档案信息资源共享模式优化探讨_刁玲武.pdf

982023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS档案信息资源共享模式优化探讨刁玲武（广东职业技术学院，广东 佛山 528041）摘要：在大数据时代，档案信息资源的共享既带来了机遇，也带来了挑战。新时代，档案信息资源的共享应抓住机遇，解决问题。本文论述档案信息资源共享的必然性与可行性，研究档案信息资源共享存在的问题，探讨档案信息资源共享平台设计理念，提出档案信息资源共享的实现路径。关键词：大数据；档案资源；数据共享随着大规模数据采集和处理技术的发展，档案信息资源共享已成为我国面临的重要问题之一。当前，绝大多数数据仍然是各类商业和政府机构的数据，从公共来源获取大量有价值的数据仍然很困难。因此，为了促进档案信息资源共享，加快档案管理信息和数据的交换，有必要重视促进档案资源共享相关领域快速发展的基本条件。一、大数据时代档案信息资源共享的可行性（一）大数据为档案信息资源共享提供平台与传统档案资源相比，档案信息资源规模巨大。随着大数据存储技术的发展，数据已经从 TB 级上升到 PB 级。在传统的档案资源管理中，有限的存储空间严重影响了档案资源的共享。大数据处理技术的应用，特别是云数据库和分布式计算的应用，大大提高了数据存储量，为建立稳定有效的信息平台奠定了基础。大数据处理技术最重要的价值在于存储大量的数据并进行有效的数据分析，这将大大降低共享档案信息资源的成本，优化档案信息资源的配置。（二）大数据为档案信息资源共享提供技术支撑大数据可以有效提供不同类型数据的兼容性和存储，其采用一种基于互联网思维的新型数据存储方法，将传统数据文件存储在结构化数据文本中，既可以生成结构化数据，也可以同时存储半结构化和非特定数据。它可以提供音频、视频、照片、文本等不同媒体的数字档案资源的兼容性和存储，从而对原始的数字档案信息进行收集和处理。数字档案是信息资源中产生大量数据的场所，大数据促进了数字档案在信息资源共享和利用方面取得了突破。（三）大数据为档案信息资源共享提供速度保障对于档案信息资源来说，在实时数据处理中，大数据主要实现的是“一秒钟”规则，即在数据处理过程中，处理各种工作只需要一秒钟。它不仅有助于快速实现用户数字化档案的信息资源整合，而且实现了信息处理的自动化。它解决了数据共享中文件传输的问题，使文件信息可以在网络中交换而不是在纸面上交换。（四）大数据为档案信息资源共享奠定识别基础云存储具有大量的数据类型，能够实现实时存储。此外，还具有优化非常规数据的价值。通过共享归档信息资源，可以提高归档信息资源的价值，帮助归档用户快速处理碎片，它的目标是确保根据用户需求将共享的信息资源用于数据归档。二、大数据时代档案信息资源共享的必然性档案管理的本质是服务，档案信息资源的管理必须依靠计算机资源在服务水平和服务深度上实现突破，为用户提供个性化的访问。首先，大数据的应用可以实现资源的利用，实现虚拟的软硬件和现代化的管理。通过对各类档案资源和档案数据库资源的有效整合，个性化资源配置，根据客户的个性化需求和动态稳定性，通过弹性控制文件向用户提供数量和服务端口。同时，利用大数据处理技术具有安全性和可靠性，能够建立基于大数据处理技术的数字文件资源交换系统，促进档案服务功能的全面提升。其次，数字文件资源共享与大数据具有天然的兼容性。档案信息资源在存储、处理、传输渠道和管理等方面实行集中差异化管理。最后，大数据处理技术的最大优势是虚拟存储和打包资源，以及档案信息资源的交换和利用，这也需要远程档案维护和资源优化配置。大数据处理技术为数字档案资源平台和数据载体服务模式的建立提供了基础。数字档案资源的数量可以通过云的方式集成到数据中心，不仅节约了存储资源，还促进了用户的有效利用，大大提高了数字档案领域信息资源和服务的使用效率。992023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛三、档案信息资源共享存在的问题（一）难以形成规模档案信息资源交换网是一个由公共部门资助的项目，在互联网上进行信息处理、数据库建立和操作需要大量的资金。