大数据背景下提升事业单位档案管理工作质量的方法_弥书乔.pdf

1702023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE大数据背景下提升事业单位档案管理工作质量的方法弥书乔（黑龙江省民政职业技术学校，哈尔滨 150025）摘要：本文分析了大数据时代事业单位档案管理面临的困境与机遇，并从意识转变、体系建设、平台构建、方式优化、风险监控、基础完善、团队建设几个层面探寻提升档案管理质量的可行性策略，以期展现档案管理价值效能，驱动事业单位长足发展，并推动国家经济建设、加快社会发展速度。关键词：大数据；事业单位；档案管理自进入信息时代以来，国家为数据技术产业创新发展提供了大力支持，并将数字经济建设作为重点。在大数据、云计算等多种新兴技术逐步诞生与发展后，事业单位工作中涉及的数据信息体量大增，数据种类呈多元化发展趋势。与此同时，大数据技术逐步融合于与事业单位管理工作，为高效管理目标的实现提供了现代化工具。作为事业单位重要管理内容的档案管理，其种类繁多、数据信息机密性高，并且新时代事业单位档案管理要求发生了转变。因此，事业单位需要结合大数据时代特征，根据自身运营发展方向，针对性调整档案管理模式，通过打造数字化、智能性的档案管理新格局，增强档案管理规范性，以此驱动事业单位的平稳发展。一、大数据背景下事业单位档案管理面临的困境与机遇（一）工作困境事业单位的档案资料数据越来越丰富，并且档案存储、整理及管理的工作边界呈现出模糊化发展的趋势，要求事业单位档案管理人员更新档案管理工作理念，需要以大数据技术应用为导向，对现有档案管理方式进行创新，并调整工作逻辑或重构档案管理流程。与此同时，大数据时代背景下，事业单位档案资料中涉及大量不同种类且相对敏感的信息，且以往相对密闭式的档案存储模式逐步转变，网络具备开放性特征，可能会发生档案信息泄露或丢失问题，面临着更高的档案资料安全管理要求。此外，大数据时代，数字化档案管理工作的专业性更强、技术要求更高，要求事业单位具备兼具档案管理及大数据技术应用能力的复合型人才，方可确保档案管理工作的数字化、高效化开展。因此，事业单位也面临着人才挑战。（二）发展机遇虽然大数据时代背景下，档案管理工作遇到了一些难题，然而大数据技术的应用，拓展了事业单位档案管理的存储空间。除了可利用传统资料室中存储纸质资料以外，还可依托互联网、利用大数据技术，在计算机硬盘、网络云盘等多个空间进行档案信息数据的存储，进而拓展档案资料存储空间，弥补传统档案资料存储占用场地过大的缺陷。在大数据技术支持下，能够实现档案资源的无限存储，能够满足新时代事业单位档案资料存储管理的需求。同时，大数据技术应用后，突破了以往档案资料检索方式的限制，大大提高了档案资料查找效率，能够节约档案资 料管理者及利用者的时间。除此之外，档案管理中引入大数据技术之后，能够进一步挖掘档案信息资源中的重要数据，并能分析档案资料之间的关联性，确保档案得到及时更新与完善，增强档案资料准确性，有利于实现档案管理服务、管理质量优化的目标。二、大数据背景下提升事业单位档案管理质量的可行性路径（一）树立大数据档案管理意识大数据时代，事业单位首先要调整与更新自身的档案管理意识，引导档案管理人员深入了解大数据技术应用的价值及意义，认识大数据技术应用下档案管理工作所发生的改变，调整与优化事业单位的档案管理工作目标。事业单位需要从档案管理者的思想观念更新优化入手，帮助其建立起大数据档1712023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE案管理意识，使之能够根据大数据时代对事业单位档案管理工作提出的新要求，合理优化档案管理模式，实现大数据技术在档案管理工作中的全面融合与合理应用。事业单位档案管理人员需要明确本单位档案管理工作实际开展情况，并对当前档案管理工作需求展开深入分析，以发挥档案资料服务功能为导向，运用大数据思维积极推动档案管理模式的现代化转变，要持续优化与升级档案服务意识，以便充分展现大数据技术应用价值，为事业单位档案服务能力提升奠定基础。