国有企业干部人事档案专项审核问题与应对措施_宛燕.pdf

第 165 页2023/6 （下）总第413期国有企业干部人事档案专项审核问题与应对措施文/广东省通信产业服务有限公司广州分公司宛燕李娟为贯彻落实党中央提出的全面从严治党的要求，达到党管干部、党管人才的标准，必须认真分析国企干部人事档案专项审核中遇到的问题，分析问题产生的原因，通过多方调查取证、集体研判的形式解决问题。一、干部人事档案专项审核中常见的问题（一）人事档案缺失。国有企业的“干部”一般指公司级管理者及各部门管理者，也称为经理人员，其余为企业普通员工，普通员工可分为专业岗位和生产岗位。专业岗位一般招收具备全日制大中专学历的人员，生产岗位则对学历没有要求。长期以来，国有企业对于经理人员的干部人事档案管理较为重视，管理比较规范，但是对于普通员工人事档案管理较为松散。对于专业岗位员工，仅主动接收校园招聘渠道的应届毕业生档案，未将社会招聘员工的人事档案纳入管理要求；不要求社会招聘员工转递档案，仅为其建立在本企业工作期间由企业主导形成的企业档案材料。企业生产岗位员工一般为“工人”身份，本不具有干部人事档案，但是员工因工作表现优异并取得非全日制学历等原因由生产岗位转到专业岗位时，其身份实际上发生了变化，企业往往没有及时为转岗员工建立干部人事档案。鉴于企业现阶段“干部”身份弱化，后文以“人事档案”替代“干部人事档案”称谓。由于上述原因，企业在开展全体员工人事档案专项审核时，往往发现大批员工仅有在本企业工作期间相关企业档案材料，无包含学历材料及入职前工作经历材料的人事档案，甚至党员缺少党员材料。部分员工缺失的人事档案能够在过往工作单位或人才市场找到；部分员工因为工作经历较复杂，已经无法找到；还有部分员工应建立人事档案而实际未建立人事档案。这些问题为企业人事档案专项审核带来了严重的阻碍。（二）档案材料问题。1.档案材料不完整。企业人事档案缺失情况比较普遍，常见缺失的有企业档案材料、非全日制教育材料、职称评审材料、非本企业工作经历材料、党员材料等。其中，企业档案材料类，工资表部分缺失或全部缺失、年度考核表部分缺失、员工履历表缺失和劳动合同缺少情况均较为常见。员工在工作期间取得的在职教育材料可能因为企业未主动提醒导致未及时归档，而由员工本人持有。同时，因为员工本人仅重视学历学位证书，不重视学籍材料，而导致学籍材料丢失；职称评审材料也可能因为类似的原因导致丢失。员工因为离职再就业容易造成工作经历材料不完整。党员材料往往缺少转正申请书、党员教育培训材料，部分原因是党员材料归档不规范导致。2.档案材料错误。档案材料错误大致有三类情况：一是将不具备归档价值、不需要归档的材料归档，如短期培训材料、入党思想汇报、一般体检表等；二是归档材料有重件；三是误将他人材料归档。3.档案材料制作不规范。档案材料缺少应有的印章、签名、日期等，例如企业员工履历表缺少签名、日期，各类证书复印件未与原件对比确认并加盖公章等，这些问题会影响档案材料的有效性。4.档案材料涂改。重要档案材料关键信息的涂改要特别关注。常见的有入团志愿书中出生时间、入团时间涂改，早期工作经历材料中出生时间和参加工作时间涂改等。涉及“三龄两历”关键信息的档案材料涂改问题影响较大，可能会导致“三龄两历”重新认定。（三）“三龄两历”不一致问题。1.出生时间不一致。出生时间不一致的情况有很多种，有些是档案中某一时间点之前的材料为一个出生时间，之后为另一个出生时间；有些是早期一份材料出生时间和其他材料不一致；有些是不同材料有多个出生时间；也有些是非早期单份材料出生时间不一致。导致出生时间记载不一致的原因可能有阴阳历转换问题，出生时间上报不准确问题，档案材料填写、制作错误；也可能存在冒充他人学籍，为入学、入伍、招工等故意填大或填小年龄等问题。2.参加工作时间不一致。参加工作时间不一致的情况：一是将毕业前参加实习的时间记为参加工作时间；【摘要】本文阐述了国有企业干部人事档案管理的特点，以及人事档案专项审核工作出现的问题，针对问题进行分析，提出了相应的解决方案，建议国有企业从人事档案管理意识、工作人员能力、制度建设等方面提升干部人事档案管理水平。