国有企业档案管理工作创新措...盛科技有限公司档案管理为例_穆新红.pdf

档案工作archives work第 138 页2023/6 （下）总第413期国有企业档案管理工作创新措施研究以中陕核核盛科技有限公司档案管理为例文/中陕核核盛科技有限公司穆新红一、国企档案创新性管理概述（一）中陕核有限公司档案管理情况。中陕核有限公司，是一家历史悠久、有重要的行业地位的国有大型企业，其在档案管理方面有一套较为前沿和规范的档案管理流程。以本人负责的项目档案为例，核盛公司辐照加工与技术应用综合开发项目于2021年1月完成工程建设全部单项验收和竣工验收工作，项目实施过程中严格按照中陕核工业集团公司固定资产投资项目档案工作管理办法相关规定进行档案管理，遵循档案工作与工程建设同步管理要求，在不同阶段形成的各类资料收集齐全、内容完整，遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，并按照公司档案分类标准进行归档。在项目建设过程中，本人负责项目档案资料归集和整理工作，涉及项目执行过程中的各环节管理资料、招投标资料、施工资料、质量证明资料、监理资料、设备资料、检测及验收资料5000余份，全部按类归集整理；项目收尾阶段，按照公司相关档案管理制度和档案分类方案等，本人进行辐照项目档案资料的整理，严格按照档案分类编号，按序编排。各单项验收工作全部完成后，对项目档案进行梳理，完成项目档案整理和归档工作。2021年10月各项资料归集齐全，共计9类、111卷档案资料，11月顺利完成了集团档案管的验收，并得到了档案馆的肯定。项目档案及时归集和规范管理，助推项目各阶段工作有序推进，为每个新阶段的工作开展提供了坚实的信息资料基础，项目齐备的档案资料也对工程结算审核和项目财务决算审计工作的顺利开展提供了积极帮助。中陕核有限公司多年来始终坚持档案管理规范化、与项目同步走的原则，为企业的各项工作稳步开展奠定了良好的基础。（二）开展档案规范化管理的重要意义。中陕核有限公司档案管理仅仅是一个缩影，实际上国有企业档案管理是否科学、规范合理是一个企业管理水平好坏的重要体现，对公司的日常管理有重要的辐射作用，不少国有企业历史悠久，是当地纳税的大户，在长期的经营生产过程中积淀了很多优秀的技术成果和管理经验，这些卓越的成果以及先进的工艺科学技术往往会以文件或者档案的形式记录、留存到档案中，特别是一些重要的产品设计图纸，加工方法、质量管理体系、财务管理流程、产品的技术服务、销售管理必须成系统，通过制度定格，企业才能规范化运作，甚至必要时也要采取技术保密措施，防止档案技术信息在各个环节出现技术泄密，被竞争对手利用，产品被市场模仿、抄袭，对当前成熟的市场产品造成较大的冲击，所以企业必须严格执行相关的制度流程，加强档案的收集、储存、借阅管理，防止技术资料的流失和相关技术、管理信息的外泄，档案管理在信息传播和信息保密方面都发挥着巨大的作用，同时想去学习、了解相关资料需要依靠档案来查询，所以企业离不开档案管理工作，只有将档案工作与生产经营过程紧密结合起来，企业生产经营才能长期健康持续运作下去。二、国企档案管理工作中常见的问题2021年，某个外审机构在对国内10家国有企业外部审核过程中发现，档案管理问题主要体现在以下几个方面（详见表1）。表1国有企业档案管理问题分布统计表序号项目内容项目占比1缺少完善的档案管理机制36%2档案信息化管理手段落后25%3档案管理人员意识较为落后20%4企业领导忽略了档案管理19%【摘要】本人在中陕核核盛科技有限公司（以下简称“中陕核有限公司”）从事档案管理工作多年，本文结合工作经历，针对目前国有企业档案中存在的问题深入分析，对国有企业档案管理改善提出自己的解决策略，以便更好地开展档案管理。【关键词】国企管理；档案管理；创新；改善第 139 页2023/6 （下）总第413期（一）缺少完善的档案管理机制，档案管理成了辅助部门。