关于加强干部人事档案数字化管理的几点思索_梁汉冬.pdf

682023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS关于加强干部人事档案数字化管理的几点思索梁汉冬（广西壮族自治区横县公路养护中心，广西 横县 530300）摘要：数字化建设是档案管理发展过程中的深入性革命，是运用先进的技术构建档案管理的新模式。在干部人事档案数字化管理推进的过程中，要结合行业发展要求，优化管理方式和管理流程，突出精确度和时效性，促进干部人事档案数字化管理模式更好发展。关键词：干部人事档案；档案管理；数字化档案管理是事业单位的重点内容，事业单位采用数字化档案管理模式，能够全面提升档案管理的效率。在干部人事档案管理中，采用数字化管理模式能够构建系统化的平台，实现档案信息管理的系统化、精准化、科学化。党的十八大以来，按照中央从严治党的要求，各事业单位都开始对干部人事档案进行严格的管理，其中增加了干部人事档案数字化管理的内容。在干部人事档案管理梳理和整改的过程中，运用数字化管理模式取得了良好的成效。干部人事档案数字化管理是一个长期的系统化的工程，需要强化工作的必要性和紧迫性，认真查找干部人事档案管理中存在的问题，构建数字化智能化的发展模式，全面提高干部人事档案管理的效能。一、干部人事档案数字化管理概述数字化主要是指将许多复杂多变的信息转变成可以度量的数字和数据，运用这些数字或数据建立适当的数字化模型，在计算机内部进行统一处理。干部人事档案采用数字化的处理模式能够确保档案材料真实性、完整性、机密性，组织人事部门在人事档案管理过程中需要提供科学的依据，这就要求干部档案管理要实施数字化的模式，以此来保证档案管理符合安全性和科学性要求。信息化时代发展背景下，传统的纸质档案不适合携带，不容易进行数据综合处理，运用数字化的模式能够使档案在应用过程中更加快捷（见图 1）。例如，干部人事信息收集更快速，在电子档案中更容易接收和存储文件，不需要占用实体空间，只需要存在电子设备上即可；在档案信息综合处理、分析加工等方面运用数字化管理模式，可以打破时间和空间上的阻碍，随时随地对信息进行加急处理；在数字化利用方面，电子化档案比传统档案更加快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，在选择信息的时候只需选择相应的功能键就能够处理大批量的数据，并做到数据准确无误上传。传统档案管理无法满足信息化时代的要求，而数字化的管理模式覆盖了纸质档案的所有优势，在特殊和紧急的情况下运用数字化处理能够为人事档案管理提供准确的信息，更能够在短时间内分析出人事档案中的关键性内容。可以说，档案数字化管理具有无可比拟的优势。图 1档案数字化基本机构二、干部人事档案数字化管理的重要意义（一）新时代组织工作的要求干部人事档案数字化管理对于提升事业单位的人事管理有重要的意义和价值。干部人事档案管理中要清晰每一个干部的个人基本信息，这是组织工作的重点要求，也是人事管理过程中不断完善制度化体系的重点内容。实施数字化管理能够让干部人事档案的内容更加精准，能够让档案信息管理符合规范化要求。数字化管理模式下档案信息为组织工作提供了必要的条件，特别是在干部的任免和提拔692023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛方面有了精准明确的答案。干部人事档案数字化管理有利于强化人选审核把关，特别是数字化系统中的智能文件读取、管理以及备份能够全面提升人事档案管理的专业化水平。在组织工作中，数字化档案发挥了关键性的作用，档案审查更加快捷，关于应用档案的文件部分有了更多规范化的标准。（二）有利于严肃干部档案管理规范干部人事档案管理是一项复杂而庞大的工程，传统的纸质档案登记信息较慢，信息审查存在不严格的现象，而运用数字化管理模式可以使干部档案进行全方位的资料设计。例如，人事档案资料修改和补充可以充分利用电子信息技术扫描技术、图像处理技术等更好地进行读取存储和备份。