绿色低碳背景下高职院校无纸化办公的应用研究_钱云凤.pdf

第 183 页2023/6 （下）总第413期绿色低碳背景下高职院校无纸化办公的应用研究文/遵义医药高等专科学校钱云凤近年来，习近平总书记在多个场合一以贯之强调坚持走生态优先、绿色低碳发展道路，绿色低碳生活理念已然深入人心，正逐渐改变着人们的思想观念、生活方式和工作方式。随着高职院校的快速发展，各项工作任务日益复杂和繁重，行政办公压力逐渐增大，无纸化办公的应用，不仅能够降低高职院校行政管理成本，而且有效提高了管理服务、科研、教学等方面的工作效率。一、高职院校无纸化办公的具体应用高职院校无纸化办公作为低碳校园和数字化校园建设的重要组成部分，其应用是多方面的，最突出的就是公文应用、档案管理、教务管理、考勤管理、学生管理、车辆管理、会议无纸化等，下面选择几项展开论述。（一）公文无纸化。高职院校办公室工作十分复杂，传统的纸质文件处理形式已不能满足工作的需要。公文无纸化的应用大大提高了工作效率，其主要分为发文办理和收文办理。传统的发文办理流程是办公室秘书将拟发文初稿进行审核、校对、排版后，再打印纸质版按流程送文秘科科长、办公室主任审阅，审阅定稿的文稿呈送相应的校领导签发，签发后打印纸质版红头文件通知学校各部门领取。而无纸化发文则是利用OA等政务平台，将文稿的审核、审阅、阅签、印发等环节通过平台完成，充分利用电子信息技术的便利性。无纸化办公在收文办理中的应用，也是通过电子政务平台将签收、登记、初审、承办、传阅、催办、回复等文件处理流程充分电子信息化，大大地节约了人力和时间，也降低了办公成本。（二）职称评审无纸化。针对高职院校传统职称评审材料多、查阅繁琐、重复劳动等问题，依托网上综合业务管理服务平台，在保障信息安全的前提下，将评审所需材料在网络平台进行传递，评审专家通过线上查阅参评材料，在平台上独立完成评委投票等方式，实行职称评审网上“无纸化”评审，进一步促进职评审材料、评审过程全公开、透明化，保障了评审的公正性，同时节省了资源，提升了工作效能。（三）档案管理无纸化。档案管理无纸化对于促进高职院校档案管理工作具有重要的作用，取代了以往以纸质材料登记和查找的形式，档案管理员只需要利用电子信息平台将相关档案信息（如教职工个人档案、党员档案、学生档案、学校发展历史档案等）进行录入。查找时，在平台上进行关键词搜索，便可轻松得知所查找资料的编号或条码，使档案管理工作更加高效和便捷。（四）考勤无纸化。考勤管理无纸化同样也是借助考勤打卡软件，在学校实行电子考勤制度，加强对教职工的动态监督。管理员在打卡软件中根据工作日、外出、请假等情况全面使用软件进行“考勤打卡”、审批记录，实行每日上下班各打卡1次，公出、请假、休假在软件上进行逐级审批备案，有效杜绝教职工迟到、早退、口头请假等现象，增强了工作的积极性和自我约束力。同时，考勤情况可以按周、月、季度等进行汇总，全校教职工的考勤动态一目了然。考勤无纸化不仅能缩短审批时间、提高审批效率，而且规范了审批程序，可以说是规避了“人情”照顾弊端，实现制度的约束监督模式，推动学校整体作风向严细实提升。二、高职院校推行无纸化办公的必要性无纸化办公是现代信息与网络技术发展的产物,高职院校中广泛推行有利于学校自身的发展，不仅能节约资源、降低成本，而且便于资料存档和检索、提高办公效率，推动学校现代化治理水平提升，其实施应用具有必然性。（一）节约成本。无纸化办公就是利用现代网络技术，通过计算机等电子产品，以各类电子政务办公软件为载体，实现办公的自动化，减少传统办公以人力、纸张、印刷、装订等办公资源为主的消耗和浪费，不仅能减少高职院校人力、物力开支，而且实现了教育教学、行政办公、人员管理等业务流程的规范化、程序化、便捷化。（二）便于存档和检索。对于传统办公而言，无纸【摘要】随着绿色低碳理念越来越深入人心，人们的环保意识不断增强，无纸化办公已经由概念逐渐应用到各个行业中。作为数字化校园的重要建设内容之一，无纸化办公的应用提高了高职院校管理服务、科研、教学等方面的工作效率。【关键词】绿色低碳；无纸化办公；应用现代办公Modern Office 现代办公Modern Office 第 184 页2023/6 （下）总第413期化办公的优点是归档及时、分类清楚、检索方便、查找快速。在工作中形成阶段性的文书材料，利用不同的电子平台便可以快速对各类信息进行收集、录入、分类、整理和分析，摒弃了传统纸质分类存档的模式和一年存档一次的弊端，查阅资料十分便捷。