档案数字资源备份策略研究_周春莲.pdf

1912023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案数字资源备份策略研究周春莲（广东轻工职业技术学院，广州 510300）摘要：数字档案资源能够长期保存与备份信息数据，且数字技术与网络技术本身具有动态性，更新的速度也非常快，这对档案数字资源保存与管理工作提出了更高的要求。本文通过对档案数字资源备份的概念及重要性进行分析，探讨了档案数字资源备份的策略及可行性，希望可以为相关从业人员提供借鉴参考。关键词：档案数字资源；备份；可行性近年来，计算机网络的覆盖范围不断扩大，档案信息储存与管理方式也发生了极大改变，数字化与网络化逐渐成为当前档案信息资源的主要存储方式。档案资源数字化建设有利于不断提高档案管理的工作效率与整体水平，并且能够有效节省储存空间，提高档案资源的利用效率。随着技术的不断更新，信息档案的载体形式也在不断发生改变，档案资料的完整性便显得尤为重要。怎样确保档案数字资源存储长期稳定安全，是当前档案资源数字化建设所面临的重点问题。一、档案数字资源简述 档案数字资源通常指的是通过现代化计算机网络技术对档案资源进行储存，且可通过文字、图片、音频以及视频等多种载体形式呈现出来，用户可以对数字档案资源信息进行传播和利用。数字档案资源有效节省了信息数据的存储空间，有利于提升档案资源的安全性及利用率。传统纸质档案与数字档案之间存在一定差异性，和传统纸质档案存储与备份工作相比较，档案数字资源的实际保存时间周期更长。同时，纸质档案的内容完整性无法得到有效保障，传播过程也不具稳定性，查找起来也费时费力。在整理后一般很难再次修改。档案数字资源在管理过程中，一般需要对档案文件进行筛选，根据档案的重要性以及具体用途确定保存时间。档案数字资源主要是通过网络形式进行传播，这些储存的信息需要进行整理与加工，因此其不具备原始记录性，要对档案信息的完整性与真实性进行综合分析，并在此基础上对档案数字资源进行长期存储与备份。二、档案数字资源备份的重要性 （一）避免档案数字资源出现损失计算机互联网技术更新的速度不断加快，档案资源的存储形式不再局限于文字，可以是声音与视频等形式。现代档案数字资源管理已经离不开计算机技术，计算机与网络成为档案资源管理的主要载体形式。但计算机系统在使用过程中可能会遭到破坏与攻击。例如，病毒等会对计算机软硬件造成破坏，一旦系统崩溃，将会导致档案信息被破坏或盗取，造成不可挽回的损失。所以，构建安全稳定的档案资源备份系统，对保障档案资源信息数据的安全性具有重要的作用。（二）档案数字资源具备连续性档案资源信息能够提供更加全面与连续性的信息服务，科学完善的档案备份可有效避免因档案资源被破坏造成的损失。当档案信息遭到破坏或丢失时，也能够使用备份档案，这样能够有效减少档案资源被破坏造成的负面影响和后果。（三）及时恢复档案数字资源 通过计算机以及云备份等方式对档案数字资料信息进行存储与备份，一旦档案数字信息被破坏，能够通过备份资源信息及时进行恢复，从而减少档案资源信息丢失所导致的损失，大大提升了档案信息的安全性与可靠性。（四）保障档案数字资源的安全性和完整性 档案数字资源备份具有低成本、大容量的特点，计算机网络系统能够存储海量信息数据，并且和传统纸质保存方式相比，其成本更低，能够节省资金方面的投入，提高社会资源的利用率。档案数字资源备份的安全性更高，通过云备份进行储存，可最大程度上保障数字资源的整体安全性与完整性，能够及时对资源信息进行恢复与查找，大大提升了档案资源信息管理效率。数字资源与云备份具备较高的灵活性，在档案资源储存过程中，可根据资源信1922023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE息的拓展变化情况，灵活拓展空间容量，提升储存能力。云备份因其自身的综合优势特点，也让该技术的应用成为了主流发展趋势，其强大的功能是提升档案数字资源管理可行性的基础保障。