参与式文件管理连续体模型分析_张江珊.pdf

参与式文件管理连续体模型分析*张江珊王齐陈星雨(扬州大学社会发展学院，江苏扬州225002)摘要:迄今为止，档案学界很难用一个确切的词语对各种复杂的参与活动进行定义。胡维拉(Huvila)呼吁“建立档案环境中不同程度参与的模型”，澳大利亚学者格利高利罗兰(Grego-ry olan)在文件连续体模型的基础上，提出了参与式文件管理连续体模型，该模型描述了参与者与档案记录所代表的参与活动之间的距离以及参与的复杂性。文章通过案例验证该模型在参与式文件管理中的成功之处，并探讨了该模型的适用性及存在的问题，认为该模型可能并不能接纳所有类型主体的参与，难以达到所有参与者所期望的全维度深度参与，机械的模型缺乏对参与者需求的考量。关键词:文件管理;参与;连续体模型中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:2097 1664 (2023)02 0049 07一、文献回顾在过去的几十年里，档案后保管思想引发了与档案机构文件管理有关的信任和热情问题 1。Flinn 倡议通过社区归档，建立替代的文件保管场所来回应这一问题 2;然而，直到 2010 年左右，参与式归档这个术语才开始被理论家、研究人员和实践者使用。在西方国家，通常是从以社区为中心的档案实践的角度出发 3，或通过在线档案馆 2 0 进行社区参与 4。我国学者对多元主体参与档案信息资源共建共享、档案众包以及档案馆参与社会危机管理、电子政务建设、新农村建设及非遗保护等社会事务进行研究。近年来，文件管理中的参与话语已经扩大至人权保护 5、档案实践中的行动主义 6等领域。由于参与的广泛性，参与式文件管理的定义似乎涵盖了社区控制下的文件管理 7;涉及众包提交和内容注释 8;承认文件中多个利益相关者的权力 无论文件的物理位置或管理安排如何 9。使用单一术语“参与”一词来形容这种截然94第 2 期2023 年 3 月档 案 学 刊Academic Journal of ArchivesNo 2Mar 2023*基金项目:本文系国家社科基金项目“社交媒体背景下的档案信息公开研究”(17BTQ078)研究成果。作者简介:张江珊，博士，副教授，研究方向为档案学基础理论、档案信息资源公开利用及档案社交媒体应用等，通信作者，Email:asiajia163 com;王齐，硕士研究生，研究方向为档案学基础理论、档案信息资源公开利用等;陈星雨，硕士研究生，研究方向为档案学基础理论、档案信息资源公开利用等。不同且看似矛盾的活动，引发了许多问题。作为对表面上不同的实践和活动的描述，“参与性”一词似乎过于宽泛。胡维拉(Huvila)呼吁“建立档案环境中不同程度参与的模型”10来解决上述问题，为了回应这一呼吁，澳大利亚档案学者格利高利罗兰(Gregory olan)提出构建一个参与式文件管理的连续体模型，试图通过一致的框架来描述参与的各种表现形式，从而解决这些问题。该模型为参与式文化语境下兴起的各类档案参与活动如何融入档案管理实践提供了很好的思路，它有助于确定潜在参与者的类型以及他们可能希望参与的活动类型，从而了解参与者本身的特点和需求，还可以为满足这种需求的服务和系统设计提供基础。二、参与式文件管理连续体模型文件连续体模型是档案界在文件管理领域提出的符合新媒体时代特色的文件管理模型，对理解数字化时代文件管理的复杂性及价值多元性具有积极意义。它通过描述随文件管理形式轴上四个坐标变化而引发的形成者轴、业务活动轴和价值表现轴在特定坐标上的相应变化，揭示出文件的四维运动过程，“描述了记录结构与记录行动在时空延伸中互相建构、反复作用的结构化过程”11。它用一种时空结构化思维来考察档案文件的整个生命周期在形成、捕获、组织、多元化四个维度的拓扑结构，从而对档案文件管理进行反思性监控，但是这种结构模型难以有效反映参与者和参与活动及文件记录之间关系的复杂性以及参与权力的变化。