精细化理念在事业单位档案管理中的运用研究_蔡婷婷.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S31兰台论坛Lantai BBS精细化理念在事业单位档案管理中的运用研究 蔡婷婷（广东省有色金属地质局办公室，广州 510080）摘要：本文主要对精细化管理的相关概念进行阐述，说明精细化理念在事业单位档案管理中运用的重要意义，分析事业单位档案管理中精细化理念运用面临的困境，探讨精细化理念在事业单位档案管理中的有效运用策略。关键词：精细化；事业单位；档案管理在现代社会发展背景下，事业单位档案管理要更加注重精细化管理理念，这项工作的顺利进行能够将管理过程实现精细化，在规范流程的基础上确保各项工作朝着科学化和标准化发展，为事业单位档案管理提供质量保障。因此，为了进一步促进事业单位发展，应树立精细化管理理念，将其运用在档案管理工作中，实现管理目标。一、精细化管理的相关概念所谓精细化管理，主要指的是一种文化和理念。作为企业管理理念的一种，不但实现了社会分工精细化，而且促进了服务质量精细化，是现代企业管理工作的必然要求。一般来说，是在常规管理基础上开展的，随着时间的推移，逐渐深入到管理模式与基本思想当中，这种管理方法的目标是最大程度将管理占用的资源和成本降低。在现代管理学中，人们认为科学化管理包含三个层次，分别是精细化、规范化与个性化。管理的精细化就是将管理责任加以落实，促进责任更加清晰和具体，对管理者有着一定要求，要尽职尽责，确保各项工作能够一次到位，实现日清日结，并且及时做好检查工作，一旦出现问题，要尽快处理和纠正。企业在管理工作中，精细化管理最为关键，想要做大做强，就要以技术、文化等为指导，为企业发展增光添彩，提升自身的核心竞争力。从本质上来讲，精细化管理能够将企业发展目标和战略进行细化、分解和落实，属于一个完整的过程，保证企业发展规划与战略可以贯穿到不同环节，增强企业整体执行力，发挥管理工作的最大价值。精细化理念具有一定的方向性，企业在发展中只要确定目标，就可以根据企业自身发展现状，在精细化管理思路的引导下，找出管理薄弱环节和关键问题，并采用分段的方式进行，将不同阶段作为一个完整的体系，进行实施和运转，最终实现全部体系的有机整合。精细化管理重视创新性与规范性相结合的思想，能够将企业引向成功的发展道路。二、精细化理念在事业单位档案管理中运用的重要意义（一）有利于档案管理工作持续发展将精细化理念运用在事业单位档案管理中，可以强化信息数据的收集工作，满足发展要求。在现代社会发展中，人们对公共服务要求逐渐提升，精细化管理方式能够将事业单位各类数据材料的价值挖掘出来，对数据信息进行有效收集、记载和管理，对事业单位的工作提供参考，对档案数据信息价值进行总结，及时找出事业单位传统档案管理方式存在的不利因素，为事业单位后续发展提供经验积累。同时，事业单位通过精细化的管理方式，对管理战略工作的确定有一定帮助，为领导者和决策者提供发展思路，不断优化档案管理工作质量，为事业单位可持续发展创造有利条件。（二）有利于促进服务利益的最大化在事业单位档案管理工作中，精细化理念具有促进意义，有利于实现服务利益的最大化，帮助事业单位落实管理工作中的各项制度，促进档案管理工作氛围的形成，实现制度的贯彻实施。精细化管理是一种全过程的管理方式，能够对档案管理工作的各个阶段进行仔细审视，将存在的问题找出来，对管理者思想具有强化作用。这种管理方式具有针对性，能够打造良好的事业单位档案管理工作环境和氛围，让服务对象与员工充分认识档案管理工作的价值，实现管理模式的有效创新，实现利益最大化。2022 年 第 6 期黑龙江档案32兰台论坛Lantai BBS（三）有利于提升管理者的综合素质事业单位档案管理使用精细化管理方式，可以提升管理者的综合素质，让工作人员能够按照既定的规章制度和工作计划开展工作，并且明确自身岗位主要责任。在精细化管理工作中，对档案管理工作者有着一定要求，不仅要遵循单位内部的各项工作制度，还要在制度的基础上实现管理创新，为管理工作效率的提升提供重要保障。