能源管理项目档案信息整理与归档实践研究_曹蓓蕾.pdf

信息工作information work第 102 页2023/6 （下）总第413期能源管理项目档案信息整理与归档实践研究文/陕西西咸新区沣西新城能源发展有限公司曹蓓蕾“十四五”全国档案事业发展规划（以下称规划）提出，各行政单位、事业单位、国企单位要主动顺应时代发展趋势，加快档案管理的信息化、数字化、智慧化、系统化、特色化建设。本研究以能源项目档案管理为例，为了实现地热能源建设企业的档案高质量管理，重点对其档案管理现状及存在问题进行分析，并提出能源管理项目档案信息整理与归纳创新策略。一、能源管理项目档案概述所谓的“能源管理项目档案”，实质上就是指企业开展地热能源建设项目、地热能源管理项目、地热能源投资项目等经营活动中产生的档案资料。这些档案的主要特点与企业经营内容、项目内容、合作内容、投资内容等相关。如：企业开展地热能源建设时，必然涉及与合作企业的联系、沟通、磋商等等，能源管理项目档案中不仅有本企业的信息，还有合作企业的信息，甚至包括一些政府机关单位的信息等。因此，为了维护好企业与其他主体利益，需要高度重视能源管理项目，并将其列入档案管理的重点内容中。二、能源管理项目档案工作现状（一）档案重藏轻用现象严重，归档与借出系统不融合。能源管理项目档案与人事档案、合同、文书等档案类型相比，显著特点是使用率高、应用性强，无论是本企业，还是其他企业，在开展项目经营时，随时都可能会用到这些档案，而且档案利用相对频繁。但是，当前很多企业档案管理人员普遍有重藏轻用的档案管理习惯，比如：档案管理人员通过与其他业务部门人员沟通后，将每日的档案资料进行收集与归纳，进行封藏处理。由于没有严格规范的档案调出、借阅制度保障，导致档案归档与借出系统不融合，无法实现无缝链接，导致归档档案管理混乱，甚至档案丢失等严重情况。（二）档案整理与归档信息化程度低，仍然以传统管理方式为主。目前，很多地热能源建设企业档案管理面临着档案管理理念落后，对档案数字化管理重视程度不高的问题，档案数字化管理工作举步维艰。随着信息技术的发展，尤其是大数据时代的来临，网络媒介几乎成为人们工作、生活不可或缺的一部分，无论是企业，还是个人，对档案信息的运用，都开始从线下转移到线上。但是，目前企业档案管理存在着信息化程度不高的问题，主要原因包括档案管理人员的信息技术素养有限、企业档案信息平台受限、缺乏对档案管理工作的重视、资金投入不足等等，导致能源管理项目档案数字化建设工作举步维艰，传统的手工操作方式制约工作效率，在档案整理与归档时，耗费大量时间、精力与成本。（三）缺乏档案整理与归档监管，管理技术问题频频出现。个别地热能源建设企业存在不同程度的重营销、轻管理问题，尤其是档案管理方面重视不够。比如：个别企业将档案管理工作交给档案工作人员，日常档案管理中，档案工作者既是档案资料的收集人员、整理人员，也是监管人员，缺乏其他主体对档案整理与归档的监管，管理中存在明显漏洞。信息化时代背景下，网络技术、互联网环境为档案数字化管理工作提供了良好的契机，也给档案管理工作带来新的问题和挑战。由于能源管理项目档案记录着企业、合作方重要信息，与企业的发展利益密切相关，更容易遭受网络病毒、黑客的侵袭，为相关档案信息资源的研究与利用埋下诸多隐患。三、能源管理项目档案信息整理与归档创新策略（一）协同企业部门实施档案资料收集，推动档案收集精准化。能源管理项目档案整理与归档，重点在于推动档案收集的精准化。并且，能源管理项目档案信息的收集，是整个档案管理环节的基础，档案资料的收集程度、效果与后续的档案管理质量密切相关。就档案信息收集来说，主要体现在如下几方面：一是加强沟通。能源管理项目档案信息来源主要集中在公司业务部门、财务部门、营销等部门，档案从业人员与这些业务部门要多联系、多沟通。二是规范运作。企业可以利用专业化数字化档案管理平台，建立便捷、高效的档案资料传达通道，实现档案精准收集。三是专业管理。档案工作专业性很强，要由专业的工作人员来负责，实行专业化管理。