关于档案馆档案鉴定工作的几点思考_陈瑞萍.pdf

3142023 年第 2 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION关于档案馆档案鉴定工作的几点思考陈瑞萍（柳州市自然资源和规划档案馆，广西 柳州 545001）摘要：在档案馆工作中，档案鉴定工作是十分关键的工作环节，其不仅对档案的价值评估及存毁起到决定性作用，也对整体档案管理工作质量及效率具有重要的影响。而目前对于我国多数档案馆来说，其仍普遍存在馆藏档案数量巨大而档案质量参差不齐的问题，档案鉴定工作质量及效率亟待提升。对此，本文主要从档案馆档案鉴定管理的重要性入手，进而对当前档案馆档案鉴定工作中存在的不足进行分析，并总结一些改善措施及建议。关键词：档案馆；档案鉴定；档案管理对于国家而言，档案不仅是重要的财富，也是承载人类社会活动记忆的关键性载体。档案所具备的价值主要由其在人类社会生活中承担的作用所决定，而人们是否认可这一价值则主要受到其自身认识水平限制。另外，档案的实际价值还会受到时代变迁、环境变化、时间推移等诸多客观因素而发生变化。结合我国档案馆工作通则中提到的相关规范，针对无需保存或已经到期的档案需要进行及时鉴定，若鉴定为尚有保存价值则要延长保存时间，反之则需进行销毁处理，以实现馆藏档案的有效、有序、优质整理。但在具体实践中，仍有不少档案馆未能依据相关要求进行档案鉴定，大部分仍采取所有文件统一归档管理，如此一来则普遍存在“有文必档”的现状，不仅导致部分无保存价值的文件仍被归档整理，加重了馆藏档案管理负担，同时也增加了档案管理工作量，在一定程度上浪费了档案管理资源。因而强化档案馆档案鉴定工作，明确档案保存价值十分关键。一、落实档案馆档案鉴定工作的现实意义科学鉴定原始档案，剔除“糟粕”，保留“精华”，是档案工作者的主要职能，这对于优化馆藏及开发、利用档案资源，为社会提供准确、及时的服务具有重要价值。首先，完善档案鉴定是优化馆藏、打造馆藏精品工程的需求。优化馆藏即为在有限馆藏量的情况下，保存最大限度的信息量。基于这一理论来看，在馆藏档案管理中，档案质量十分关键，数量需要服务于质量。而在档案管理工作开展中，只有科学完善档案鉴定工作，确保档案鉴定质量及效率，才能够对数量庞大、成分复杂、种类繁多的档案进行优化鉴选，去粗存精，推动馆藏档案逐步实现精而全、丰而富的优化目的。其次，落实档案鉴定工作，是有效开发利用档案信息，为社会提供服务的需要。目前我们已经迈进了信息化时代，社会对档案资料信息化的需求也不断增加，档案在社会各领域的应用价值也逐步凸显。只有合理开展档案鉴定工作，才能有效剔除无价值档案，并保管好有价值档案，确保为社会及时提供准确、翔实、可靠的档案材料，最大限度满足社会需求。最后，落实好档案鉴定工作有助于对人力、财力、物力的合理使用。在档案事业持续发展中，馆藏档案数量也与日俱增，这就导致档案管理部门面对库房饱和、人员不足、经费紧张、设备短缺等一系列问题。对此，只有合理开展档案鉴定管理，才能够及时将无保存价值档案剔除，以确保有限的人力、物力、财力能够得到合理、充分地利用，确保档案保护及管理工作的有序落实。二、档案馆档案鉴定工作的重要性对于档案馆而言，档案鉴定工作即为档案价值判断工作，这一工作直接决定了档案的存毁问题，在评估后需将有利用价值、有保存意义的档案进行存档处理，将无保存必要、无价值的档案进行合理销毁。而这种“存”“毁”的抉择是有一定标准、原则及方案的。换言之，“存”要有依据，“毁”也要有程序，此为档案管理中十分关键的一项工作。分析具有档案鉴定工作内容来看，首先应依据国家档案法以及相关管理规定，制定科学可行的鉴定总则；其次需结合单位及部门实际规定，制定相应执行规范；再次需要结合实际档案管理情况与工作需3152023 年第 2 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION要明确档案保管期限；最后则要对档案实际价值应作出具体判定，进而对其保管期限进行明确，从而及时分离保管期满、无保存价值的档案，并结合相关程序进行销毁等相应处理。