基于大数据背景下电子信息化档案管理的应用探究_王雅楠.pdf

1852023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE基于大数据背景下电子信息化档案管理的应用探究王雅楠（大连市公共文化服务中心，辽宁 大连 116021）摘要：本文主要是对大数据背景下电子信息化档案管理的优势和问题进行分析，并根据问题的具体发生形式制定针对性的解决措施，希望能够为我国的电子信息化档案管理工作提供有效参考。关键词：大数据；电子信息化；档案管理档案管理工作比较复杂、多样，在企事业单位档案管理工作中会记录工作人员的职位、学历等基本信息。档案管理记录能够呈现员工的奖惩情况和工作变动情况，电子信息化档案管理系统能够在短时间内准确查阅到员工的各种信息。在大数据背景下，通过电子信息化档案管理方式可以有效提升档案管理的效率，使信息查找工作变得更加方便。一、电子信息化档案管理模式电子信息化档案管理模式的媒介是计算机网络，将信息在网络上进行上传、存储、阅读等工作，可以有效提升档案信息管理的效率和质量，是当前社会各个领域进行信息管理和储备的有效方式。企事业单位可以将所需要的信息录入到电脑中，通过信息管理软件对所传信息进行分析和整理，然后进行分类和汇总，最终成为系统化、规范化的专业数据，有效实现信息共享。电子信息化档案管理可以提升企事业单位的工作效率，有效减少纸张浪费和环境污染情况。电子信息化档案管理工作还能够存储音频、视频等多媒体资源，实现智能化分类，可以有效提升信息搜索的速度和准确度，在很大程度上提升了档案管理的工作质量和效率。在档案管理工作中融入电子信息技术，可以使企事业单位在激烈的市场竞争中占据优势地位，促进企事业单位的可持续发展；能够充分发挥电子信息共享化作用，使企事业单位对市场的发展动向和变化有更为深入地了解；可以对企事业单位的资料和信息进行高效的收集、整理，并根据企事业单位的发展需求进行分析和研究，为企事业单位的发展方向提供指路明灯；可以提高档案管理工作的安全性，降低企事业单位信息外泄的风险，帮助企事业单位走向平稳发展道路。二、大数据背景下电子信息化档案管理的优势（一）提升档案管理工作效率传统的档案管理工作以纸质档案记录为主，在进行信息和内容查找时，需要档案管理人员花费大量时间查阅资料。尤其是对一些不常用的资料，查找工作更是难上加难，需要档案管理人员花费大量的精力和时间来进行这项工作。在大数据技术逐渐成熟的当下，传统档案管理方式的弊端逐渐显露出来，电子信息化档案管理技术应运而生，这一档案管理方式能够快速查阅所存储的信息和资料，通过特定手段准确对查找内容进行精准定位，极大地降低了人力、物力的消耗，使档案管理人员有更多的精力放在工作中的其他环节，可以提升档案管理人员的整体工作效率。（二）提高档案管理的规范性传统的档案管理工作与电子信息化档案管理模式相比，工作效率较低、工作环节较为复杂，需要花费很大的人力和时间才能完成档案管理工作。传统的档案管理模式在实际运用过程中出现失误和操作不当的概率较高，会对档案管理的准确性造成不良影响。电子信息化档案管理模式出现后，可以对传统档案管理模式中的弊端进行弥补，有效节约人力资源，降低档案管理工作的复杂程度。电子信息化档案管理模式在提升效率的前提下，为档案管理工作建立了规范的操作流程，使得档案管理的工作流程能够更加完善、高效，能够充分提升信息资源共享的效率，使企事业单位员工在进行档案查阅时能够更加快速、方面，最大化减少了人为因素对档案管理的影响。（三）延长档案管理的存储时间在传统的档案管理工作中，档案管理人员主要的工作内容是对纸质档案进行分类、整理和管理，在存储方式和存储时间方面存在一定的局限性。在电子信息化档案管理中，档案资料可以长时间存储在电脑中，而且在存储安全性和严密性方面是传统档案管理不可比拟的。在传统档案管理中，档案资1862023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE料的完整性很容易受到外界因素的影响。