党校干部教育培训档案管理中电子档案建设思路分析_杨洋.pdf

712023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛党校干部教育培训档案管理中电子档案建设思路分析杨洋（吉林省委党校（吉林省行政学院），长春 130000）摘要：本文通过介绍党校干部教育培训档案管理中电子档案建设原则，分析电子档案建设中存在的不足，并提出加强电子档案建设的策略，为相关管理人员提供一定参考。关键词：党校；干部教育培训；电子档案为使党校干部教育培训管理更加科学化、信息化，要加强干部教育培训档案管理，尤其要关注加强电子档案建设。目前,很多党校在针对干部教育培训建立电子档案期间，档案管理缺乏规范性，档案利用率相对偏低，内容有待完善，并且电子档案的功能未充分发挥。对此，需要党校干部教育培训在档案管理工作开展中始终坚持交互性、可靠性以及完整性等原则，并在此基础上推进专业化队伍建设，不断完善基础设施，加强使用管理，严格落实相关管理制度。一、党校干部教育培训档案管理中加强电子档案建设的重要性首先，在党校干部教育培训档案管理过程中加强电子档案建设，可进一步提升档案管理效率及质量，并为干部教育培训工作奠定坚实基础。因为电子档案具备信息记录功能、分类统计功能、系统检索功能等，党校在对干部进行教育培训期间，参与的干部数量较多，并且涉及到的培训类型比较复杂，要掌握所有干部和各种类型干部培训活动实际情况，单一依赖传统纸质档案管理不仅会使工作人员面临巨大工作量，还难以保证档案信息准确性。而利用信息技术建立电子档案，可高效、系统化地建立干部教育培训档案资料，使档案管理更加科学，为后续干部教育培训工作应用档案信息提供便利。其次，加强电子档案建设，便于档案资源利用。无论是哪种档案，其最终目标都是利用相关档案资源。在传统党校干部教育培训档案管理中，以人为纸质立卷为主，立卷人需要结合个人理解来操作，而不同的工作人员对于立卷标准有着不同的理解和掌握程度，这会对案卷质量产生一定影响，并影响后续案卷资源利用。在党校干部教育培训档案管理中加强电子档案建设，工作人员可直接利用信息化技术更标准、规范地建立档案，管理人员也能基于相关系统和平台实时查询干部教育培训相关资料信息，高效利用档案资源，结合相关信息梳理不同干部培训类型、实际需求，从而针对性制定调训方案。最后，加强电子档案建设，可使干部教育培训管理者更方便、快捷地利用电子档案优化培训工作，减轻劳动强度。电子档案建设通过应用现代网络技术，不仅能够使归档工作更加高效、便捷，还使得档案资源利用和信息传输也更加方便，档案检索速度更快，信息呈现质量更高。党校干部教育培训管理者无需开展琐碎、繁杂的整理工作，可高效利用检索到的电子档案信息为培训工作提供参考。二、党校干部教育培训档案管理中电子档案建设原则（一）完整性针对干部教育培训加强电子档案建设，首先要坚持完整性原则。具体就是保证档案信息在横向具有全面覆盖性，在纵向具有良好连贯性，以全方位打造教育培训信息系统。干部教育培训实现电子档案建设，除了要涵盖到干部自然信息，还要注意以时间节点为顺序，详尽、真实记录所有参加培训的各项信息。同时，在档案建立中要对培训学制、培训机构、培训类型等展开类别划分，通过分类管理提升信息完整性。在电子档案建设以及管理期间，要对各管理环节制定有效的管理要求与方案，贯彻落实管理措施，保证电子档案真实、完整。（二）可靠性无论是纸质档案还是电子档案，可靠性均是档722023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS案建设的核心，尤其是电子档案更容易在不留痕迹的情况下被修改。所以，要在电子档案建设和管理期间高度关注遵循可靠性原则，针对电子档案建立严格、完善的管理制度，严格落实管理程序，充分把好电子档案信息收集关，保证档案中所有信息均真实可靠。在电子档案整理、复制、鉴定、调阅等环节，要贯彻落实有关管理程序，严格按照管理权限操作，所有档案均要及时备份，以防出现信息被篡改或丢失情况，保证所有电子档案信息均有良好的可靠性、真实性。