关于做好城建档案数字化管理的几点思考_魏红.pdf

1312023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛关于做好城建档案数字化管理的几点思考魏红（泰安市城市管理综合服务中心，山东 泰安 271000）摘要：本文从城建档案数字化工作的重要意义出发，围绕城建档案数字化的内容与基本原则，探索城建档案数字化工作中的问题，提出城建档案数字化的优化路径，从而建设更加完善的城建档案管理体系，提高城建档案的服务水平。关键词：城建档案；数字化；优化路径档案数字化建设对于城建档案管理具有不可估量的作用，不仅可以提高城建档案利用的便利性，而且有助于优化城建档案保存方式，提高城建档案的开发利用效能。城建档案数字化需要从质量与效率两方面着手，深刻认识城建档案数字化问题的深层次原因，在完善城建档案数字化工作理念的同时提高工作效能。一、城建档案数字化管理的重要意义（一）提升城建档案管理效率以往城建档案管理对象多为纸质档案，纸质档案的损毁风险高，档案管理工作方式较为保守，需要以人工方式进行精准的校对、缜密的分类和经常性的翻阅查找。随着数字技术的快速发展，纸质文档不易保存和查阅的问题显现出来，在查阅档案时需要消耗大量的精力，办事效率较低。数字化档案管理解决了传统纸质城建档案管理的难题，提高了档案分类效率，极大节省了档案查阅时间，保证了城建档案长久管理，使城建档案管理服务工作更加稳定，消除了城建档案频繁使用中的风险隐患，同时可以发挥专业网络化档案管理平台的作用，及时汇总城建数据信息，节约了城建档案管理的时间与人力成本。（二）提升城建档案的利用率随着我国城市化建设进程的不断加快，城市建设理念的日益更新，全社会对城建档案的使用需求不断提高，而且在城市发展建设中出现了大量的城建档案，城建档案管理的压力也随之提高。采用数字化管理方式，提高城建档案的数字化率，可以实现对城建档案的精细化、专业化和智能化管理，保证了实时、广域和共享城建档案。用户输入关键词就可以检索相关档案，保证了相关联档案的全面供给，进一步消除了档案信息孤岛现象，防止一些档案成为“死档”。不仅有利于城建档案的日常管理，而且可以提高城建档案利用率，保证各方面在第一时间获得城建档案，能够真正提高城建档案检索的效能。（三）有利于城建档案共享信息技术的快速发展构建了专业的城建档案管理平台，创新了城建档案管理工作的方式方法，城建档案数字化技术可以满足城建档案的共享利用需要。例如，数字化技术是城建档案智能化管理的基础，更好满足了用户跨区域实时检索城建档案的需要。城建档案作为一种社会资源，人们对城建档案的需求也更多元，城建档案数字化可以更好满足不同用户对数据、图片和视频档案的使用需要，方便了人们沟通学习，进一步造福了社会，推动了城市建设。未来，还可以将数字化城建档案传递到云端系统，按照国家相关规范对数字化城建档案分类，组成云端城建档案数据库，方便人们随时查阅档案信息，或者通过大数据技术、移动通信技术共享城建档案，提高城建档案管理效能。（四）提高城建档案的安全性传统的纸质档案管理方式易受外界干扰，水灾、火警或霉变等都会影响纸质档案安全。随着城建档案的大规模使用，长时间的借阅查找和复制可能带来城建档案的毁损风险。数字化档案管理方式可以极大降低城建档案外部风险，在方便人们存取的同时提高了城建档案管理的稳定性。一方面，数字化城建档案的安全性相对较高，有效克服了物理环境对纸质档案影响。另一方面，随着加密和网络防护技术的不断进步，城建档案数字化将成为更安全的档案管理手段，既保证了城建档案获取的便捷性，又降低了档案管理的风险隐患。二、城建档案数字化管理的主要内容城建档案数字化管理主要分为前期处理、数字化加工、档案验收和加工收尾几个阶段，过程中将运用不同数字技术对档案进行高效整理，以满足城建档案共享需要。1322023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS（一）数字化前期处理城建档案的前期处理主要参照建设工程文件归档规范（GB/T50328-2019）的要求进行。