高校办公室行政管理精细化思路及对策_张林.pdf

厅室建设Office room construction第 14 页2023/6 （下）总第413期高校办公室行政管理精细化思路及对策文/华中师范大学经济与工商管理学院张林高校办公室是高校的行政管理部门，其工作主要是为学校师生提供服务、传达学校的各项任务、配合高校开展各种活动以及一些随机的管理工作。在教育不断发展的过程中，高校的教育工作逐渐进行改进，高校行政管理方面的工作随之进行调整。在工作开展过程中要紧跟教育发展的步伐，不断改进管理的理念和方法，保证为行政管理工作的质量，为学校师生提供优质的服务。精细化管理是一种全新的管理理念和方法，是将工作内容进行更精细化的划分和管理，将工作中的细节进行严格控制和管理，可以保证工作的质量，提高工作的效率。将精细化管理的理念和方法应用到高校办公室行政管理中，可以大大提高行政管理工作的质量。一、高校办公室行政管理精细化的重要性（一）规范行政管理的相关制度。高校办公室是为学校全体师生服务的部门，工作内容涉及学校各方面的工作，工作范围较广，尤其在学校不断发展的过程中，其工作越来越复杂。因此，建立完善的规章制度至关重要。现阶段，个别高校办公室的制度建设还不完善，一些工作的开展缺少明确的规章制度的约束，导致高校办公室行政管理工作的质量不高，无法充分发挥高校办公室的职责。精细化管理理念在高校办公室行政管理中的应用可以将高校办公室的工作制度进行详细的规定，根据高校办公室行政管理的工作内容分别制订相应的规章制度，使各项工作的开展都有可靠的依据和指导，为其工作的开展奠定坚实的基础。可见，精细化理念可以规范和完善高校办公室行政管理规章制度。（二）改进行政管理的模式，提高行政管理工作的质量和效率。高校办公室行政管理模式直接决定了行政管理工作的质量和效率，传统的管理模式比较落后，无法满足时代发展的需求。随着高校的改革和发展，高校办公室行政管理工作的内容发生了一定的变化，涉及的内容和环节都有所增加，因此，高校办公室行政管理工作要提高工作效率，保证工作质量，才能更好地发挥办公室的职责，做好为师生服务工作。精细化理念在高校办公室行政管理中的应用，可以将工作内容进行详细划分，制定合理的、科学的工作制度，合理利用人力资源，充分发挥人员的价值，从而保证行政管理工作的顺利开展，不断提高行政管理工作的质量和效率。精细化管理理念通过对高校办公室行政管理工作的详细划分，可以及时发现行政工作中的问题，针对这些问题制订有效的解决措施，不断提高工作的质量，更好地为学生和学校其他工作服务。二、高校办公室行政管理存在的问题当前高校办公室行政管理过程中存在的问题，主要体现在管理制度、管理目标、管理人员方面，具体问题如图1所示。（一）管理制度不完善。高校办公室行政管理工作的开展需要完善的管理制度的保障，涉及的工作内容较多，工作比较繁琐，完善的规章制度可以使各项工作的开展有章可循，保证各项工作顺利开展。随着高校的不断发展，高校办公室行政管理工作也在逐渐发生变化，高校办公室行政管理工作一直沿用传统的规章制度，导致一些规章制度不适用于现阶段的行政管理工作，工作中出现漏洞。另外，高校办公室行政管理制度不完善，导致一些工作的开展缺乏相应制度的约束，导致工作的随意性较大，影响了高校办公室行政管理工作的质量。（二）管理目标不明确。高校办公室行政管理工作主要是为全校师生提供服务，负责学校各种信息的传达、协助做好高校各种活动的组织和开展、负责高校各种教学设备的管理等工作。高校办公室行政管理工作是【摘要】本文分析了精细化管理在该项工作中的重要性，针对现阶段办公室管理存在的问题提出相应的解决策略，旨在更好地促进精细化管理在该项工作中的应用。【关键词】高校办公室；行政管理；精细化管理高校办公室行政管理过程中存在的问题管理制度不完善管理目标不明确管理方法比较落后管理人员专业水平不高图1高校办公室行政管理存在的问题第 15 页2023/6 （下）总第413期一项承上启下的工作，高校办公室行政管理人员要明确自身的职责，做好自己的本职工作。