与此同时，利用精细化管理工作，还能改变传统的纸质化管理方式，让工作人员实现标准化作业，明确自身工作职责，发挥主观能动性，提升自身责任感和服务意识，坚持“权责统一”的工作原则，进而改变空间与时间的限制，减轻管理人员的工作量，提升工作效率和工作人员的积极性。由此可见，事业单位档案管理通过精细化的管理方式，可以提升管理者的综合素质，发挥管理人员在工作中的最大作用，有利于自我价值的实现。三、事业单位档案管理中精细化理念运用面临的困境（一）规章制度缺乏精细化在档案管理中，事业单位想要实现精细化管理，就要重视管理流程的精细化。在构建档案管理制度时，将精细化考虑其中，将传统档案管理中面临的缺陷加以弥补，促进事业单位档案管理更加科学和规范。目前，我国事业单位档案管理开始从纸质化向信息化方向发展，面临的重点问题就是档案管理工作者、硬件以及软件的技术更新。部分事业单位还没有重视档案管理精细化工作，对其没有正确的认知，无法将事业单位档案价值发挥出来，不利于档案数据信息运行制度的建立，造成部分事业单位档案管理制度不够完善，阻碍了管理工作的质量和效率提升，难以实现流程的优化和信息价值的挖掘。（二）对档案的利用率有待提升受各方面因素的影响，我国部分事业单位对档案信息资源的利用率不高，难以实现资源的有效利用，无法将档案资源的利用价值有效挖掘。主要是一些事业单位没有正确理解和认识档案管理工作，导致难以形成科学的档案资源开发战略，使得资源功能开发存在局限性。主要原因有两个，第一，在事业单位管理档案过程中，没有完整的信息运行系统，使得数据信息运行效率面临不足。同时，档案资源功能性发展较为滞后，在管理档案时还处在纠错与储存状态，与事业单位人才、公益事业以及发展规划等建设脱节。第二，缺乏现代化档案服务理念，档案管理机制缺乏开放性和共享性，使得基层事业单位资源难以实现与兄弟单位的有效衔接，无法纳入地方各级档案管理体系中。还有部分档案资源不支持网络查询功能，导致档案信息资源在使用和调阅过程中存在困难。（三）信息化程度较低事业单位档案管理想要实现精细化，就要重视对信息技术的应用，通过先进的技术手段和方法，提升档案管理的工作效率。以云计算和大数据为主导，精细化管理既要重视现代化信息设备的引进，又要增强管理工作者的操作技术和水平，为事业单位档案管理工作提供指导和帮助。然而，不管是硬件和软件系统，还是现代化办公设施设备，部分事业单位都比较缺乏，导致档案管理工作还处在纸质化发展阶段，影响精细化管理工作效率，增加了档案管理工作的成本支出。部分事业单位在开展档案管理工作中缺乏资金支持，给事业单位档案管理设备的更新带来影响，不利于事业单位档案管理向持续化、稳步化和精细化发展。除此之外，部分事业单位精细化层次和标准水平过低，没有制定长期的建设标准，尤其是没有借助科学技术发展制定相应的管理目标和发展战略，一定程度上对事业单位档案管理工作产生阻碍，影响了管理水平。四、精细化理念在事业单位档案管理中的有效运用策略（一）促进管理制度朝着精细化方向发展 想要从根本上将事业单位档案管理水平加以提升，相关人员就要树立正确观念，结合事业单位档案的实际情况，建立健全档案管理工作相关制度，明确管理重点，以制度化为支撑，促进事业单位档案管理工作朝着规范化和精细化发展，解决实际管理工作中的各种问题。相关人员要结合事业单位档案管理的发展情况，确保制度建设与管理实际相符合，对传统的档案管理制度进行适当修订，构建网络化的管理制度，其中包括借阅、归档以及标准化等管理制度；确保各类信息资源具有真实性和完善性；将档案管理的不同工作环节进行优化，确保管理理念更加高效和安全；完善档案管理的工作方法，以制度和规范为前提，对管理工作进行约束。此外，还要重视责任制度的构建，对不同管理岗位的工作内容和职责进行明确，通过专业人员对档案管理工作进行监督，检查相关制度的落实情况，通过构建完善的管理制度将档案管理的水平加以提升，实现事业单位档案管理朝着标准化和规划化发展。