企业固定资产投资项目档案收集存在的问题及对策_龙苗苗.pdf

第 141 页2023/6 （下）总第413期企业固定资产投资项目档案收集存在的问题及对策文/陕西烽火电子股份有限公司龙苗苗企业管理是一项系统性工程，涵盖企业的各个方面、各项要素，其中，资产管理在企业管理中占据着重要的地位。企业固定资产投资中会形成大量的项目档案，如基建工程档案、设备仪器档案、财务档案等。这些档案蕴藏着丰富的价值，因此，要着力做好企业固定资产投资项目档案收集工作。一、企业固定资产投资项目档案收集的意义（一）掌握固定资产的动态情况。掌握固定资产的动态情况是充分发挥固定资产价值的先决条件，而固定资产投资项目档案收集则是掌握固定资产动态情况的主要手段。首先，固定资产投资项目档案收集有助于企业了解固定资产的整体情况。企业固定资产是一系列资产的集合，如房屋、建筑物、一般办公设备、专用设备等，这些固定资产已经被广泛应用到企业投资中，并创造了可观的收益。固定资产投资项目档案收集能够让企业动态化把握固定资产的整体情况，了解自身固定资产的构成情况。其次，固定资产投资项目档案收集有助于企业了解各项固定资产的情况。企业固定资产数量丰富，不同固定资产在企业生产经营中的作用并不相同。固定资产投资项目档案收集采用分类、分口管理的模式，注重从固定资产的实际情况出发，采取针对性的收集措施，这有助于企业了解各项固定资产的情况。（二）发挥固定资产的重要作用。固定资产在企业经营、发展中有着重要的作用，但在实践层面，固定资产的作用并未得到充分发挥。对此，固定资产投资项目档案收集具有重要意义，是充分发挥固定资产重要作用的手段。首先，固定资产投资项目档案收集能够优化固定资产的配置。固定资产涉及多种不同的类型，而协同发挥各类型固定资产的作用则是从整体上提升固定资产作用的先决条件，这就涉及固定资产的配置问题。固定资产投资项目档案收集有助于企业了解固定资产分布的情况、分析固定资产购置的需求，从而帮助企业优化固定资产配置，使固定资产的结构更具科学性、合理性。其次，固定资产投资项目档案收集能够提高固定资产的使用效率。受各种因素的影响，一些固定资产面临着使用效率不高的问题。固定资产投资项目档案收集则能够提高固定资产的使用效率。（三）增加固定资产的经济收益。作为市场主体，盈利是企业的首要任务，固定资产是企业盈利的工具，而固定资产投资项目档案收集则在增加固定资产的经济收益中发挥着重要的作用。比如，最大限度发掘固定资产的经济价值。固定资产价值包括显性层面的价值以及隐性层面的价值。显性层面的价值指当前企业已经实现的价值，隐性层面的价值则指固定资产自身存在的，但企业尚未有效利用的价值。举例说明，大型仪器设备是制造企业重要的固定资产，这些仪器设备具有多方面的功能，而企业在生产实践中往往只使用到某一种功能，并未能全面发挥固定资产的价值。固定资产投资项目档案收集能够有效改善这一现象。又如，盘活闲置资产。随着企业规模的不断扩张，企业固定资产增加的同时，也存在着部分固定资产闲置的现象，如废弃的厂房、淘汰的设备等。固定资产投资项目档案收集能够以各种形式盘活这些闲置资产，增加企业营业外收入。比如，将废弃的厂房租赁出去、将淘汰的设备出售给其他需要的企业。（四）助力企业资产的评估决策。固定资产投资项目档案收集在助力企业资产评估决策中同样发挥着重要的作用。从评估的角度而言，并购是市场经济环境下常见的企业行为，分为兼并、收购两种形式。对企业而言，有效的并购不仅可以拓展企业的市场范围，增强企业的市场竞争力，对企业的战略发展以及转型升级也有着重要的意义。相比于西方国家而言，我国企业并购起步较晚，迟至20世纪90年代才开始出现，但在经济高速【摘要】本文以企业固定资产投资项目档案收集为研究内容，从掌握固定资产的动态情况、发挥固定资产的重要作用、增加固定资产的经济收益、助力企业资产的评估决策四个方面分析了档案收集的意义，探讨了档案收集存在的问题，并提出针对性的对策。