从表面来看，档案鉴定工作需要对一些档案进行销毁但实质上，档案鉴定并不以销毁为主要目的，适当的销毁只是为了更好地保存，以精简档案，节约资源，确保有价值的档案能够得到更好的保存、保管。由此可见，档案馆档案鉴定的重要性主要体现在如下几方面：（一）有助于馆藏档案的优化精简通过科学鉴定馆藏档案的本质价值，可直接影响馆藏档案质量。随着时代的不断发展，很多文档内容已经失去了保存价值，却仍占据馆藏资源，尤其在未进行价值鉴定的情况下，导致很多文件即便早已超过了保存年限，仍处于精心保存状态，导致大量只存不用的现象存在，大大浪费了档案馆人力及物力资源。此外，当前馆藏档案还存在一定的档案重复问题，特别在党政机关普发性文件中，重复比例极高。这一类文件的逐年累积，大大加重了馆藏档案管理负担，并增加了存档信息冗余度，通过进行档案鉴定，将无保存价值档案销毁，促进资源合理利用。（二）有助于促进档案馆管理资源的充分利用现阶段，各级档案馆人力不足、经费不足、设备不足、库房不足的问题已经广泛存在，在这一现状下，档案数量仍呈逐年增长的趋势，不仅进一步增加了档案馆工作的矛盾性，也严重阻碍了我国档案事业的可持续发展。基于此，即便采取现代化信息技术也难以在短期内缓解巨大的馆藏问题，对此就需要合理进行档案鉴定，以确保档案馆有限的人力、财力、物力能够得到充分发挥价值。（三）有助于促进提高档案部门服务质量针对档案部门而言，利用档案信息资源服务社会是其主要的工作任务，如此就要求相关工作人员能够快速、及时、准确地为社会提供详实、全面的档案材料，以最大化地满足社会需求。而这一要求则依赖于相关工作人员对馆藏档案价值的鉴定，只有其能够充分掌握馆藏档案价值鉴定方法，才能够合理整理有价值的馆藏档案，提升服务质量。三、档案馆档案鉴定工作存在的问题（一）思想认识不足长时间以来，档案馆在各项工作开展中均将大量的时间及精力放在了丰富馆藏及开发利用档案信息资源等方面，而针对档案鉴定这一环节则存在一定的忽视，未能将档案鉴定工作作为一项重要的经常性业务来重视。从档案馆馆藏文档来看，其中大部分是需要进行销毁的，而文档一旦销毁无法再生，故档案管理与销毁本身就有一定的矛盾存在，若误销毁有价值的档案必然会引发严重的档案管理事故，进而大大制约档案馆的发展；而过量无价值档案的储存，则会大大增加档案管理人员的工作量。由此可见，受到档案鉴定工作重视程度不足的影响，已经成为影响档案管理工作质量的重要因素之一。（二）档案价值评价体系缺乏科学性 在档案鉴定工作中，由于缺乏对档案价值的科学评估参考，导致目前很多档案鉴定工作的实施并不彻底。若仅参考档案存放时间进行鉴定、销毁，极易导致部分高价值文档被销毁，引发鉴定失误问题。对此，为了有效强化档案管理工作，就需要合理避免鉴定失误情况的发生，科学完善档案鉴定评估体系，结合档案的实际价值进行科学鉴定，从而确保有价值的档案能够得到良好保管。（三）过度追求馆藏档案的丰富性目前部分档案馆过于追求馆藏丰富性也为档案鉴定工作的有序均开展带来了一定难度。在各级各类档案馆成立伊始，其始终将馆藏丰富性作为重要工作内容。在进入 90 年代以来，特别在档案馆升级达标活动开展之后，馆藏档案丰富性更是得到了急速增长。但伴随档案数量的急剧增长，则必然存在“鱼龙混杂”的情况，导致档案质量参差，为日后档案鉴定工作带来了极大的难度。（四）档案管理人员存在畏难情绪 目前档案馆普遍存在人员少、业务多、经费不足的问题，这就导致很多档案馆根本不愿意组织开展档案鉴定工作。对于档案馆而言，档案鉴定工作的开展程序及组织工作极为繁琐，必要情况下还需与相关业务部门协同鉴定。这就导致档案鉴定工作量大，一旦开头后续便有大量的工作接踵而至。如调整检索工具、组合案卷等，即便针对已采取计算机存储、档案缩微等现代化管理措施的单位来说仍存在较大的难度。针对这一情况，则存在部分管理人员出于畏难情绪而惰于开展鉴定工作，导致档案鉴定工作面临一定困难。