电子会计档案管理系统构建研...于国网浙江省电力公司的案例_丁伟斌.pdf

会 计 之 友 2023 年 第 14 期FRIENDS OF ACCOUNTING一、引言数字信息化时代，伴随着信息技术和电子商务、电子政务的发展，会计档案数量以前所未有的速度增长。新技术对会计原理、会计实务、会计人才产生了重大影响，传统的财务管理方式已经不能满足日益发展的会计信息化的要求1。云计算、大数据、物联网、人工智能等不断革新，在影像技术快速发展的背景下，OCR 和智能语音识别技术取得了巨大进步 2，这些变化为会计档案管理模式提供了技术基础，推动企业档案管理逐步从“信息化阶段”向“新技术阶段”过渡。“新技术阶段”不仅注重档案的高效管理，而且更为显要的特质是充分考虑挖掘档案的利用价值，同时改造提升与智能财务共享相关的业务系统、财务系统和管理系统，以解决智能财务建设过程中的系统对接问题和系统整体优化问题3。2015 年 12 月，国家档案局联合财政部、商务部、国家税务总局出台 会计档案管理办法，明确了发展电子会计档案管理的趋势；2020 年 3 月，财政部会计司发布 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，旨在推动电子会计凭证的全面发展；2021 年国家档案局主导“增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作”，在一些地区率先进行相关的试点，并制定了相应的制度文件。信息技术的发展与政策的推动，引领了档案管理的无纸化、电子化、自动化和智能化趋势。纸质文件输出占用较大空间，相较而言，过去纸质化形式的档案给企业的管理带来了较大压力和负担，而且不易储存，信息的安全性也不足，无法得到及时调用 4。历经数十年的发展，国网浙江省电力公司已经建立起业财链路贯通的信息化体系，越来越多的财务信息以电子化数据的形式产生。与纸质档案相比，电子会计档案的存储介质也由纸质文件转变为电子媒介，这种变化导致会计信息的存储过程对环境有更严谨的要求，此外物理环境、软件版本及操作系统兼容性等因素的变化都会给会计信息带来影响5。公司内部电子化应用的互享程度越来越高，数据驱动技术的业务模式初步形成，数据分析成为公司电子会计档案管理的新方式，变革了过去纸质化的档案形式，数字化和信息化特点逐渐凸显。本文基于国【作者简介】丁伟斌（1974），男，江苏镇江人，博士，高级会计师，高级经济师，国网浙江省电力有限公司财务资产部主任，研究方向：财务管理；蓝飞（1972），女，浙江衢州人，正高级会计师，国网浙江省电力有限公司财务资产部副主任，研究方向：财务管理；楼炯铭（1973），男，浙江宁波人，高级会计师，国网浙江省电力有限公司温州供电公司总会计师，研究方向：财务管理；项忠正（1984），男，浙江杭州人，高级会计师，国网浙江省电力有限公司财务部预算处处长，研究方向：财务管理；柴小康（1989），男，浙江衢州人，高级会计师，国网浙江省电力有限公司财务资产部本部会计处副处长，研究方向：财务管理【摘要】数字信息化时代，伴随信息技术的革新，电子政务的发展相应进入新阶段，而电子会计档案作为信息时代的会计档案载体，在归集、查阅、保管等流程上仍存在一些问题。在国家大力推进电子会计档案管理背景下，针对海量电子会计档案“收集难、查阅难、保管难”等问题，基于一般系统论、信息论及软件工程理论，以实际业务应用及档案管理需求为导向，以财务中台总体建设规划融合“互联网+”为管理理念，采用统一身份认证配合区块链、数字签名等技术手段，建立一套适应档案管理新时期发展需求的新型电子会计档案管理系统，以实现电子文件采集加工、关联引用和保管利用，使数据智通智联、信息应采尽采，并在此基础上推动业务流程无纸化、档案资源电子化、归档流程自动化、管控模式智能化。