由于各地市的实际情况不同，因此需要遵照各地市颁布的城建档案归档移交目录进行。在归档整理时应当遵循纸质文件与数字化文件一一对应的原则，完成具体组卷整理工作。前期处理的重点任务是对多余的纸质档案进行筛选，保留有效的档案文件，在清点完成后移交数字加工环节。（二）数字化加工数字化加工的主要任务是将纸质文档扫描成电子文档，完成具体的档案信息录著工作，一般依靠OCR 识别技术，可将纸质文档转换成 PDF 格式。数字化城建档案一般进行四级著录，需要填写完整的工程项目建设信息。档案扫描完成后还要进行图像采集，保证图像完整，及时检查页码等细节，并提交质检环节。（三）质检监督档案扫描后需要对档案的规格与质量进行检查，重点检查档案图像的完整性，按照加工标准对图像进行纠偏，提高图像清晰度。质检包括了对所有加工流程检查，如检查电子文件是否有关联错误，是否有乱页、漏页或图像不清晰情况。在档案质检验收时还要对照工程概况等文件进行逐一的档案核对，确保电子档案文件可以利用，符合国家的相关要求，全面反映工程建设实际情况。（四）加工收尾加工收尾工作从提高数字化城建档案的可用性出发，重点做好数字化城建档案的上传、备份、目录等工作。例如，完整的城建档案数字化工作需要导出项目案卷，将所有相关档案上传到城建档案管理系统当中。通常对加工无误的档案备份 2 套，由异地备份和馆藏备份构成，最终将完成的数字化档案录入数据库。三、城建档案数字化管理的基本原则（一）统筹规划原则城建档案数字化管理应当具有统筹规划和协同开展思维，在充分调研城建档案管理现状的基础上，科学上马城建档案数字化工程项目，解决好城建档案保管期限、利用率与开放程度方面的矛盾。首先，应当充分按照国家的相关政策规范要求进行数字化，保证符合档案法要求，依法开展数字化档案的建设与管理实践。其次，加强具体数字化建设项目管理，在保持城建档案管理关联性的基础上优化分工，逐步实现城建档案数字化建设协同参与，从而解决好城建档案数字化中的实际问题，达到数字化城建档案工作目标。最后，城建档案数字化既要把握重点，又要明确难点，掌握好城建档案数字化工作的时机，推动各方面积极参与到相关工作当中。（二）追求效率原则城建档案数字化管理应当把效率与质量统一起来，从提高城建档案的实用性角度开展数字化建设工作。首先，城建档案数字化工作的任务较重，全社会对城建档案的使用需求不断增加，这就要求城建档案管理部门加快城建档案数字化工作的进度，以先进的技术手段提高城建档案数字化工作效能，尽可能在最短时间完成相关工作任务。其次，城建档案数字化本质是实现城建档案的高质量应用，需要以技术手段来支持相关工作，在技术更新基础上提高城建档案管理工作的效率，做到效率与质量的统一，尊重档案数字化的客观规律。（三）安全管理原则城建档案数字化管理的关键在于提高城建档案质量，满足各方面对城建档案的使用需求。城建档案数字化管理应当坚持相关标准规范，夯实城建档案数字化工作基础，以规范化、标准化、精细化的措施消除城建档案数字化工作中的漏洞。例如，全面加强城建档案数字化技术参数的校正，科学采用内部控制与外部监督措施，构建全方位的监督体系，防止城建档案数字化过程中的风险隐患。城建档案数字化可以采用外包的形式，加强数字化各个环节的管控工作，以此确保城建档案数据信息的安全。四、城建档案数字化管理存在的主要问题（一）对档案数字化工作重视不足城建档案数字化管理关系到城建档案的利用率、安全性和管理水平。新时代城建档案数字化建设效率低的主要原因是对城建档案管理重视不足，未能给予城建档案数字化项目的高度关注。例如，有些城建档案管理人员安于现状，缺乏对相关数字化技术的学习，导致城建档案数字化管理的方式较为传统，技术上固步自封，管理制度上存在漏洞，无法实现对已经完成的数字化档案的有效管理。现有档案员的业务素养待提高，有时难以高效率操控复杂的数字化设备，很难及时发现相关的安全隐患及故障，严重影响了数字化城建档案的质量。人员管理不到位，对具体工作重视不足，缺乏对城建档案数字化的必要指导，影响了相关工作的顺利进行，给城建档案数字化管理带来隐患。