关于档案形成几个问题的探讨_王茂跃.pdf

理 论 探 讨28档案管理3/2023总第262期我国档案学界认为档案形成属于档案学的基本理论问题。笔者曾撰写档案形成若干提法异议以为例一文，对档案形成的提法提出质疑。文章刊发后，庞宇飞等发表了题为“档案形成”一说思考对“档案形成若干提法异议”一文的讨论2的商榷文章，认为我国2020年新修订的中华人民共和国档案法（以下简称档案法）中有档案形成的表述，档案形成的提法是合理的。可见，档案形成问题至今尚未达成共识，仍有进行研究的必要。归档是不是档案形成的标志？档案形成究竟指的是什么？如何理解我国2020年新档案法中的档案形成表述？本文拟对这几个问题加以探讨。1 归档是档案形成的标志吗？归档是我国的一个档案专业术语，但档案学界对归档的理解并不一致。一种观点认为，“文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案”。3“如果文件不（立卷）归档，它就始终只是文件。”“文件必经（立卷）归档而后成为档案，或者说，档案形成决定于归档工作制度。”4“归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档。”5“归档是现行科技文件转化为科技档案的标志，这一命题自60年代始就已写进了科技档案管理学教材。”6也就是说，这一观点认为归档是档案形成的标志。另一种观点认为，归档与档案的形成无关。“档案不等于是归档的文件，档案在归档前就是档案了。”7“档案并不是因为立卷归档才成为档案的，立卷归档只是档案管理工作的一项内容。作为档案来说，立卷归档与未立卷的没有任何区别。但作为档案管理工作来说，不立卷归档就不便于查找利用，立卷归档是档案组织管理的要求，而不是档案形成的必要条件。”8“一般认为立卷归档是现行文件转化为档案的标志，其实也不是绝对准确的。因为关于档案形成几个问题的探讨王茂跃摘 要：关于档案形成，我国档案学界至今认识不一。归档不是档案形成的标志，档案形成时间指的是文件（档案前身）形成时间，并不是指归档时间，档案形成者也不是归档者；档案形成指的是文件（档案前身）的形成，只有文件（档案前身）的形成而没有档案的形成。文件（档案前身）形成并成为历史记录之后，将有价值的保存起来就是档案。文件（档案前身）形成之后只存在何时将其称为档案的问题，并不存在档案形成的问题。我国新档案法中关于档案形成的表述值得推敲。关键词：档案；档案形成；档案形成者；归档；文件；档案前身；生命周期Abstract:Regarding the formation of archives,Chinas archives circles have different understandings so far.Filing is not a sign of archival formation.The formation time of archives refers to the formation time of documents(the predecessor of archives),not the time of filing,and the maker of archives is not the person who makes the files;the formation of archives refers to the formation of documents(the predecessor of archives).There is only the formation of documents(the predecessor of archives)instead of the formation of archives.After the document(the predecessor of the archive)is formed and becomes a historical record,the valuable preservation is the archive.After the document(the predecessor of archives)is formed,there is only the question of when it will be called archives,and it is not called archives formation.The expression about the formation of archives in the new Archives Law of China is worth pondering.Keywords:Archives;Archives formation;The formers of archives;Filing;Document;Archives predecessor;Life cycle立卷归档从根本上说，是人们为了维护档案的完整与安全，便于保管和利用而采取的主观措施。”9应当说，归档是档案形成标志之说在逻辑上是有问题的。因为档案机构保管的档案并不都是通过归档而来的，归档是机关、团体、企业事业单位档案机构获得档案的主要途径，但并不是唯一途径，捐赠、寄存、代管、征集也是档案的来源。未保存在法定保管处所的散存档案、从原形成国家（地区）流失到国外的散失档案是不可能通过归档获得的，个人所有的档案也不存在归档的问题。有必要指出的是，986年版档案管理学基础认为“归档和保存，既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”。0而202年版档案管理学基础则认为“归档并不是文件成为档案的必要条件，而只是面向档案管理部门或人员的一种控制文件有规律运动的手段或一种自觉的管理活动而已。所以，不能简单地说归档之后的文件则被称为档案”。笔者非常认同档案管理学基础从第一种观点到第二种观点的转变。如果归档能够成为档案形成的标志，除了逻辑上有问题之外，还存在无法解释的两个问题归档与档案形成时间、档案形成者无关。