澳大利亚学者格利高利罗兰(Greg-ory olan)认为可以在构建文件连续体模型结构化理论的基础上，建立一个参与式文件管理连续体模型 12，用以表达不同用户的参与类型、参与权力、档案业务管理活动及社会技术环境的变化(如图 1 所示)。这些维度可描述如下。图 1参与式文件管理连续体模型05档 案 学 刊2023 年参与式文件管理连续体模型的四个维度，代表了参与者在文件记录的时空运动过程中所经历的参与活动。第一维“经历活动”代表参与者在自己的社会活动过程中参与的文件形成、鉴定、保管、销毁等控制性管理活动，这些参与者大多是档案记录的生成者，“他们可能会有一种记录所有权的感觉，并且在记录保存方面最受权力剥夺的影响”13。第二维“识别需求”的参与者主要指的是各类档案管理机构，它们可能并未直接经历档案的形成管理活动，但认同档案形成的记录结果，因此有参与著录描述和访问控制档案记录的需要，例如档案馆与社区等参与档案著录描述。第三维“产生联系”的参与者主要指与档案记录有关联的用户。尽管记录并不构成参与者生活经历的一部分，但参与者与文件形成的环境或者文件中所描述的人物之间具有一定联系，参与者希望能够参与文件的注释。第四维“研究需求”指参与者出于各种研究需求，对文件材料进行抄录、翻译、修正等各种转换处置。参与者参与档案活动的身份及参与目的、参与热情的转变，会使得他们在参与的不同维度进行动态转换。参与式文件管理连续体模型有四个轴。“权力行使轴”是基于文件连续体模型的身份，即形成者，描述在参与活动中，档案机构是如何行使权力的。按照档案机构权力增加程度，由内至外表现为协商控制、委托责任、在某些定义明确的环境中邀请合作，以及事务功能的适度使用。从公众参与角度而言，公众与档案机构获得权力的程度相反。“文件处理轴”描述了不同维度参与者在参与过程中对档案记录的处理方式，由内至外表现为记录活动轨迹本身、持续积累形成的记录痕迹、第三方注释以及获取档案知识时对档案的转录、翻译、修正等的转换处理。“业务活动轴”描述了参与者在不同维度可能参与的文件管理业务活动，由内至外表现为管理文件环境、保存文件集合、与系统和其他参与者交互、以交易形式表现的档案信息获取服务以及贡献转换。“系统技术轴”代表了在 Web2 0 及社交媒体技术环境下，用来支持不同层面参与的政策、程序和技术系统。由内至外处于第一维的是单一的文件管理互操作系统，例如中国化工集团、上海市高级人民法院的电子文档系统;第二维是不同文档交互的综合管理系统，如北京市档案馆的数字档案馆系统，澳大利亚、加拿大等提出的社群档案空间;第三维是用于促进分布式管理的知识共享系统，如 Web2 0 档案馆;第四维是支持研究者材料交互的系统，如众包系统。参与式文件管理连续体模型是递归的，参与者可以在任何维度加入追踪轨迹、记录痕迹、注释、转换等文件处理行为，这样就可以成为与文件有关的不同维度的参与者，拥有相关的档案文件管理权力。同时，参与式文件管理模型的“权力行使轴”也说明档案馆是一个有权力争议的空间 14，各参与主体存在与档案馆进行权力谈判的空间及可能性，它能有效解释15第 2 期张江珊等参与式文件管理连续体模型分析社交媒体环境下档案馆权力下移及公众参与赋权的权力格局变化，并很好地说明参与主体的复杂性和参与目的的多元性。另外，参与式文件管理连续体模型与文件连续体模型是相互作用的，参与式文件管理连续体模型并未否定文件连续体模型，参与者在任何维度上的贡献都是他们自己的记录，并且在文件连续体模型所描述的形成、捕获、组织和多元化四个维度占据相应的拓扑结构。这两个模型一起产生作用，允许对多种同时存在的复杂不平等现象进行分析的可能性”15。三、参与式文件管理连续体模型案例及分析参与式文件管理连续体模型很好地揭示了参与的多样性，并展示了参与者在各维度上的交互。我们选取中外两个参与式案例来说明参与式文件管理连续体模型的价值，并分析其适用性。(一)参与式文件管理连续体模型案例澳大利亚对过去的护理中心病案 16进行了调查，发现接受了护理的个人和家庭在离开护理中心后，他们对自己在护理中心形成的文件有基本的访问利用需求。