关于高校人事档案数字化管理的几点思考_王莉娜.pdf

862023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS关于高校人事档案数字化管理的几点思考王莉娜（榆林学院，陕西 榆林 719000）摘要：本文论述人事档案数字化的基本概念，总结人事档案的基本功能，指出高校人事档案数字化管理的重要价值，并结合高校人事档案数字化管理过程中存在的主要问题进行具体分析，从而提出相应的实施策略。关键词：高校；人事档案；数字化管理；实施策略人事档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，对于高校人事管理工作的发展有着巨大的推动作用。随着互联网信息技术的不断发展，将数字化有效地融入到高校人事档案管理工作中，在一定程度上能够解决传统纸质档案管理存在的弊端，解放更多的人力，便于高校领导以及管理人员在同一时间、不同空间对同一类型档案资料进行查找，提高档案管理效率。一、人事档案数字化管理概述人事档案伴随人的一生，对于每个人的前途以及未来发展有着重要的影响。所以，人事档案深受社会各行各业的重视。通常情况下，人事档案数字化指的是将传统的纸质数据资料通过现代化计算机技术进行相应的收集、整理，有助于提高人事档案管理工作效率和质量。在此过程中，档案管理人员需要结合高校发展的实际情况，建立比较完善的数据库，用来储存各种人事档案资料。此时，人事档案资料不再是传统的纸质资料，而是以电子数据的形式存在，通过大数据技术对其进行有效的应用，能更好地提高人事档案的信息化管理水平。人事档案数字化管理主要包括两方面内容：一方面，将传统的纸质资料通过现代化技术手段和计算机系统转化为电子数据，便于重要文件、机密文件的管理。另一方面，是将这些数据信息放置在信息管理系统中，建立妥善的数据库系统。通过信息管理系统帮助管理人员实行数字化档案管理。如果信息管理系统可以和办公系统之间建立密切的联系，能够大大增强人事档案数字化管理效率。二、人事档案的基本功能（一）社会记忆功能所谓的社会记忆功能，指的是在生产过程中社会创造出来的财富，通过信息技术的手段进行妥善的保存，便于日后相关工作人员对其进行有效的查验。随着时间的增长，社会也将累积更多的人事档案。在不同的历史阶段，人事档案具有不同的时代特点，是社会、历史发展过程中最为真实的反映。（二）信息记录保存功能人事档案是个人在社会发展过程中建立的原始记录。包括家庭信息、学习情况、工作经历等方面，都会在人事档案中得以体现。换句话说，人事档案是人才信息的基本载体，它具备真实性、客观性的特点，可以真实、客观地反映个人的基本信息，是社会和不同工作部门在选人、用人时的主要凭证。（三）社会控制功能人事档案是国家在社会管理过程中的一种主要的管理方式，在国家和社会发展中能够发挥出政治控制、行政控制的职能。比如：在社会发展过程中，部分单位、组织需要科学、合理地分配现有的人才资源，通过调取相关的人事信息资料，清楚地了解个人的信息。人事档案也是政治审核中比较重要的凭证，可以清楚反映个人的政治走向，在一定程度上决定一个人的政治前途。另外，人事档案具有一定的社会控制功能，这一点也凸显出人事档案资料的重要性。基于此，每一份人事档案都需要具备一定的真实性、完整性，需要相关的档案管理人员对其进行全面的审核。三、高校人事档案数字化管理的重要价值第一，开展高校人事档案的数字化管理，有助于满足公共服务的基本需求，保证人事档案的有效性，拓展公共利用的空间。传统的高校人事档案管理涉及到很多隐私的档案，缺少一定的公共性，如果想要查找具体的数据信息，需要经过不同的筛选872023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛手段，查找周期长，严重影响档案资料的使用。另外，高校人事档案涉及到学生和老师的个人隐私，不能作为社会公共服务体系参与到公共领域的活动中，严重限制了资源共享。对此，通过高校人事档案数字化管理，并建立连带性的社会责任体制，能有效增强高校人事档案资料的应用水平。