除此之外，事业单位还需要做好档案管理组织结构优化，在档案管理部门独立设置的基础上，统一档案管理要求、明确档案管理标准，并做好档案管理工作流程及资料存储格式的规范，在事业单位绩效考核体系当中将档案管理工作开展成效作为重要考核指标，以便打造一个规范、有序的档案管理新格局。（二）更新优化档案管理机制在社会建设及经济发展过程当中，事业单位发挥着重要职能，为驱动事业单位档案管理的数字化建设，相关部门应在国家立法层面颁布事业单位档案管理相关政策及文件，增强事业单位对档案管理数字化建设的重视，并逐步健全相关法律法规，通过政策法规的完善，为事业单位数字化、网络化档案管理的实现赋能，发挥出事业单位档案资料的应用价值。与此同时，事业单位需要结合自身情况，积极出台契合国家法律政策要求的档案管理制度，对目前的档案管理制度进行补充完善，升级档案收集制度、档案处理制度、档案存储制度、档案销毁制度。通过这些制度约束，减少事业单位档案管理中资料收集全面化不足、统计分析不深入、存储归类混乱、冗余资料销毁不及时等问题，进而为事业单位档案管理的高效、优质开展提供制度保障。除此之外，事业单位还需要加强服务机制建设，以大数据技术为基础，更新优化现有服务机制，并保障各项机制全面落实。（三）构建完善的档案管理体系事业单位需要密切关注时代发展变化，并加强对国家档案事业发展方向调整的关注度，根据自身档案管理工作需求，分阶段制定档案管理工作规划，将档案信息化管理体系建设分解成多个阶段，且分别设定各阶段的目标与任务，在此基础上梳理出体系构建的科学路径。在体系建设过程中，应以档案管理工作现状为基础，探寻契合事业单位档案管理需求、灵活性高、可操作性强的体系建设路径。为保障体系建设的顺畅性，要选用工作经验丰富的档案管理人员，应注重日常工作中档案管理工作者的经验积累，并为其创造外出进修学习机会，以便增强其档案管理水平，切实化解利用大数据技术实施档案管理工作所面临的各种问题。（四）推进数字化档案管理平台建设大数据时代背景下，事业单位的档案管理工作除了简单的数据资料收集、统计以外，还将数据深入分析与全面应用作为重点。因此，需要以大数据技术为核心，打造一个智能化、数字化的档案管理平台。事业单位应立足档案管理工作需求，做好平台的针对性设计，需要立足顶层、关注底层、优化功能、重视应用，以增强档案管理平台设计的科学性，实现系统功能的集成化设置，确保档案管理系统具备信息数据存储传送、数据管理应用过程监测等功能，且要结合用户需求合理设置各大功能模块，进而增强系统功能的完整性，确保大数据技术应用价值的最大化发挥。数字化档案管理平台建成后，事业单位需要实现双向数据化管理，将档案数据输入系统，以大数据技术为支持展开结构化分析，进而以结构化数据的形式完成档案的数字化存储与管理。在档案数据统计分析过程中，在先进的大数据技术支持下，能够增强数据服务的层次性、优质性，可为档案利用需求不同的用户提供差异化服务，在用户相关数据资料需求分析的基础上，打造一个综合化的档案管理服务体系，通过双向数据化管理模式的引入，延长档案数据保存期限，实现档案数据高效检索，进而为用户提供更加全面、优质与高效的档案资源服务。（五）优化大数据档案管理环境为有效应对大数据时代的挑战，事业单位需要更新优化现有档案管理方式。首先，要引入远程调控档案管理方式，以此种管理方式为支持增强档案管理流程规范性，提高档案数据采集效率，保障档案数据利用过程中各项资源的有效共享。在远程调控档案管理过程中，要重点优化档案资料存储方式，需要结合事业单位特点及工作需求，合理选用硬盘存储、云盘存储以等多种不同的存储方法，进而增强档案管理的规范性与标准性。其次，事业单位要实施反馈档案数据管理。在硬件更新优化之后构建而成的档案管理新环境下，及时反馈档案管理情况，要加强大数据环境安全性分析，强化档案管理工作人员的安全管理意识。通过开展安全主题、反馈主题教育活动，引导档案管理人员主动更新档案管理理论及方法，以此提升档案管理质量。最后，事业单位需要实施垃圾数据清除管理。