机关档案管理工作的现状及发展趋势探讨_洪璐.pdf

1102023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS机关档案管理工作的现状及发展趋势探讨洪璐（厦门市归国华侨联合会，福建 厦门 361000）摘要：本文围绕机关档案管理工作的现状及发展趋势进行探讨，对机关档案管理工作的现状进行了分析，并对机关档案管理工作的发展形势进行了判定，然后针对现状中的不足之处提出了优化策略。关键词：机关档案；档案管理；发展趋势机关档案管理工作的主要任务是行使地方政府的监督管理职责，对机关档案实施科学化管理，重点管理区域范围内的机关单位的各项档案，根据国家推行的机关档案工作条例制定管理体制和管理细则。虽然目前机关档案管理工作在整体上趋于良好势态，但是仍然存在一些不容忽视的问题，这些问题影响机关档案工作的日常开展，制约机关档案的服务功能。一、机关档案管理工作的现状（一）机关档案存储媒介要求较高由于机关档案文件电子化的高速增长，对其保存媒介也有了更多的需求。文件种类相较于以前明显增加，但是目前大部分机关单位档案文件的保存载体是以前的光盘库、磁带库等，这就导致载体的更新迭代速度无法适应不断增长的机关资料更新总量的需求。同时，由于以往不成熟技术的干扰，保存方式在很大程度上保留了以前的形式，使机关档案在检索和刻录上出现多种问题。所以，机关档案电子文档要想长久保存还是任重道远。（二）机关档案存储安全有待提升信息化时代，纷繁复杂的机关档案数据让互联网黑客或者其他犯罪份子有隙可乘，在档案传递的环节中进行非法侵入甚至种植电脑病毒，这将导致机关档案数据破坏甚至损毁，使机关档案的私密性不复存在。目前，在对机关档案电子文档传递与存储方面的加密技术还存在缺陷。例如，电子编码技术是一项关键技术，文档在网络传递过程中可能发生改变，但传递的源文件却没有改变，这就会产生一些问题，给机关档案管理工作增加了难度。（三）机关档案管理基础环节薄弱部分机关单位缺乏对档案管理工作的统筹安排，在体制内没有独立的档案工作办公室，办公依赖于机关单位的公共区域。这种非独立性让档案工作的效率大幅降低，同时机关档案的存档和阅览大多分布在各个机关工作人员的个人办公室内，没有形成统一的阅览室和档案存档库房，这就导致档案的调取和阅览较为困难，一些跨部门的档案需要经过很长的调取周期才能够取得，并且调取档案资料的内容完整性也存在疑问。在一些网络档案的管理中，没有形成与网络档案相匹配的应急方案，当一些档案需要被紧急调取的时候，需要在机关单位中走过多的程序，这样就降低了档案调取的时效性。（四）机关档案记录不完备机关单位会针对办公室、党委党组、民主生活会议等进行记录，记录内容包括人员编制情况、不同时期的机关单位内部工作统计表等，这些档案资料是非常重要的。部分机关单位缺乏对这些档案记录的管理意识，导致一些机关档案记录并不完备，对各个部门资料信息的收集不全面、不完整，并且对这些机关档案记录的整理和归档工作不及时。一些机关档案需要建立全卷宗来保证记录内容的完整性，但是实际上大部分机关单位都没有形成全卷宗整理和归档机制，这就导致档案记录内容存在缺失，降低了档案调取的效率和档案内容的有效性。（五）机关档案管理模式不合理部分机关单位的档案管理集中性较差。在新时代背景下，大数据存储是契合档案管理的最为有效的手段。但是部分机关单位由于资金、意识等问题，仍然倾向于对档案进行文书保管和管理，对于一些电子档案、影像档案、音频档案等信息档案疏于管理，甚至将档案存储在 U 盘中随手一扔，在进行档案提取的时候全凭工作人员的记忆去寻找。在这种情况下，如果没有形成统一的管理机制，很容易造成档案资料丢失。事实上，部分机关单位并没有设1112023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛置专门的档案管理机构，对于档案管理工作的职责权限没有进行明确划分，只依赖于“一人一档”的个人档案保管方式，这样的档案管理模式不仅会让机关单位工作人员一人多职，分散他们的工作注意力，还会因档案管理人员流动性较大，最终无法准确追溯早期的机关档案内容。