【关键词】电子会计档案；智能财务；会计信息共享；数字化转型【中图分类号】F275；G271【文献标识码】A【文章编号】1004-5937（2023）14-0128-07电子会计档案管理系统构建研究基于国网浙江省电力公司的案例国网浙江省电力有限公司丁伟斌蓝飞楼炯铭项忠正柴小康案例研究128FRIENDS OF ACCOUNTING网浙江省电力公司电子会计档案管理实践，构建了实现电子文件采集加工、关联引用和保管利用的电子会计档案管理系统，利用数字信息科技的角色功能改进档案资源的调配，变革档案管理的模式，完善档案管理的功能。二、电子会计档案管理系统框架在财务中台总体建设下统一规划部署，充分利用信息技术优势推动档案管理工作方式、管理角色、管理意识的转变，连通重要外部原始凭证传输渠道，激活会计档案利用价值。依托电子票证管理标准和规范，基于 RPA、智能硬件以及 AI 等多种新技术能力，构建适用于数字化时代特点和需要的智能体系，建立统一的电子档案管理系统和资源交流体系，提升档案管理的自动化和信息化程度，加快实物档案管理的智能化。基于信息论，电子会计档案管理系统主要是改进了传统会计信息系统的信源与信道，其中信源指传送信息的实体，信道则是传送信息的通道。电子档案的管理被抽象为会计信息沿着管理系统规定的步骤在信息化环境下的运动，利用信息技术实现电子文件的采集加工、关联引用和保管利用，系统框架见图 1。采集加工与关联引用是保管利用的基础，也是电子会计档案管理必需的前期准备工作。其中采集加工是电子会计档案收集整理的基础，关联引用则是电子会计档案利用的基础，三个步骤形成电子会计档案管理的完整体系，使得会计档案的利用价值被更深入地挖掘，推动会计档案管理由“信息化阶段”向“新技术”阶段迈进。电子会计档案管理系统本质上是以电子会计档案信息为对象的管理系统，因此要遵循系统论的整体性、相关性、有序性、目的性等原则对其进行构建，以求最大化电子档案管理的效果。三、电子会计档案管理系统构建方法（一）采集与加工电子文件采集前置，应采尽采根据系统论，任何系统都具有相关性，各子系统之间相互联系、相互制约。因为电子文件是电子档案管理系统的管理对象，同时是电子会计档案的形成基础，其数量与质量决定了电子会计档案的数量与质量以及电子会计档案管理系统后续步骤作用的发挥，所以电子文件采集子系统是档案管理系统最重要的组成部分。电子会计档案管理系统建设了银企互联、政企互联、税企互联、企企互联的外部通道并进一步加强内部专业间的数据贯通，以信息互联为主，离线采集为辅，全量采集涉财相关电子文件信息及其对应的结构化信息，并通过中台服务进行集中规范、统一管理，实现电子文件全程不落地，一次采集，全链路使用6。同时建立企业级数据资源池，通过一级接收、一级分发的模式形成多级应用，采集的电子文件引入到业务前端，全流程调阅应用，最后随档案主体信息进行归档，实现档案采集管理前移。1.直连采集直连采集是一种线上采集方法，通过政企、银企、税企、企企数据互联通道，建立统一的数据资源池，在业务申请环节快捷地实现发票、电子客票、合同及银行交易信息的采集，从而大幅度降低数据使用成本，保证数据一致图 1电子会计档案管理系统框架案例研究129会 计 之 友 2023 年 第 14 期FRIENDS OF ACCOUNTING性与准确性，为全业务、全流程电子化提供有力支撑。（1）发票采集。建设税企直联通道，从国家税务总局电子底账库获取增值税进销项发票信息，存入企业级财务电子信息池，为各单位服务应用提供统一化、规范化、标准化的进销项发票采集应用服务，为各单位发票管理及税务分析等深入应用提供数据支撑，提升财税管控效率，保障风险合规管控。（2）电子客票采集。财务中台通过与国铁集团、航信的直连接口，获取由国网商旅通道预订的火车票订单、机票订单的电子客票，包括其格式化数据与版式文件，员工报销时其电子客票能够与相应的差旅订单、报销单（如住宿费用、打车费用）自动关联，全程线上自动处理，提高报销效率，实现差旅报销无纸化。（3）合同采集。通过直连接口，从经济法律管理业务应用系统（简称经法系统）获取合同的结构化信息与非结构化电子文件到企业财务电子信息池，为各单位二级服务应用提供统一化、规范化、标准化的合同信息采集应用服务。（4）银行交易信息采集。