（三）交互性党校干部教育培训建立电子档案，还要充分遵循交互性原则。电子档案具有较强共享性，无论是收集还是使用都更加方便与快捷。因为党校干部教育培训工作开展中执行逐级负责制和分级管理制，所以在干部教育培训实现电子档案建设中，需要以干部管理权限为基础进行分级管理，这就使得此类电子档案呈现出分散化分布状态。为了更高效、合理利用在各地区、各部门所分散的电子档案，要求所有档案编码和规格需要统一，档案建设中选择统一软件，从而保证档案在横向上顺利流通，在纵向上全面贯通。三、党校干部教育培训档案管理中电子档案建设存在的问题（一）电子档案内容缺乏完善性目前，干部教育培训管理中未对电子档案建设制定刚性规范，不同管理机构自行确定档案内容，使得电子信息编码未全面统一，造成不同电子档案信息存在规格不一以及内容详尽程度不一的情况。同时，因为干部教育培训档案资源数量大，使得管理部门面临着繁重的工作任务，经常不能及时收集与录入干部参训信息，造成部分个性化培训活动未充分体现在档案当中。还有一些档案管理部门在计算机使用中缺乏网络安全意识，不及时备份档案信息，进而容易在计算机发生故障时出现信息丢失。（二）电子档案功能不全很多干部教育培训电子档案主要发挥传统档案功能，如信息记录与存储等，尚未全面开发与有效应用信息分析、统计以及传输等功能，也未针对电子档案的删除、修改以及复制等专门制定科学的管理制度，使电子档案信息的真实性与原始性得不到保障，同时也影响电子档案的广泛、高效应用。（三）电子档案管理水平有待提高一方面，在党校干部教育培训电子档案建设过程中尚未配套建设电子档案管理规章制度，在档案处理中具有较大随意性，常出现光盘、U 盘等未及时备份与登记情况，影响电子档案管理。另一方面，电子档案管理人员综合素养急需提高。目前干部教育培训相关工作人员很少有档案管理专业出身，在实际档案管理工作中也不能熟练运用网络技术，对网络安全知识了解也不多，难以充分确保电子档案安全。（四）电子档案使用率偏低党校干部教育培训档案管理过程中进行电子档案建设，很多管理者比较关注应用相关信息系统详细记载各种培训信息，并相对完善地建立了个体档案，不过实际管理中并未充分应用电子档案各项优势功能，包括档案统计、档案信息传输以及分析等，存在明显的重建设而轻使用问题。四、党校干部教育培训档案管理中电子档案建设策略（一）建立完善的电子档案运行机制党校要将针对干部教育培训工作开展的电子档案建设视作基础性工作，并体现在党校信息化建设方案与整体规划中，将电子档案建设和干部队伍以及领导班子建设同步推进。干部教育培训相关主管部门应注意和档案管理以及信息化建设相关部门加强沟通，并自主自觉参与干部管理、电子政务、网络工程当中。党校要不断增强电子档案建设意识，重点研究档案建设期间存在的矛盾和不足，加强统筹规划，做好监督检查。与此同时，相关培训机构以及人事部门要认真履职，在日常工作中做好信息收集、维护、整理、录入等工作，在分级管理基础上贯彻落实分工责任制，逐步形成完善、规范的工作机制，有序建设电子档案。（二）健全电子档案制度规范加强电子档案建设，要注意专门建设完善的管理制度。一方面，要制定相关工作制度，如后勤保障、保密办法、运行程序、责任分工、组织领导等，在制度引导和保障下确保电子档案建设工作有序开展。另一方面，要制定完善技术规范，针对档案信息收集、归档范围、规格、形式、编码等制定科学的技术标准，并保证相关标准和规范的统一，便于信息共享和高效利用，以全面提升电子档案真实性、利用率。（三）加快建设电子档案数据库在电子档案建设中，要结合档案信息分析、统计、查询、检索等需求，多类型建立电子档案数据库。党校干部教育培训相关管理部门应积极利用信息化技术建设目录数据库，打造档案目录中心，在先进的信息技术支持下，实现和各单位、各部门之间的信息共享和交换。相关单位人事部门也要加快建设多媒体数据库，在日常工作中对各种信息实现732023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛数字化处理，同步建立准确、高效、全面、快捷的电子档案检索数据库。