这些病案主体在参与式文件管理连续体模型中处于第一维，他们的行为轨迹决定了病案文件的数据轨迹，包括形成哪些文件、文件的内容为何等。这些文件分散在不同护理中心的文件管理系统中，护理中心与病案主体通过协商决定文件的归档。在第二维度，护理中心对病案的持续积累数据进行描述与著录，并对病案通过文档系统进行保存。第三维度中，护理中心在保留档案控制权的前提下，邀请病案主体通过知识交互系统对病案进行“注释”，以修正病案内容。第四维度中，研究人员经护理中心的同意，通过系统交易，对病案进行获取及适度利用，并进行转录、翻译等文件处理行为。各参与主体之间的利益存在一定冲突，例如，病案主体与护理中心在文件控制权上就存在冲突，护理中心保留了文件的控制权，但会适当放权，邀请病案主体进行加注。第四维的研究人员与第一维的病案主体也存在利益冲突，研究者希望利用文件，而有些病案主体则出于隐私考虑，并不希望病案内容公之于众。第四维中研究人员与护理中心也存在冲突，研究人员希望无限制地共享利用病案内容，但护理中心则会因隐私保护等政策对病案开放进行一定的控制。这些利益冲突需要各参与主体在政策法律的空间下进行协商与谈判，从而达到一个各利益主体都能接受的平衡点。由上海图书馆发布的家谱知识服务平台项目 17，公众不但能在该平台上公开获取超 8000 种的家谱档案全文，还可通过在线捐赠、在线识谱、在线修谱等方式参与家谱档案的公开传播。在该项目中，公众在第一维度根据个人经历决定自己的家谱如何形成，并通过在线捐赠协议将家谱档案赠予上海市图书馆。在第二维度，上海市图书馆家谱知识服务平台对经过授权的家谱进行保存。在第三维度，公25档 案 学 刊2023 年众由于个体生活或工作经历，会与家谱知识服务平台中已公布的家谱产生一定的交集。公众可在上海市图书馆的邀请下，通过在线识谱系统对家谱档案进行加注，注释可能包括提交文档、图像、信息或外部资源链接，识别家谱之间的联系，提出问题或提供答案，叙述个人与家谱材料的关系等。在第四维，研究者或感兴趣的公众可在上海市图书馆的适度授权下，通过在线修谱系统对家谱档案展开转录、修正，并对家谱档案进行利用。(二)适用讨论很明显，在参与式文件管理连续体模型中，不仅需要对多元参与者给予基本的尊重，而且在文件管理实践中需要重新设计一个激进的用户导向。这不是一个简单的重新装备技术系统或调整政策的问题，而是对社会中复杂和纠缠的社会技术记录系统的彻底检查，以改进其“重叠、非饱和和非嵌套的社会关系系统”18。这样的转变并不容易实现。首先，参与边界问题。真正的参与性文件管理是以对利益相关者的接纳包容为基础的。然而，当一个社会物质系统的边界被划定时，总是有其他人位于边界之外，无论这些边界是物质的、司法的还是意识形态的，而主流档案管理的做法意味着有些人的声音被边缘化，无法在档案管理过程中体现出来。事实上，参与式文件管理连续体模型可能并不能接纳所有类型主体的参与。其次，参与维度实现程度问题。并不是所有参与项目的各维度都能被实施，即使是对那些档案记录中“受到欢迎的人”。另外，现有的参与方案也不容易促进通用参与性方法的推广，特别是在涉众本体和标准化分类方案不可通约的情况下，档案管理机构可能难以实现所有参与者所期望的全维度深度参与。例如上海市图书馆发起的盛宣怀档案转录项目、澳大利亚国家档案馆发起的 Trove 数字转录项目以及加拿大国家档案馆开展的社区原住民档案归档项目，只能实现某些维度的参与，并不能实现全维度的深入参与。但参与式文件管理的系统和框架设计需要包含全维度，即使用户在某些参与情境下选择不使用某些维度。最后，参与者参与需求的考量问题。第三维度、第四维度的参与可以较好地满足参与者在外部维度所要求提供的服务需求，参与者通过参与获得经验、认可，并有可能向第一维、第二维的参与活动拓展。需要注意的是，如果没有对参与者的需求进行深层次的理解，缺乏变革性的参与举措可能会对参与者产生负面影响，而不仅仅是明显的沉默声音和权力剥夺。Chambe