大数据环境下医院人事档案资源管理与利用分析_戈玉荣.pdf

802023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS大数据环境下医院人事档案资源管理与利用分析戈玉荣（济宁市任城区妇幼保健院，山东 济宁 272000）摘要：在大数据环境下，如何提高医院人事档案资源管理与利用水平是需要重点思考与探索的问题。基于此，本文针对医院人事档案管理的特征及人事档案资源利用价值进行了详细分析，提出相对应的策略，以期为他人提供借鉴，进一步提高医院人事档案的资源管理与利用成效。关键词：大数据环境；医院人事档案；资源利用医院人事档案真实、详细记录了院内工作人员的人生经历及工作表现，可为人事管理工作的开展提供重要参考依据。随着大数据信息技术的不断发展与普及应用，医院对人事档案资源管理与利用也提出了更高、更新的要求，要求人事档案管理人员高度重视人事档案资源管理与利用工作，充分发挥、应用大数据技术的优势，提高人事档案资源管理与利用水平，优化人力资源配置，推动医院早日实现高质量的发展目标。一、医院人事档案管理的特征为规范传统干部人事档案管理，我国颁布了干部档案工作条例，充分强调了人事档案管理工作的真实性，以便为人才选拔、培养及任用提供可靠参考依据。医院人事档案建立时间长，档案内容相对全面、完整，具体包括医护人员的工作经历、教育培训、科研成果等详细数据信息。因此，可以通过高效的人事档案管理提高医院其他方面的工作效率，更好地为广大患者服务，有效提高医疗服务的整体质量和水平。二、大数据技术对医院人事档案资源管理与利用的作用（一）突出档案价值人事档案属于医院运营与持续发展过程中非常宝贵的一项资源，尤其在大数据环境下，医院人事档案资源的利用价值能够得到充分体现。例如，将大数据技术应用到医院人事档案资源管理与利用工作当中，既可实现各类资源数据的收集、整理、查询与共享，加强医院内部信息化平台的建设，也可充分展现人事档案的内在价值及规律，帮助医院有效规避资源浪费现象。此外，大数据技术在医院人事档案资源管理与利用工作中的应用，还可明显提高人事档案的管理水平和资源利用率，节省更多的人力与时间、精力，为患者提供更加优质的医疗服务，创造更高的经济效益与社会价值。（二）实现资源共享在大数据时代下，部分医院的人事档案资源管理与利用模式仍旧相对滞后，多以传统的手工方式对人事档案实施管理，导致人事档案资源利用率低，管理水平不高，无法实现人事档案的现代化与信息化管理。加之医院规模的不断扩大，医护人员的增加，就诊患者的增多，人事档案管理难度明显增加。在此状况下，传统的人事档案资源管理与利用模式已无法满足医院的发展需求，且十分不利于医院核心竞争力及各项工作效率的提高。但随着大数据处理技术在医院人事档案资源管理与利用工作中的普及应用，简化了人事档案资源管理与利用流程，显著增强了档案信息的完整性、安全性及可靠性，人事档案资源信息在具体建设、管理和利用等各个环节中均可实现共享，这也是未来人事档案资源管理与利用发展的必然趋势。三、医院人事档案资源管理与利用存在的问题（一）档案管理模式单一医院人事档案管理内容复杂，涉及范围广，整体管理难度较大，传统单一的人事档案管理模式已无法适应大数据环境下医院人事档案资源管理与利用工作的开展。这就要求医院应紧密结合自身人事档案管理现状，制定行之有效的档案管理措施，确保人事档案管理工作的有序进行。同时，部分医院的档案管理部门在开展人事档案管理工作时，仍旧沿袭了传统的档案管理理念，过分强调院内日常管812023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛理，忽视了人事档案管理，且并未将大数据等新型技术应用到人事档案管理工作当中，这就导致医院人事档案管理工作的开展既缺乏软硬件技术的支持，也缺乏先进的人事档案管理理念和专业的管理人才，无法推动医院人事档案资源管理与利用工作的有效开展。（二）档案利用率比较低人事档案资源管理与利用和医院正常运营及高质量发展存在密切联系。