【关键词】固定资产投资项目档案；档案管理；档案收集档案工作archives work第 142 页2023/6 （下）总第413期发展的大背景下，企业并购迅速成为一股浪潮席卷全国，大量企业参与到并购中。资产评估是保证并购公平性的前提条件，固定资产投资项目档案收集能够呈现固定资产的分布情况、变化水平，为资产评估提供了良好的依据。从决策的角度而言，固定资产购置是企业扩大经营、发展壮大的重要内容，固定资产购置涉及的金额通常较大，特别是高精尖设备，动辄数百万乃至上千万元，一旦决策失误，会给企业造成巨大的损失，甚至引发财务危机。固定资产投资项目档案收集能够分析、预测企业固定资产的需求，为企业固定资产购置决策提供翔实的资料，从而提高决策的科学性。二、档案收集存在的问题（一）档案收集意识薄弱。当前，企业固定资产投资项目档案收集中面临的问题，和收集意识薄弱有着很大的关系。首先，未能深刻认识到固定资产投资项目档案收集的重要性。固定资产在企业资产中占据着很大的比重，并且，是企业生产运营的物质基础，地位、价值均非常重要。但部分企业未能深刻认识到固定资产投资项目档案收集的重要性，在固定资产投资项目档案收集过程中缺乏足够的投入，导致固定资产投资项目档案收集流于形式，难以发挥应有的作用。其次，未能树立现代化的管理理念。企业在固定资产投资项目档案收集中仍秉持传统的理念，不具备效益优先的理念，不善于发挥固定资产投资项目档案的经济效益，削弱了固定资产投资项目档案的价值，同时，企业也未能将精细化理念应用到固定资产投资项目档案收集中。（二）档案收集对象片面。收集对象片面是企业固定资产投资项目档案收集问题的重要成因。如前所言，依据使用方式的不同，固定资产可以分为使用中固定资产、未使用固定资产、不需要使用固定资产等多种类型。企业在固定资产投资项目档案收集中，往往只重视使用中固定资产的管理，对未使用固定资产以及不需要使用固定资产缺乏有效的管理，导致固定资产投资项目档案收集存在片面化的现象。不仅如此，企业固定资产投资项目档案收集多将管理重点落在价格较高的固定资产上，如大型仪器设备，对一些常规的固定资产投资项目档案收集不足。收集对象片面使得企业固定资产投资项目档案收集存在很大的漏洞，未能将固定资产纳入管理范畴中。（三）档案收集方法陈旧。固定资产投资项目档案面临着收集水平不高的问题，而固定资产投资项目档案收集水平不高不仅制约了固定资产的保值、增值，更会导致固定资产的贬值、流失。固定资产投资项目档案收集水平不高主要体现在收集方法的陈旧性上，最为典型的便是未能发挥好信息技术在固定资产投资项目档案收集中的作用。固定资产投资项目档案收集是一项复杂性的工作，涉及固定资产投资的各个环节，任何环节的疏忽与缺漏都会影响固定资产投资项目的效益，从而影响固定资产的增值。不少企业在信息技术应用中存在滞后性，尚未建立起完备的固定资产投资项目档案收集平台，也没有充分发挥好新型技术，如物联网技术、大数据技术等在固定资产投资项目档案收集中的作用。（四）档案收集制度欠缺。管理制度的建设并没有立足于固定资产投资项目档案收集的全方面、全流程，降低了固定资产投资项目档案收集制度的执行效能。固定资产投资项目档案收集制度较多，不同制度既有各自的侧重点，也要有一定的协同性，这是发挥制度管理作用的必然要求。固定资产投资项目档案收集制度内部存在冲突性，影响了各项制度在固定资产投资项目档案收集中的协同作用，并且，制度内部冲突也大大增加了固定资产投资项目档案收集的成本。固定资产投资项目档案收集制度同样存在制度执行缺乏严格性的问题，许多制度出台后，并没有得到有效的执行，一些制度甚至被束之高阁，这种情况既和制度本身脱离实际情况有关，也和制度执行缺乏良好的外部环境有关。三、企业固定资产投资项目档案收集（一）树立精细化档案收集意识。总体而言，企业固定资产投资项目档案收集中存在着粗放化的弊端，影响了固定资产投资项目档案收集效果。对此，要树立精细化收集意识。精细化收集意识源自精细化管理。精细化管理既是一种管理思想，也是一种管理方法。