2023年博士论文答辩会秘书工作流程.docx

博士论文辩论会秘书工作流程 　　博士学位论文辩论是申请和授予博士学位的重要程序，这时就需要辩论秘书的职位了，那么这个工作的大致流程是怎样的呢 　　博士论文辩论秘书工作流程 　　工作目标：协助辩论人准备辩论工作，终极任务是整理、汇总A、B两档的所有材料(见附表)。 　　工作流程：大致分为两步—— 　　一. 送审阶段：准备好所有的送审材料，送交研究生院审批。 　　二. 辩论阶段：取回审批材料，准备辩论材料，领取聘书和劳务费，完善所有材料后送交系教务处。 　　下分而述之。 　　一.送审阶段 　　1.得知中选辩论秘书之后，应立刻去系教务处，请教务老师在教务系统中将自己和辩论人关联。领取材料。(附表中 来源 为 教务处 的材料) 　　2.进入教务管理系统(xxx)，用辩论人提供的学号和论文编号，将秘书身份与博士生绑定。教务系统中的工作包括： 　　2.1.如此时所有的“博士学位论文评阅书〞已到(从教务处取回)，那么在系统内录入论文打分，生成“论文学术评阅汇总和辩论委员会组成审批表〞。此时可将所有评阅书复印一份，交由辩论人修改论文。但注意评阅人的信息是保密，不要泄露。 　　2.2.如辩论时间和地点已确定，那么在系统内录入相关信息。 　　2.3.如导师已填写好评语，那么在系统内打印并保存“指导教师对博士学位论文的评语〞，找导师签字。 　　2.4 打印A、B封面，“学位论文辩论表决票(粘贴页)〞。 　　3. 联系辩论人，索取相关材料(附表中 来源 为 辩论人 的材料)。 　　注意：所有辩论人提供的材料都需要有辩论人的签字。 　　4. 2、3两步的工作不分先后，为争取时间，在条件满足的情况下可同时进行。如2、3两步的工作都已完成，那么将所有A、B档的材料及博士论文送交研究生院审核。 　　注意：a. 核对附表中所有需要签字的表格，确保导师和辩论人都已签字。 　　b. A档和博士论文中都需要已签字的原创性声明，由于辩论人之后还需要提交带有原创性声明的博士论文，因此，此时应至少做三份签字的原创性声明：A档、博士论文、预留一份备用。 　　二.辩论阶段 　　1. 如送交研究生院的材料通过审核，那么会收到通知(一般是电子邮件，也可在教务管理系统中查到)。将材料取回，其中参加了表决票和校外辩论老师的聘书。 　　2. 从财政部网站上下载“薪酬发放表〞和“劳务发放表〞，将参加辩论和评阅的老师信息和实发金额分别填入。“薪酬发放表〞针对校内老师，标准是评阅300元/篇，辩论200元。“劳务发放表〞标准是辩论、评阅均300元/篇。(只适用2023年，之后可能有变)将两表格电子版发送到教务老师邮箱。 　　3. 辩论前一天，从系教务处领取劳务费和劳务费领取表。购置几个信封，将校外辩论老师的劳务费分别装好，辩论当天，连同聘书一起交给老师，并请老师在劳务费领取表上签字。 　　4. 辩论前，应根据“博士学位论文评阅书〞拟一份“辩论委员会决议书〞草稿(最好有电子版，再打印一份供老师们修改)。 　　5. 辩论当天，认真记录辩论人的陈述如何答复老师们的提问。将草稿交由老师们修改、润饰。 　　辩论当天最紧迫的工作便是完成“辩论委员会决议书〞，由于宣布完辩论决议，辩论会便散会了，所以要利用仅有的时间生成表格，请与会的各位老师签字。这里有三种方法可以参考： 　　a. 如果会场方便上网，那么将辩论决议迅速录入教务管理系统，系统自动生成PDF的“辩论委员会决议书〞，直接保存打印即可。 　　b. 在辩论之前，在教务管理系统中生成空白的“辩论委员会决议书〞word文档，将辩论决议填入word表格之中，保存打印。 　　a方案和b方案都需要手边有操作。如果没有，可选择c方案： 　　c. 在教务管理系统中生成空白的“辩论委员会决议书〞word文档，打印出来带入会场。决议后，直接请导师签字。之后再将决议结果用“套打〞的方式，打印到已签好字的表格中。 　　6. 散会后，将辩论记录整理好，录入教务管理系统(如前步采用b, c方式，那么还需将辩论决议录入系统)，生成PDF文档打印。 　　7. 将“辩论委员会决议书〞和“辩论记录〞放入A、B档，连同“劳务费领取表〞一起呈交教务处。