在管理过程中，可以充分运用数字化的管理模式提取、替换、修改文件，防止因为修改而造成文件数据的损坏和遗失。数字化系统可以在平台上对干部档案进行系统分类，按照模块化管理的方式，干部人事档案管理有了更加规整的模式。数字化管理模式使干部档案信息管理可以构建网格式的管理模式，根据年限、干部分类、岗位职责等划分为不同的模块，采取横向和纵向交叉信息的模式实现干部信息的精准定位。例如，在数字化操作中，将计算机技术、扫描技术、扫描线性 CCD 技术、OCR 技术、数字摄影技术、录音录像、数据库技术、多媒体技术、存储技术等融合到其中，使资源和数字化之间构建数字化网络形式，实现档案管理的资源共享。（三）有利于提高干部人事档案的管理效能数字化模式能够全方面提高档案管理效能。干部档案日常应用中多数要按照级别、行业、姓名等条件进行检索，如果年代久远，纸质档案资料有可能还处于封存的状态，查找信息的难度较大，找到准确的资料更存在诸多难点。数字化档案管理模式可以在网络操作下完成，干部人事档案录入查询以及信息应用更加快捷，打破了时间和空间的限制，提高了档案管理人员的工作效率，降低了管理人员的劳动强度。特别是应用智能化管理系统对干部档案数据进行分析统计完成资源合并，使干部人事档案管理更加科学化和智能化。档案数字化管理打破了传统载体的缺陷，形成了局域网、政务网、互联网、计算机检索、电子档案阅读等多种新环境的建设，提高了管理水平和效率。业务部门可以面向需求者提供更多的服务内容。档案工作的数字化建设运用原生信息资源，实现了信息技术的档案数字化流程。数字化模式下档案资料及时归档，档案信息能够及时形成详细的数据，查阅资料变得非常简单。信息“超时空”流动，“无墙界”档案打破了空间的距离，档案库从实体保管变为信息控制集合，特别是历史久远的档案材料经过数字化处理以后，能够给予档案更多的保护，避免档案被篡改。三、当前干部人事档案数字化管理存在的问题（一）干部人事档案数字化管理缺乏统一的标准有些事业单位档案数字化管理方式不具备规范性，无法在档案数字化管理过程中协调各个部门参与其中，也不能保证在这个过程中各个部门可以协调开展工作。例如，在干部人事档案重点审批和干部提拔任用等方面，档案容易存在审查标准不统一的问题。数字化的管理方式不严格、不规范，导致有的部门违反规章制度，存在修改干部人事档案的安全风险，这种情况容易造成干部人事提拔存在虚假现象。人事档案的数字化管理需要构建统一的标准，才能够让各个部门、各个管理人员的职权明确、责任清晰。各个部门在应用档案的过程中，要保证干部人事档案信息处于安全固化的状态，任何人不得篡改信息。数字化档案管理建设缺乏统一的标准，造成干部人事档案在管理过程中无法完成资源整合。（二）干部人事档案数字化转型推进速度较慢有些事业单位档案管理没有实现规范化、系统化的操作，专业人员匹配相对较少。干部人事档案管理多数还是沿用老办法和旧方式，档案管理数字化工程建设缺少资金的支持，有的也缺少技术上的支持。有的单位干部人事档案数字化转型处于一个表面的状态，而没有将干部人事档案数字化作为重点工作推进，依然是在数字化发展的背景下沿用着传统的方式，这种情况是事业单位普遍存在的问题，也是数字化转型过程中推进速度和效果不好的根本原因。（三）干部人事档案数字化发展缺少专业性数字化管理依托的是计算机和网络技术，在事业单位中拥有数字化处理能力的人员较少，数字化管理技术上的缺失导致干部人事档案管理缺乏专业性。有些档案管理人员计算机水平较低，没有进行过相关培训，无法将学到的知识运用到工作中。例如，在人事档案加工方面需要利用电子档案进行综合处理或数据修改，如果缺乏专业的技术就无法完成这项工作。有些干部人事档案管理人员基础的数字化管理能力也不高，在这种情况下就无法推进干部人事档案专业化发展。伴随着数字化管理的不断升级，新技术和新应用层出不穷，如果缺乏专业性的管理，人事档案的数字化管理就形同虚设，只是702023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS基础性的信息录入和操作，并不是数字化管理的最终目标，无法实现人事档案的智能化管理。