1.1 归档时间不是档案形成时间。归档时间，如文书档案要求在第二年6月底以前归档。如果归档是档案形成的标志，归档时间就是档案形成时间，也就是文书部门、业务部门与档案部门在档案移交登记表上签字盖章的时间。问题是，档案机构保管的档案，有的并不是通过归档而来，这样的档案形成时间是什么时间呢？个人所有的档案一般也没有归档程序，档案形成时间又如何确定呢？刘耿生教授认为“档案形成时间的准确概念，系指档案处于文件阶段时的形成时间”。2法国档案馆法规定公共档案在下述期限届满后应当完全公开：“25年，从文件产生之日起算，或从案卷中最新产生文件的产生之日起算。”3可见，归档时间不宜成为档案形成时间，所谓档案形成时间，就是文件（档案前身）的形成时间。DOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.03.002档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨29档案管理3/2023总第262期1.2 归档者不是档案形成者。如果归档是档案形成的标志，那么归档者也应该是档案形成者，即文书部门与业务部门的归档者是档案形成者。其实，归档者不是档案形成者。国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权认为：“档案形成者，包括机关、团体、企业、事业单位、家庭、个人。”4也就是说，对机关单位而言，档案形成者指的是机关单位，而不是机关单位文书部门与业务部门的归档者。丁海斌教授主编的档案学概论（第二版）指出：“档案三主体，包括档案形成者、档案管理者与档案利用者。”5档案三主体是三个并列概念，由此可见，档案管理者与档案利用者都不是档案形成者。“严格说来，档案形成者并不是档案事物本身的形成者，而是档案实体的形成者，即档案的本源原始符号记录（包括文件与零次文献）的形成者。档案形成者只是它的简称或习惯用法。”6这里的档案事物指的是档案，档案实体指的是文件（档案前身）。也就是说，档案形成者指的就是文件（档案前身）的形成者。既然归档时间不是档案形成时间，归档者不是档案形成者，那么归档是档案形成标志之说就难以成立。如果非要说标志的话，归档只能是机关、团体、企业事业单位的档案由分散走向集中的标志。2 档案形成究竟指的是什么？在分析档案形成究竟指的是什么之前，有必要先以公文为例来看一下公文的形成。公文需要拟稿，初稿拟出后还要不断修改完善，最终由机关单位的领导人签发。领导人签发后公文草稿即成为定稿。定稿是印制正式文件的依据，印制的正式文件加盖机关单位印章后，文件正式形成，可对内对外发出。领导人的签发时间一般就是公文的落款时间，也就是文件形成的时间。收文机关收到文件后，该文件就是收文机关办事的依据。文件处理程序完毕，有价值的就需要归档保存。到了归档这个环节，这就涉及归档是不是档案形成标志的问题。上一个问题已经得出结论：归档不是档案形成的标志，那么档案形成究竟指的是什么呢？96年，国家档案局副局长张中在我对档案和档案工作的认识一文中指出：“文件的形成、运动和归宿，是一个具有规律性的运动过程。文件从产生、办理到立卷归档结束了文书阶段，它就转化为档案。”7张中认为文件从产生、办理到立卷归档就转化为档案。962年2月，国家档案局在北京召开全国档案工作会议，中共中央办公厅副主任、国家档案局局长曾三在958年至962年全国档案工作的总结和今后的任务的报告中指出：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产的需要，必然产生许多文书材料、技术文件等等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案。”8曾三认为办理完毕的文件经过立卷归档保存起来就形成了档案。徐光生认为：“档案是人们有意识地对文件材料进行挑选和保存的结果。”9美国档案学者玛格丽特克罗斯诺顿和菲利浦布鲁克斯认为：“文件最初由形成者产生、保管和频繁利用；然后由于文件的偶尔作用或潜在价值送到机关外的文件中心保存一定时期；最后当文件的业务价值完全丧失后，具有档案价值的文件就被挑选出来移交到档案馆，其他的一概销毁。”20这里使用的是挑选的文件这一表述。转化为档案、形成了档案、挑选的文件，这些表述不一，但说明的都是同一问题档案是怎么来的。转化为档案与挑选的文件这两种表述都认同文件是档案的前身，不存在形成档案的问题。既然档案是人们有意识地对已经形成了的文件材料进行挑选和保存的结果，无疑就没有档案的形成。既然具有档案价值的文件被挑选出来移交到档案馆，这被挑选出来的文件就是档案，也就不存在档案形成的问题。我国档案界有档案形成规律、档案自然形成规律的提法，有学者认为：“所谓档案形成规律，其实都是针对文件材料而言，档案自然形成规律实际上就是文件的自然形成规律。”“具有合理内涵的文件材料自然形成的命题被档案自然形成命题取代，使对这一问题的研究走入误区，而档案自然形成规律在理论上是不能成立的”。2可见，文件（档案前身）形成之后，就不应该再有档案的形成。丁海斌教授主编的档案学概论（第二版）指出：“档案实体是在人类实践活动中直接形成的，是与人类实践活动不可分割的组成部分。这种形成过程又被称为自然形成。”22担心对档案实体概念理解有误，又对档案实体采用脚注方式进行了解释：“档案实体是指作为档案的来源和基础的那些事物，即档案的前身产生并使用于人类实践活动中的文件和零次文献。”换句话说，档案实体指的是文件（档案前身）。可见，所谓档案形成其实指的就是文件（档案前身）的形成。3 如何理解我国新修订档案法中的档案形成表述？庞宇飞等认为：“档案形成一说不仅仅是一种约定俗成的表达，也是对档案事物特定阶段运动规律的客观描述。这一表述在2020年新修订的档案法第二条、第十二条、第十三条、第二十二条、第二十七条、第三十条、第三十二条中也得到了具体体现。”23下面就具体分析一下新修订的档案法这7条中的文字是不是档案形成的具体体现。第二条从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织