加强档案管理工作__传承单位历史记忆_周婧.pdf

办公史话Office history第 180 页2023/6 （下）总第413期加强档案管理工作传承单位历史记忆文/北京市生态环境保护科学研究院周婧成立于1957年的北京市生态环境保护科学研究院（原北京市环保所，以下简称“市环科院”）为我国第一个环境保护科研机构，同时也是科技部、生态环境部工程中心的环保科研机构。从1957年成立至今，科研业务从单纯的水污染治理拓展到大气、水、生态、土壤及固废等环保领域。根据记载显示，自市环科院建院以来，始终致力于解决国家与北京市重点、热点和难点环境问题，拥有1981年完成我国第一个环境影响的评价报告；1984年在北京留民营建立世界首个生态农业示范项目；1985年建成了全国第一个中水回用工程；创办环境保护杂志；在国内首次开展污水土地处理系统研究；制订了全国第一项污染场地地方标准等许多历史成就，这些历史的记忆都需要档案记录传承下来。由于有着深厚的历史奠基和技术储备，市环科院多次承担参与国家及北京市重大科研项目。早在20世纪五六十年代，市环科院便开始从事城市污水和工业废水处理研究；20世纪70年代作为领导小组成员单位开展了全国第一个跨省、市按流域组织的重点科技攻关。荣获多项全国科学大会奖。多年的研究成果为后续北京市水环境领域研究与政策制定奠定了坚实的基础。20世纪80年代，以留民营生态农业示范项目为平台完成的“留民营生态农业系统的建设与研究”课题成果曾获得领域第一个国家一等奖。在此基础上，先后承担及参与了“六五”“七五”“八五”“九五”等众多国家及北京市重大项目，这些成果为我国环境保护事业的建设与发展提供了重要的科技支撑，同时对首都发展的深刻转型具有重大意义。由此可见，历史对于环保单位具有重要的意义。这些历史记忆的传承，不仅是对单位历史的记录，也对今后单位和城市的发展起到了支撑的作用。经过多年的规范和完善，现阶段还存在许多不尽人意的地方。一、环保企业档案管理的具体现状（一）技术人员档案意识不足。部分环保企业由于自身主要从事生产经营活动，对于档案的重要性宣传不足，部分技术人员的档案意识较为薄弱，虽然各大环保企业有明确的规章制度来规范档案管理，但由于技术人员并没有完全将文件归档、存储，认为技术和成果自己存储了、使用了就够了，档案只是个形式，这使得相关环保企业在实际存储资料和保存方面存在着不足和缺陷，这种行为极易导致资源无法及时有效利用。（二）档案管理人员结构不合理。在我国环保企业档案管理工作中，人员结构不合理的情况主要体现在以下几个方面：一是由于现在社会正在飞速发展，各项管理要求、管理技术都在不断进步与更新，有些档案人员对于新的事物和技术关注不足，学习效率慢，也没有对所从事业务领域进行深入研究，致使其在日常工作中无法很好地将所掌握的知识与工作实践相结合，从而严重降低了档案管理工作效率、质量和安全性，导致档案工作无法高效开展，从而给企业带来极大隐患和损失。二是档案管理部门大部分人员除去档案管理工作外，还兼有本部门其他工作，有的没有大块完整的时间去完成日常档案保管工作或及时进行档案保管工作。这就直接导致存档工作不能及时开展、档案利用效率低、档案保存环境卫生清扫不及时、物资损耗严重、资料保管不当等一系列问题发生。（三）硬件设施和人力储备不足。当前，部分环保企业存在硬件设施和人员储备薄弱等问题。首先，部分环保企业由于自身的业务发展需要，目前在档案管理方面普遍存在只培养1名熟悉档案工作的人员，并未设置预备人员或协助人员的情况。由于人力储备不足，在各项工作繁重的时候易造成档案工作效率较慢，同时容易产生档案管理工作交接匆忙，以至于新档案工作人员进入【摘要】本文针对环保企业在档案管理工作中存在的问题进行分析，给出相应的解决策略，旨在帮助更多环保企业做好档案管理，传承单位历史记忆，承载企业历史文化，提高档案管理效率，加快档案管理信息化发展步伐。【关键词】档案开发；档案管理；环境保护第 181 页2023/6 （下）总第413期高效工作状态较慢。