【关键词】国有企业；人事档案；专项审核人事管理personnel management第 166 页2023/6 （下）总第413期二是参军后继续求学再就业未将服役时间记为参加工作时间，或工作后继续求学再就业未将早期工作时间记为参加工作时间；三是档案材料中参加工作时间记载不一致等。3.入党时间不一致。不同档案材料记载了多个入党时间，有些时间相差一年，推断是将转正时间记为入党时间，也有的不同入党时间之间无规律可循。4.学历不一致。学历不一致的问题较为复杂，大致可分为三类：一是全日制和非全日制学历的区分，常见的是将非全日制学历当作全日制学历；二是学历与学位的区分，全日制高等教育存在只取得学历而未被授予学位的情况，没有被准确记录；在职本科，即专升本，一般仅有学历而无学位；在职研究生一般仅授予学位，而无学历；三是学历有效性，因为历史问题，部分高校不具备正规办学与授予学历学位的资格；将研究生进修课程班记为学历的。另外，员工本人取得的在职学历未及时报备可能导致最高学历记载不一致。5.工作经历不一致。工作经历不一致的问题可分为两大类：一是工作经历的连续性问题，二是任免相关问题。企业员工的工作经历常存在不连续的情况，有或长或短的待业期，个人自由职业或创业期末形成有效工作经历材料，也有在民营企业工作时未留下工作经历材料。经理人员的任职经历材料可能存在缺失或不规范，当企业兼并重组时，经理人员的任职经历材料可能会丢失，部分经理人员的岗位在兼并后会下调为非管理岗位，而后可能又会晋升到管理岗位，这一变化过程容易造成任职材料的不规范。经理人员被破格提拔时，破格提拔相关材料常存在不规范性，不符合破格提拔条件等。此外，档案中可能存在对已发现的不一致问题进行认定的文件，但认定的依据不足的，也需要重新开展调查，重新认定。二、问题产生的原因分析（一）企业对人事档案管理的重视程度不足。国有企业经理人员在干部任免时，需要审查人事档案，因此档案管理比较规范。普通员工流动性大，特别是社会招聘渠道进入的员工，调档的速度甚至赶不上离职的速度，给档案管理带来了很大困难。人事档案管理工作确实给企业已经饱和的人力资源管理工作带来了一定负担，企业必须专门投入人力物力来完善员工人事档案管理工作，并且需要改变以往对员工人事档案被动式管理的习惯。（二）档案管理人员能力不足，工作方法不严谨。国有企业普遍缺乏专门的人事档案管理人员，人事档案管理多为人力资源部门众多管理中不被重视的一项任务，负责人事档案管理的人员通常负责多项职责，缺乏人事档案管理相关知识和技能，甚至没有足够的时间投入人事档案管理。因此造成人事档案应归档材料把握不准、归档收集效率低、材料制作不规范、企业材料分类不准确等问题。对于全员档案专审这项庞大又细致的工作，缺乏足够的培训与学习，难以掌握专审的方法与要点。（三）员工重视程度不足，不配合补缺。员工本人对于自己人事档案的重要性普遍认识不足，对于查找本人人事档案不积极、不坚持，对于档案缺失材料补充不配合、不落实，对于协助“三龄两历”不一致认定不理解、不配合。部分员工存在“反正自己不会晋升经理人员级别，人事档案不重要”的心理；部分员工认为凭工作能力认真工作挣到工资就行，其他事情都不重要；也有员工认为自己买了社保，退休后能拿到退休金就行，档案不会产生影响。（四）对于档案存在问题的理解不足，倾向于隐瞒问题。“三龄两历”不一致情况普遍存在，产生的原因各不相同，部分员工对于本人档案不一致情况略有了解，但不掌握全面情况，无法判断可能造成的影响，他们往往存在隐瞒问题的心理，怕查出不利于自己的结果，期望蒙混过关。因此当组织了解情况时，不如实回答，不向组织提供线索，试图给组织调查制造阻碍。隐瞒档案问题不仅存在于员工本人，企业档案管理人员和相关负责人也可能存在这一问题，他们怕查出档案问题会推翻过往的任免决定，暴露过往工作的缺陷，或者怕暴露出经理人员的档案问题，影响经理人员的前程等。