高校校史馆建设与档案管理关系的研究_王颖.pdf

202023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION高校校史馆建设与档案管理关系的研究王颖（青岛大学，山东 青岛 266071）摘要：收集、整理和开发利用档案对于校史文化的培育与传承具有重要的意义。本文重点阐述校史与档案管理之间的关系，着力建立两者的互动合作机制，找出在校史建设中有效使用档案资料的措施。关键词：高校；校史馆；档案管理；关系档案管理是校史建设的重要组成部分，对于总结办学规律、传播校园文化、加强大学生思想教育引导具有重要意义。新时代的校史馆建设应当明确与档案管理之间的关系，深刻把握新时代档案管理工作的特点，找准高校校史建设中档案管理的要点，构建更加完善的档案整理机制，提高档案资源挖掘的质量水平，从而推动校史文化的广泛传播。一、校史馆建设与档案管理的基本关系（一）档案对校史馆建设的支撑作用高校校史档案建设是按照自身特色需要进行的档案挖掘、凝练与提升工作，需要结合时代需求对档案进行重新编撰，从而展示高度发展进程，起到对高校教育教学的引导和促进作用。档案对校史馆的发展建设起到重要的支撑作用，浩瀚的档案资源是校史的重要来源，更是校史研究和资料编撰的首选。可以说，档案记录了高校日常运转管理的全过程信息，基本涵盖了高校的历史和记录校园的变迁情况，渗透了高校的办学精神，记录了教学历程以及获取的教学成果。档案管理更侧重内容的准确描述，校史更重视实际的陈列展示，但是两者的功能与价值具有相似性。新时代的校史档案大多以时间为线，更多的运用图片、图表或实物等进行校史展示，注重运用档案来建成富有特色和时代性的校史展区。档案资源能为校史的编撰提供重要的依据和参考。例如，历年档案中详细记录了学校成立、合并或行政改革的时间与具体内容，存储历任学校领导的信息、学校隶属关系变化以及内设机构的变化等。如果不能对档案进行整理就难以对各个时期的历史进行详细的划分与梳理。加强档案整理可以夯实校史建设的基础，推动校史馆得到不断发展。（二）校史馆对档案管理的促进作用校史馆在组织开展校史展览的过程中会开展各种形式的档案资料编研工作，积极梳理涉及高校的年鉴、大事记的考证工作，这对于消除档案管理方面的漏洞、提高档案信息的质量、修订现有档案有重要意义。而且，校史馆还会建成更加系统、完善和广泛的档案收集机制，可以在一定程度上丰富高校现有档案，保证档案信息的精准性，实现各方面档案信息的汇总。新时代高校校史馆可以综合性或专题性展出一些档案，从而进一步体现档案管理的实用价值，有助于引起各方面对档案管理的关注，从而促进档案管理的有序开发利用。可以说，丰富详实的档案是校史馆建设的基础，校史馆的建设发展又促进了档案管理的深层次发展，有助于形成更加健全完善的档案管理机制，不仅保证了档案管理的质量，而且节约了档案管理资源，是对高校档案管理的全面补充和促进，对于新时代提高档案管理工作的质量水平有重要的意义。二、校史馆建设中有关档案管理的内容（一）档案的收集校史馆从校史建设的角度收集了大量的档案资料。这些档案有的来源于各部门提交的信息，还有的来自于对已有档案的整理，更多的来自于校友和社会各方面的捐赠。为了达到高质量、全面化和系统化收集校史档案资料的目标，高校建立了较为完善的档案管理工作制度，加强了与地方档案馆和各方面的联系，明确了校史档案收集整理的侧重点，可以对一些内容繁杂、来源多样的档案资料进行深度整理，从校史建设角度实现档案管理工作的不断优化。首先，校史馆会对高校已有的档案进行梳理摘选，从校史建设角度对档案的史料价值进行充分考证，并对原有档案进行分类整理，从中提取对于高校发展起到关键作用人物的档案，并进一步提高档案的质量。其次，校史馆可以广泛发动校友收集整理档案，扩大档案信息的来源，从而更全面反映高校的发展建设情况，更好地运用学校的书籍、报212023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION刊、报表或纪念品，填补高校档案的空白。