二、机关档案管理工作的发展趋势（一）数字化管理和信息技术运用机关档案管理工作趋于数字化管理是新时代下的必然趋势，相比于传统的机关档案管理制度，这种新型的管理制度对档案信息的梳理归集与检索利用效果提升巨大。新时代机关档案管理工作需要向现代化、集约化进一步发展，提升机关档案管理工作的科学化程度。由于机关档案资料数字化的需求，数字化的档案管理设备以及技术成为机关档案管理工作的重点，以满足信息化时代大众的需求。（二）机制和体制的创新档案管理的主要功能是检索和调用。机关档案管理工作提供服务的手段可以是对文档标注关键字，让使用者能够直接通过关键字进行搜索，或是增加搜索页面的便利性，让使用者更方便地操作等。在机关档案信息资源库的管理利用上，档案管理人员必须重视对数字存储设备的维护管理和网络系统的流畅性管理等，使机关档案管理工作效率大幅提升，促成更为符合时代发展的机关档案服务。机关档案体制的革新应当与机关档案管理机制的革新同步进行。以往机关档案管理水平相对较低,导致机关档案的管理体制相对保守,不能与时代发展同步。同时机关档案的经营机制也相对简单、功能不全,使其无法以高效的管理方式为社会各界提供有效服务,这就需要机关单位对档案的管理模式加以革新,将机关档案资料更加细致整理,将分散式的管理模式改为集中化管理方式,并以集约化的管理模式对机关档案资料进行整理保护。科学管理方法的变革也可以在机关档案行政管理工作方面上有所反映,把集中统一的管理模式运用在机关档案的归属管理上来,形成新型的部门档案管理体制及配套机制,以满足当前机关档案管理工作的新发展。未来的机关档案管理工作机制是管理体制和机制并行创新的方向,在信息化、集约化的管理体制内,完成管理机制创新。（三）机关档案管理运行机制改革创新的管理机制是机关档案管理模式发展的现实要求。新时代机关档案管理工作机制改革必须围绕着信息化建设进行,在信息化技术设备与强大数据处理技术的支撑下,让机关档案保存管理的机制更加倾向于线上机制,进而推动机关档案保管的变革。各单位在开展机关档案管理工作变革时，需要与单位的实际状况紧密结合。一些经济发达地区的机关单位档案管理可以先期应用更新、更快、更为全面的信息化技术作为保障,而较为落后地区的机关单位档案管理则可以采用传统机关档案管理工作和信息化管理相结合的运行机制。三、机关档案管理工作的优化实践（一）建立健全数字化管理制度从机关档案归档的服务要求以及安全性等角度出发，应重视机关档案储存介质的储存方式，建立完善的、健康的信息管理体系框架。新的管理体系首先需要保证机关档案信息的高度机密性，同时在文档的信息收集、处理过程中确保整体性与高效率。例如，机关档案归档可以依赖于信息技术和大数据技术，创设机关档案管理平台，并制定数字化管理专项制度，任何人需要经由档案管理人员同意方可访问档案管理平台。在平台系统中以大量的子文件作为数据基础，基于智能化检索技术和数字化管理技术，采用客户机、服务器的对接方式，让机关档案管理更加系统性。档案库内部的硬件设备，如复印机、扫描仪、刻录机等，都需要档案管理人员通过档案管理平台进行控制，机关档案的检索和利用也需要通过平台软件来完成，提高使用者的满意度。有了更严格的档案管理制度和管理手段，才可以对机关档案信息化内容进行收集、保存、分类、整理和利用，实现更有效的整合升级。（二）加强档案安全管理因为互联网本身的固有特点，数据极容易泄漏，所以对档案的安全管理不容忽视。这需要档案管理人员不但要熟悉资料存储的有关管理过程，还要对关键操作有很深入的理解，包括如何对存储进行保密，对访问者实行身份辨识与管理，对电子传递过程中实施安全检测等。上述操作均有助于提高文档在检索中的安全系数。机关档案的数据和信息非常重要，存在大量的机密数据，这些数据一旦外泄就会给机关单位的工作带来不利影响。机关档案管理人员可以在档案数据库中下载杀毒软件、防火墙等，这样可以避免不法分子进入机关单位档案管理系统，并阻挡病毒入侵。