（四）建立电子档案安全保障系统在电子档案建设和管理过程中，自然灾害、人为操作失误、病毒侵袭以及设备故障等都会严重威胁档案信息安全，从而造成信息丢失或被破坏。所以在强化电子档案建设中，要高度关注信息安全，在电子档案建设期间要同步规划安全管理体系。首先，要加强硬件建设，合理设置防火墙，最大程度消除安全隐患。其次，要推进软件开发，以双重备份、及时升级、多重加密等形式增加电子档案安全指数。最后，针对电子档案建立安全可靠的交流通道，为保证信息安全，要严格监督与管理，规范信息交换程序，贯彻落实人员责任。（五）培养专业的电子档案管理人员在电子档案建设中，相关工作人员既要了解干部教育培训相关业务内容，还要具备专业的档案管理知识，并掌握网络技术、计算机技术等，能够利用信息技术对电子档案信息进行二次加工，以形成档案信息利用者需求的信息产品，使档案资源提高利用率。对此，要积极推进电子档案人才队伍建设。其一，要拓展人才引进渠道，积极招揽专业、高层次人才，优化电子档案建设队伍结构。其二，要对既有电子档案建设人员加强培训，以不断提升其技术能力、业务水平，在可靠的人才支撑下逐步推进电子档案建设。可定期组织档案管理工作会议，使各方交流与沟通电子档案建设及管理中面临的问题与不足，及时进行修改和协调，并使档案管理队伍不断提升团队协作意识，逐步提升工作效率。（六）加大基础设施投入力度要配备齐全电子档案建设所需的硬件设施设备，包括计算机、扫描仪、打印机、服务器、光盘刻录机、系统软件以及交换器等，保证各种设施设备符合档案建设需求。还应具备超前性，为电子档案建设奠定坚实基础，确保在电子档案系统中可以高效处理大量数据信息，及时录入文字、图片等扫描信息及声像资料等，完善网络系统建设。同时，要建立统一的数据库管理软件系统，包含档案信息收集、编目、存储、整理、归档、检索以及利用等服务功能，可满足多类操作系统、硬件平台运行要求，具有良好的安全控制能力，能够和其他数据库系统之间进行数据交换和连接，保证不同管理网之间可顺利交换与存储电子档案信息。（七）搭建电子档案信息共享平台在党校干部教育培训档案管理过程中，可在相关主管部门牵头下打造电子档案信息共享平台，在共享平台中设置多个子平台，并将干部教育培训部门作为平台管理员实现系统接入。干部教育培训管理者结合日常培训活动，及时将干部教育培训信息输入到档案信息共享平台中，相关信息经审核并通过之后纳入到数据库内。干部教育培训管理人员可对其所输入的档案信息进行查阅与核对，同时参与培训的干部可对本人相关的教育培训档案信息进行查阅与核对，注意干部本人所查阅的培训档案应为非涉密信息。在此期间，要注意采取安全防护措施，对档案输入者以及查阅者身份信息进行严格核实。（八）建立统一的电子档案结构标准党校在进行干部教育培训活动过程中，所产生的电子档案信息会不断增多，在海量电子档案信息管理中，要高度关注档案信息与数据的真实、可靠。相关档案管理部门需要认真鉴别电子档案信息原始性以及真实性，之后再归档，由此保证电子档案建设质量。要注意规范、统一的建立电子档案结构标准，在电子档案收集、形成、整理、利用、共享、归档等环节，结合相关标准有效鉴别并控制档案信息的原始性、真实性。（九）优化设计电子档案管理系统首先，要注意合理升级与优化档案管理系统，确保电子档案管理系统和教育培训等系统间的顺畅衔接，确保电子档案可以在多部门、多系统间高效、安全的传输。其次，要优化设计电子档案管理系统，系统框架应涵盖门户、数据以及应用等板块，其中门户板块和档案记录、检索等工作相对应，数据板块和档案数据库相对应，应用和档案阅读、利用等工作相对应。要进一步完善系统功能，合理优化电子档案搜集、查询、更新、使用及汇总等，并有效整合多项档案资源。最后，系统设计中要注意添加关联性数据标注系统，对有价值档案信息实现关联标注、精准标注，并将数据逻辑系统编入档案资源库内，使电子档案利用更加便捷、高效，并使档案数据更加精准。参考文献 1 白东霞.创新党校档案管理工作的思考 J.中共山西省委党校学报