第119页2023/6（下）总第413期二级院系秘书岗位设置探析——以上海市高职高专院校为例文/上海城建职业学院祁含高校二级院系作为高校人才培养的基本单位，围绕教学进行一系列的教学安排、实训实习、科研、行政服务、资产统筹、财务管理等事务，基层管理工作能否高效实施，对办学起到重要影响。二级院系承担基层管理的角色，除院长、书记、主任等领导职务外，目前其他常见的有秘书、系秘、教学秘书、行政秘书、考务秘书、科研秘书、学生秘书、办公室行政等等。本文研究对象界定：调研范围为上海市高职高专院校；承担二级院系基层管理事务、且为非领导职务的岗位角色为“秘书岗位”，包含以上所列各种秘书。院校岗位设置不包含在上述称谓中的，其岗位职责实质类似的，可参考对照归类。一、问题提出高校“秘书岗位”处在二级院系、教学管理部门、机关职能部门等组织，以及学生和其他教职工的交叉点，在团队中起着承上启下、协调左右、沟通内外的作用，关系到整个高校运行效率。秘书岗位工作虽然具有复杂性和必要性，但许多高校存在岗位角色设置不清、工作绩效不高的问题，群体关注度低。研究秘书岗位设置，对提升高校管理水平有积极意义。二、研究方法步骤观察法和文献法，了解高校二级院系基层管理情况和研究现状；访谈法和问卷法，调研二级院系秘书岗位设置情况；数据分析法，探明影响秘书岗位设置的相关因素，为提高绩效提供参考。本研究涉及“二级院系秘书”（A）和其服务对象“其他教职工”（B）两份问卷。A问卷调查秘书从业者个人背景、秘书岗位设置、岗位职责等内容；B问卷调查其他教职工对秘书工作满意度情况。问卷调查样本采用简单随机抽样法，从上海市34所高职高专院校随机抽取11所院校为一级样框，抽中院校的二级院系为二级样框，随机抽取3个二级院系。三、研究结果（一）二级院系秘书从业者基本情况。从表1可知，表1二级院系秘书从业者基本情况名称选项百分比性别男16.3女83.7年龄20～30岁32.630～35岁48.835～40岁740～50岁11.6政治面貌中共党员62.8共青团员7群众30.2从事学院秘书的时间1～3年53.54～6年25.57～9年710～12年9.313年以上4.7专业和所在二级院系开设专业是否相关是46.5否53.5学历专科2.3本科67.4研究生30.3学历性质全日制74.4成人教育18.6自学考试7是否有明确的业务分工是53.5否46.5职务称呼统称“秘书”16.3教学秘书58.2行政秘书11.6考务秘书2.3其他11.6【摘要】本文采用问卷调查法收集上海市11所高职高专院校二级院系秘书...
