基于内控五要素（COSO）的高校自行采购管理研究_宋冠群.pdf

学术STUDY65中国物流与采购 2023年第7期基于内控五要素（COSO）的高校自行采购管理研究文/宋冠群 蒋文亮（扬州市职业大学国有资产管理处 江苏扬州 225009）摘要：在贯彻落实深化政府采购制度改革的背景下，优化高校自行采购的内控制度日益重要。文章分析了目前高校自行采购在内控五要素方面存在的问题，提出了完善高校自行采购内控环境、建立健全风险评估体系、加强自行采购控制活动管理、健全采购信息与沟通平台、建立和完善高校自行采购监督管理体制方面的建议。关键词：高校自行采购；采购管理;内控五要素高校自行采购是指集中采购目录以外且分散采购限额标准以下的采购项目，由采购人按照相关预算支出管理规定和本单位内部控制自行组织实施的一种采购模式1。高校为了缩短采购周期，加强对采购项目的监督管理，发挥校内集中采购的优势，通常会将采购项目交给采购部门实施2。但随着“放管服”政策的不断推进，自行采购限额标准不断提升，高校招标部门面临的压力也逐渐增大，这就迫切需要进一步完善高校自行采购管理。1、高校自行采购中存在的问题1.1 控制环境存在的问题控制环境是高校自行采购的规章制度与架构，影响自行采购参与人员的采购意识，是其他内控要素的基础。目前存在的问题有以下两点：第一，对自行采购缺乏重视。部分个人或部门认为采购是采购部门的事，采购部门负责采购全过程的管理，采购出现问题应由采购部门处理，导致全员参与度不高。第二，自行采购政策制度更新不及时。目前政府采购以中华人民共和国政府采购法政府采购货物和服务招标投标管理办法(中华人民共和国财政部令第87号)为核心的法律法规体系，基本上涵盖了政府采购的相关领域。各高校为了进一步规范其采购行为，也出台了相应的采购管理办法和细则。但随着采购工作的进一步发展，采购需求不断丰富，学校采购工作面临的新问题、新矛盾进一步凸显，亟需针对性、适应性更强的规章制度的完善和更新。1.2 风险评估存在的问题识别并分析风险是有效内控制的关键要素，只有准确地识别并分析风险才不至于在风险出现时无所适从。但目前很多高校只注重事后控制，缺乏事前的风险预警和评估，部分高校即使有风险预警和评估，也缺少对风险的分层量化和措施管理，尤其是针对采购中不同环节、不同部门的风险点欠缺统一管理，导致问题出现时相互推诿扯皮。1.3 控制活动存在的问题自行采购的控制活动是为了实现采购目标而进行的制度和程序，用于降低采购风险。高校自行采购在控制活动方面存在的问题体现在以下几点：第一，预算管理缺乏，经常会出现预算编制和实际采购额之间偏差较大，同时对预算的执行和考核评价不到位。第二，采购需求不完善。受经费和时间的影响，部分项目前期调研不充分或不进行相关调研。有的是照抄产品参数，有的是请某一供应商填写具体的项目需求，导致采购需求不完善且不具有竞争性。第三，立项审批制度有待进一步完善。尤其是部分耗材、大赛用品、电脑等办公用品受时间和工作的要求，经常会出现先采购后审批的问题，导致自行采购随意性较大。1.4 信息与沟通存在的问题有效的自行采购需要足够的信息和有效的沟通做支撑，采购信息与沟通包括内部信息沟通和外部信息沟通。目前扬州的集中采购和分散采购采用的富深信息系统和“苏采云”管理系统，初步实现了采购信息化平台建设，但目前大部分高校都注重对于专业课程的信息化建设，对采购的信息化建设投入不够，没有建立起一套完整的信息化专业平台，导致信息共享性、时效性差。另一方面存在“信息孤岛”的问题。目前集中采购或分散采购DOI:10.16079/ki.issn1671-6663.2023.07.039学术STUDY66中国物流与采购 2023年第7期将采购信息发布在政府采购平台或公共资源交易平台，基本实现了信息发布受众的广泛性和信息传播的及时性。但自行采购多发布在高校的官网上，而学校官网在供应商中的关注度较小，潜在供应商很难准确获取高校招标采购信息，从而导致项目竞争不充分，存在区域性竞争的问题。1.5 监督方面存在的问题有效的监督能够及时发现采购存在的问题，并将问题扼杀在摇篮中，保护高校利益，但目前高校自行采购在监督方面存在的问题有两点：第一，自行采购监督多注重采购过程和程序的监督，对于采购前端预算、需求和后端合同履行、验收等环节监督较少；另一方面监督不到位。目前大部分高校都采取财务、审计、纪检部门等部门的监督，由于采购的专业性较强，存在监督的全面性和层次性不强的问题。2、优化高校自行采购内控制度的建议2.1 完善高校自行采购内控环境2.1.1 及时出台、补充更新适应性更强的高校自行采购管理办法。各高校可根据学校情况以及采购环境的变化及时制定、更新采购管理细则或补充细则，为现行自行采购提供政策支持。尤其是在自行采购中如何助力中小企业发展、如何推进地方脱贫攻坚等，都需要将政策落实到采购的每一个细则，只有这样才能为自行采购健康发展做好制度保障。2.1.2 加强自行采购宣传。各高校应加强对自行采购的交流学习，在相互借鉴中发现自行采购存在的问题并进行优化，以采购部门为牵头部门，邀请财政主管部门、公共资源交易中心、代理机构等相关单位为高校进行采购政策培训，加强交流学习，做到知法守法。2.1.3 建立权责明确的部门权利义务清单。成立采购工作领导小组，全面负责学校采购工作。全面负责对采购的监督管理和规章制度的完善，多部门参与保障决策的科学性。