这使得整个档案管理体系无法得到很好的落实，从而影响了档案管理工作的正常开展、维护与保障。部分环保企业由于基础设施条件有限、计算机技术有限等原因，再加上当前相关计算机软件更新较慢等各种因素，导致在存储等过程中很多数据没有及时有效处理好，从而影响了档案管理工作的效率。（四）档案保管、利用不到位。首先，目前环保企业档案保管、利用工作仍主要依赖于人力和物力。部分企业对于档案室的规划、布置、建设等具体情况并未完全落实，甚至有的企业出现档案保管、利用工作走过场，或者只是当成了一项日常工作。其次，个别档案室没有配备足够的条件来做好档案库房建设工作，这也导致档案室缺少必要的硬件设施以保证其安全、卫生和干净整洁等前提条件。而且档案存放区域内杂乱无序、凌乱不堪，加大了档案管理的难度。再次，有的环保企业档案管理人员是兼职上岗，没有专门的保管利用工作岗位，而且有些档案室没有专门配备专职人员进行日常工作，这也导致个别档案室管理不到位甚至是无度使用的现象发生。最后，有些企业由于缺乏必要的人才储备以及宣传不到位等情况，降低了档案工作效率，影响了档案工作在企业日常生产经营中的广泛应用。（五）档案管理缺少必要的经费支持。有些环保企业在档案管理工作中经费投入不足，直接导致档案保管、利用效果不佳。一是许多相关企业没有设立专门负责档案管理工作的专职人员，导致人员身兼数职，影响工作效率。二是对档案人员的教育培训资金投入较少，对于新的档案工作要求了解不足，理解较慢，工作标准不能及时跟进。三是企业在档案管理工作中对于各项工作设施和工作需求经费投入较少，造成基础设施老旧、档案系统更新缓慢、硬件设施不足等情况发生。资金问题导致部分档案未能按照标准进行保管和利用，再加上个别环保企业的财政经费有限，有可能造成相关工作无人负责甚至有人弄虚作假、偷奸耍滑的情况发生，给档案的保管带来了一定障碍，导致无法全面认真开展档案相关工作。这严重影响了相关单位对档案收藏保管服务的需求。（六）缺乏系统、完善的管理机制和制度。目前，很多环保企业存在着内部管理机制不健全的问题，并没有针对档案管理出台系统、完善的内部管理机制和制度。这是由于企业在日常工作和发展过程中会有各种各样不同的情况发生，再加上一些企业对于档案管理工作没有统一要求造成的。有些企业自身的管理基础薄弱，导致其产生的各类档案没有按科学有效的标准进行整理并统一。首先，从目前环保企业工作方式来看，大部分工作内容并不属于我们所熟悉的、有规律可循的劳动，因此，即便是对于某一特定时期内的案卷或原始文件进行整理分类，也很难在较短时间内对其进行有效保存与保管。其次，在日常工作中可以看出，部分环保企业在对案卷进行整理分类时需要其他部门员工协作，再按照一定标准进行分类、归档。在这个过程中，非常容易将多个员工间由于工作效率以及其他因素而产生的纠纷状况作为一个考核标准，对档案工作人员进行考核以及处罚。最后，由于部分档案需要其他单位的配合才能整理完整，但部分单位配合度较低、管理制度尚未完善，导致档案收集困难。从总体上看，这种情况容易给企业带来严重的隐患。因此，我们必须要结合企业自身特征以及所处环境，制订合理完善的企业档案监管机制并完善相应管理制度。二、完善环保企业档案管理工作的具体策略（一）完善档案制度，加强档案管理。根据企业档案工作性质、内容、对象、要求等，建立健全规章制度，使之形成制度化、规范化，成为企业档案工作的制度保证，为企业档案管理奠定基础。首先，要明确档案职能部门。一般以本单位业务部门为中心，制定出完善且切实可行的规章制度。对相关人员的档案履职情况进行监督检查，及时纠正工作中存在的问题，杜绝违反规章制度的现象发生。其次，要制定相关考核制度，通过对岗位职责、工作环境及处理结果等方面进行考核，使之养成自觉遵守本单位各项规章制度的习惯。同时，要建立与其职务相匹配的档案工资制度来保证其基本工资不低于本单位其他岗位的工资标准。（二）加强宣传教育，增强广大员工的档案意识。档案管理是一项技术性较强的工作，要求每位员工都能做到认识上、行动上的高度统一。