同时，需要设置机关档案库的门禁管理，制定非专职人员不得擅自入内的规定。在档案库内部安装监控系统，采取物理隔离技术，自动识别陌生访问，以此来提升机关挡寒工作管理的安全性。在日常的档案交接、归档等工作中也需要设置系统密码，并对密码进行定期更迭，防止不法1122023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS分子通过远程操控技术盗取档案库密码。对于档案库内的扫描仪、打印机等硬件设备，同样需要设置一定的安全技术防范，防止机关档案在复制、转移的过程中数据泄露或被篡改。（三）创新档案管理方法要对机关传统的档案保管进行科学化管理提升，要在汲取传统档案管理优秀方法的基础上做出突破性的创新，通过建立科学的档案管理思想从而提高机关档案管理工作的科学性。例如，机关档案中存在一些城市建设方面的数据或者文件，应该根据档案产生的规律以及档案调用的实际情况对其进行分类编目，并归档到相对应的检索关键词下。城市建设方面的档案数据就可以根据征地拆迁类别、招投标类别、合同协议类别、地质勘测类别、建设设计类别、建设施工类别、建设竣工验收类别等进行分类归档，并形成统一的城市建设全卷宗。在科学编排过后安排机关单位中有专业档案管理经验以及城市建设知识的人员对档案进行存档，促使机关档案管理工作的科学性提升。在进行机关档案管理的过程中，可以运用数字化的理念加以管理，并获得政府在管理软件和硬件设备上的支持，引进最新的档案信息化管理系统，从政府部门调拨性能较好的信息化档案存储设备，使现代机关档案管理朝着数字化、信息化和科学化的方面发展。（四）优化档案管理模式机关单位领导应该认识到机关档案管理工作的重要性，从档案的记录、归档、管理三方面进行优化。档案记录工作可以由专人进行专项负责，这样不仅能够保证会议资料等重要机关档案内容的准确性，还能够简化机关档案的转交工作流程。在归档和管理工作中，机关单位领导需要积极参加档案工作会议，并在固定的时间周期内完成档案工作的检查活动，形成档案工作的评分机制，对于档案归档、整理效果良好的机关单位工作者需要予以一定奖励。在工作会议中明确档案工作的重要性，以此来提升全体机关单位工作者的档案管理认识。领导需要积极支持并配合专项人员进行档案管理工作，从而形成由上至下的、统一的档案管理工作模式。在优化档案更新工作的同时，需要积极转变思想，基于现代化、数字化、集约化的管理模式对档案管理工作进行统筹，并规划档案工作的全生命周期，实现专人专项管理档案、同类型档案归于统一档案室、优化档案管理人员配置、降低档案工作的人力成本等，以此来达到机关档案工作的高效管理目标。同时，需要完善管理体制，立足于档案管理工作的相关政策和规定，基于机关单位自身的实际情况对档案工作的流程和操作标准予以明确。规范的工作流程和操作标准能够减轻机关档案管理工作的压力，并让机关档案具备更高的利用价值。在提高档案管理工作的针对性后，还需要就档案管理工作的全面性和可行性进行探究。机关领导可以根据实际的档案管理工作需要来配置合适的岗位人员，并明确档案管理工作的职责，对档案管理人员进行集中培训，提升他们的档案管理能力。此外，还应设置机关单位专属的档案库，制定档案库的管理制度，并在实践中对管理制度进行适当的补充和调整，让机关档案管理工作更为统一和规范。（五）加强档案工作的基础建设在机关单位设置专属档案库的过程中，需要严格遵循“十防”措施，并根据“十防”措施制定初步的档案库管理制度。在档案调取方面，需要设置单独的档案阅览室和档案提取办公室，这样不仅能够让机关档案的调取变得更为规范，还能够让档案在被调取的过程中保持安全性和保密性。在日常的档案管理工作中，需要规范档案记录、归档、整理的全生命周期，对于不同种类的机关档案需要不同的归档方式。例如，文书档案需要在阴凉、不潮湿、空气流通较好的储存柜中进行集中归档，并且储存柜也需要按照不同文书档案的类型要求进行细致标识，方便提取；对于信息化机关档案可以存储在 U盘中，对这些 U 盘进行标识并集中管理，或者将信息化机关档案存储在机关单位的大数据平台中，保证档案归档的安全性、整