档案资政服务样态及路径优化——基于多案例研究_归吉官.pdf

理 论 探 讨66档案管理3/2023总第262期1 引言及文献回顾中共中央办公厅、国务院办公厅印发“十四五”全国档案事业发展规划同样也强调，提升档案资政服务能力是档案事业发展的重要目标。通过文献调研发现，关于档案资政研究主题大致可以分为以下三方面内容。一是关于档案资政服务基本理论研究，主要针对档案资政服务的概念、形式、功能及价值进行阐释。牛力、王钰涵2认为：档案资政即在充分开发档案信息的前提下，利用所开发的档案信息成果服务政府部门、辅助政府部门决策的过程；姚景灿、吕梅3认为向党委和政府提交档案资政报告是档案资政最重要且最直接的途径和方式，并着重诠释了档案资政报告的作用；金波4认为档案部门能切实提升大数据时代政府治理能力，为政府治理提供信息资源，提高政府治理精准度和治理效能。二是关于档案资政服务实践经验研究，主要以个案质性研究为主，聚焦于档案机构开展档案资政服务实例。方丽珍5、留晞6认为于档案资政服务的实践探索总结到：编写档案参考文献、档案资政服务文摘以及撰写档案资政报告是档案部门提供档案资政服务最重要的方式；石路、冯贤杰7以辽宁档案资政建设成就为切入点，对档案资政服务形式进行总结。三是面向政府决策的档案知识库建设研究，主要涉及理念、原则、方法与技术等内容。张斌8认为档案资政和知识管理方向上是一致的，并提出了档案知识库构建的创新构想；魏扣9阐释了面向决策的档案知识库的具体构建与实现问题；毛天宇0基于知识组织，从档案知识点、档案知识单元、档案知识簇、再生的档案知识以及档案知识服务平台等要素对档案知识库提出具体构建思路；张斌、牛力2对档案知识工程的理论价值与实践价值等基础问题和知识工程视角下的档案知识服务模式与机理进行了探索。综上所述，档案资政服务研究已有一定规模和基础，理论研究与实践进展均得到不同程度的发展，但是鲜少有学者基于多案例实证分析来研究档案资政服务样态及其发展路径问题。鉴于此，笔者通过梳理相关文献、网络访问、实地调查、深度访谈等方式收集数据，试图以多案例定量及定性相结合的研究方法，分析和探索档案资政服务样态及其路径的优化，以期为档案资政服务理论与实践提供参考和借鉴。2 理论基础及理论框架构建2.1 理论基础2.1.1 管理协同理论、供需适配性理论提供了档案资政服务行为范式。管理协同的中心目标是实现协同效应，其本质是各协同要素按照一定的方式相互作用、协调配合、同步产生主宰系统发展的序参量，支配系统向有序、稳定的方向发展，进而使系统整体功能发生倍增或放大的协同效应。3这一理论适用于档案资政服务对资源的优化配置，可为档案资政服务提供强有力的工作范式。一是内外协同、内部纵向协同与外部横向协同；二是打破学科、地域、行业等界限进行多要素跨界整合与融合。供需适配性理论是经济学领域的重要理论，供需适配，一般在经济学中，多称之为供需平衡。供需适配性理论中“相关性、可及性、质量性、相适性”4四项指标为档案资档案资政服务样态及路径优化基于多案例研究归吉官，田晓青摘 要：档案资政服务是档案利用服务的一种重要形式，其以特殊的受众对象成为我国档案事业高质量发展不可忽视的重要方面。文章选取东部地区北京市、天津市及山东省三地，中部地区湖北省、湖南省两地具有代表性的档案资政服务案例，综合运用访谈法、案例分析法、文献阅读法进行深入分析，试图从服务主体协同程度、服务方式多样化程度、服务供需适配度及服务内容知识化程度四个维度出发，融合管理协同理论、供需适配性理论、知识管理理论，构建基本理论框架，提出资源建设型、要素整合型、需求探索型、理想初始型四种档案资政服务样态，并分析其发展路径。最后，结合研究结论就档案资政服务提出完善建议。关键词：档案；资政服务；知识服务；知识库；主体交互；多元主体；社会参与Abstract:Archives advisor service is an important form of archives utilization service,which has become an important aspect of the high-quality development of Chinas archives with special audience.This paper selects representative cases of archival administration services in Beijing,Tianjin and Shandong province in the east,and Hubei and Hunan provinces in the central region,and makes an in-depth analysis by interviews,case analysis and literature reading.From four dimensions as service principal collaboration,diversified service mode,service supply and demand adaptation and the service content knowledge,combining the management collaboration theory,suitability of supply and demand theory and knowledge management theory,this paper has constructed the basic theory framework,put forward four types of archival advisor services:resources construction,elements integration,demand exploration and initial ideals,and analyzed their development