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S33兰台论坛Lantai BBS（二）提升事业单位档案利用率在事业单位档案管理工作中，想要提升档案管理的利用率，就要不断将档案管理的基础条件加以完善，提升管理水平，推进事业单位档案管理各项基础设施建设，最为重要的就是硬件和软件系统设备建设。一方面，重视档案管理工作系统的构建，开发和利用各类智能化和信息化软件，实现办公自动化与档案管理系统的有机融合，使得档案信息的收集和传递实现智能化。与此同时，重视储存和管理、检索和服务器各类设备的运用，为事业单位档案管理工作提供有力保障，制定相应的精细化发展计划，结合发展情况不断对设备设施进行完善，实现电子档案设备应用和储存的有效更新，为档案管理工作提供良好的环境，增强档案管理的时效性，实现管理安全。另一方面，基层事业单位档案管理部门应和上级单位及时沟通和联系，在地方档案局引导下，对档案管理设备加以改进，为精细化管理提供基础条件，实现档案管理质量的提升。此外，作为基层事业单位，还要不断创新精细化管理方式，通过多样化的途径提升精细化管理水平。比如，主动与兄弟单位联系，实现资源共享和置换，促进档案资源的有效利用。（三）加强档案信息化管理的程度精细化理念在事业单位档案管理中扮演着重要角色，影响着档案管理的质量与水平。科学技术发展给档案管理工作带来新的机遇，事业单位想要实现管理的精细化，就要重视信息技术发挥的作用，推动事业单位档案管理工作有序进行。主要可以从以下几个方面进行：1.以科学技术为发展契机，不断提高档案管理工作水平，缓解当前事业单位管理工作中质量和效率之间的矛盾。2.档案管理者要树立现代化思想，在数字化和智能化前提下，提升事业单位档案管理的服务质量和水平，利用信息技术平台实现各类档案数据的接收和管理。比如，建设网络安全检测、数据储存以及资源管理等平台，增强档案管理的信息化程度，促进事业单位档案管理实现数字化和信息化发展。3.关注档案管理工作中的技术更新，将其作为常态化工作，促进工作计划更加精密，操作更加细心，将信息技术的优势体现在事业单位档案管理工作中。（四）实现管理流程的精细化发展管理流程精细化发展，不仅要对传统管理方式进行创新，还要实现与信息技术相结合，在设备更新和完善的前提下，促进档案管理水平的提升，使其适应现代社会发展要求和环境变化。重点可以从三点入手：第一，不断促进档案管理工作者的水平。作为事业单位档案领导者，应培养一支具有信息化技术的现代档案人才管理队伍，定期对管理工作人员进行培训教育，让其掌握先进的信息技术和操作技能，为档案管理工作提供人力支持。第二，促进档案管理流程精细化发展。比如，对“检索查阅”“阅卷归档”等管理流程加以强化，坚持信息化、系统化和量化控制，通过循序渐进的方式将档案管理的水平加以增强。第三，以现有工作标准为主，在保障管理质量的条件下，不断实现档案卷宗更加规范化和完整化，促进档案资源的有效利用和传递，增加档案管理工作的效率。第四，通过电子档案管理的一般流程，制定符合事业单位自身发展的管理步骤和措施，贯彻落实档案保管、移交、收集等各个流程，使其朝着精细化发展。同时，结合具体工作要求和标准，强化档案类目录、卷目录以及总目录的管理，做好相应的信息数据扫描工作，实现资源的有效配置。第五，对电子文件开展流通管理，在互联网发展背景下，提升电子档案安全性，满足现代社会发展中事业单位档案管理的工作要求。利用精细化的管理流程，促进管理办法的制定和实施，将档案管理的价值展现出来。在事业单位档案管理中，想要有效运用精细化管理理念，相关人员就要对精细化理念进行准确认识，掌握精细化理念在事业单位档案管理工作中的重要性，并结合实际情况对事业单位档案管理工作中面临的困境进行研究和分析，找出科学的解决方法和措施，将精细化理念有效融入事业单位档案管理工作中，提升管理工作的效率和质量，促进事业单位走向可持续发展道路。参考文献 1 李格格.浅谈如何在事业单