其次发挥归口部门在采购需求管理中的主体责任地位3。归口部门对项目需求的合理性和合规性进行审核。发挥采购部门的监督管理职责。采购部门对项目的商务部分以及开评标过程进行监督管理，受理质疑投诉，具体落实学校相关规章制度。财务、审计、纪检等部门对采购进行全方位、多角度的监督审计管理。通过权责明确的权利义务清单，以及不同层级、不同部门的紧密配合保证自行采购的效率和效果。2.2 建立健全风险评估体系根据风险发生频次、风险危害等级建立风险评估体系，将采购中可能发生的风险类型与学校实际相结合，建立本学校的风险评估体系，根据学校采购数据对风险评估体系进行实时更新，动态监测可能存在的风险。同时，根据风险的不同等级建立管理措施，成立风险评估管理小组，对风险措施进行统一管理，针对不同的风险类型由针对性的学院牵头解决，做到风险责任到人、统一管理。也可采取风险转移措施，针对复杂的、难度较大的采购项目委托代理公司组织采购，减少采购风险。2.3 加强自行采购控制活动管理2.3.1 加强采购前预算和立项管理。严格执行“无预算立项不采购”的采购程序，对采购的必须性进行管理，从源头上保证采购的合理性和必须性，杜绝过量采购和资产浪费。同时对采购预算和采购结果进行对比，对差别较大的项目剖析原因，建立全过程的绩效评价管理，并将评价结果同年终考核相挂钩。2.3.2 加强采购需求管理。第一，对于不同采购项目类型采取不同的需求管理方式，对于台式电脑、办公家具等常用办公用品在充分考虑使用部门意愿的前提下严格执行协议供货、定点采购或网上商城采购；对于采购需求客观、明确且规格、标准统一、竞争充分的采购项目，需面向市场进行不少于三家的调查，并报归口部门备案；对于技术复杂、专业性较强的采购项目除采取市场调研外可聘请校外专家对采购需求进行论证，论证通过则实施采购。第二，采取意向公开，通过意向公开使所有潜在供应商对采购项目具有统一知情权，使项目得到充分竞争。2.3.3 加强采购过程管理。制定专家、采购人、采购项目组织者学术STUDY67中国物流与采购 2023年第7期参考文献1江苏省财政厅.江苏省2022年政府集中采购目录及标准S.2021.2魏巍.高校自行采购制度设计探析J.中国市场，2021，30:130-131.3顾倩，吴金栋，刘剑文.基于内部控制视角的高校政府采购机制研究J.实验技术与管理，2021，38（1）:239-246.4邓礼琦.中小企业如何进入政府采购大市场J.企业科技与发展，2011，7:48-50.的工作管理制度，用于约束各项目参与方的行为，除了采取现场录音、录像外，可由项目领导、监委对采购项目进行全程监管，保证开评标的公平、公正，同时对专家履职情况进行打分，定期解除与考核不合格专家的合作。2.3.4 加强合同和验收管理。采取合同会签的措施，对合同的付款方式、附件中货物的数量、规格等进行核对，保证合同签订的严密性。对于不同采购项目采取不同的验收管理，对于标的较小、难度较小的项目组织校内验收；对于标的较大、技术难度较大的项目可聘请校外专家，组成项目验收小组，对项目完成情况进行评价，并将相关验收标准、验收结果进行公示，接受社会监督。2.4 健全采购信息与沟通平台2.4.1 建立健全采购信息与沟通平台。通过全流程电子化采购平台，对采购中的各个环节进行实时监督，同时对不同项目进度进行把控，保证各项目有序进行，提高采购效率。2.4.2 引入电商采购平台。充分利用各电商平台的优势，将不同的采购项目在不同平台上进行采购，加强采购的便利性和供应商竞争的充分性。2.4.3 加强信息发布的全面性和权威性。除在学校官网发布采购信息外，还可在中国政府采购网、各省市政府采购网和所在辖区政府采购网等专业招标信息网站发布4，让更多潜在供应商获取采购信息，增加采购的公平性和竞争性。2.5 建立和完善高校自行采购监督管理体制2.5.1 转变监督理念。招标采购做为学校的关键领域，招标岗位做为学校的关键岗位，应从顶层设计上转变对自行采购监督管理的思维定式。自行采购的监督管理不仅仅是审计、纪检监督部门的职责，更是每一个项目参与者和利益关系者的责任；自行采购监督管理不仅仅是开标过程和程序的监督更是全过程的监督。只有从思想上改变对自行采购监督管理的理念，才能真正做到监督的有效性和权威性。2.5.2 转变监督的方法。归口部门对项目需求合理性、采购的必要性等进行监督管理；招标主管部门对项目商务部分、开标过程、专家履职情况等进行监督；使用部门对专家抽取、供应商合同履约等情况进行监督；纪检、审计等部门可根据其责任对招标的各个环节进行综合监督。形成各环节、各流程互相监督，共同促进，保证自行采购的健康运行。2.5.3 转变监督方式。将日常监督、定期监督和专项监督进行有机结合，保障监督的有效性。日常监督主要是采购主管部门在日常工作中对采购各项工作进行监督。定期监督是指相关部门采用抽查的方式对正在进行的某一项目进行全过程监督，发现存在的问题，并责令整改。专项监督是指相关部门对采购中的某一环节进行多项目的监督。如对项目需求是否设置合理、是否需在倾向性进行不同项目的抽取检查，具体到不同流程细节，发现存在的问题，并通过事后反省，优化流程细节。3、结语高校自行采购作为学校、社会关注的重点领域，应通过不断的制度细化和流程优化，找到一套适应于本学校的自行采购制度和工作流程，保障自行采购的合理、合法、合规，同时提高采购的效率，为高校的高质量发展奠定良好的基础。