如笔者所在的企业就是通过信息化技术，将纸质【摘要】地热能源建设类型企业档案管理主要涉及七大类，其中能源项目档案的管理，是档案工作的重点与难点。文章主要研究了能源建设项目档案现状，以企业现用的档案查询利用服务平台为例，分析了档案信息的整理与归档方法，并提出“五化”创新策略，以期为同类企业档案管理提供借鉴。【关键词】地热能源建设企业；能源管理项目；档案整理；策略第 103 页2023/6 （下）总第413期档案转变为数字化电子档案，再根据OCR文字识别等手段进行档案数据的采集和整理；又如文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。档案收集完毕后，进行档案组件，归档文件一般以每份文件为一件。但也有特殊情况：一般简报、周报等材料一期为一件；项目纪要、项目记录一般一次会议为一件，项目记录一年一本的，一本为一件。另外还需要注意件内顺序，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。四是明确责任。要从档案信息收集、上传、立卷、归档、整理及开发、利用等流程入手，明确各个档案管理环节责任，实现档案整理与归档的责任可追溯、可监管、可评价。（二）注重档案材料、类型、范围划分，推动档案整理精细化。档案整理的精细化，就是保证档案管理每一个环节精细、规范、有效实施，避免档案粗放管理的情况出现。同时，要注重档案精细化管理，严格控制好档案管理的每一个环节，保证档案管理流程的精细化、科学化、规范化实施，档案管理人员为管理结果负责。例如：能源管理项目档案整理，要注重档案材料、类型、范围的划分，遵循“鉴别分类排序编目技术加工装订”六个步骤，严格按照企业制定的档案管理总要求实施。其中，在档案鉴别环节，重点做好“四查看”：一查看档案内容是否真实；二查看材料是否齐全；三查看材料是否填写规范、手续是否完备；四查看材料是否属于归档范围，是否满足整理要求。之后，重点鉴别归档和不归档材料，根据能源管理项目信息与后续的资料运用程度，将其划分为不同种类的档案类型，通过材料细分，实施精细化管理。排序时，重点按照档案类型进行科学排序与管理。此后的编目环节，要注重档案编目的科学性。最后的技术加工与装订环节，要严格按照企业制订的档案管理要求实施，保证档案材料大小、装订设备及目录等一致规范。（三）加强档案归档与借用系统的对接，推动档案运用系统化。档案整理的目的就在于“用”，只有利用好档案，才能够体现出档案管理的价值与效果。因此，要加强档案归档与档案运用系统的对接，推动档案运用的系统化，保证档案管理处于一个动态性、流动性过程。一是纸质档案归档与借用系统对接。档案归档时，重点将有联系的若干档案组成一卷，起一个案卷题名，化繁为简。比如：一卷有10个文件，那么就是将原本的10条目录总结成1条目录，相当于将浩繁的档案信息进行了一次提炼，在有限的检索能力下，通过提炼的案卷目录，可以较快较准地找到相关的档案，为后续纸质档案借用奠定基础。二是数字档案归档与借用系统对接。进行能源管理项目档案整理时，将档案扫描形成文件保存为多页PDF格式，文件命名为档号，即全宗号档案门类代码年度保管期限机构（问题）代码件号。将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。排列顺序为自上而下、自左而右。三是实现档案保存与应用无缝链接。通过这种整理形式，后期只要在档案系统平台输入档案名称、档案关键词等，就可以快速、精准调出档案，实现档案保存与应用一体化。（四）建设档案信息化平台实施数字备份，推动档案归纳数字化。针对地热能源建设企业的档案管理工作，需要转变传统的档案管理模式，加快能源管理项目档案信息化建设。一是实施数字档案备份，走“纸质化档案+数字化档案”双战略模式。