四、干部人事档案数字化管理的发展思路（一）建立干部人事档案管理数字化建设的规范标准数字化建设是一个系统化的过程，在事业单位干部人事档案管理中，要根据档案管理的具体要求建立完整的规范，这样档案部门才能够更好地应用软件技术，也能够在与其他部门协同操作的时候有相应的标准。干部人事档案软件开发管理数据库的建设既要有优良的硬件配置，也要随时满足及时存储的要求，需要杜绝内存不足、网络卡顿等问题。特别是在升级干部人事档案智能管理系统通道中，查询统计以及人事档案日常管理的分析删除修改等都要有规范化的标准，在规范化的标准前提下，数据读取和共享才能够保持稳定的状态，避免出现泄密问题。档案信息管理的数字化就是为了更好地提高档案信息内容的应用价值，最大限度地提高信息内容的利用率。因此，规范的标准要依据管理制度等进行具体的建设。例如，调档工作需要按照档案文件的分号或者编号进行调档，仔细清点校对，检查出档案材料，避免出现错误。在拆卷过程中，要注意检查档案卷宗完整性，仔细查看是否有漏页、缺页、编写错误等，检查其中的标注是否准确。扫描工作要注意运用规范的标准配置扫描仪。扫描人员应判断电子档案的内容与原件是否相符，确认录入的信息是否完整。（二）提升干部人事档案管理数字化建设的技术水平干部人事档案管理数字化发展必须要突出先进技术的应用，数字化建设要做好硬件和软件的融合。例如，档案录入工作中有些原始档案的质量不好，通常要采用修图的方式完成电子档案，要保证图像清晰上传无杂质，在修正的过程中尝试对档案原貌复原，但不能影响档案的基本内容，在这些工作中技术上的操作至关重要。电子档案上传到档案数据库中需要做好备份工作，备份工作要明确硬件备份、软件备份、云存储等方式。例如，在批量完成纸质档案数字化采集功能后，应用现代化的网络技术实现多人、多客户端、多本档案应用，查询系统中采用 B/S（流量/服务器）的模式架构，实现本地及远程查档阅档功能。在系统安全方面，可以按日期、时间等完成阅读档案，授权阅览过程中有详细的日志记录、信息层加密、信道传输等多种方式，保证档案系统传输安全可靠。干部人事档案的管理技术要应用在全过程管理中，如收集、鉴别、整理、登记、干部任前审核、档案传递、统计查阅等功能性的操作。（三）提高干部人事档案数字化管理的专业化水平事业单位在提高干部人事档案数字化管理专业水平上，要构建系统化的发展模式。例如，在档案数据智能化匹配归档上，采用一键生成模式。建设集中统一的档案平台，实现档案收集到利用的全流程管理。实现数字化模式中全文检索、鉴定登记，打破档案管理的瓶颈，使档案管理更加简单。实现高效智能的入库存档，使得各类文件类型与档案门类归档建立对应关系，运用数字化技术实现数据的自动匹配，档号自动生成。在数字档案管理系统中支持档案跨门类、跨年度、跨部门检索，配备全文检索数据库等。在档案利用过程中，根据安全可靠的原则，对数字档案系统严格界定，设立档案查阅使用权限，优化在线借阅审批，利用过程留痕可追溯。在应用档案组件中，通过专业化的管理实现在线扫描录入 CRO、文本识别技术、多类型文献在线预览组件、权限控制组件、动态报表生成组件、数据批量导入导出组件等的有效利用，全面提高干部人事档案数字化管理的专业化水平。对此，事业单位要加强档案管理人员的培训工作，让其拥有先进技术的掌控能力。档案管理人员也要不断加强新知识和新方法的学习，以提高档案管理的专业化水平。档案管理是一项长期性的工作，采用数字化的管理模式有利于全面提升档案管理的效能。在实践中，要立足于干部人事档案工作的实际情况，根据行业发展的状态建立平台化管理模式，突出新技术的应用和规范标准的完善，以科学化、智能化、规范化的模式促进干部人事档案向高质量发展。参考文献 1 张杨.干部人事档案数字化管理初探 J.兰台内外,2021(30).2 杨秀梅.干部人事档案数字化管理应用 J.魅力中国,2020(38).3 曾德钊.浅析干部人事档案数字化管理 J.环球市场,2019(17).4 贾凤华.论干部人事档案数字化管理 J.中文信息,2021(04).责编：蒋立民