近年来，社会经济的发展促使医院人事档案管理内容与模式发生了更加多样、复杂的变化，再加上人事档案管理信息变化速度的日渐加快，采用现代化信息技术提高医院人事档案的资源管理与利用质量尤为重要。但根据医院人事档案管理系统的整体建设情况来看，大多处于初级阶段，信息化程度较低，仍旧以传统人工方式收集人事档案资料信息，仍以纸质档案管理为主，这就导致电子档案资料数量较少，且十分不利于医院数据化档案管理系统的建设与完善，同时也会增加人事档案资料查阅及使用的时间与精力，降低医院人事档案的资源利用率。（三）人事档案管理人员素质参差不齐高素质的档案管理人才是保证医院人事档案资源管理与利用工作有序开展的重要基础。但结合医院人事档案管理工作的实际开展情况来看，部分医院领导对人事档案资源管理与利用工作的重视程度不足，导致人事档案管理人员的专业能力及学历水平普遍偏低，人事档案管理人员的数量严重不足，甚至存在一人身兼数职的情况。部分人事档案管理人员本身不具备专业的理论知识，档案管理能力不足，无法有效保证医院人事档案资源管理与利用工作的高效进行。四、大数据环境下医院人事档案资源管理与利用的优化策略（一）树立大数据管理意识在大数据环境下，医院要想从根本上提高人事档案的资源管理与利用水平，首先，应引导、要求人事档案管理人员树立强烈的大数据管理意识。其次，鼓励、号召院内医护人员及相关工作人员给予人事档案资源管理与利用工作更多的关注、认可与支持，正确认识人事档案资源管理与利用在保证各项工作有序开展中的重要性，为大数据技术在人事档案资源管理与利用工作中的应用营造良好的氛围。最后，需从如下几点着手，树立大数据管理意识：1.充分发挥医院领导的模范带头作用，树立强烈的大数据管理意识，积极学习国内外先进的档案管理技术，虚心借鉴国内外先进的档案管理理念，树立正确的数据挖掘意识、数据共享意识及资源利用意识，为人事档案资源管理与利用模式及工作方法的创新提供多种思路。2.档案管理部门应细化人事档案管理工作的各个环节，加强各环节的细节管理，定期更新档案管理设备，升级档案管理软硬件。3.医院应持续加大资金、人力投入，将先进的管理理念与新型设备应用到人事档案资源管理与利用工作当中，显著提高人事档案资源管理与利用的效率。（二）构建人事档案数据库随着大数据技术的普及与应用，医院在人事档案管理工作中应高度重视人事档案信息化建设，积极推动人事档案信息由纸质化向数字化转化，从真正意义上实现人事档案信息的数字化存储与信息化管理，降低医院人事档案管理成本。同时，引入大数据技术对人事档案信息进行统一的管理及备份。构建完善的人事档案数据网，对医院工作人员的基础档案信息实施有效归档处理，不断丰富与拓展人事档案数据网的内容。当前，在人事档案资源管理与利用工作方面，各大医院已基本实现信息化、智能化管理，基层医院也在进行积极的尝试与探索。人事档案信息的录入、存储、分析、处理、查询及调用等工作的效率得到大幅度提升，人事档案管理时效也明显增强，有助于减少人事档案管理人员的日常工作量，减轻其工作压力。基于网络信息技术，各医院独立构建的人事档案数据网及大数据平台可实现档案信息资源交换、共享，为人事管理工作的开展提供可靠的信息支持。1.建立大数据平台。大数据平台的建立能够为医院人事档案资源管理与利用工作的开展奠定良好基础。为此，医院在具体建设与发展过程中，应将人事档案大数据平台的建设当做重点工作，在具体实践中应注意以下几点：第一，医院应合理规划资金利用方案，增加大数据平台建设中的资金及人力资源投入，确保大数据平台建设活动的有序开展，尽量减少资金供应不足、人力资源缺乏等因素对大数据平台建设工作的影响。第二，在建立人事档案大数据平台的过程中，应优先选择分步骤的方式构建人事档案资源库。例如，分阶段建设文字、图片及视频等档案资源库，此种构建方式有助于医院各部门逐步向科学化、合理化方向发展。第三，医院822023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS应摒弃传统以人力采集、录入人事档案信息的方式，采用具有智能化、便捷化特点的人事档案大数据平台，快速、准确地完成信息收集与整理工作，大大提升医院人事档案管理的效率。