比如，由于档案工作人员的疏漏、存储环境不合理等因素都有可能造成档案资料出现缺损或者丢失情况。传统档案管理以纸质档案为主，档案的留存时间具有局限性，很难长久保存，会给档案管理人员的查阅和管理工作造成麻烦。电子信息化档案管理模式能够摆脱外界环境对档案存储的影响，最大化地将工作人员从纸质档案的管理工作中解放出来，有效延长了档案管理的存储时间。（四）便于档案保密管理传统的档案管理会将相似的卷宗和资料放在一起，当管理人员为有资料查阅需求的人提供档案时，一般会提供完整的卷宗，这样查阅人会看到自己所需资料以外的内容，增加了档案资料泄露的可能性，档案资料的安全性难以得到保障。在大数据背景下，电子信息技术与档案管理工作的融合使得档案管理人员在提供档案资料时可以进行针对性筛选，这种方式不仅提升档案管理工作的准确性，还使档案资料的保密程度提升。（五）便于档案查缺补漏传统的档案管理以纸质档案为载体，在纸质档案整理完成后进行存储工作，一般不会进行后续的补充和完善工作。因为补充工作需要将卷宗完全拆分，档案内容也需要进行大幅度的调整，需要花费大量人力和时间，人力资源投入与工作效益不成正比。在大数据背景下，档案电子信息化技术的发展使得档案资料的查缺补漏工作变得方便、快捷。如果在档案归档过程中想要对档案内容进行补充，可以通过电子信息技术在不影响其他部分的前提下完成补充工作。（六）便于档案标准化管理在电子化信息管理技术的支持下，档案管理工作的规范化、制度化得以实现。在档案管理工作中的标准可以根据实际的档案管理需求进行适当的调整，使得档案管理服务能够在规范化、标准化的框架内更好地满足企事业单位的发展需求。三、大数据背景下电子信息化档案管理工作存在的问题（一）档案管理设施与技术相对落后在大数据背景下，企事业单位没有认识到档案管理工作在自身发展过程中的重要性，在档案管理技术和设施方面没有足够的投入，难以满足电子信息化档案管理的创新。在实际的档案管理工作中，很多企事业单位仍旧沿用传统的人工管理纸质档案的方式，档案管理设施与技术比较落后，对企事业单位档案管理水平的提升造成阻碍。（二）档案管理人员整体素质水平不高电子信息化档案管理的发展时间较短，使得这一领域的人才缺口较大。企事业单位的电子档案管理人员存在素质参差不齐的问题，很难真正胜任实际工作。此外，还存在部分电子信息化档案管理人员的年龄偏大，没有接受过专业的电子信息化档案管理知识的训练，对电子信息化相关知识和操作流程的接受程度较低，难以适应大数据背景下电子信息化档案管理工作的需求，不利于企事业单位档案管理水平的提升。（三）缺少健全的人事档案管理制度我国很多企事业单位在人事档案管理方面过于自由、随意，没有完善、规范的制度进行约束，导致企事业单位内部在档案收集、整理等档案管理环节中存在不规范行为，使得档案管理工作比较混乱，资料丢失和档案信息泄露的情况时有发生。此外，企事业单位没有根据自身的发展需要建立合理的档案评估方式，使得档案的价值没能得到充分发挥。（四）档案管理理念落后随着大数据时代的到来，传统档案管理工作难以胜任现阶段发展需求，需匹配较高层面的信息及智能化档案管理，才可以协助管理人员缩短查阅信息或者资料的时间，全方面提升工作效率。档案管理人员未能认识到管理工作存在的重要性，在某种程度上所形成的档案管理理念存在一定思维误区，认为档案管理工作只是收集、整理和归纳档案材料的一种流程性工作，未能意识到管理工作实际存在的价值，导致缺乏档案管理的正确认知。在实际档案管理的过程中，频频出现错误，有关措施难以获得保障，更不用说档案管理的准确性及安全性，甚至会严重影响后续工作，致使档案管理难以满足现实需求。四、大数据背景下加强电子信息化档案管理的有效措施（一）加强档案基础设施的投入在大数据背景下，企事业单位要加强对档案管理的优化和创新。要及时更新电子信息技术和设备，建立人事档案管理系统、文档管理系统以及检索系统。（二）提升档案管理人员的专业能力一方面，档案管理人员要正视自身的工作能力，不断学习新的知识和技术，紧跟时代的脚步，适应企事业单位不断发展的档案管理需求。