成熟完善的档案管理制度是保障国有企业档案管理条理性和规范性的重要手段，国有企业档案管理部门多数属于辅助部门，档案管理手段落后，没有制订对各部门档案留存的标准，也没有一套规范的信息资料的收集系统，企业没有重视档案的分类与留存，一些重要的技术资料、信息资料、生活资料往往掌握在个别部门或者个别员工的手里，不利于信息资源共享共用，一旦有员工突发离职，企业当前的信息资料可能会缺失，甚至关键技术的传承性受到重要影响，不公开的信息成为个别员工谋利的重要手段。也存在着一些企业档案部门管理人员对档案管理不重视，甚至一些档案室成了摆设，成为一些内退二线的员工养老之地（二）档案信息化管理手段落后，档案信息流失严重。当前社会信息化、物联网、数据化技术对各行各业都产生了重要影响，特别是信息化人工智能技术方便了生产和生活，实现了远程与远距离信息共享和共用。在档案管理过程中，电脑和物联网技术的成熟，让档案条理性更加缜密，避免了以往繁琐的人工分类信息归类、存档、借阅，实现了档案信息多通道、多人同时无限制的借阅，形成了档案资料的高效借阅和信息的传播。但通过调研我们也发现，不少国有企业仍采用传统纸质档案资料存档，这种纸质档案资料收集与分类耗时费力，特别一些大型建设项目，可能有若干项施工图纸和审批资料，产生了大量的文字档案。不少档案室缺少人手，档案就地长期放置档案室，其他部门再去借阅时，可能又要大量翻阅和查找，如果经办人员离职，可能没有人知晓档案放置的具体位置，甚至可能出现遗失。如果一个部门借走纸质档案，其他部门人员就不能同时借阅，档案资料信息管理不通畅。（三）档案管理人员管理思想落后，工作积极性不高。不少国有企业档案管理人员学历不高、管理手段落后，甚至把档案管理室当作养老的地方。档案管理与生产、技术、人事等管理项目相比看似不是十分紧迫重要，但是在关键领域，档案也起到了承前启后的推动性作用。调研发现，不少企业档案室管理人员，多是非相关专业人员，他们认为档案管理无关紧要，采用最原始的管理手段，对企业的档案采用纸质管理。企业推行新管理方法和管理手段，他们不愿意学也不愿意改变，企业也不愿意高薪聘请专业人员管理档案，以至于档案管理长期处在“老弱病残”类职工管理阶段。同时，很多档案管理人员并非科班出身，对于档案管理中的基本要求和专业术语不了解，企业也未聘请相关专业人员对其进行系统培训，以至于不少管理人员上岗后经常出现技术性错误，有的员工甚至是兼职管理而不是全职管理，这些情况就导致档案管理的混乱和无序，员工的岗位频繁调动，使得档案管理在企业各管理模块中处在相对不利的局面。（四）企业领导忽略了档案管理的重要性，档案管理理念落后。在档案管理的意识方面，不仅工作人员没有树立正确的工作态度，领导也忽略了档案管理的重要性。在很多国有企业的管理中，企业领导只注重于经济效益和企业绩效，而不重视档案管理方面的工作，没有对档案管理投入较大资金，以至于有些国有企业档案室连一台信息化管理设备都没有，完全靠人工对档案进行收录、借阅，甚至几十年档案室基础建设停滞不前，领导也没有觉得有什么不妥，在档案室人员配置方面，多是其他部门淘汰下来的人员，这些人员多数属于知识结构落后，思想落后，不愿意改变的老龄化员工，他们甚至把档案室当作养老的地方。而作为档案室管理的上级领导也是睁一只眼闭一只眼，对档案管理工作过程中出现的一些疏漏，未给予较大的关注。三、国有企业档案管理工作改善创新思考档案管理是一项系统性的工作，结合本人在核工业系统档案管理多年的经验来看，企业应从以下几个方面着手。（一）企业应完善档案管理工作创新机制，营造全员参与意识。国有企业在档案管理创新的方式上，应不断增强自身的服务意识，加强对于档案管理的正确认识，建立自我约束管理体制，档案管理制度是企业档案管理的根本性保障。企业应制订并印发公司档案分类方案文件归档范围及保管期限表档案室管理办法档案管理办法文书档案整理办法档案借阅管理办法会计档案管理办法固定资产投资项目档案工作管理办法等制度，使档案工作有章可循。在档案借阅流程上必须有一套便于实施的管理模式，特别是档案借阅和二次利用工作。档案管理员要严格执行档案借阅审批程序及使用登记制度，在工作中禁止无登记、无审批私自取阅档案的现象发生。