同时，在人事档案大数据平台上，通过输入相应的关键词即可精确查询到具体的人事档案信息，节省较多的时间与精力，有助于人事档案资源利用率的提高，充分发挥人事档案的价值。2.完善人事档案数据网。完善的人事档案数据网是医院高效开展人事档案资源管理与利用工作的先决条件。为此，完善人事档案数据网尤为关键，可从如下几方面入手：第一，保证人事档案数据信息的真实性与完整性。人事档案管理人员可通过构建完善的人事档案数据网健全内部档案管理系统，将医护及相关工作人员的基础信息、薪资待遇等及时、准确地录入到人事档案数据网中，提升人事档案数据网的完善性与可行性。第二，强化新型信息技术的应用。例如，互联网技术的应用，有助于医院人事档案管理系统及内部数据库之间的有效衔接，可显著提升人事档案数据信息的利用率。第三，医院需规划、投入更多的资金用于人事档案数据网的完善，购买更加先进的设施，对人事档案大数据平台及相关信息系统进行定期升级，确保大数据平台及有关系统与医院实际发展速度相匹配。3.保证档案信息安全。保证档案信息安全是医院开展人事档案资源管理与利用工作中的重要一环，同时也是一项十分艰巨的任务。要求人事档案管理人员既要对档案内容保密，防止档案信息及数据外泄，也要防止黑客的恶意攻击，避免人事档案数据库建设受损，维护医院及社会的合法权益。为此，在人事档案信息安全保护工作中，人事档案管理人员应加强大数据技术的应用，充分发挥大数据技术的优势。一方面，医院应通过档案信息安全保护知识宣传及定期的培训活动，增强人事档案管理人员的信息安全意识与责任意识，加强人事档案管理人员的道德素质建设，避免其因个人私利泄露医院的人事档案信息。另一方面，医院应进一步提高大数据技术在人事档案信息安全管理中的应用水平。例如，可通过建设防护墙，定期对其进行维护、升级，加大人事档案信息的保护。在实际应用中，防火墙技术可有效隔离外部系统中未取得授权的用户，从而保证人事档案信息的安全。同时，也可应用数据加密技术加强人事档案信息的安全保护。该项技术主要是通过加密手段保护人事档案信息的安全。当访问者对人事档案信息进行查阅时，需输入相应的密码才可对人事档案信息进行查询，并且还能够将有关内容复制或备份在云数据上，避免档案发生丢失，进一步强化人事档案信息的安全保护。（三）优化人力资源配置首先，优化医院现有的人力资源配置，确保人事档案资源管理与利用价值能够得到充分发挥。例如，在大数据环境下，医院要对人力资源进行深度的挖掘与开发，构建高素质、专业化的档案管理队伍，充分发挥大数据技术在人事档案资源管理与利用工作中的应用价值。其次，医院应以国家相关政策为导向，形成尊重人才、释放人才思维与创造力这一先进理念，并付诸实践。一方面，医院应结合自身发展现状，制定科学的招聘计划，优先招聘专业性较强、具备丰富工作经验的人事档案管理人才，入职后给出清楚的职业规划和晋升通道，让档案管理专业技术人员和医院其他专业技术人员一样，有明确的晋升通道和晋升标准，以利于建立档案管理人才梯队，加强此类人员的职业稳定性；另一方面，医院应加强在岗工作人员的信息化培训，充分强调人事档案管理人员的专业化培训，定期展开大数据技术、信息技术等相关培训工作，并且可聘请专业的大数据档案管理人才亲临医院以讲座形式为人事档案管理人员答疑解惑。另外，在条件允许的情况下，医院还可组织人事档案管理人员通过外出培训、学习、交流或接受再教育等多种形式，全面提升人事档案管理人员的理论知识及专业技能水平，确保人事档案管理人员可熟练操作信息化档案管理软件，充分发挥大数据技术的便捷性与先进性，实现大数据功能及优势的高效应用，以此来显著增强医院的核心竞争力。参考文献 1 徐冉.数据管理视角下医院人事档案信息资源建设 J.山西档案,2020(02).2 张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策 J.山西档案,2017(02).3 孙大东,张文宁.人事电子档案安全管理区块链技术应用研究 J.档案与建设,2018(09).