path.Finally,the paper puts forward suggestions on improving the archives administration service based on the result of the research.Keywords:Archives;Advisor service;Knowledge service;Knowledge base;Subject interaction;Multiple subjects;Social participationDOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.03.026档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨67档案管理3/2023总第262期政服务提供了参照标准，能够促进档案资政服务资源的高效配置。档案资政服务供需适配是指档案资政服务供给和公共决策需求的高度一致性，即档案资政服务供给恰好满足公共决策需求。其中“相关性”关注的是档案资政服务供给主体所提供的服务是否顾及公共决策部门的实际需要，是否针对亟待解决的相关问题提出切实可行的解决方案。“可及性”是公共决策部门获取档案资政服务的一种能力，即档案资政服务是否具有可获得性。“质量性”是强调档案资政服务质量要达到一定的标准，而不能使公共决策部门获得劣质服务。“相适性”则是指档案资政服务需要考虑公共决策部门在决策过程中遇到的各种制约因素，并加以化解。2.1.2 知识管理理论明确了档案资政服务优化目标。知识管理理论中，知识管理分为显性知识管理和隐性知识管理。在知识管理实践中，通过组织社团实践，建立交流工具和机制，构建信息化知识管理网络系统，完成显性知识、隐性知识的交流。5这与档案知识管理的知识服务高度契合，同时为档案资政服务指明了优化目标。首先，档案资政服务应形成理想化的显性机构模式和隐性机制模式。显性机构模式需要档案机构设置专门从事档案资政服务的部门或系统（档案知识库），隐性机制模式无需在档案机构内部设置专门部门，而是将工作分散在不同部门的不同岗位之中。其次，知识管理理论中关于知识服务的内涵释义及其实践要求与档案资政服务向知识化转型和向精准化转向的导向不谋而合。最后，通过知识管理理论引导，促使档案机构尽快由封闭型、被动型、资源型向开放型、主动型、知识型转变。2.2 理论框架。管理协同理论、供需适配性理论、知识管理理论三个理论构成了档案资政服务的理论内核，明确了目标与过程，可以指导建立档案资政服务的理论框架。基于理论基础分析，档案资政服务样态的形成及其路径的优化可以通过服务主体的协同程度（Service principal collaboration）、服务方式的多样化程度（Diversified service forms）、服务供需的适配度（Service supply and demand adaptation）及服务内容的知识化程度（Service content knowledge）四个维度来综合考量，并构建基本的理论框架。该框架将档案资政服务划分为资源建设型、要素整合型、需求探索型、理想初始型四种样态，并形成了“资源建设型要素整合型”横向路径、“资源建设型需求探索型”纵向路径以及“资源建设型理想初始型”纵向+横向路径的三条路径选择。如图所示。基于四维度增量视角，档案资政服务的四种样态侧重点各异，其中Spc（Service principle collaboration）、Dsm（Diversified service modes）、Ssda（Service supply and demand adaptation）、Sck（Service content knowledge）分别表示服务协同增量程度、服务方式多样化增量程度、服务供需适配性增量程度及服务内容知识化增量程度。资源建设型是档案资政服务最原始的形式，也是最低层次的样态，处于四个维度坐标的低点和起点，其重心和优势集中于档案馆藏资源建设。要素整合型在档案资政服务主体协同化上得到进一步增强，相应的服务方式也变得更多样，更具创新性，然而在服务供需适配度和服务内容知识化程度上还处于较低水平。需求探索型注重档案资政服务供需的平衡，其以需求为导向的思维和精准供给理念也助推着服务内容向知识化转向，但在主体协同和服务方式创新方面还有很大提升空间。理想初始型是当前档案资政服务的高级形态，集其他三种样态的优势于一身，但从长远来看，四个维度是无限赋能的，该样态离理想状态还有一定差距。档案资政服务理论框架在刻画四种档案资政服务样态的同时，也在阐释档案资政服务路径，即为路径优化选择提供分析框架。图 理论框架图“资源建设型要素整合型”横向路径，一方面强调档案资政服务主体的整体协同，要求档案机构实现系统内部的跨层级联动和跨地域协同，同时也要实现档案机构与其他资政服务主体的跨部门、跨行业的内外协同。另一方面多元主体的协同势必会催生更多创新性的档案资政服务方式，加大技术、资源和业务间的融合度，提高档案资政服务主体与公共决策部门的交互程度。当然，该路径主要是从横向面拓展多元主体及多样化方式，而在服务供需的适配度及知识化程度上关注度不够。增量视角下该路径的Spc、Dsm有所提升，但在服务内容知识化程度和精准供给上还处于低水平，因此Ssda、Sck处于较低水平。“资源建设型需求探索型”纵向路径，这一路径注重档案资政服务供需的平衡和精准对接，即以公共决策部门的需求为导向实施档案资政服务精准供给。与此同时，档案资政服务内容也开始向知识服务转型，更加专注于知识服务向辅助公共决策的直接转化。此路径下，档案资政服务侧重追求专业化发展，其服务内容知识化程度（Sck）较高，相应的服务供需适配度（Ssda）也会大幅度提升。不过，此路径在主体协同与服务方式创新方面没有给予足够的重视，增量视角下Spc和Dsm处于较低水平。“资源建设型理想初始型”纵向+横向路径，该路径下档案资政服务在服务主体协同、服务方式多样化、服务供需适配