作为管理思想的精细化管理，以精益求精为内涵，体现了组织对完美管理的追求；作为管理方法的精细化管理，以科学划分作业程序、建立量化作业标准、严格绩效考核为主要内容。因此，要树立精细化管理意识。固定资产是企业的重要资源，企业要借助固定资产的管理来更好地发挥固定资产的效益，企业要从精细化管理的角度出发，对不同类型的固定资产采用不同的管理思路和管理方法。比如，在效益追求中，对非经营性资产而言，效益优先指的是社会效益第一，兼顾经济效益，而对经营性资产而言，效益优先则指的是经济效益第一，兼顾社会效益。精益求精是精细化管理的基本要求。企业要将第 143 页2023/6 （下）总第413期PDCA循环应用到固定资产投资项目档案收集中，不断分析、研判固定资产投资项目档案收集中的问题，并持续性地提升固定资产投资项目档案收集的效果。（二）构建全方位收集体制。当前，企业固定资产投资项目档案收集中存在着片面化的问题，严重降低了固定资产投资项目档案收集效果。对此，要构建全方位收集体制。从收集对象而言，要将所有固定资产纳入固定资产投资项目档案收集的范畴，切实提升固定资产投资项目档案收集的效果。同时，也可结合固定资产投资项目档案的类型，选择适宜的收集方法。比如，我单位采用的框架搭建法。在总体档案的收集中，我单位按照“项目建议书及批复”“可行性研究报告及批复”“投资计划及批复”等构建案卷级类目。同时，针对基建档案、设备档案等，分别建立案卷级目录。从管理主体而言，固定资产投资项目档案收集涉及多个部门，而协同发挥好各部门乃至全体员工的作用，则是提升固定资产投资项目档案收集效果的基本要求。对此，可引入QC小组。QC小组的主要任务是通过头脑风暴、分工合作等来解决生产中面临的问题，从而帮助企业实现质量改进与生产优化的目标。QC小组具有民主性、自主性、科学性等特点。从民主性的角度而言，QC小组成员因相同的任务、目标聚集到一起，彼此间没有级别等方面的差距，具有融洽的民主氛围。可借助QC小组，发挥全体员工在固定资产投资项目档案收集中的作用。从管理流程而言，全方位收集体制以全面质量管理思想为指引，将固定资产投资项目档案收集视作动态性的过程，将管理落实到项目执行过程的各个环节，减少管理中的空白点。要着力优化和完善固定资产投资项目档案收集流程，提高固定资产投资项目档案收集效能。（三）加强信息化收集能力。当前，人类社会已经步入信息时代，而与网络的深度融合则是各行各业发展、创新、转型、升级的必经之路。基于此，“互联网+”成为当前的热门词汇，2015年7月，国务院发布了关于积极推进“互联网+”行动的指导意见，为“互联网+时代”的行业发展指明了方向。要立足“互联网+”时代背景，加强固定资产信息化管理能力。首先，构建固定资产投资项目档案收集平台。将固定资产平台建设作为固定资产信息化管理的首要内容，做好固定资产资料的数字化处理，优化平台功能模块设计，发挥好固定资产平台在固定资产集成化管理以及开发利用中的作用。其次，加强物联网的应用。依托射频识别技术、传感器技术，物联网可随时获取用户、产品信息，依托通信网与互联网，物联网可自由交互、共享信息。同时，物联网能利用大数据、云计算等技术，对各类数据进行分析、处理，充分发挥数据的价值，实现智能决策与控制。要加强物联网在固定资产投资项目档案收集中的应用，提高固定资产投资项目档案收集水平。（四）制定立体化收集制度。首先，依托流程优化理论，构建全覆盖管理制度。固定资产投资项目档案收集流程包括确立档案收集内容、制定入档标准、整理档案、档案分类、数字化等多个环节。制度体系建设可从管理流程出发，覆盖管理流程的各个关键点，并吸收借鉴流程优化理论的内容，使流程化管理的制度更为高效。其次，强化制度的协同。一方面，发挥好各项制度在固定资产投资项目档案收集环节中的作用；另一方面，凸显各项制度在固定资产投资项目档案收集中的系统作用。以安全管理档案为例，固定资产投资项目类型较多，不少固定资产投资项目存在一定的安全风险，不仅要制定专门的固定资产安全管理制度，更要将安全管