（二）数字化城建档案信息的泄漏随着大数据、移动互联网与智能化技术的不断成熟，数字化城建档案处在一个更加开放的环境，数字化管理过程中容易出现档案泄漏问题。数字化城建档案管理过程中容易因为技术标准、人员素质、操作控制和技术支持不足出现档案泄漏的情况。例如，一些参与数字化城建档案使用共享人员的信息处置能力不高，或者缺乏必要的网络安全意识，在使用过程中严重影响了数字化城建档案的安全。开放的环境为数字化城建档案的创新应用和广泛共享1332023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛提供了契机，但是也容易造成档案数据信息泄漏的问题，还要从保证数字化城建档案的机密性着眼，全面加强档案数字化管理机制的建设工作，防止外部因素对数字化城建档案带来的各种干扰，避免数字化城建档案管理中的信息安全隐患。（三）城建档案数字化初期的难题城建档案数字化管理还处于初级阶段，首先，在实现城建档案数字化的过程中需要克服很多难题。例如，基层城市建设单位及相关部门缺乏对数字化城建档案的正确理解，缺乏必要的配合意识，没能认识到城建档案数字化的重要意义，不具备操作数字化技术设备的能力，再加上有些档案管理人员的观念落后，自身的业务素养不高，增加了城建档案数字化难度。其次，城建档案数字化建设制度相对落后，现有的城建档案管理制度不具备较强的数字化特征，一些管理作业标准更新不足，制约了城建档案数字化速度，不利于城建档案数字化创新。从现实来看，有些城建档案工作过于表面化，未能跟随数字技术的进步而不断进步，城建档案数字化工作还需要结合技术整合而不断创新。（四）数字化技术设备还有待更新城建档案数字化工作应当以网络技术为核心，基于智慧化设备适应移动互联网环境，积极运用大数据和云存储技术发挥数字化城建档案作用。可是当前的城建档案数字化建设缺乏先进的技术设备支持，需要加大资金的支持力度。但是，城建档案管理部门的资金来源有限，用于购置先进技术设备的专项拨款不足。信息环境下的城建档案数字化工作还面临着日益严重的网络安全隐患，需要进一步加强安全防护工作。城建档案数字化建设的技术设备落后，技术创新能力不强，缺乏强有力的技术支持，难以推动城建档案数字化建设。五、城建档案数字化管理的优化路径（一）加强风险防控工作城建档案数字化管理不仅关注到城建档案的利用率，更关系到是否能够安全有效存储城建档案，形成数字化的城建档案工作体系。为此，城建部门应当全面加强档案数字化管理的统筹规划，注意开展好网络安全防控工作，避免人为因素对城建档案管理造成的损失。例如，城建档案数字化管理工作实施前应当对纸质档案进行全面统筹分析，预判档案数字化的风险点，采用分批和分类型的方式开展数字化建设。加大力度完善城建档案数据库，尽量以强有力的内部控制和外部评估来降低档案数字化中的损失。城建档案数字化过程中应当获得必要外部技术支持，必要时采用项目招标或聘请技术顾问的方式协助开展此项工作，在强化专业技术保障的基础上消除城建档案数字化的风险隐患。（二）优化数字化标准档案管理人员应当综合考虑档案管理工作的实际情况，制定统一的档案数字化管理标准，确保城建档案数字化的均衡发展。例如，完善城建档案数字化管理工作制度，以制度约束的方式来渗透最新的数字化技术理念。强化绩效考核工作，定期开展数字化作业技术培训，积极开展思想教育等，大力宣传和普及城建档案数字化理念。未来，还要通过必要的制度标准修订来保证城建档案数字化的完整性与可靠性，并对城建档案数字化平台加以技术说明，为后续的数字化工作提供参考依据。（三）引进必要技术设备针对硬件设备来说，应当根据城建部门纸质档案数量和工作计划配备必要的扫描仪、计算机、网络监控设备等，加大信息化设备采购的倾斜力度，不间断更新档案技术设备。在城建档案数字化管理过程中还要配置必要的附属设备，如独立电源、档案管理室和智能化机房等，夯实城建档案数字化基础。未来，还要从城建档案管理需要出发更新软件系统，打造城建档案智能化管理平台，下放档案数字化管理权限，开辟档