随着校史馆技术水平的提高，高校校史馆档案收集日渐突破了传统的形式束缚，建立了较为完善的档案统编机制，保持了档案的完整性与准确性。（二）档案的整理校史馆收集使用的是一些有纪念意义、有展示价值和佐证重大历史事件的实物、文献及影像资料档案等，这些资料对于教学、管理、育人和校园文化建设具有重要的作用。校史馆专业技术人员普遍有丰富的档案整理编研的工作经验，既可以鉴别档案真伪，也可以更好体现其中的价值。经过校史馆专业技术人员的整理开发，可以对高校的档案史料进行充分建设，有利于对高校档案的二次开发。例如，我国很多知名高校都在进行校史档案的二次编研工作，出版了清华大学志四川大学史稿北大人物志等成果。随着高校档案的电子化，校史馆与档案馆交叉检索系统的投入使用，可以将校史与一般档案普遍联系起来，多维度展示校史，全面呈现高校的历史与未来。不仅清晰地还原高校发展历程，而且有助于服务教育教学的改革，运用学校档案中的人物事迹、科研文献或其他文献编辑教学素材，从而引导当代大学生向前辈学习，促进当代大学生继续为国家建设发愤图强。（三）档案的利用校史馆在建设过程中不仅要记录和保存校史资料，而且还要在深度整理的基础上展示档案开发的成果，运用更多的档案编研成果来引导广大师生研读校史，促进他们学习和领悟校史中的文化基因，发挥其重要的教育引导功能，实现对师生思想价值观的熏陶。为此，校史馆需要将档案编研成册，按照一定的主题、时间线或不同形式形成学校简介、名录、汇篇文献等工作成果。这些成果汇集了高校重大事件和主要人物事件，可以作为校本课程素材和学校的宣传资料呈现给广大师生和社会各方面。校史馆还将围绕重要时间结点开展一系列的展览活动。例如，围绕建党百年、校庆或其它主题展示本校历史文献或照片等影像资料，一些定期举办的专题展等需要从档案中选取一些历史信息，从而传递思想文化理念，进一步提高全社会对高校的认可度与支持度。随着校史馆公众号等在线平台的建成，校史馆还将肩负起收集碎片性历史文化信息的作用，这些信息可以在无形中丰富档案资源，起到文献传递价值。三、校史馆建设中档案管理改革的着眼点（一）信息化建设的着眼点当今社会是一个信息技术快速发展和资讯广泛传播的时代。为了提升校史馆建设的质量水平，需要高校校史馆提升文献资料整理的深度与广度，充分使用计算机来处理档案资料。但是，有些高校校史的信息化建设水平不足，信息化操作手段相对落后，没能基于大数据、互联网与智能化技术手段构建档案信息收集与整理机制，不能将以纸质形式保存的重要文献进行电子化处理，不利于校史资源的数据转化，影响了广大师生和校友对校史档案的交互共享。为了满足校史档案的使用需要，还要探索校史档案管理的个性化之路，能够围绕用户的需求深度活化校史档案，进一步把大数据与智能化作为校史档案建设的重点，实现校史档案建设工作的精细化与高效率转型。（二）广泛化传播的着眼点高校校史馆不仅要肩负收集和整理高校历史的使命，更要发挥其在推动高校教育改革和培养人才方面的积极作用，切实起到传承弘扬高校历史文化的重大责任。但是，有些高校校史馆在档案建设时存在重管轻用的问题，不能以灵活的形式向大学生和全社会展示高校的历史文化资源，没能以不同方式深度介入和开展思政教育活动。为此，校史馆要修订相关制度规范，进一步完善校史的传播机制，针对学生的思想问题和相关主题进行校史档案建设，切实发挥校史档案的显性和隐性作用，并且根据思政教育目标实现高校校史档案的最大化运用。只有广泛化传播校史才能体现校史馆在档案管理中的积极价值。（三）动态化管理的着眼点长期以来，高校校史档案管理工作具有一定的滞后性特征，往往未能主动介入高校重大历史事件，存在档案收集不及时，工作较为被动和创新性不强的问题，没有更好发挥出其科研促进价值、文化传承价值与育人宣传引导价值。这主要是因为各方面缺乏对校史档案建设深刻认识造成的。一方面，有些校史馆工作人员缺乏对档案主动开发和利用的意识，未能动态性梳理校史档案建设情况，在工作中过于重视回望历史，未能着眼于高校转型发展和社会经济转型来提出新的档案编研工作课题。