基于RFID的智能档案库房管理系统建设与实践_蒙艳姿.pdf

2023 年第 5 期基于 RFID 的智能档案库房管理系统建设与实践蒙艳姿陈彤赖丽娟（成都市城市建设和自然资源档案馆四川成都610000）摘要：新时期下，档案馆档案入库量剧增、种类扩大、更新活跃，相关单位和公众对档案查询利用的需求骤增，传统档案库房管理系统已无法满足智能化档案管理要求。为此，在信息技术和物联网技术的基础上，设计了一套基于无线射频识别（RFID）技术的智能档案库房管理系统，并以“成都市城市建设和自然资源档案馆”为例开展了系统建设和成效分析。实践表明，该系统建设方案不仅能实现档案的基本信息管理，还全面提升了档案上下架、盘点、借阅、出入库及库存等关键环节的智能化和自动化水平。关键词：RFID 技术；城建档案；档案库房管理系统；系统设计中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1004-2733（2023）05-0077-031 建设背景借助于计算机信息技术、物联网以及互联网科技等现代化工具，近年来我国的档案库房管理水平得到极大地提升12。但随着国家战略科技力量提升、城市化水平快速提高、乡村振兴战略全面实施、城乡区域发展协调性持续增强，真实记录发展历程的各类纸质和电子档案也随之不断增加，部分城市综合、专业档案馆档案年入馆量超20 万卷。同时由于相关单位和公众对档案查询利用的需求近年来不断增强，例如，在成都市城市建设和不动产登记档案查询利用窗口，工作人员人均服务量曾超过 60 人/天，这对档案库房管理提出了严峻的挑战。面对档案馆档案入库量剧增、种类扩大、更新活跃、档案调取频繁等突出情况，传统依靠人工方式进行出入库和盘点、依据目录定位查找的方式已不能满足当下档案管理的需求。因此，亟待开发智能化档案库房管理系统，有效解决传统档案库房管理档案存放顺序易被打乱、档案查找耗时长、档案盘点操作不科学、信息更新滞后等问题。针对档案库房现代化管理，国内外目前诞生了多种新技术34。美国艾默生公司研发了 PSMS集中监控系统，通过将工业自动化、嵌入式、物联网技术等应用于档案库房管理系统，使得档案库房管理实现了集数据监测采集、预警报警、自动化控制等功能于一体；我国长春理工大学开发了基于物联网的档案管理系统，通过将传感器技术、ZigBee 技术和 4G 技术相结合实现对环境的监测和数据实时传输5；任杰基于 RFID（RadioFrequency Identification），对档案管理系统设计与实现进行了探究与思考，推动档案管理的智能化和自动化6；吴秀霞从档案查询借阅、检索统计、安全保护四个方面详细阐述了 RFID 技术在档案管理中的实际应用，并提出了应用推广的建议7。近年来，成都市城市建设和自然资源档案馆（以下简称“成都市城建馆”）广泛应用信息和物联网新技术，在智能档案库房建设方面进行了积业务园地772023 年第 5 期业务园地极的探索。2021 年，成功采用无线射频识别（RFID）技术，设计了一套智能档案库房管理系统，实现了基本信息存档、档案盘点以及档案利用等多个档案管理环节的自动化、高效化管理。本文就该系统设计及实施路径进行详细阐述，以期为新形势下相关档案馆档案库房管理提供参考和借鉴。2 系统设计及实施路径2.1 RFID 技术优势分析新时期下档案库房管理技术的核心要求是：非接触、高效传输、重复应用和稳定可靠等。RFID在众多高新技术中同时兼具了以上特点，并且拥有5个技术优势，可服务于档案库房管理系统的开发。（1）高速读取：该技术应用于档案库房盘点，可隔空一次采集多个档案信息，无须接触档案盒，也无须找到标签位置，便可实现高速信息读取。（2）重复应用：RFID标签固定于档案盒，无须取下变更档案盒著录信息，仅需对标签内容进行修改、重新写入标签信息内容即可。（3）实时监测：通过扫描标签，档案存放位置、是否借出、归还以及完整性等信息可随时显示于计算机终端设备，监测与管理更加便利。