（五）历史遗留问题无法解决。人事档案中可能存在一些历史遗留问题，一直未能找到合适的解决方法。例如党员入党志愿书丢失，根据党组织管理相关条例，入党志愿书丢失是可以按照规定程序补填的，但需要找到入党介绍人和支部党员大会吸收预备党员相关证明材料，或者上级党委的批复材料或相关登记材料。入党时间较早的党员在企业任职经历复杂，可能经历企业兼并重组等一系列问题，导致补填入党志愿书无法实现。时间久远的工作经历、任职材料缺失再补流程也可能受到诸多限制，无法妥善解决，所以问题一直拖延不决。三、对策（一）充分重视，培训宣贯考核，提高员工对个人档案的重视程度。近年来，国家对于人事档案的重视程度大大提升，人事档案的作用不仅仅在人事管理领域，更体现为社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执第 167 页2023/6 （下）总第413期政资源。因此，企业要充分重视人事档案管理工作，力求规范化。按照国家规定，每管理1000卷人事档案应当配备1名专职工作人员的要求，规范设定人事档案管理岗位和相应工作经费。管理档案数量较少的单位，要明确以人事档案工作为主责的人员。集团公司应配备档案业务指导人员，并保持档案管理人员的稳定性。制定合理可落实的人事档案管理相关规定，并在工作中遵照执行。根据“凡提必审、凡进必审、凡转必审”原则，持续做好人事档案审核工作。建立规范管理长效机制，企业还应将对人事档案管理的重视意识传递给每一位员工，开展覆盖全员的培训宣贯，确保每位员工都充分理解人事档案的重要性和管理及审核原则，了解本人需要配合完成的任务，逐步转变企业员工仅重视工资报酬，不重视职业长期发展的认知局限性。（二）开展培训，提升档案工作人员能力。国家层面对于人事档案管理和专项审核出台了具体的规定要求，企业也结合工作实际需求细化了相关规定，档案工作人员是落实这些规定要求的关键人，需特别重视档案工作人员的专业能力培训。应抓住企业全员人事档案专项审核的契机，认真开展人事档案管理及专项审核培训，学习贯彻规范的专审工作流程，对照发现自身在专审工作中存在的问题，逐步形成严谨的工作方法，这将对档案管理工作产生长远的影响。应充分调动档案工作人员学习的主动性，对于档案管理相关规定规范持续关注，遇到新规及时学习，创造机会进行同行交流学习，专审工作中遇到问题时，多请教成功的经验。企业应将档案工作人员的培训纳入企业培训计划，结合岗位培训、继续教育学习等形式持续提升档案工作人员的专业能力。（三）与员工沟通注意工作方式方法。对于专项审核中发现的与员工个人相关的各类实际问题，应按照要求认真研判，提出合理的解决方案，对于员工存在的疑问和疑虑给予耐心解答，取得员工的配合，多途径全面收集材料，依据事实做出科学研判。（四）尊重事实，依据规则。对于“三龄两历”不一致的认定，严格遵守组工通讯关于干部人事档案审核工作的问答规定的认定原则，综合研判，多途径全面收集材料。例如，对于档案材料中出生时间记录不一致的，应调查户籍登记材料，按照最早最先原则认定；涉及涂改、虚填等造假嫌疑的，人事部门应派专人到公安部门调研原始户籍档案，按照不重复得利的原则进行认定。对于学历认定，应有完整的学籍材料，查验学历学位证书归档复印件，并按照规定要求区分全日制和非全日制学历；学籍材料丢失的应联系相应高校学籍档案管理部门提供有效的复印材料，同时提供在线学历、学籍验证报告。对于党员材料丢失的，首先应调查核实其党员身份，联系其入党介绍人和入党支部负责人，提供证明材料，调查其被接收预备党员和转正时支部会议记录以及上级党委批复材料，并复印或摘抄；最后按照规范程序补填入党志愿书。对于专项审核过程中发现的各类问题，都要认真对比分析，采用集体研判的形式解决，力求全面、客观。对于以往审核工作中存在的问题，发现后及时纠正，做到尊重事实，去伪存真。（五）持续完善提升，完善制度建设，开展档案信息化建设。由于完成时间限制，一次专审可能无法解决全部的问题，本次认定结果仅限于此时间节点，档案管理是一个动态的过