另一方面，1872023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案管理人员需要更好地应有大数据背景下的电子信息化技术，进一步开发和利用档案数据，提高档案的使用范围。（三）健全档案管理制度企事业单位在进行档案管理工作时，要根据自身的发展需要健全档案管理制度，通过一体化的管理手段对档案管理流程进行控制和管理。此外，还需要在档案管理工作中制定适当的考核和评估环节。尤其在大数据背景下，需要对档案管理人员的专业能力和创新能力进行考核和评估，促使档案管理人员在大数据背景下不断进行自我提升，做到与时俱进。适当的考核和奖惩制度可以对调动档案管理人员的工作热情，提升他们的工作积极性。（四）完善档案管理模式企事业单位在档案管理工作中，还需要完善档案管理模式，提升档案管理模式的规范性和科学性，主要有以下两个方面的内容：一方面，采取集中管理模式。集中管理模式与分散管理模式相对应，会在一定程度上增加管理成本，但是能够有效提升电子信息档案的完整性。另一方面，优化文件管理系统。企事业单位在进行档案资料整理工作时，需要与当前自身的发展情况相结合，制定科学、具体的评估机制，充分发挥评估机制的监管作用，有效调动员工工作积极性。（五）加强档案宣传力度企事业单位管理层和档案工作人员需形成大数据意识，意识到大数据技术存在的价值。借此，在宣教方面强化大数据思维非常重要。通过开展系统培训工作，有关人员能够认识到大数据技术所具备的特征及价值等，档案管理人员个人素养和综合素质得以提升。（六）提升档案管理数据的安全性在大数据背景下，要充分利用信息化技术，建立方便、科学的档案管理操作系统，不断提升档案管理数据的安全性。要不断整合管理工作，针对实际工作流程进行规范，利用大数据相关技术构建大数据平台，提升信息化管理水平。（七）建设档案信息化管理平台企事业单位需高度重视档案管理平台建设，基于大数据完善的管理平台，才可以确保整合不同部门档案信息，收集、整合并处理不同项目档案后，给企事业单位提供更加精准的发展和战略规划相关参考依据，同时有利于企事业单位深层次分析比较相关数据，进一步实现信息数据共享。档案管理信息化平台中拥有大量数据信息，管理人员能够根据个人实际需要选择信息内容，为构建更加合理、科学的决策奠定坚实基础，尽可能确保决策制定的有效及科学。（八）充分挖掘档案信息价值档案管理人员和部门需深层次挖掘并整合档案信息，实现档案管理体系的优化。另外，应建设企事业单位内部的交流机制，落实等级管理机制，确保开发档案资料更加有序、合理。企事业单位针对档案信息展开深层次挖掘和开发，并不是简单地整合信息，而是针对杂乱、零散档案信息展开分类别处理，进而确保挖掘及开发档案信息的质量。（九）适当分散档案录入工作现如今，企事业单位在档案信息录入方面均由管理科室承担。其他科室、部门均会提供全新信息，管理科室需不断汇总此类信息交由有关人员进行整理、录入，使得档案管理人员整体工作压力剧增。基于此，单位能够适度分散信息录入工作，尝试着多部门共同参与录入有关信息，同时档案管理人员要对此类基础信息展开检查及筛查工作。为实现这个目的，企事业单位需开发适合终端管理的信息录入客户端，确保工作人员能够在不同环节录入信息，尽可能避免因第三方录入带来的信息不精确、模糊等问题。另外，需设置错误录入提示，录入信息人员可以在第一时间内发现问题并予以有效处理。管理档案的人员需结合相关标准，对录入预警值进行设置，一旦出现录入错误，即刻联系相关人员予以改正，从而保证信息更加准确。在大数据背景下，企事业单位如果想要提升自身的档案管理水平，需要合理应用电子信息化档案管理模式，不断提升档案管理人员的综合素质和专业能力。在档案管理过程中根据自身的发展需要制定规范、科学的档案管理制度，充分发挥档案管理在企事业单位发展中的作用。参考文献 1 徐晓莹.电子信息档案管理在农科院业务中的应用及风险控制 J.兰台内外,2022(07).2 毛羽.大数据背景下电子档案管理创新路径 J.黑龙江档案,2022(01).3 王超,郭雪