部分高校办公室行政管理人员对自己的工作认识不够充分，没有充分认识到自身工作的职责，对工作不够重视，无法端正工作态度，导致该工作的开展效率较低，无法发挥为师生服务的职能。（三）管理方法比较落后。高校办公室行政管理忽视了人员的有效管理，没有制订严格的人员管理制度和标准，对人员工作效率缺乏有效的考核和监督，导致一些行政管理人员工作积极性不高，出现消极懈怠的现象，导致工作无法达到预期的效果，不能有效为学生服务。部分高校在人员管理过程中的管理方法比较落后，不能根据工作的变化进行相应的调整。高校办公室行政管理工作中的管理方法的落后，使行政管理工作无法高效开展，是影响高校办公室行政管理工作质量的重要影响因素。（四）管理人员专业水平不高。高校办公室行政管理人员的专业水平关系到行政管理工作的质量，只有具备专业行政管理技能的人员才能满足工作的需要，更好地开展相关的工作。目前，部分工作人员的专业水平不高，在行政管理工作中处理问题的能力不足，导致其工作的开展受到一定的阻碍，影响了工作开展的质量，无法为学生和其他工作的开展提供良好的服务。高校办公室行政管理人员在工作中缺乏不断学习的意识，不能及时学习和掌握管理方面的知识和技能，对行政工作的变化没有进行深入分析，出现了工作能力无法满足现阶段发展需要的情况，致使工作的开展遇到一定的困难、受到一定的限制。三、高校办公室行政管理精细化的有效策略现阶段，高校办公室行政管理精细化的具体实施路径如图2所示。（一）精细化管理制度。高校办公室行政管理工作的开展离不开规章制度的约束和管理，高校办公室行政管理人员要重视规章制度的制订和完善。首先，改进传统的行政管理规章制度。随着教育改革的不断推进，高校的工作方向在逐渐发生变化，高校办公室行政管理工作的内容随之发生改变。传统的管理制度已经不能适应不断变化的工作需要，一些制度已经无法起到有效的约束和管理的作用。因此，高校办公室行政管理人员要深入分析原有规章制度的内容，结合现阶段行政管理工作的内容进行相应的修改，将其中不符合现阶段工作的内容进行删减，在原有工作制度的基础上进行有效改进，为办公室各项工作的开展提供可靠的依据。其次，明确岗位职责，精细化规章制度的条款。部分高校行政管理制度过于形式化，规章制度的制订不够详细，对于一些工作内容以及工作职责没有进行详细规定，导致工作人员利用工作制度的漏洞，开展一些不符合规定的操作，规章制度无法真正起到约束和管理的作用。高校应将办公室行政管理工作进行细致划分，根据工作内容的不同分别制订不同的规章制度，做到每个工作环节都有章可循。高校在精细化行政管理的规章制度过程中，要将岗位职责、岗位工作内容都进行详细规定，确保行政管理工作的开展有章可循，避免出现责任不明确的现象，保证其工作有序开展，不断提高其工作质量。最后，监督管理制度的制订。高校管理人员要结合办公室行政管理工作的开展情况制订相应的监督管理制度，安排相应的监督管理人员，对各项工作的开展进行实时追踪，避免出现工作中的漏洞和失误，确保较高的工作质量。监督管理制度的制订要结合高校办公室行政管理工作的实际开展情况，在实施过程中要进行定期反馈，及时调整不合理的地方，保证监督管理制度不断完善，更好地发挥管理的作用。总之，高校办公室行政管理工作的开展离不开完善的规章制度的约束和指导，工作人员要借助精细化管理的理念和方法，明确其工作的制度以及工作的内容，并借助监督管理制度的实施，确保高校办公室行政管理工作顺利开展。图2高校办公室行政管理精细化策略厅室建设Office room construction第 16 页2023/6 （下）总第413期（二）精细化管理目标。高校办公室行政管理的目标是指引高校办公室工作开展的关键，在管理目标的制订过程中，可以充分利用精细化的管理理念，使工作目标更加明确，更好地指引该工作开展的方向，保证其服务学校和师生的重要职能。