（4）安全可靠：联合认证、加密等技术，能够在档案库房外读取标签信号的可能性缩小，降低信息泄密的可能性。（5）高效便捷：RFID技术能够同时扫描识别、快速读取若干标签信息，且标签存储容量大，可达兆级字节。2.2 RFID 档案库房管理系统硬件设备与目标功能将 RFID 应用到档案库房管理系统，在硬件设备上使用的设备主要包含标签（档案标签和层架标签）、手持盘点设备、档案智能盘点车、馆员工作站、门禁系统、标签打印机等 6 类。档案标签与每一卷档案对应，可将档案号和档案标签进行快速绑定，使馆内档案有一个全馆唯一的“电子身份”；层架标签与每一格档案对应，作为档案管理、上下架辅助；手持盘点设备配套档案盘点软件进行档案精细盘点；档案智能盘点车除档案精细盘点外，能完成档案批量上下架，错位档案顺架等功能；馆员工作站实现档案基本信息的查询、管理，并起到对外展示的作用；门禁系统对档案出入库自动实时记录、登记，非法出入库报警；标签打印机将档案流水号等信息批量录入到标签内，并且在标签表面印制档案号等内容。在功能实现上，RFID档案库房管理系统主要完成以下四个层次的目标。（1）标签信息设定：包括档案入库时间、档案编号、档案名称、档案类别、档案密级、档案保管期限、档案内容摘要，标签定位其预存位置编号、类型及档案区间和数量。（2）标签安装：将设定好的标签信息封装成纸质不干胶或卡片状，粘贴于对应的档案或档案盒。（3）阅读器安装：阅读器通常安装在档案室墙壁或天花板，通过网口与计算机互连，覆盖局域网，将网络传输至主机服务器，实现标签信息在一定范围内传输。（4）天线安装：RFID技术中天线安装需要根据档案库房大小、布局等定制，实现最佳信息收发效果。2.3 RFID 档案库房管理系统模块与功能设计RFID 档案库房管理系统主要由档案管理模块、档案盘点以及档案查询三大模块组成。档案管理模块，包括 3 个子模块。（1）基本信息管理，可将档案信息录入和批量导入系统、新建档案标签信息及层架标签信息、档案销毁登记。（2）数据同步功能，可在工作人员进行档案批量盘点后，进行数据同步，档案库存数量、盘点记录自动更新。（3）权限管理和系统管理，可进行硬件的控制参数设置，分配人员账号和编辑人员信息，还可进行档案、盘点、出入库相关数据分析、统计、导出。档案盘点模块，包括 5 个子模块。（1）上下架功能，可完成档案批量上架，并在上架前为待上架的档案自动分配层架号；档案批量下架后修改、删除其层架号。（2）盘点功能，可以通过扫描仪或伸缩天线进行快速的档案盘点工作。（3）利用核卷功能，可辅助在对外利用档案过程782023 年第 5 期中核查某一卷档案中的材料是否为复印件；手持盘点设备和档案移动管理设备可分别进行盘点，能够生成详细记录表单，并具备统计功能。（4）抽查核卷功能，可辅助核查档案有无霉变、虫蛀等现象。（5）顺架功能，若档案实际位置与系统记录不符，能显示该档案正确位置以及错误档案位置，以便纠错。档案查询利用模块，包括 3 个子模块。（1）档案出入库管理功能，可完成档案出库授权并自动登记、档案异常出库自动登记、档案入库自动登记。（2）档案借阅管理功能，包括档案馆内查阅登记、外借登记、归还管理等。（3）档案查询，通过系统查询档案位置信息、出入库信息、借阅信息、销毁信息、上架信息、盘点信息、操作日志等，并可生成统计报表。3 实践成效成都市城建馆于 2021 年 7 月开始实施 RFID智能档案库房建设。为保障上文提出的“RFID档案库房管理系统”的成功实施，城建馆多举措立体推进系统的建设和落地。一是纳入年度重点工作，成立领导小组，组建专班，强化组织领导和推进落实。二是各部门牵头开展专项工作。由库房管理部门牵头，详细深入开展项目调研，制定详实的工作方案；档案整理部门牵头开展错漏档案的订正工作；信息化建设部门全力完成系统开发及系统衔接工作；后勤保障部门做好人力资源调配和项目实施的组织管理。三是形成合力共同推进项目实施。以项目化管理组织开展此项工作，并以某年度数据开展试点实验，验证方案优劣性，不断调整优化，确保建设实践各环节工作顺利开展。