当前，受资金投入的制约，档案信息资源共享难以形成规模。（二）信息量不足，共享程度低档案信息服务核心是信息质量和数量，是网络信息交换成功的关键。然而，现阶段档案信息资源开发落后。在目前的网络档案中，大多数文件都是发送到目录数据库中，信息有限，信息质量较低。此外，由于历史原因，档案文本数据量不足，难以在短时间内获取信息和扩大资源交换。（三）受自身技术及法律与安全条件的限制除国家档案馆和一些省级档案馆外，多数地方档案馆高新技术应用不足普遍存在。数据处理和档案信息的网络传输离不开信息技术的应用，档案技术的使用水平、信息网络相关法律法规的不完善、信息基础设施的不完善、网络和信息安全的高度脆弱性制约着文献信息交换系统的建立和发展。四、档案信息资源共享平台的设计理念（一）平台工作方向大数据时代，档案信息资源以省级档案馆为主，共享于不同档案馆。档案信息资源交换平台应实现收集、审查、数据发布、文件交换和信息安全五大功能，并通过相应模块实现。围绕档案信息控制中心，五个功能模块相互支持、交互，形成多功能的综合系统。其工作方向如下：一是档案信息收集是一个自动或手动的信息存储平台，可用于导入并进入信息验证模块。二是对海量信息资源进行检查、审核、认证，将符合发布标准的信息带入档案信息管理中心，对不符合标准的信息进行过滤。三是档案信息中心完成收集、分类、注册、备份等工作，并将处理后的信息资源传递给信息交换模块。四是文件信息的传播与交流，通过互联网获取档案信息，与档案用户进行交互，实现多功能档案资源的实时共享。五是安全控制模块用于控制发布信息内容的安全性。如发生非法入侵和内容篡改，应立即执行应急恢复计划。（二）平台设计原则为保证档案信息交流平台的科学性和可操作性，应遵循以下原则：1.实用原则。平台的构建必须强调系统功能，减少复杂的流程设计，去除无关的功能，尽可能减少管理人员的培训时间。2.安全原则。打造大数据时代的平台，应采取有效的安全措施，为平台主体、网络、系统和应用系统提供可靠的保护。建立硬件防火墙、预警系统、网络环境评估、杀毒软件等积极的补救措施，包括数据保护、认证、数字签名和加密信息，如防盗信息平台，黑客非法入侵和外部平台。（三）平台架构设计1.数据库层。这一层是平台的初始层，其主要功能是创建文件数据库和逻辑连接，并通过数据适配器和数据库接口提供文件交换平台。2.业务层。其主要功能是对数据库中的归档信息资源进行处理，并利用底层的服务来完成系统的功能。根据信息管理中心的功能和治理框架的基本功能模块，如信息收集、信息验证、信息交换等，可以逐步完善档案管理数据库和信息安全控制中心。3.网络层。它的功能是将公共档案资源传输到互联网上，通过云计算、数据传输等技术对存档的数据进行加密和密封。这些数据被划分为业务级别，然后通过 web 服务器传输到用户界面。同时，将底层采集到的交互数据传输到操作层进行处理，然后再传输到下一层。4.用户层。其主要功能是将共享的文件资源显示到 web 浏览器、电子邮件、pad 等信息终端。（四）平台功能模块1.档案信息采集模块。该模块负责自动检索本地内部网和计算机网络中的外部信息采集系统的档案信息资源，并将其放入数据库共享平台和监控领域。自动采集文件资源的数量、名称、类型、地理区域等。自动获取并导入的 excel 文件类型为 TXT 或XML，通过专用的适配器接口。对于难以访问的自动数据收集，数据编译器可以通过 web 服务表单和接口定义的数据收集表手动输入数据，完成手动数据收集过程。2.档案信息审核模块。该模块负责验证归档信息资源的有效性，确保收集信息资源的可用性、发布性和共享性。检查人员对资源进行分类，合格的资源移交档案管理中心，明显错误的信息带回下一级收集，虚假的、低级的、政治敏感的、不受欢迎的信息直接送到档案信息管理中心。档案资源验证的结果和过程记录在管理平台的日志中，以获取信息、访问和反馈。档案信息控制模块检查后，巡检结果不能更改，但如有验证错误，需继续上级文件的批准。