“互联网+”视域下高校学籍档案管理工作研究_郭美岑.pdf

1072023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛“互联网+”视域下高校学籍档案管理工作研究郭美岑（宁夏医科大学，银川 750000）摘要：本文论述了高校学籍档案管理信息化的必要性,针对工作开展中面临的实际问题，提出了“互联网+”视域下高校学籍档案管理的优化策略，为“互联网+学籍档案管理”的融合发展，以及新时代学籍档案管理工作的更好开展提供经验借鉴。关键词：“互联网+”；学籍档案；档案管理在高等教育深化改革背景下，学籍档案管理的理念、模式、技术也需要同步创新。近年来，高校在行政管理、教学管理中积极探索信息技术的应用，积累了较为丰富的经验，这为档案管理与信息技术的融合提供了必要的支持。在积极推进“互联网+学籍档案管理”的过程中，要辩证看待技术带来的优势以及工作开展中遇到的问题。在结合本校实际情况和借鉴其他高校先进模式的前提下寻找解决对策，让信息技术更好地服务于“互联网+”时代的学籍档案管理工作。一、新时代高校学籍档案信息化管理的重要意义在“互联网+高等教育”的融合发展背景下，高校的学籍档案管理实现了信息化、数字化发展。从工作开展成效来看，学籍档案管理信息化的价值主要体现在三个方面：第一，显著减轻了基层档案管理人员的工作负担。每年的开学季、毕业季都会有大量学籍录入与转出，这也是学籍档案管理工作最为繁忙的时候。学籍档案管理信息系统的应用，大幅度提高了学籍档案管理效率，实现了业务的自动化办理，同时也将档案管理人员从繁琐的基础劳动中解放出来，使其能够专注于从事档案资源开发等更高级的工作。第二，保证了学籍档案本身的完整性和安全性。通过在线填写或扫描录入的方式，将电子版的学籍档案存储到信息系统中，然后定期进行备份并采取加密保护措施，可以有效解决纸质档案容易丢失和坏损的问题，延长学籍档案的保存期限。即便是学生不小心丢失档案，也能从系统中重新领取，进一步提升学籍档案管理的服务质量。二、高校学籍档案管理工作的现状（一）学籍档案管理的信息化水平有待提高档案信息化建设是一个动态化、持续性的过程。其中最基础的是在档案管理部门构建一套功能完善、运行稳定的信息系统，从而为日常的学籍信息更新维护、学籍档案转接与存储等工作的开展提供便利。从现阶段的情况看，高校正在使用的学籍档案管理系统基本上满足了日常工作的需要，包括支持在线建档、在线填表、自动备份、自动归档等。但是在“互联网+”背景下，高校对于学籍档案管理工作提出了更多的要求，其中特别强调了对档案信息的整合、开发、利用。在这种情况下，现有的学籍档案管理系统无法满足档案综合使用的需求，进一步提升档案管理信息化水平成为新时代高校档案工作的一项重要任务。（二）学籍档案管理人员的信息素养参差不齐“互联网+”时代下的学籍档案管理，虽然能够依托信息系统代替人工完成一系列基本工作，但是对于档案开发与利用等更加高级、更为重要的工作，还是需要一批经验丰富的档案管理专项人才来完成。目前，在高校学籍档案管理队伍中，不乏一些从业时间久、工作经验丰富的职工，但是他们的年龄偏大，创新能力较差，特别是对于信息技术的接受度不高。其习惯于沿用传统的档案管理方法、模式，无法紧跟“互联网+”时代下学籍档案管理的发展形势。另外，还有一些档案管理人员不能进行准确的身份定位，简单地认为只要做好学籍档案的保存管理即可，重保存而轻开发，重管理而轻服务，没有体现出学籍档案管理服务于学生成长和高校发展的重要价值。（三）学籍档案管理系统的维护更新不到位近年来，基于提升档案管理效率、减轻基层档案工作压力的需要，绝大多数高校已经建成了学籍档案管理信息系统。利用该系统可以实现学籍档案接收与转出、档案内容整理与维护、档案调用与查询等多项业务的自动办理。但是从调查情况来看，1082023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS很多高校的学籍档案管理系统均存在不同程度的“重使用、轻维护”的现象。