基于信息技术的数字化档案管理系统应用_艾丹.pdf

Application 创新应用204 电子技术 第 52 卷 第 5 期（总第 558 期）2023 年 5 月作时，仍旧沿用着传统的档案管理方式，这就造成数字化技术无法匹配档案管理工作。而且，因为资金问题，一些企业在数字化技术的应用上投入较少，导致其使用的设备依旧十分落后，基础设施建设也不全面，无法应用新技术，继而影响对数字化档案管理工作的进一步发展。（3）数字化档案管理无法实现资源共享。由于在进行数字化档案技术的应用时并不总是一帆风顺，最主要的问题就是无法进行资源共享。随着我国知识产权法的完善，档案作为一种保护和利用各种信息的方式，需要注重对知识产权的保护。针对这一问题，企业通常会开发属于自己的数据信息系统，制作相对应的文件格式。这就导致，如果想阅读或下载档案资料，只能在该系统自己制作出的局域网内进行操作。这种情况大大增加了用户对于阅读资料的使用困难，在管理档案资料的工作中，给档案工作人员的工作提升了难度，导致资源共享的效果更加不尽如人意。2 基于信息化与数字化的档案管理新思路推动数字化档案管理应用标准的统一。实施数字化档案管理的标准。制定统一的数字化档案管理标准可以确保不同机构间信息交流的连贯性和信息收集处理的一致性。例如，在翻译数字档案时，应选择统一的编码方式和文件格式，这样可以最大程度减少误解或信息丢失的可能。加强技术支持，需要采用先进的技术手段来保证数字化档案管理的正常运行。优化数字化档案的存储和管理方式，以便0 引言信息化时代下，数字技术的快速发展促进了资料的数字化转换。因此，数字化档案管理成为重要的发展任务,数字化档案管理已经成为档案管理的主流趋势。这是因为，数字化档案管理的优势不仅在于其高效性，还在于其可持续性。既可减少传统存储方式所需的物理空间，又可保证数字文件的长期保存和安全性。数字化档案管理已经被广泛应用于政府机构、企事业单位、公共机构等各个领域，成为信息化时代的必然趋势。1 研究背景数字化档案管理的现状。（1）数字化档案管理的技术应用标准缺乏统一性。目前，在数字化档案管理中使用的标准并不统一，尤其是在数据格式、元数据描述和索引时间等方面，各机构和行业采用的标准不尽相同。因此，这种情况会导致数字化档案之间的数据互操作和共享变得更加困难。数字档案在存储和传输过程中的安全性是一个大问题。然而，不同的数字档案管理机构和政府部门所使用的安全标准与协议并不一致，这极大地限制了从一个机构到另一个机构之间的数据交换和共享。（2）数字化档案管理技术和设备不够先进。作为数字化档案管理的核心，数字化技术对于数字化档案管理的效果以及质量起着决定性的作用1。从现今的工作情况来看，数字化技术并没有很好地应用到实际的工作当中去，很多企业在进行档案管理工作者简介：艾丹，陕西靖神铁路有限责任公司；研究方向：信息技术应用。收稿日期：2022-08-17；修回日期：2023-05-12。摘要：阐述数字化档案管理的现状，基于信息化与数字化的档案管理新思路，包括数字化档案管理应用标准的统一、融入信息管理实现信息共享、数字化档案管理的安全措施。关键词：数字化技术，档案管理，信息共享。中图分类号：G270文章编号：1000-0755(2023)05-0204-02文献引用格式：艾丹.基于信息技术的数字化档案管理系统应用J.电子技术,2023,52(05):204-205.基于信息技术的数字化档案管理系统应用艾丹（陕西靖神铁路有限责任公司，陕西 719054）Abstract This paper expounds the current situation of digital archives management,and new ideas of archives management based on informatization and digitalization,including the unification of application standards of digital archives management,integration of information management to realize information sharing,and security measures of digital archives management.Index Terms digital technology,file management,information sharing.Application of Digital Archives Management System Based on Information TechnologyAI Dan(Shaanxi Jingshen Railway Co.,Ltd.,Shaanxi 719054,China.)Application 创新应用电子技术 第 52 卷 第 5 期（总第 558 期）2023 年 5 月 205长期存储和使用。