social progress and development.：Center for Disease Control(CDC);archives management;informatizationDocumentation2023 年 7 月 15 日总第 499 期Security第 14 期43办公自动化的丢失，给医疗事业的发展带来很大的影响。当前，由于国家对文档的审查和保存的要求越来越严格，这就需要有一支高素质的队伍，同时也要有相应的硬件支撑设施，以保证文档的质量。2.1 疾控中心档案信息化建设的发展历程档案信息化是指档案信息资源的采集、整理、存储和利用的全过程，其目的是通过计算机网络技术对收集的各种文档资料进行加工处理，并在系统内部自动生成所需的数据，以满足用户的需求。档案信息化建设的发展历程主要经历三个阶段：一是档案信息化的萌芽期；二是档案信息化的起步期；三是档案信息化的全面推广期。第一阶段：始于 20 世纪 80 年代，电子信息技术的出现，为现代管理手段的诞生奠定基础，但由于当时的科技水平有限，导致大量的纸质材料不能被及时地运用于社会生产中，而纸质的文档资料又需耗费巨大的人力、物力，所以，为适应时代的发展，一些发达国家开始将电子化的办公设备应用于日常的工作中。2.2 疾控中心档案信息化建设取得成果疾控中心档案信息化建设的发展历程是个循序渐进的过程，在这个进程中，要不断地完善档案信息化建设的内容，使之更加符合社会的需求。在这方面，我国的档案信息化建设在近几年得到较快的进步，但与发达国家相比，还有很大的差距。第一，档案信息的采集和管理的水平不高，导致大量的重复性工作，浪费很多的人力、物力；第二，由于缺乏专业的技术人才，使许多单位的档案资料不能及时地进行更新，无法满足当前的要求；第三，一些文档的保存和利用的方式较落后，造成资源的严重流失，对今后的服务质量产生影响；第四，随着网络的快速普及，电子信息技术的应用也越来越广泛，但目前的计算机存储器的容量有限，而且其性能也不稳定，所以，如何提高软件的开发能力解决这些问题，成为当今档案信息化建设的重要任务。通过对相关数据的分析，发现其中存在的不足，并提出相应的解决方案，从而实现档案的数字化与智能化。3 疾控中心档案信息化建设的问题分析疾控中心档案信息化是现代社会发展的产物，它的建设与管理是个系统工程，它的成功与否直接关系到整个国家的经济和文化的进步。在档案信息化的建设中，其主要任务就是对档案的收集、保管、利用和检索等各个环节进行有效地控制，从而使其能更好地服务于人们的生活。而在当前的一些档案信息化建设中，由于缺乏专业的人才，导致相关的工作人员无法对信息资源进一步的开发与使用，从而造成大量的浪费；同时也影响其它的工作效率，甚至出现各种安全隐患。因此，为提高档案的管理质量，必须加强对人员的培训，并建立一套行之有效的制度，以保证档案的管理工作顺利开展。3.1 管理投入不足，缺乏专业管理人员疾控中心档案管理的投入主要指档案室的硬件设施和软件配置，以及办公设备的购置和维护等方面的资金投入。在当前的社会经济环境下，档案室的建设需不断地完善，但由于缺乏专业的技术人才，导致档案室的建设水平与实际的发展需求存在一定的差距，从而影响档案馆的服务质量。在一些单位中，档案的管理工作的内容比较复杂，并涉及的部门较多、对相关的工作人员的要求较高，所以，在进行疾控中心档案信息化建设的过程中，必须加强对人员的培训，提高他们的综合素质，以确保档案的有效利用；同时，也要注重培养一批具有现代化管理理念的新型的管理人员，以保证适应现代的信息化时代的发展。3.2 档案管理模式落后疾控中心档案管理模式是指档案信息的收集、整理、保管和利用的方法，是一种对档案进行科学的管理的过程。在实际的档案管理工作中，大部分单位都采用计算机网络技术，但由于缺乏先进的管理理念，导致档案管理工作的效率较低，而且还存在着一些下述的问题：3.2.1 档案管理人员的专业素质有待提高当前，我国很多档案馆的工作人员的学历普遍较低，而对新知识的掌握也较欠缺，所以，在日常的管理工作中，往往都由领导直接负责，而不是由其它部门协助完成；3.2.2 缺少现代化的办公设备随着电子信息技术的发展，一些新型的数字化的文档资料可通过电脑处理，但因这些电子设备的使用，使得许多的纸质文档无法得到保存，这就需相关的管理人员不断地更新相应的硬件设施，以满足现代化的要求；3.2.3 无统一的系统平台目前，国内的各行各业的信息化程度都不高，各个行业的信息化水平参差不齐，这就造成大量的重复性的劳动，并且也浪费人力资源，从而增加成本。3.3 存在安全隐患档案信息的安全问题是档案信息化建设中的重要内容，在疾控中心档案信息化的发展过程中，由于缺乏有效的管理措施，导致大量的文档资料损毁，甚至出现严重的丢失现象。在实际的工作中，很多疾控中心的档案部门的工作人员对电子计算机的使用不够熟悉，对一些易被破坏的设备和软件不能很好地维护，造成一定的经济损失；另外，疾控中心有些相关人员对数字化的操作也不熟练，或是没有按规范的程序流程来办理业务，这些都给整个档案的管理工作带来极大的麻烦，影响档案的安全性；此外，随着科技的不断进步，网络的应用范围越来越广，许多的病毒也会通过互联网传播到其它地方，这就给我们的生活带来很大的损失。因此，为保证国家的经济秩序，必须加强对档案的保护，以确保其安全。但当前我国的大部分档案馆的安全保障还处于较低的水平，尤其在公共场所的安全方面，有待进一步的提高。4 疾控中心档案信息化建设的路径在疾控中心档案信息化建设中，档案管理部门要根据实际情况，结合自身的业务需求，制定符合本单位的档案信息网络系统，并对相关的数据进行整理、分析，为后续的工作开展提供参考依据。在这一过程中，需对档案的分类、存储以及利用等方面的内容作出明确的划分，并将其作为整个档案的重要组成部分，同时，还需将其纳入计算机软件的范畴，以便能实现对文档的有效保管。在这一阶段，总第 499 期2023 年 7 月 15 日Documentation Security第 28 卷44办公自动化Documentation2023 年 7 月 15 日总第 499 期Security第 14 期主要的任务是通过电子化的方式完成对文档的数字化处理，并且，还需建立起一个完整的文档管理信息系统，方便工作人员的使用，以提高工作效率，为今后的管理工作做好铺垫。总之，为更好地促进我国的社会经济的发展，必须加强对档案信息化的建设，以保证其具有较高的实用性，从而推动国家的现代化进程。4.1 完善档案信息化建设的工作流程档案信息化建设是一项系统工程，它涉及的内容较多，包括档案信息资源的采集、整理、分类、存档等多个环节，因此，在进行档案信息化建设的过程中，要建立一套完整的工作流程，并对其加以规范化管理，使之成为一个有机的整体，以保证档案的完整性和安全性。首先，要对档案的收集与保管工作做好规划，将相关的资料及时录入计算机，并将这些数据的录入与保存作为重要的参考依据，同时，还要加强对工作人员的培训，提高他们的专业技能，从而使其能更好地完成自己的任务；其