由于日常维护不到位，一方面，导致该系统没有及时更新和升级，很多新的实用功能无法使用，给学籍档案管理工作的开展带来不便。另一方面，不同系统之间的兼容性不高，学籍档案管理系统与高校的其他信息系统（如教务系统）之间很难保证高效、畅通的信息交流。这种情况下也会导致学籍档案的内容更新不及时，经常会出现档案内容与学生当前实际情况不符的现象，从而制约了学籍档案实用价值的发挥。（四）学籍档案的开发利用水平不高学籍档案不仅记录了大学生的基本信息，而且还具有重要的开发和利用价值。在“互联网+”背景下，许多高校虽然对学籍档案管理的重视程度有所提升，但是受到技术条件等因素的限制，学籍档案的开发程度不够，应用价值也未能得到全面的凸显。高校目前运行的学籍管理系统，对于学籍档案信息资源的整合与开发方面还存在欠缺。此外，不同系统之间存在信息壁垒无法做到信息共享，也会对学籍档案信息的及时更新、动态维护、深入开发带来不利影响。（五）学籍档案信息安全管理水平亟需提高学籍档案中包含了大学生的若干信息，其中既包括年龄、专业、政治面貌等基本信息，也包含了手机号码、家庭地址、奖惩情况等隐私信息。如果档案信息遭到泄露，将会对大学生的学业、生活甚至将来的就业发展产生不利影响。例如，一些不法分子在窃取学籍档案信息后，从中获得学生家长的联系方式并实行诈骗。近年来，高校对网络信息安全的重视程度有所提升，也采取了一些技术措施保护学籍档案信息的隐私与安全。但是从实际情况来看，学籍档案的安全管理水平仍然有较大的提升空间。现阶段许多高校实行的学籍档案管理系统，还是采取启用防火墙、设置访问权限等比较初级的安全保护技术。而随着技术的发展，这些安全技术很容易被黑客破解。事实上，随着档案事业的信息化发展，已经有很多更高级的安全保护技术被应用于档案隐私保护。但是由于各种因素的影响，这些先进的安全管理技术尚未在高校学籍档案管理中推广应用，这也成为下一步亟需解决的问题。三、“互联网+”视域下高校学籍档案管理的优化策略（一）完善保障机制，夯实档案管理信息基础设施“互联网+”的高校学籍档案管理，实现数字化、信息化发展是必然趋势。高校方面应建立长效保障机制，为推进学籍档案管理信息系统的建立与运行，以及加快实现学籍档案管理方法模式的创新与转型提供全方位的支持。所谓长效保障机制，就是既要关注当下，通过提供资金支持用于采购信息设备，建立起功能完善、配套齐全的档案管理信息系统；同时也要着眼未来，每年从预算中拿出专项经费用于支持学籍档案管理系统的维护、更新。围绕工作开展的实际需求，开发和应用一些档案管理新功能。例如，在每年的开学季，面对爆炸式增长的工作量，为了解决学籍档案办理速度慢的问题，高校可以出资购置学籍档案管理自助服务设备。高校学生成功注册学籍后，从自助设备上登录并在线填写个人学籍信息，包括姓名、专业、电话、籍贯等。信息上传至后台，系统会自动生成学生的学籍档案。这样一来，既可以减轻学籍档案管理人员的压力，同时又能提高工作效率，优化学生的服务体验。因此，高校要顺应学籍档案管理信息化的发展趋势，加快构建完善的保障机制，从而建立健全校内的档案管理信息基础设施，为下一步进行学籍档案的科学管理、整合利用提供必要支持。（二）重视人员培训，提高学籍管理队伍综合素质随着学籍档案管理信息系统的推广使用和功能的日益丰富，为档案信息的开发与利用提供了有利条件。在这种情况下，高校学籍档案管理工作的重心也发生了相应的转变，进行档案资源开发成为“互联网+”下高校学籍档案管理的主要任务。因此，新时代的档案管理人员必须树立互联网思维，调整工作重心，在保质保量完成学籍档案管理基础工作的前提下，尝试运用多种方法深入挖掘学籍档案价值，实现档案资源开发，以便于为高校学生的学业进步、求职就业乃至职业发展提供力所能及的帮助。高校人力资源部门应当面向学籍档案管理人员提供相应的培训，使其具备更强的综合素质，提高在新时代、新环境下的岗位胜任力。培训内容主要包括以下三个方面：一是专业技能培训。通过培训熟练掌握学籍档案管理信息系统的各项功能以及操作技巧。例如，使用信息系统自动完成学籍档案备份，从而解决档案丢失问题。