比如：档案工作者对能源管理项目档案信息、资料整理与归档时，可以借助专业的档案文献扫描仪与电子化加工存储软件，对纸质化档案进行文字扫描与处理，通过扫描技术与人工录入等手段，将原来纸质化的档案信息以数字化档案形式导入进去，采用OCR文字识别技术，将扫描图片批量转化为Word/Excel/双层PDF等文档，并保存于专业的计算机档案库中，形成数字档案，并对档案分类归档，设置成不同目录的数字档案夹，形成整体的能源管理项目档案库。二是开发专业的数字化档案服务系统，建立起网上档案服务平台。同时，依托专业化的档案信息服务平台，设置档案信息查询、档案资料借阅、档案收录动态跟踪等功能。三是利用信息化、网络化技术优势，实现档案资源的整合与共享。如通过与其他部门的合作，实现档案信息化系统与企业项目业务系统对接，企业业务部门可以将每日产生的新项目资料、信息等进行整理、打包，集中发送至档案部门，方便档案工作者对公司项目档案的实时收集与整理。（五）建立健全档案整理与归档监管机制，推动档案管理安全化。增强能源管理项目档案整理与归档效果，除了做好档案收集、档案整理、档案归档、档案信息化建设等工作外，更需要加强档案安全管理，将能源管理项目档案监管，视为档案管理的核心环节来对待。一是管好平台。例如：数字化档案服务平台上增设密保功能，实行“人脸识别+密码登录”的数字档案借用模式。无论档案管理人员，还是其他人员，在通过数字化档案服务平台登录系统端借阅与调出档案资料时，都需要经过人脸识别与密码验证，从而加强对档案借阅人的身份认证、权限保护。二是管好网。对建立起的档案系统内部局域网与外网实行物理隔层，档案在线查询系统对窗口人员开放利用时，动态性监控档案信息的动态，通过射频识别定位，实时监控与记录每一份档案信息的走向。三是管好人。要求档案专人管理，并定期对档案数据库、数字档案服务平台等进行检查与技术维护，防止平台被网络病毒攻击，确保数字档案资源安全。信息工作information work第 104 页2023/6 （下）总第413期四、结语总而言之，地热能源建设企业的能源管理项目档案整理与归档，核心要素就是注重档案整理过程的精细化、系统化、规范化，既要保证档案“管用并重”，更要注重“责任落实”，做到档案目录、档案信息、档案类型、档案系统可查、可控、可管，做到档案管理者的责任到位，能够直接追溯到档案管理负责人。整体而言，针对能源管理项目档案的特点，围绕着当前能源管理项目档案现状，以协同企业部门实施档案资料收集，注重档案材料、类型、范围划分，加强档案归档与借阅系统的对接，建设档案信息化平台实施数字备份的策略，实现档案管理模式的革新与完善。【参考文献】1郭树雄.跨行业多业态央企整合后档案工作存在的主要问题与解决对策J.北京档案,2018(6):31-33.2魏薇.企业档案数字化建设的实践研究J.企业文化(中旬刊),2020(1):192+206.3杜艳玲.能源行业档案资料的管与服问题探讨J.中国石油和化工标准与质量,2021,41(13):74-75.4段华梅.档案治理视域下水电企业档案工作创新研究J.山西档案,2021(2):104-108.5邓文倩,张敏.新时代企业固定资产投资项目档案工作研究J.传媒论坛,2021,4(4):141-142.6黄晴.浅谈企业固定资产投资项目之基建档案管理J.城建档案,2021(7):58-60.7任黎.重新编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表的方法探索J.机电兵船档案,2021(2):23-25.8彭蒙蒙.数字时代下企业电子文件归档和电子档案管理模式研究J.档案与建设,2018(6):34-37.9王艳霞.档案工作助力企业抗击新冠肺炎疫情复工复产的几点思考J.机电兵船档案,2020(5):41-43.10武瑛.论企业转型与企业档案管理转变之互动以供电企业转型为综合能源服务商为例J.市场观察,2020(10):52.（上接第94页）却步。从近几年阅卷反馈的情况看，应试考生在答题过程中普遍表现出所提对策的可行性较差，表达缺乏必要的政治理论素养和政策水平。现在的申论考试，一反我国过去各种考试命题模式，把对理论的运用及各种能力的考查溶为一炉，从更为宽广的视野对