比如办公室的文书材料，不论是收文还是发文，如需查找资料，便可以通过电子政务平台进行关键词检索，即可快速查找到所需资料，对其进行快速复制、保存等存储操作，而且还能清晰看出公文流转的处理意见、领导批示、处理结果等相关流程，有效提升了利用效率。（三）提高工作效率。高职院校行政管理工作繁杂，主要是因为学校部门众多，包含党政机构、群团组织、教学系部、教辅单位等职权不同的各类机构。另一方面，学生数量多且生源复杂，有应往届高中毕业生、中职毕业生及社会人员等。无纸化办公的应用能够将学校各类事务性工作利用电子平台进行程序化、信息化办理，实现网上各类文件的快速传递以及信息资源的有效整合，大大节约了各领导、各部门和师生之间沟通和走程序的时间，有效实现统一收集、管理、共享，方便查找和使用，大大提升工作效率。（四）提高现代化治理水平。信息化是高职院校提升治理体系和治理能力现代化水平的有效途径之一。无纸化办公的应用，为高职院校运用信息技术提升现代化治理能力打下了坚实的基础。三、高职院校推行无纸化办公的对策无纸化办公是将办公对象、计算机、办公软件、办公信息相结合，组成一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机结合的信息处理系统，其应用使高职院校各项工作更加节约、简便、规范、高效。因此，要在高职院校中全面推行无纸化办公，可以从以下几个方面着手。（一）提高工作人员现代办公意识和自身素质。无纸化办公说到底就是人与机结合的系统工程，能否有效推进无纸化办公的应用，人是最主要的决定性因素。在传统的“白纸黑字”观念影响下，提高工作人员的现代办公意识显得尤为重要。与此同时，要进一步提升无纸化办公的业务水平。一是要加大无纸化办公的宣传力度，组织专题讲座、实操演练普及现代化办公应用，从思想上加以重视，调动主动性和积极性。二是加强专业技术技能培训，定期对办公人员进行电子产品应用培训及无纸化办公理论知识培训，使其充分掌握无纸化办公各类系统的具体操作方法、流程及其相关要求，确保无纸化办公有力、有效、有序、安全运行，进而提高工作质量和效率。（二）提升学校信息化水平。提升高职院校信息化水平，建设智慧校园，以信息技术引领学校高质量发展，服务教育教学，全面促进改革，形成教学、管理、服务新生态。这是推行无纸化办公的必然要求和重要保障。一是要加强人员保障，确保有专人负责，并且熟悉掌握信息技术技能，能够既站在管理者的角度，又站在使用者的角度，制订符合实际的信息化提升实施方案，提升信息化建设水平。二是要增加设施投入，进一步实现软件、硬件设备换代升级。要将推进无纸化办公所需资金纳入年初预算进行安排，扎实做好无纸化办公经费保障工作，确保无纸化办公进一步推进实施。三是广泛应用，提高信息化利用率。充分发挥信息技术在学校行政方方面面的普及应用，如加快信息技术和教育教学、后勤服务的整合，提高师生数字化技能。（三）建立管理机制，加强制度监督。和传统办公方式相比，无纸化办公主要是通过借助办公自动化软件信息系统进行办公。众所周知，传统的办公方式是利用纸张作为载体，办公时通过打印文字加盖红章以及手动签字，而无纸化办公通过电子网络，以虚拟的网络传输通过电子文档实现文件处理和信息交流。这就要求办公人员必须要按照办公的流程办事，制定相应的办公制度并严格执行。一是学校层面要加大管理，建立监督管理长效机制。制订自上而下的层层责任制管理制度，形成各级各单位主要领导亲自抓、分管责任领导直接抓、责任办事机构责任人员具体抓，全员参与的应用局面，确保无纸化办公全面推广、落到实处。二是探索制订无纸化办公相关办公制度。特别是针对办公系统的安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发文的规范性的规章制度。例如，办公系统安全管理制度、办公人员的工作职责制度、办公检查督导制度、公文收发办理及管理规定、办公人员奖惩措施等等。要定期对网上办公认真进行检查督导，确保无纸化办公安全稳定高效实施。四、结语无纸化办公应用于高职院校各项工作中，是高校发展的迫切需求，本文主要对无纸化办公在高职院校中的具体应用、优势和必要性进行分析，旨在大力推进无纸化办公的应用，提高高职院校办公效率。【参考文献】1罗丽丽.完善高校无纸化办公系统 提升行政管理效能J.中国科教创新导刊,2011(34):258.2马珍杰,韩国元.低碳经济下高校无纸化办公模式研究J.现代经济信息,2012(20):207+210.3杨磊.论高校办公自动化J.科技创新导报,2007(35):157