另一方面，未能根据实际需要制定校史档案的利用策略，缺乏相互配合的工作机制，不能保证一些重要信息记录的及时流通传递。例如，校史馆缺乏对高校教育教学的深度跟踪，没能活跃信息资源交流活动，不能主动介入到院系的工作当中，缺乏对当前高校教育教学工作的关注。未来，应根据高校师生的教学需要，科学构建档案信息的利用平台，满足各方面实时档案查询需要，切实提高档案动态化实时供222023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION给的能力。四、提高校史馆档案开发利用水平的有效策略（一）夯实校史档案建设规章制度校史档案开发利用应当具有规范化、体系化和标准化特征，在保证校史档案安全的基础上提高档案开发效能，保证校史档案建设时效性，推动校史档案建设的持续发展。高校校史馆和档案馆应当出台联合工作制度，优化校史档案建设程序，形成定期档案汇总与流传机制，促进各方面广泛参与到校史档案建设实践。例如，明确档案编研工作的责任分工，细化档案信息传递机制，保证各部门及时为校史档案管理提供资料支撑。细化校史档案管理工作细则，共同关注校史档案编撰质量，建成校史档案编辑审定机制，全方位监督和促进校史档案的建设实践。为了有效应对校史档案信息化传播的趋势，还要加强技术保障工作，加大力度进行校史档案管理设备的更新，围绕新设备修订工作制度，以强有力的管控机制有效化解校史档案在线传播存在的风险隐患。强化相关规章制度的建设工作，明确校史档案管理与改革的基本要求，突破传统档案管理方式的限制，进一步满足校史档案广泛传播使用的需要。（二）大力进行校史档案编研工作编研是校史档案管理的一项重要工作内容，是校史档案开发利用的高级形式，可以全面、系统、深入回顾高校发展历史，更好总结办学经验，继承和发扬高校的优良传统。传统的高校档案编研主要指向大事记、历史沿革与文件汇编等。新时代的高校校史档案的编研还要具有创新思维，能够围绕服务对象的变化开展不同形式的档案编研工作。例如，从校园文化建设的角度开展校史档案的编研工作，积极展示各个历史时期的校园文化，从而加强对高校文化及各类社团建设的引导，提升当代大学生的素养。除了传统选题以外，还可以从师生角度进行档案编研，保证档案编研工作更接地气儿。未来，高校的档案编研不仅指向文献档案资料，还要指向影音声像档案，开发多种档案编研产品，形成档案编研工作品牌，以及构建师生参与的档案编研机制，在全校共享中形成关注校史建设的良好氛围。（三）组织开展多种形式展示活动校史档案可以反映高校的发展建设情况，很多高校的著名人物或重大教育教学事件对社会经济发展都有重要的文化价值。为此，高校应开展丰富的展示活动，从而让全社会认识到档案管理的重要性，提高档案管理工作的社会影响力。例如，高校校史馆可以尝试进行报道式档案开发，通过各种新媒体或自媒体平台展示高校各种档案信息。在某一主题的牵引下呈现历史史料，吸引全社会对高校教育教学改革的关注。也可以尝试在自媒体中展示高校历史人物故事，可以介绍学术创新前沿成果等，实现对现有校史资源的广泛开发利用。未来，高校校史馆需要组织进行多种形式的展览活动，保持档案展示的前瞻性、通俗性与直观性，满足社会各方面对档案使用的需求。校史馆应当尝试进行编纂式开发，积极展示高校教育教学方面的成果，发挥校史档案沟通校友方面的作用，让社会各界及校友师生共同参与档案编撰。（四）增设多种校史信息服务渠道校史档案的价值体现在为广大师生服务上，体现在向社会宣传高校历史文化精髓上。只有创新高校校史档案的利用方式，根据用户的需要创新档案信息传递的方式方法，才能体现校史档案管理的实际价值。为此，校史馆必须从互联网信息化建设的大趋势建设着眼，大力开发用于校史档案的检索服务工具，搭建智慧化校史档案共享平台，在全面加强校史档案电子化整理的基础上，对其中有用的信息进行著录和在线传播，不断完善档案信息的电子目录，提供优质的索引和指南服务。高校还可以在社会新闻媒体上开放校史档案目录，全面介绍珍藏的珍品和档案工作动态，从而引起全社会对高