经过近 7 个月的建设，成都市城建馆完成了全馆 155 余万卷城建档案的 RFID 批量著录、档案标签和层架标签粘贴工作，完成了手持盘点设备、档案智能盘点车、馆员工作站数据导入、数据同步和实时更新。对发现的档案错放、档案建账错误、档案柜卡抄录错误等问题进行了纠正。同时，通过对系统管理员、分管领导、科室管理人员和库房管理人员赋予不同权限，进一步实现档案“分层分类”管理。此外，通过预留接口实现与已有档案管理系统的有效衔接，丰富和完善了档案“收”“管”“用”全流程智能化管理方式，进一步提升了档案管理水平。2022 年，利用系统核卷 2 次，顺架 700 余次，完成 155 余万卷档案全量盘点；利用系统快速定位所需调阅的档案，全年应用该系统协助完成千余卷档案的查询利用。4 结语成都市城建馆档案库房管理系统建设和实践表明，基于 RFID 的智能档案库房管理系统建设方案具有档案基本信息录入及存档、档案高速盘点以及档案便捷利用等优势，初步实现城建档案服务从“供给导向”模式向以用户为中心的“需求导向”模式转变，可为我国新时期下的档案管理工作提供一定的技术参考。参考文献：1杨玉梅，黎仁国.基于 RFID 物联网的档案管理系统研究与设计J.档案学研究，2012（04）:62-64.2马唯唯.档案库房智能化管理的思考与实践J.档案学研究，2015（01）:105-108.图 1.基于 RFID 的智能档案库房管理系统总体架构图业务园地792023 年第 5 期3陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析J.北京档案，2015（01）:25-27.4曹富民嵌入式机房环境监控系统的设计与实现D哈尔滨:黑龙江大学硕士学位论文，2020:2-90.5韩立园基于物联网的城市环境监测系统设计D长春：长春理工大学硕士学位论文，2019:3-65.6任杰.基于 RFID 的档案管理系统设计与实现J.办公室业务，2022（06）:169-170.7吴秀霞.档案管理应用 RFID（电子标签）技术研究J.兰台内外，2021（33）:25-26.作者简介：蒙艳姿（1984），女，壮族，广西环江人，硕士研究生，工程技术高级工程师，主要研究方向为城市建设和自然资源类档案管理与利用；陈彤（1968），女，汉族，四川成都人，工程规划高级工程师，主要研究方向为城市建设和自然资源类档案管理与利用；赖丽娟（1987），女，汉族，重庆铜梁人，馆员，主要研究方向为城市建设和自然资源类档案管理与利用。（责任编辑：马宝明）兰州市档案馆开设退役军人档案查阅绿色通道近日，兰州市档案馆设立退役军人档案查阅绿色通道，退役军人凭介绍信或身份证就能查询档案资料。截至 5 月底，线上线下接待退役军人查档 27 人次，查阅档案 158 卷，出具证明 19 页，配合市退役军人事务局查找军人档案 24 卷，为退役军人顺利申领退役军人优待证，及时享受国家优惠政策，提供了档案凭证。（兰州市档案馆倪佳君）临夏市档案馆开展馆藏档案全面清库盘查工作近日，临夏市档案馆开展馆藏档案全面清库盘查工作，目前已完成了 4 个库房，112 个全宗的清查，包括文书档案、科技档案、照片档案、声像档案、印章档案、书籍、图纸资料、报纸等，共计近 10 万卷件。（临夏市档案馆刘鹏）永靖县档案馆集中接收一批地方文史资料图书4 月 26 日，永靖县档案馆集中接收县志编纂委员会办公室捐赠、移交的 永靖县志 永靖县年鉴 黄河三峡移民志 河州志校注 永靖非遗 永靖民俗 永靖傩文化 永靖秧歌文化 黄河三峡水电文化 印象刘家峡 等地方文史资料图书共 50 册，不仅有利于地方文史资料图书的永久保存，也方便了社会各界查阅利用。（永靖县档案馆郭俊）敦煌市档案馆接收印章档案近日，敦煌市档案馆接收了市委编办移交的部分行政、事业单位废止、废旧印章 37 枚，市档案馆将根据 印章档案整理规则（DA/T 40-2008），对这批印章档案进行整理，编制档号、预留印模、编制目录、装盒、上架并以实物档案的形式进行集中管理。（敦煌市档