在保障数字资源信息安全性的基础上，科学合理利用数字化存储技术，能够有效提高档案数字资源管理效率与质量。三、档案数字资源保存与备份工作存在的问题（一）技术功能不够完善和传统纸质资源相比，在档案数字资源保存与备份过程中，对于技术层面及环境要求更高，而技术的发展及应用也会对档案数字资源管理工作质量产生直接的影响。档案数字资源在采集与传播中，可能会受到多方面因素的影响，造成档案资源信息被破坏，这也是当前面临的主要问题之一。随着经济的快速发展，档案数字资源的存储方式也在逐渐发生改变，一旦技术工具发生改变，可能会导致档案数字资源的完整性遭到破坏，这样不利于最大程度上发挥档案资源的利用率。此外，档案数字资源存储比较依赖于计算机技术载体，而具体的载体形式，其承载时间、文件形式等也有一定差异，技术功能在不断完善的同时，也应当高度重视网络的安全性。（二）保障体系不完善 目前，档案数字资源还无法实现长期永久性保存。所以，要不断提升和优化档案数字资源存储的安全性与可靠性。当前，我国在这一方面缺乏科学完善的保障制度体系，导致在档案资源管理过程中存在一定的缺陷，资源恢复与风险评估等方面的问题也十分突出。为了提高档案数字资源保存的安全性，必须要逐步完善保障体系，提升资源信息的保密性，满足人们的实际需求。一旦出现问题，自然会导致档案数字资源管理难度增加。所以，必须要切实构建档案数字资源管理保障体系，从而提高档案数字资源的整体安全性，要从技术、管理以及法律等层面入手，逐步完善保障体系，为提升档案资源管理水平打好基础。（三）顶层设计不明确虽然相关部门正在加大对档案数字资源存储与备份相关技术的研究，但是目前取得的成果相对有限。例如，在档案数字资源保存中，没有明确引导机构，且对于档案数字资源保存与备份工作的定义概念不完善。相关机构对于档案数字资源的存储意识不够明确，对于档案资源的存储格式以及范围、时间等方面都未进行明确。这主要是因为顶层战略不明确，从而造成档案数字资源存储与备份工作未达到预期效果。（四）资金投入不足档案数字资源在保存与备份过程中，往往需要投入相应的资金成本，且在对档案数字资源维护管理过程中，也需要相应的资金投入。如果缺乏资金的支持，将会对档案数字资源的保存与管理工作效率产生一定的影响。此外，档案数字资源保存与备份存在重复的现象，加之人工成本的增加，导致档案数字资源战略性规划与管理整体资金严重不足。（五）规范标准未统一目前，我国档案数字资源保存与管理缺乏统一的规范标准。近年来，在档案数字资源建设与发展过程中，更多地将重心放在信息检索与组织等方面，并未加大力度对档案资源的保存与备份进行研究与开发，在实际工作中缺乏相应的规范标准，影响档案数字资源保存与管理工作效率和质量。因此，在今后的工作中，应当对档案资源转化与存储工作加大研究力度。四、档案数字资源备份的有效策略 （一）逐步完善顶层设计 档案数字资源建设与管理主要包含了图书馆与科研机构等，这也是档案资源数字化建设的主阵地。就目前现状来看，在实际建设与工作中并不理想。各个领域都会利用到档案资源，档案数字资源的完整性与有效性也直接影响到档案管理工作效率及服务水平。因此，必须要构建科学的战略方针，逐步完善档案数字资源存储与备份系统，明确档案数字资源备份的具体方式及载体形式等。档案数字资源在实际保存与管理中，图书馆以及科研机构应当明确具体的存储范围和规范要求，从而尽可能避免导致发生数据丢失或不明晰等问题，同时应构建档案数字资源保存与备份系统，能够长时间保存与管理档案数字资源。（二）完善法律法规建设 目前，我国档案数字资源法律规范有待进一步完善，要高度重视法律法规建设，从而为档案数字资源保存与管理提供基础保障。在法律法规建设与完善环节中，应当注意档案数字资源的可操作性与规范性，保障其与实际情况相符合。首先，应当对相关制度逐步完善，要结合实际情况，保障法律制度的科学完善性。其次，应当构建安全评估制度，提高档案数字资源管理的安全性与可靠性。最后，还应当构建科学合理的安全标准，不断强化网络安全防范，提升安全技术水平与管理质量。