由于学籍档案管理信息系统会不定期进行升级、更新，因此专业技能培训也要每隔一段时间开展一次，帮助档案管理人员实现知识的增长、技能的提升，以更强的专业能力完成学籍档案管理任务。二是信息素养培训。在“互联网+学籍档案管理”走向深度融合的背景下，档案管理人员应当具备更强的信息素养，包括树立互联网思维、运用各种新工具新设备完成学籍档案管理等。例如，档1092023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛案管理人员应具备较强的信息安全意识，能够主动发现学籍档案管理中存在的漏洞，并及时采取措施加以处理，保证学籍档案的完整性，防止出现档案信息泄露等问题。三是职业道德培训。新时代的学籍档案管理工作，不仅要求档案管理人员拥有扎实的业务技能，而且还应具备多种职业道德。例如，要有默默无闻、甘于奉献的精神，不断求索、勇于创新的意识等。这也是胜任“互联网+”时代学籍档案管理工作任务的必备要素。（三）优化管理制度，做好学籍管理系统定期维护为了保证学籍档案管理信息系统可以稳定、顺畅运行，必须要重点做好日常的维护和保养。在健全部门管理制度的基础上，对在职的档案管理人员进行科学分工，明确每个人的责任。硬件方面。需要每隔一段时间检查一次硬件设备是否有老化问题，如果有需要及时更换。同时做好机房环境管理，保证学籍档案管理信息设备的稳定运行。软件方面。应当定期进行系统升级，既可以丰富学籍档案管理信息系统的功能，同时还能提高系统的兼容性和安全性，对保证学籍档案的完整与安全也有积极帮助。另外，还要树立创新意识，主动借鉴国内其他高校在学籍档案管理信息化建设方面取得的成就，引进其先进的学籍档案管理模式，并制定更加详细、可行的工作流程，确保“互联网+”下学籍档案管理真正做到有章可循，体现出新时代学籍档案管理的制度化、规范性。（四）加强资源整合，深入开发利用高校学籍档案学籍档案价值的体现，必须是建立在档案内容完整、准确这一基本前提下。高校应充分依托“互联网+学籍档案管理”的优越性，做好学籍档案信息的补充维护，在此基础上实现资源整合，为下一步的学籍档案开发与利用奠定扎实的基础。加快开展接口软件研发，实现学籍档案管理系统与高校其他信息系统之间的无缝对接，保证学籍信息的跨平台共享，为档案资源的开发使用创造有利条件。优化学籍档案管理系统的功能，将管理重心逐渐从简单的学籍档案保存与维护，向档案信息的开发与利用转变，从而更好地服务教学工作。例如，某高校通过学籍档案的信息整合与分析，发现某个专业的新生填报第一志愿偏少，超过一半的新生都是服从调剂招进来的。考虑到这部分新生对于该专业的了解不够深入，加上没有选到自己喜欢的专业，可能会存在一些负面情绪。根据这一情况增加了入学教育时间，并且采用专业课教师开展讲座、带领学生进行观摩等方式，向新生详细地介绍该专业的内容、特色，以及本校在专业教学方面的优势，该专业未来的就业前景等。在开展入学教育后，新生对该专业有了全新的认识，学习积极性得到明显提升，为接下来的专业教学奠定了基础。因此，“互联网+”下的学籍档案管理，必须要树立以档案管理为基础、以档案开发为目标的管理理念，才能让学籍档案管理工作的价值得到更好地体现。（五）加强安全管理，切实保护学籍档案信息安全首先，是做好宣传，切实提高学籍档案管理人员以及所有者的信息安全意识。对于学籍档案管理人员来说，要严格遵守岗位职责和部门制度，所有的学籍档案管理事项都必须按照流程与制度规范开展，杜绝因为个人操作不当而导致信息泄露的情况。对于学籍档案所有者来说，也要提高保护学籍信息的意识，不得随意将学籍档案信息在网络上公开。其次，是重视安全保护新技术的引进和应用。例如，使用加密解密技术，保证电子学籍档案在传输过程中不会被第三方恶意拦截，从而保证传输安全；或者使用数字签名认证技术，只有使用正确签名才能获取学籍档案的内部信息。这样一来，除了学生本人，其他人无法获取学籍档案信息。最后，是做好学籍档案的备份工作，并且保证备份信息可以得到定期更新，实现主备学籍档案内容的一致性。即便是因为各种原因导