通过数字化信息技术的使用，不仅可以保护当事人的隐私信息，还能实现公共业务的拓展。第二，高校人事档案的数字化管理有助于增强高校的管理绩效，便于科学、合理地分配人力、物力和财力资源，通过高校人事档案资料的收集、整理、分析，避免存在人才的流失以及大量优秀员工闲置的问题。结合目前高校人事档案数字化管理情况来考虑，档案管理人员要丰富高校人事档案信息资源，及时更新档案管理观念，建立健全档案管理评估体系，分配现有的数字资源，有助于提升高校人力资源管理质量。另外，高校人事档案的数字化管理作为人事公共领域发展的重要支撑，有助于提高高校人事档案管理质量。第三，在落实高校人事档案数字化管理过程中，档案管理人员要借助数据架构法，不断拓展高校的数据传输功能。近些年来，高校人事档案数据库的数量在不断增加，档案管理人员应借助概念构想和顶层设计手段，真正实现高校人事档案的数字化信息共享，保证人事档案资料的开放性。同时，借助数字档案补足的手段，弥补一些残缺不全的信息，及时改正错误信息，实现人事档案数据信息的交互性。此外，高校人事档案数字化管理还可以借助 OAIS 技术，充分发挥数字信息技术作用，提高人事档案信息的实用价值。第四，保存更多的人事档案资料。传统的人事档案资料都是纸质的，对于空间和环境都提出更高的要求，基本上需要整个房间用来储藏高校学生和老师的档案资料。而且纸质档案资料很容易受到外界条件的影响，导致纸质资料出现受潮、破损、丢失的问题，在查找某一份重要文件过程中需要大量的工作人员帮忙，既费时也费力。而高校通过执行人事档案数字化管理，借助大数据信息技术保存更多的人事档案资料，使用计算机系统对重要文件进行私密处理，也不会占据大量的空间。和传统的纸质资料进行对比分析，高校人事档案数字化管理有助于提高档案管理效率，还能及时更新相关的档案资料，提高人事档案资料的可靠性、稳定性。第五，异地备份，防止出现人事档案篡改的问题。在执行人事档案数字化管理过程中，虽然数字化的人事档案信息修改以及编辑不会留下一定的痕迹，但是会影响人事档案原始记录的真实性。所以，管理人员可以采用异地备份的手段，谨防出现人事档案篡改的问题。比如，将高校人事档案数字化管理后的电子文件分别交给组织部门、教育局、档案管理部门进行备份，在日后使用过程中一旦发现修改痕迹，可以和备份单位进行原文件扫描核对，有效解决高校人事档案被篡改的问题。四、高校人事档案数字化管理存在的问题（一）人事档案管理机制不健全虽然部分高校已经认识到人事档案管理工作的重要性，但是在实际人事档案管理过程中，人事档案管理机制还是比较落后。特别是在一些偏远的、经济比较落后的地区，因为当地高校存在预算不足、资金不到位的问题，导致部分公共基础设施没有具体落实到实际工作之中，造成人事档案数字化管理工作流于表面。在人事档案数字化管理过程中，缺少专业的人事档案管理人员，导致人事档案管理机制流于表面形式，执行力度较低。此外，部分高校在人事档案数字化管理方面也比较落后，没有建立和社会发展相适应的人事档案管理机制，在一定程度上限制了高校的高质量发展。（二）人事档案管理理念有待创新传统的高校人事档案管理工作仅仅是对人事档案资料的收集、整理、归纳，究其原因，主要是受到落后的人事档案管理理念的影响。高校领导对档案管理工作的认识比较落后，他们错误地认为：档案管理属于一种无意识的自发过程，但凡是高校的工作人员在进行档案资料的查阅过程中，就属于是一种档案管理。当然，这种档案管理理念是比较落后的，不符合高校人事档案工作的基本需求，在一定程度上很容易打消管理人员的工作积极性，导致人事档案管理工作效果不尽如人意。此外，传统的人事档案管理理念会造成高校人事档案管理工作的不规范，对于人事档案资料的保密程度有所影响。（三）人事档案管理队伍比较落后一方面，大部分高校的档案管理工作都是由二线工作人员执行的，其本身的工作能力比较薄弱，专业素养较低，在高校内部没有建立重视人事档案882023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS的工作氛围。