（三）制定长期保存与备份载体安全策略 为了实现档案数字资源的长期备份与保存，需1932023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE要加强载体形式维护与管理。为了保障信息的安全性，要充分利用各种现代化技术手段，逐步扩大信息数据的存储空间，降低信息保存的投入成本。当前，受到内部与外部因素的影响，档案数字资源载体面临着被破坏的风险。需要对载体及环境等条件进行调整，这样才能够逐步优化与改进档案数字资源的实际环境。应当不断提高相关人员的档案管理水平，针对实际工作现状，制定科学的管理机制，并全面落实到实际管理工作中。要尽可能避免因工作人员自身存在的疏忽问题，导致档案资源载体被破坏，降低数据信息泄露与丢失的风险。要严格按照相关规范与标准，构建科学的载体标准体系建数据备份与恢复机制。在日常管理工作中，还应当提高自身备份存储意识，尽可能避免出现数字资源灾害问题。档案数字资源要定期进行备份，实时更新档案数字资源相关信息，从而保障信息备份工作的完整性与科学性。（四）制定科学的标准体系 档案数字资源的长期有效保存与备份管理，有助于相关部门对于档案信息资源的全面整合，促进国家信息化建设与发展。因此，要制定长远的战略性规划与目标，明确技术标准与责任组织，保障各部门能够科学合理分配责任权利，相关机构与部门之间相互合作，为档案数字资源保存与备份管理打下良好的基础。此外，要将档案数字资源长期保存与备份纳入到总体战略规划方针当中，这样能够逐步提升社会资源的配置管理效率，确保档案数字资源的长周期规范保存与可持续发展。（五）加强档案信息安全管理 就目前现状来看，加强安全防护措施建设与完善迫在眉睫。在对档案数字资源保存与备份管理工作中，应当针对具体信息等级要求设置访问权限，通过身份识别与访问控制等措施加强管理，保障信息数据的安全性与可靠性，避免非法入侵以及病毒攻击等对档案数据信息造成的破坏与负面影响。对于重点档案数字资源信息，应当设置保密措施，只有符合权限的人才能够使用，这样能够避免一些非法分子入侵档案数字资源。档案数字资源的具体来源非常广泛，且在不同计算机以及系统当中，档案数字资源的具体格式及内容等多个方面都存在较大的差异性，数据的保存以及传输路径也截然不同。对于以上问题，应当制定科学统一的标准要求，对数字档案资源的格式以及传输方式等进行统一规范化管理，这样才能够保障档案信息的安全，为数据存储以及利用提供更多的便利。还应当加大恢复技术的研究及应用，一旦档案数字资源被破坏或者丢失，可通过相关技术手段快速恢复已经丢失的档案数据信息，减少档案数字资源对于系统的依赖，提升数字资源的保存与备份管理效果。此外，应当完善基础设施的保障策略，使得软硬件等设备的安全性与可靠性能够得到保障，要做好定期检查与维护，避免发生档案泄露等问题，不断优化服务器与计算机系统的实际运行环境。（六）提高档案管理人员的保存与备份意识 档案数字资源在长期保存与备份管理过程中，构建档案数字资源保存标准体系、完善组织结构至关重要。要不断提升档案管理人员的档案意识，定期开展培训，让其能够切实了解掌握档案数字资源的具体保存范围以及方式、用途等方面信息，能够对档案数字资源的存储与备份环境进一步优化与改进，为档案资源信息的迁移与利用提供便利。（七）加强技术建设及优化 档案数字资源保存与备份工作具有一定的专业性与周期性特点，需要投入大量的资金，加强技术建设及优化。档案管理人员要合理运用计算机防火墙以及杀毒软件技术，结合实际工作环境，选择相应的防火墙类型及工具，设置防火墙禁令，禁止不允许的信息进入到系统当中。通过安装杀毒软件并定期更新软件，能够起到良好的保护作用。还可以通过建立局域网保障档案系统及网络的安全性。注：本文为基金项目：广东省文化信息协会 2021 年科研课题“建构主义理论视阙下学习经历档案在信息利用教育的应用研究（项目编号：GDTWKT2021-33）”、广 东 高 校 2021 年 科 研项目“档案袋评价法应用于高职院校学生三位一体式创业教育研究与实践（项目编号：CYJG202113）”的阶段性成果