3.档案信息共享模块。该模块是广泛性档案信息资源共享平台数据的关键要素之一，负责收集信息网站，传递省档案馆和历史、主题、宣传资料、多媒体档案等档案信息资源，联合支持不同类型的1002023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS数据源。该模块支持基本的数据库连接，平台支持网站、邮箱、QQ、微信、微博。同时，为确保上述总程序的合法性，应及时、适用地提供全面的沟通与交流机制。4.信息安全控制模块。该模块包括多个系统安全模块、网络安全模块、服务器安全管理模块、安全管理模块等。安全子模块包括反病毒防护、密码防护、用户识别、安全控制模块等与技术防护系统交互，提高技术防护系统的效率和有效性，充分利用现有技术消除安全缺陷。五、大数据时代档案资源共享的实现路径（一）档案资源标准化处理档案资源的标准化是影响数据交换的一个重要问题。只有按照双方约定的数据处理标准对档案资源进行处理，才能保证数据的不间断传输和交换。因此，应制定统一的档案数据处理标准，以监督档案资源按照既定标准进行整合和处理，为区域档案提供公共数据库，实现档案资源共享。各部门必须严格遵守规范档案资源的要求，共同利用本中心的档案资源。（二）培养多维度共享服务理念一是各部门必须重视档案管理，积极适应互联网的条件，学习互联网的工作原理。定期邀请专业人员培训新技术人员，积极引导管理人员进行创新改革，为创新交流创造新思路。二是档案管理人员要定期召开评议会议，明确档案管理过程中的难点和决策。基于普遍的发展理念，利用新机遇发展大数据，强调软硬件现代化。从业者必须遵循服务第一理念，优化服务水平和专业知识，打造文件共享平台。三是积极鼓励公众参与档案建设，了解公众需求，更新档案，并积极提出符合实际的优化方案。（三）建立多方位共享服务机制档案共享系统提供了大量需要共享的服务和软件。在软件方面，应建立一个文件信息交流平台，吸引技术专家和引进新鲜血液。同时，吸纳高技能人才，提高专业化培训水平。鼓励从业者开发新技术，通过计算平台上的云功能创建公有云和私有云，协调公共和机密信息的边界，向公众提供信息。此外，投资改进设备，及时更换旧设备。（四）创新多样化服务方式1.权威网站必须建立统一的管理标准，确保网站的准确性。不断优化和更新网站，按统一标准搭建信息资源平台，提供各类信息服务。同时，与公共网站或权威科研机构合作，可以提高档案信息平台的知名度和美誉度。2.平台微链接被广泛使用。档案管理人员可以将档案信息发送到公众账号，公众可以足不出户就能查看自己的信息。VR 二维码、RFID 等现代技术可以提高在线档案资源的管理水平，创新公共服务展示信息的动态和静态模式，保证信息的传播和扩散。3.移动终端。移动端 APP 的移动网络设备已成为整合“互联网+”的强大工具。档案通过移动端APP 与知名平台合作，推送信息资源，扩大平台信息的传播，打造自己的移动客户群体。（五）树立正确的安全风险防范意识在档案管理的过程中，管理人员需要建立正确的风险防范意识，清晰界定自己的职责，从而以数字化的形式创建文件管理模式，完善档案管理工作。在整个过程中，档案管理应不断调整不符合技术要求的缺陷。首先，一定要对网络系统有一个清晰的认识，然后学会使用各种杀毒软件和防火墙技术，防止档案管理出现问题，从而促进档案信息的有效管理。其次，必须建立可靠的数据库，加强内部管理，防止数据和信息泄露。最后，必须加强对信息资源的保护，提高整体效率和质量。（六）对档案信息资源共享平台进行监督作为一名合格的档案管理人员，需要不断加强档案信息资源共享平台的管理工作，提高整个平台的安全性和可靠性，明确不同的工作要求，优化管理体系，提高整体效率和质量。在档案信息资源共享平台管理的过程中，我们要合理地使用协议，然后尽快有效地实现信息共享的目标，促进档案服务工作的更好发展。（七）重视档案管理技术的研发档案管理事业的发展在很大程度上依赖于档案处理技术的发展。因此，在建立档案信息资源共享平台的过程中，我们要改进和创新云计算、云存储技术