大部分档案管理人员并没有对自己从事的工作建立一定的职业认同感，久而久之，导致档案管理工作岗位的人员流动性较大，很难招聘高质量、高素养的人才。就算可以招聘更多的人才，由于各种因素的影响，也很难将其留住，造成档案管理人员的整体工作素养较低。另一方面，部分专业能力高、工龄大的档案管理人员虽然具有丰富的工作经验，但是对于一些现代化的技术手段的接受能力比较慢。甚至还有部分年老的职工对于人事档案数字化管理持反对意见，认为数字化管理不太安全，导致人事档案数字化管理工作不能落实到实际工作中。还有部分档案管理人员，虽然已经熟练地掌握了现代化技术手段，但是缺少人事档案管理的经验。面对这样的状况，高校需要建立一支高质量的人才队伍。五、加强高校人事档案数字化管理的实施策略（一）更新人事档案管理观念首先，高校管理人员要及时更新自身的管理理念，重塑高校人事档案数字化管理的工作观念，突出人事档案数字化管理的服务功能。一方面，在高校人事档案数字化管理过程中，树立以人为本的价值理念，重构人事档案数字化管理的价值，摒弃传统的人事档案管理理念，充分发挥人事档案的基础服务功能。另外一方面，要结合时代的发展潮流，树立动态化的管理理念，对高校人事档案数据库中的全体教育工作者采用平等、公正的态度，借助现代化信息技术打破传统单一化的管理模式。其次，要树立多元化的管理理念，提高人事档案数字化管理的服务功能。在建立人事档案数据库时，需要档案管理人员树立动态化的管理思想，实时更新数据库的资料信息。同时，档案管理人员要不定期地收集高校人员的工作业绩、实践活动和政治思想等方面的资料，以数据库的动态化发展为基本需求，完善人事档案的数据库建设，更好地为人事档案数字化管理服务。（二）创新人事档案管理制度档案管理人员要按照以人为本为基本理念，建立健全比较完善的人事档案数字化管理制度。在制定人事档案管理制度过程中，首先，档案管理人员要将服务理念贯穿其中，做好顶层设计工作，保证制度凌驾于管理工作者的权力之上，由传统的人管人逐渐向制度管人过渡，增强人事档案管理制度的时效性。在此过程中，减弱其控制功能，不断提高服务功能，真正实现对工作人员的宏观管理。其次，还要加强档案管理制度的时效性。结合高校实际发展情况，建立切实可行的制度管理体系，保证人事档案数字化管理工作有章可循、有理可依。同时，在制定管理制度过程中，要对其进行细化分类，简化管理工作流程，保证人事档案数字化管理工作越来越规范，推动高校实现自身的高质量发展。（三）建设现代化的档案管理人才队伍首先，拓展人才招聘渠道。高校要不断优化人事档案管理人才队伍建设，通过社会渠道招聘高质量的人才，并设计相应的晋升渠道，建立相对应的薪酬绩效奖励机制，便于留住大量的人才。高素养、高质量的人才需要了解现代化数字信息技术，又要具备人事档案管理的工作经验。不仅如此，档案管理人才还应该具有诚实、可信、稳妥的性格，办事仔细认真的精神。在人才管理过程中，高校还应该全面考察人才的晋升渠道，全面分析档案管理人员自身的专业知识以及行业工作经验，考察其是否具备计算机网络维护技术和安全管理技术，整体提高人事档案数字化管理的质量。其次，开展业务培训。在档案管理人才队伍建设期间，高校可以采用定期培训的手段，对于全体教职工、档案管理人员进行相对应的培训。具体来说，邀请专业的技术人员，如不同单位的人事档案程序员、人力资源方面的专家，对现有的档案管理人员进行业务培训、答疑解惑，增强人事档案管理人员的工作能力。在必要的情况下，高校可以指派人事档案管理人员到其他企事业单位进行学习，了解其他单位的管理经验，并结合高校内部实际管理情况，建立符合自身实际情况的管理方案，有效提高人事档案管理的质量和效率，提高高校的市场竞争力。参考文献 1 石宏君.新时期机关事业单位人事档案数字化管理问题及对策研究 J.新丝路:上旬,2020(04).2 沈帆.人事档案工作新思维人事档案数字化在人事管理中的重要性分析 J.办公室业务,2020(08).3 赵纯,刘丽梅.高校人事档案数字化转型的问题与对策研究 J.产业与科技论坛,2020(05).4 司绍亮.基于档案文化建设的卫生类高职院人事档