对档案进行闭环管理，防止档案没人管理，在借阅的过程中造成档案流档案工作archives work第 140 页2023/6 （下）总第413期失。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；根据档案保护技术“十防”的要求，对企业档案资料库房内温湿度按照要求进行调控，并定期对档案资料库房进行抗震、防盗、防火、防水、防潮、除尘、除虫、防鼠、防高温、防强光等安全检查，定期清理库房卫生，防止事故发生。同时，企业应该开展多样性的文化活动，促进档案管理的规范性，使得档案管理真正深入民心，开展必要的档案培训工作使公司及子公司档案管理规范化，在公司各项档案制度下发后，对各部门及子公司专兼职档案管理人员进行专题培训，从档案范围识别、归档要求、方法流程方面等进行了梳理讲解，并对子公司新建项目档案人员进行建设项目档案管理的相关知识培训，使档案管理人员学习文件资料的整理（分类、组卷、编目、装订、制表等），并将建设前期形成的文件按类别进行分类整理。经过多次的专项档案培训，使各部门及子公司专兼职档案管理人员对档案管理知识有了一定掌握，使档案工作开展更加规范化，对档案管理各项工作进行有效培训、宣传，使得员工对于档案管理能够有全面深入地了解，利于企业档案管理文化营造，利于企业档案管理机制实施。（二）企业应加强档案管理的建设投入，加强档案的基础建设。在档案管理工作模式创新过程中，应该结合当下的社会发展环境，运用有效科学技术对传统档案管理进行升级和转换。针对各部门全引目录的接收和整理工作，对各部门报送的全引目录进行整理，精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据公司档案利用情况，不断完善并健全了检索体系，通过电子化、数据化和信息化的方式，加快对于纸质版档案处理以及电子化档案的录入，这样有助于在日后档案管理和统计过程中有效查找到相应资料，对企业的资料能够有效审核和分配。由于档案管理工作内容多数具备机械性和重复性，虽然在档案工作过程中，档案内容是局部的不同，但是都有其共性，这些不同的类别可以有效区分出所要查找的信息以及档案的轨迹。在进行企业内部档案管理创新过程中，要注重企业内部制度的有效性和规范性。（三）企业应加强档案资料的信息化管理，做好档案信息的共享。在对企业档案管理创新过程中，应着重注意档案资料再开发利用，同时也应注意档案资料的环保性。在传统档案管理过程中，需要用到大量档案存储柜和办公文具，会产出大量废纸以及有害物质。这会严重浪费企业成本，与社会倡导绿色环保、循环利用不相符。这就要求档案资料储存和使用过程中，注重档案资料的开发和利用。信息化时代，对一些有效的档案资料，可以通过电子版形式进行呈现，在进行信息整合时，可以对纸张和文具进行二次利用，加快促进档案资料的开发利用。现代化的管理对企业的档案管理科学化和现代化提出了更高要求。相应的档案管理制度应该不断融入档案资料现代化和科学化管理要求，加强档案资料再开发和再利用。档案资料储存是为了让企业更好地利用当前资源，在建立档案管理系统过程中，要不断结合当前信息化技术，利用当前计算机设备、互联网、云端共享等方式实现档案管理的便捷化和人性化，这样才可以有效降低企业档案管理成本，提高企业档案的管理效率。四、结语档案管理需要企业加大对基础设施的投入，提升档案管理的基础性措施，利用信息化技术手段，提升档案资源的共享性与便捷性，利用管理措施和管理制度提升档案管理流程的规范性，采用激励与考核手段提升档案管理人员的管理能力，转变落后的理念。国有企业档案管理涉及面比较广，看似不重要，其实承载和继承着企业多年发展的轨迹，是企业发展重要方向的支撑，应该得到企业领导的足够重视，也需要各级管理人员充分利用档案管理流程把企业档案管理好，把档案制度化和流程化建设好，以便于其对企业发展发挥应有的作用。【参考文献】1张德华,陈玉凤,罗志亮.如何创新国企档案管理工作的若干思考J.国企管理,2019(22).2吴志峰,刘陈龙,陈百德.国企档案管理工作的问题和创新措施探讨J.