四、档案馆档案鉴定工作的优化建议（一）建立健全档案鉴定机制 在开展档案鉴定工作期间，需组建包含上级档案主管部门与相关档案专家等成员在内的指导机构，进而建立包含本单位档案主管、部门领导、档案管理工作人员的鉴定小组，在档案专家指导下，严格依据我国颁布的档案法关于机关档案保管期3162023 年第 2 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION限的规定档案馆工作通则等相关规章制度，结合单位实际制定各类档案保管期限及归档范围、档案价值鉴定措施等内容，以确保档案鉴定工作保质保量地开展。（二）制定科学的档案鉴定标准在对档案价值进行鉴定期间，既要与相关国家档案工作规定进行紧密结合，同时也需充分明确档案实际价值，结合文档鉴定依据、程序、步骤严格执行，以确保鉴定工作有序开展。具体而言，针对具有特定社会历史背景的档案要深入分析其在社会各领域的研究参考价值与实用应用价值。在档案鉴定中，需充分重视对档案留存期限的评估。首先，需注重调整不合理期限，特别对于利用率低且保管期限长、占据资源大的档案可进行适当调整。其次，要对保管期限进行明确划定，尊重实事求是的原则，尽可能确保文档鉴定的精准性，尽可能不要将归档文档拆卷，有必要拆卷的则需科学进行重新组卷。再次，该留的留，该毁的则要毁，但针对需销毁档案需严格审查，谨慎对待。而且，若档案业务人员无法胜任鉴定工作的情况下，需严格参考档案保管期限表，尽可能将第一手原始资料进行全面、完整地保存，以便为后续文档鉴定保留余地。最后，在档案鉴定机构统一部署下，实际参与档案鉴定工作人员可在每年档案整理中，提前鉴定当年进馆档案，从而为鉴定工作的全面系统开展奠定基础。（三）提升档案鉴定工作的准确性与全面性在馆藏文档鉴定中，首先，需注重全面性，应基于档案管理实际及需求深入评估档案对社会及对各部门各方面的利用价值；其次，需注重预见性，需立足于社会实际发展现状及前景，充分分析档案利用的发展规律与一般规律，进而对档案利用及保留价值进行评估，以确保档案利用及管理符合档案现代化管理发展进程；最后，要有充分的依据，针对需销毁或对保管期限进行调整的档案必须有足够的理由及依据。（四）强化档案管理人员的自身素质只有档案管理工作人员自身具备专业的技能及足够的热爱，才能够对档案价值做出公正、客观、准确地评判，最大程度地降低档案管理失误情况的出现。现阶段档案馆档案数量、种类的不断增加以及档案记录手段的持续改进，要求档案管理人员具备较高的文化素养及职业道德，同时要求其能够对经济、文学、法律、历史、艺术、地理等知识进行熟练掌握，并熟悉英语及计算机技术，深入明确档案管理重要性及相关管理政策，热爱档案工作。（五）合理完善档案立卷基础工作在档案管理工作中，立卷工作是十分基础的业务工作，而档案室工作则属于档案馆工作基础所在。在档案室存储的档案中，档案信息的多少及质量的高低可对档案馆馆藏优化产生直接影响。对此，合理完善立卷工作十分关键，确保立卷工作质量，也是确保档案鉴定工作有序进行的基础及关键。在具体立卷工作开展中，各立档单位可基于档案管理部门指导，参考文件材料归纳和不归档范围文书档案保管期限表等文件，以及声像、照片、会计、专门档案等具体规定，基于本单位的实际情况，制定明晰、全面、准确、系统的档案保管期限表，并在领导及相关专业人员、管理部门审核后，作为本单位的管理制度进行颁发执行，从而切实提升立卷质量，为日后档案鉴定工作确立标准。（六）落实好档案移交及接收工作档案馆档案接收及移交工作一般由档案馆指导人员、档案室文档人员协同完成。在文档移交前，需立档人员全面检查整个卷宗，为文档移交做好准备；在文档接收时，则需要指导人员严格依据相关规范标准鉴定，切实保障档案高质入馆。（七）落实好现有期满档案鉴定工作从现阶段馆藏档案来看，待鉴定档案数量十分庞大，且档案年代久远，鉴定难度较大。但针对这一情况仍需各级档案部门要积极克服消极思想、畏难情绪，重点解决人力、物力、财力不足的问题，积极开展调查研究，制定可行方案，集中力量，积极落实馆藏现有期满档案的鉴定，从而为后续鉴定工作的开展奠定