依托大数据技术1722023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE实施档案管理时，可能会产生存储时间长、不具备应用价值的档案数据，这些垃圾数据长期堆积会影响档案资料管理与利用，会降低数据查询时效、影响档案数据精准性，增强档案管理系统维护难度。为此，事业单位档案管理人员需要及时做好垃圾数据清理，构建一个运行高效、安全的大数据档案管理环境，以此推动档案管理的高质量开展。（五）强化风险监督防控能力相较于传统档案管理而言，大数据时代，事业单位以往的纸质档案逐渐被电子档案所取代，虽然减少了档案存储占用场地、提高了档案资料管理利用的便利性，然而也带来了一定的档案资料存储利用安全隐患。为此，事业单位需要将安全管理作为档案管理工作的重心工作，应着力强化自身档案管理风险预防控制能力。可将精细化管理模式应用于档案管理工作当中，通过严格监督、密切关注，全面掌控大数据档案管理过程中的每一个细微环节。档案管理实践中，应针对整个管理链条中的各个环节展开全面的风险隐患排查，对潜在风险展开分析与预测，并分析风险发生原因，判断风险等级，明确风险影响程度，并提前制定出可行性的风险预防、转移及控制策略。与此同时，还需要引入自动化的监督控制设备，以便及时发现档案管理中存在的安全隐患。（六）做好资金资源供应保障事业单位在档案管理数字化建设过程中，要以完善的档案管理基础设施作为支持，运用先进的软件及硬件设备，驱动智能化、数字化档案管理模式落实，以此增强事业单位档案管理工作与大数据时代发展需求之间的契合性，保障档案管理工作的高质量开展。事业单位需要结合大数据时代发展趋势，同步更新与优化自身的计算机系统、档案管理系统，升级优化配套相关基础设施，在此过程中需要做好资金资源保障，确保档案管理硬件不断升级、软件持续更新，并实现档案管理数字化系统的定期维护。事业单位领导、档案管理部门负责人，需要共同分析大数据时代背景下档案管理工作转型升级目标，理顺档案管理发展方向，明确档案管理数字化建设的重要价值，进而为档案管理基础设施完善提供充足的资金、人力支持，保障软件硬设备更新资金充足，奠定档案管理数字化建设的基础，加快档案管理智能化、数字化发展的步伐。（七）优化人才引进与培养机制档案管理数字化建设需要有专业的人才落实，要求档案管理人员需要掌握一定的大数据技术应用能力，方可保障档案管理系统的科学运行，实现档案管理质量效率同步提升的目标。为此，事业单位需要对现有人才引进与培养机制进行科学优化，以具备数字化思维、掌握数字化技术应用能力、具备丰富档案管理知识与经验的团队建设作为目标。一方面，事业单位应重点关注人才的大数据素养，同步强化档案管理人员的大数据应用技能。应组织多元化的教育培训活动，如计算机应用技能培训、管理知识培训等等，根据档案管理人员实际能力状况，针对性开展专业化培训。与此同时，事业单位应立足大数据时代档案管理工作需求的人才特质，从单位外部公开招聘专业大数据人才，以便扩大档案管理团队规模，优化团队人才结构。可面向高校、社会吸纳掌握统计学、数字等数字分析能力的人才，在其良好的数据分析挖掘能力支持下，实现档案资料中重要数据内容的提取与整合，并聘用具备先进计算机技术应用能力的人才，以便快速完成大规模档案数据的采集、存储及管理，依托数据模型构建，出具精准的分析报告，为事业单位决策制定、问题化解提供数据基础。大数据时代的来临，为事业单位档案管理工作带来了挑战，也提供了工作创新优化的新机遇。事业单位需要帮助档案管理人员树立起大数据档案管理思维，还应更新优化档案管理律法机制、构建完善的档案管理体系、打造数字档案管理平台，实施远程调控档案管理、反馈档案数据管理、垃圾数据清除管理，还应展开全面的风险隐患排查、打造完善的安全存储体系，做到人力、物力、资金充足供给，采用自主研发、外包等方式研发升级软件，强化档案管理人员数字化素养及能力培养，做好外部专业人才吸纳，以此强化事业单位档案管理的数字化水平，进而实现档案管理工作的高质量开展。参考文献 1 邓华.大数