因此，各环保企业必须重视档案工作，积极配合开展档案工作。要严格遵守中华人民共和国档案法等法律法规，并通过各种形式的宣传，使每一个人都知道档案的重要意义和作用。加强对企业档案人员的培训和教育，为相关人员熟悉相关业务知识、业务流程以及岗位责任起到积极作用。要通过开展各种形式的活动，使广大员工能积极主动地参办公史话Office history第 182 页2023/6 （下）总第413期与到档案管理工作中来。通过开展各种形式的学习调研活动了解职工需求，掌握第一手资料。带动广大员工学习档案知识和开展好企业职工素质提升计划是一项重要的民心工程。要通过一系列有针对性的宣传活动来增强广大员工对这项工作的重视程度和参与意识，从而调动广大员工进行档案学习、研究、开发与利用工作的积极性。（三）建立档案信息平台。信息化、网络化为环保企业档案工作带来了新的机遇和挑战，必须要结合企业内部的实际情况，通过电子技术来对纸质档案进行数字化，从而实现档案信息“零”距离接触。各环保企业需要建立以数据库为核心基础的管理平台，不仅可以为以后数据的共享提供方便，而且可以使员工熟悉各项规章制度，使档案管理变得更容易。在信息化时代，建立企业档案信息平台是为了更好地实现企业信息管理。首先，要做到文件信息管理标准化以及文件数字化；其次，要实现纸质文件材料与电子文件材料之间快速交换关系，尽快实现“双轨制”。电子材料和纸质材料之间传递过程中要有记录等方面的规范制度进行保证和管理。同时在电子化过程中，还需要建立专门的计算机系统进行档案内容的传递和打印工作。（四）合理配置档案资源。合理配置是指充分利用和发挥自身优势，以最大限度地提高对档案的利用效率。我们通常把企业的档案管理分为两部分：1.对内管理：档案管理是对企业管理制度和经营活动进行全面了解和把握。对内管理工作主要包括对文件资料、材料、图纸等进行收集整理、归档、利用等活动以及对企业文化、组织结构、制度流程及设备设施等进行定期分析。企业到了一定阶段管理成果要进行总结，提出改进意见并改进不足之处；对企业经营工作进行全面调查研究，根据企业特点制订针对性措施；加强对职工的教育培训工作；组织企业档案人才队伍建设；加强对员工的素质教育；建立健全各项规章制度和档案归档工作制度等。2.对外管理主要包括对外开展业务活动和与外部单位建立友好关系等。这要求企业对各种新形势下自身所处环境的复杂性和多样性有着深刻认识及科学管理手段；要通过对环保措施及历史档案的研究，将更多业务拓展到环境管理领域当中去。这些都是企业认识上和实际工作中要加以改变和落实的内容。（五）完善档案保密机制。环保企业要建立完善的内控机制，加强档案工作保密制度建设，建立健全档案人员岗位责任制，明确责任范围和分工，实行责任追究制，把档案管理人员和技术人员一起定人、定任务，形成齐抓共管的有效机制，将企业档案室安全工作落到实处。实行档案人员持证上岗和档案人员定期轮岗制度相结合，做到专职档案员和兼职档案员相结合。严格管理岗位设置及岗位责任；做到应放尽放，凡与档案室无关的资料不得随意放到档案室内；加强档案室安全管理及防盗措施等；建立安全防范体系，定期对档案室进行检查并做好防盗措施；对涉及保密内容的机密文件材料及重要设备严格按照保密规定进行管理并做好记录。加强保密教育和宣传，使全员树立保密意识，自觉遵守保密规定和保密纪律。制订定期检查制度，坚持对档案室安全情况进行检查通报并形成长效机制。三、结语随着信息技术的不断发展，社会信息化已成为一种趋势。在信息社会的环境下，在加强档案管理工作的过程中，各环保企业需要进一步加强档案信息化建设，以适应发展的需要。为促进档案管理工作的信息化和规范化，企业还应建立电子档案管理系统与相关业务系统的数据交换通道等。这些系统可以通过不同途径与不同的信息技术平台进行相互联系、相互支持，从而使环保企业档案管理工作更加规范化和标准化。在新时代背景下，档案工作不仅承担了见证历史、记录历史的伟大重任，更对避免后人走