基于国家电网有限公司建设，通过中国电力财务有限公司（简称中电财）采集集团各单位授权银行账户的日交易明细信息、银行回单、银行电子对账单等版式文件到企业财务电子信息池，为各单位提供统一化、规范化、标准化的资金信息查询应用服务。2.离线采集离线采集是针对难以或无法进行直连采集的文件采取的采集方法，主要包括扫描采集与本地上传。（1）扫描采集。通过扫描仪、高拍仪、手机等电子文件服务驱动扫描终端将纸质材料批量扫描成电子文件，利用系统集成服务和 OCR 识别服务进行校验，校验完成的电子文件进行统一归类、统一命名、添加水印等标准化处理后存储至电子会计档案管理系统，并建立电子文件与对应业务载体之间的关联关系。（2）本地上传。在业务发起或其他业务处理环节调用电子文件采集上传服务，上传本地已经存在的 Word、Excel、图像文件（.jpeg、.tif 等）、邮件（.eml 等）等电子文件，上传过程中对电子文件进行压缩、统一命名、添加水印等标准化处理后存储至电子会计档案管理系统，并建立电子文件与对应业务载体之间的关联关系。（二）关联引用支撑业务全流程电子化1.电子文件内容提取直连模式获取的电子文件进行标准化处理后，把其文件数据提取出来，形成可编辑的结构化数据，并将这些数据关联已有的结构化数据，形成完整的电子数据。离线方式采集形成的电子文件则通过 OCR 组件提取形成可编辑的文字信息。2.业务关联通过直连模式采集获取的电子文件统一存储在数据中台数据资源池，业务发起环节（如填写报账单）或业务处理末端（如挂接银行回单）可引用数据中台数据资源池的各类电子文件，支撑事权审批，电子文件贯穿于整个业务流程，实现“一次引用，全程关联”。3.在线调阅电子文件与业务实体关联后，各环节均可在线调阅电子文件，针对业务信息与电子文件进行审核处理。同时，业务与业务间存在协同关系情况下，下游的业务能查看其关联的上游业务的电子文件。业务信息归档后，通过调阅档案主体，可调取档案主体对应的电子文件信息。（三）保管与利用电子档案智能化管理1.档案收集：自动智能收集，全面无纸化财务业务的处理实现全程无纸化、自动化、智能化，通过数据直连通道、离线采集、人工补录三种方式进行档案文件、数据的收集，按照归档对象把相关联的业务数据一起采集进入电子会计档案管理系统。外部电子文件同样通过数据直连通道实现在线全量采集，并建立与公司内部财务业务数据的关联，最后所有的电子文件由相关人员进行审核。2.档案归档：电子和实体档案一体化管理通过电子档案资源、业务、管控和共享的一体化平台，将业务处理过程中产生的电子档案进行前置采集，将原始单据影像化、系统单据版式化、档案信息电子化。根据 会计档案管理办法 及 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知的规定对前置采集资料的信息和数据进行转换，使之变为档案格式的版式文件，并进行“四性检测”，按照各类档案的整理归档流程进行线上线下同步整理，并通过档案信息标签对电子和实体档案进行关联，形成全量电子档案票据池，实现电子档案规范化、一体化案例研究130FRIENDS OF ACCOUNTING的管理，提升归档效率，节省人力和归档成本。3.档案保管：电子存档，满足长期保存需要会计档案电子化，从根本上改变了会计档案的保管方式。通过电子会计档案管理系统将完成整理归档的档案按照保管规则、备份方案进行备份管理和状态监控；在档案信息管理的全过程不断升级文件保存和格式转化方式，保证数据信息的安全可靠，延长文件材料的使用寿命，提升电子数据的使用效能，实现公司总部、分子公司档案工作的一体化管控。4.档案利用：分级授权，多维度标签追溯建立一站式档案利用服务平台，完善涵盖搜索、推送以及显示等在内的一系列数据信息服务功能。利用系统索引建立关联，保存完整的业务逻辑关系，提供多维度的检索条件，快速查到凭证，可以在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料，节省了查找时间和人力，提升了内外部审计等相关工作体验。通过人工智能技术，赋予机器理解文档的能力，自动从海量非结构化文档中提取出结构化信息，