该工作不同于其他部门的工作，工作内容较多，工作环节比较复杂，传统的高校办公室对工作目标的制订不够重视，工作目标模糊不清，导致工作人员工作中没有明确的方向，影响了工作开展的效果和质量。高校要突破传统思想观念的束缚，制订明确的管理目标，更好地指导行政管理工作的开展。高校管理人员可以根据行政管理工作的内容制订不同的管理目标，可以根据工作的情况制订阶段性的工作目标，从而有效指导工作人员开展相应的工作，确保各项工作有序开展，不断实现工作目标。比如，高校办公室行政管理工作负责高校各项信息的传达和管理，在精细化理念的指引下，高校办公室行政管理人员可以将这项工作的目标进行明确规定，首先要保证信息传达的及时性，其次要保证信息传达的真实性，最后要保证信息传达的普及性。工作目标是工作人员开展工作的依据和指导，在工作目标的指引下可以更好地开展相应的工作，保证相关工作的质量。另外，高校办公室行政管理人员在制订管理目标时，要对行政管理工作进行深入分析和研究，同时在制订管理目标时，积极听取相关人员的意见和建议，保证管理目标的科学性和合理性。相关工作人员还要对管理目标进行适当调整，在工作出现变动和调整时，要积极调整相应的管理目标，保证管理目标符合高校办公室行政管理工作的变化，更好地指导高校办公室行政管理工作的开展。总之，高校办公室行政管理人员要精细化管理目标，根据行政管理工作的内容制订精细化的管理目标，为工作人员的工作指明方向。（三）精细化管理方法。高校办公室行政管理工作的开展需要科学的管理方法，利用精细化理念可以更好地指导其工作的开展。一方面，传统管理方法的改进。传统的管理方法已经无法适应现阶段工作发展的需要，相关管理人员要重视其改进和创新，结合现阶段行政管理工作的内容和情况选择科学的管理方法，保证高校办公室行政管理工作的高效开展。另一方面，精细化行政管理的方法。工作人员可以将本岗位的工作进行细致划分，然后根据不同的工作内容分别采取不同的管理方法，确保管理方法与工作内容之间的协调性，更好地指导相应工作的开展。比如，高校办公室行政管理人员可以根据工作内容的不同制定不同的考核方法，将行政管理工作的考核标准、考核方式以及考核结果等进行更精细化的规定，明确各项考核规定，保证考核结果的准确性和公平性。同时，通过考核还可以起到正面的激励作用，保证工作人员工作的积极性，激发工作人员的工作热情。另外，该岗位工作的开展需要部门人员的共同参与和努力，高校办公室行政管理人员要培养员工的合作意识，加强员工之间的有效合作。高校办公室行政管理人员可以明确员工合作的相关规定和方法，对员工合作的细节进行精细化规定，从而保证员工之间合作的有效性，共同为工作质量的提升努力。总之，工作人员要树立正确的精细化管理理念，改进传统的管理方式，将管理方法进行精细化的划分和规定，保证办公室行政管理工作顺利开展。（四）提高管理人员精细化管理的理念和水平。高校办公室行政管理人员的理念和专业水平直接关系到其工作开展的质量。高校要加强工作人员管理理念和专业水平的提升。第一，精细化管理理念的普及和提升。工作人员对其工作的认识不够充分，对自身的职责不够明确，在工作中没有明确的目标，导致工作中的态度比较散漫，缺乏积极上进的工作态度和意识，严重影响了工作的开展。相关工作人员要改变传统的观念，通过与时俱进的思想，加强对自身工作的认识和理解，树立正确的、积极的工作态度。在行政管理工作内容逐渐增加和复杂的情况下，工作人员要学习精细化管理的理念和方法，不断提高自身精细化管理的理念，在行政管理工作的开展中应用精细化管理理念开展相应的工作，确保行政管理工作更高效开展。第二，提高工作人员精细化管理的水平。精细化在办公室管理中的应用可以大大改进传统的工作方式，提高行政管理工作的质量。高校办公室行政管理人员要积极学习精细化管理的知识和技能，掌握精细化管理的要点和技巧，结合行政管理工作的内容和特点，更好地应用精细化管理，不断改进高校办公室行政管理工作。高校可以组织办公室工作人员参加专业的学习和培训，通过系统的学习，不断提高工作人员对精细化管理的掌握程度，促进精细化管理在行政