经常对数字存储介质进行备份和检查，避免数据丢失和损坏，并为数字档案的安全和可靠性提供保障。制定数据标准化要确保数字档案的无缝共享和交流，应在数据管理中加强数据标准化。为不同方式的数据输入、输出建立一致的标准，例如用于文件描述文档、XML格式等标准。这些标准不仅满足数字化档案的协同处理，而且促进了不同机构之间实现数字化档案共享的过程，同时也为档案管理技术提供了技术基础。更新数字化档案管理的技术和应用设备。数字化档案管理工作由于其具有较强的系统性这一特点，导致在发展和培养过程中需要大量资金支持。需要注意的是，由于数字化档案管理的应用设备，主要由硬件设备和软件构成。关于硬件设备，不仅要投入资金进行大批量的购买，还要在日常的使用中，注重对设备进行保养维护工作，这样才能延长设备的使用寿命；而对于软件主要是以软件研发为重点，在此过程中需要注意软件开发的兼容性问题。因此在发展过程中，需要严格分析数字化档案技术管理过程中存在的不足之处，有的放矢地进行资金投放，制定科学合理的发展方案，充分利用资金，做好数字化管理技术以及设备的引进工作，以达到促进数字化档案管理工作的有序进行的目的。在数字化档案管理中融入信息管理实现信息共享。数字化档案管理与信息管理是紧密相关的，数字化档案作为组成信息管理的一部分，在推进信息共享、交流、利用方面有着重要作用。可以通过建立一套统一的文档命名规范，以便各部门能够更好地找到所需的文件，提高文件查找的效率。通过建立数字化档案库，将不同来源的数字化档案汇集到一个平台上，使用户能够更方便快捷的检索、浏览和使用数字化档案2。对于有价值的数字化档案可通过多种手段进行共享。其中，典型的方式包括开放共享数据集，扩大数据集的使用范围，鼓励数据的再利用，促进知识共享；以及通过API等方式进行高效数据协同。明确信息管理规范，合理安排文件存储资源，归纳整理的文件确保存在数据存储中心，保证回溯流程的永久性存储空间，同时规定电子档案生命周期管理程序，使档案资料在生命周期内能够充分运用和保护所有档案信息，确保档案的权利和利益得到保护。信息化时代背景下数字化档案管理的新路径。（1）完善数字化档案管理的基础设施建设。在进行数字化档案管理的建设工作中，完善的基础设施是实现档案数字化的重要前提。以高校为例，高校非常重视档案数字化管理，积极完善对数字化档案管理有用的基础设施建设，不断提升各种硬件和软件的配套设施质量。为了保证软件设施能一直正常且完好地运行，高校还时常进行维护管理。同时，对于软件的配置方面，高校也并不含糊，为了能够满足数字化档案管理的工作需求，高校会根据档案管理的具体工作情况，研发相关的管理系统，并且根据使用的需求进行不停地更新和改善，保证系统的功能能正常地投入使用。（2）加强数字化档案信息的安全管理。由于当今时代信息化的发展越来越迅猛，档案的数字化进程也在不断地深入。但是，如今的网络环境和信息环境并没有表面上显现出运行正常，有不少的安全隐患存在于信息洪流之下，这对数字化的档案信息的安全造成了威胁。因此，在进行档案管理的数字化建设中，务必要做好安全管理工作。相关工作人员在进行数字化档案管理的之前，需要做好他们的信息安全教育工作，在进行数字化档案管理工作的过程中，时刻规范自身的操作行为，预防档案信息安全事故的发生。此外，在对系统和软件进行数字化维护的过程中，要积极使用安全防护软件，保护系统的正常运行。同时要经常性地对系统的漏洞查缺补漏，预防病毒或黑客的恶意攻击，防止档案信息受到威胁。（3）促进数字化档案管理的新方法。利用多种渠道宣传数字化档案管理，如线上发布宣传文稿、视频介绍、推广邮件、社交媒体等，线下可以通过在相关会议上宣传等方式。突出数字化档案管理的优势，宣传和推广中应强调数字化档案管理的优势和价值，如与传统档案管理相比，数字化档案管理可以提高档案管理效率、保障档案安全及保障档案可持续性等。数字化档案管理宣传和推广不仅要突出其优点，也要考虑到用户需求，在宣传中展示用户操作界面及其操作的方便性、效率性等特点。通过开展数字化档案管理的培训和咨询工作，让用户更好地了解数字档案管理的使用技巧和操作方法，进一步推广数字化档案管理的广泛应用。此外，用户应该成为数字化档案管理运作的重要参与者，促进数字化档案管理的实施。数字化档案管理需要持续地推广宣传，不断通过媒介，案例分享等方式，推广数字化档案管理的优势及其实施进展，以更好地增强数字化档案管理的宣传效果。3 结语信息化时代下数字化档案管理的发展面临着机遇和挑战，推动数字化档案管理的创新需要新思路和新路径。数字化档案管理又是数字化时代各行业发展的前提与基础。因此，数字化档案管理在中长期发展规划中更应成为重点。参考文献1 于宁.基于大数据背景下的智慧城市数字化档案管理J.兰台内外,2023(05):25-27.2 谢群.高校数字化档案管理的问题及对策探微J.贵阳学院学报(社会科学版),2022,17(02):75-78.