关于事业单位档案数字化建设的几点思考_李凤荣.pdf

2482023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE关于事业单位档案数字化建设的几点思考李凤荣（齐齐哈尔市建华区社会保障综合服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）摘要：档案管理数字化是档案数据信息广泛应用的基础。传统的档案管理模式已经不适应档案数字化的需要，还需结合数字信息技术对档案管理工作的制度、模式、体系和人才进行优化，进一步按照数字化的思维创新档案管理工作的思路，把握档案数字化工作的重点，加快推动档案数字化建设的进程。关键词：事业单位；档案管理；数字化建设事业单位档案信息是宝贵的社会财富，需要以数字化档案的形式满足全社会日益实时化、个性化、广泛化的档案使用需求。目前，事业单位档案数字化的进程还有待加快，着力提高软硬件技术水平，强化档案员的专业技术素养，根据社会的档案需求探索建立更加完善的档案管理制度与运转体系。一、事业单位档案数字化建设的基本特征档案数字化建设是事业单位档案管理改革的趋势，对于实现档案的高效率利用，保证档案管理工作的质量，降低档案管理的成本具有重要意义。为加快档案管理数字化进程，事业单位档案管理改革应有以下特征。首先，具备法制化思维，能够按照国家的政策法规和行业档案管理标准推动档案管理数字化建设，强调档案数字化具有合法特点，需要借助数字信息技术解决档案管理的现实问题。其次，事业单位档案数字化建设还要保持经济性与应用性统一。由于事业单位拨款主要来自财政。因此，要求事业单位加强档案工作的预算管理，按照数字化技术更新的需要拟定科学合理的预算，取得相关部门的认可与支持，按照既定计划开展相关工作，在降低档案数字化建设成本的同时发挥数字档案的应用价值。再次，新时代的档案数字化技术需要具备完善的功能体系，方便各方面对档案信息的使用，能够避免安全隐患，倡导不必花费较多时间用于档案的基础维护。最后，事业单位档案数字化是为档案共享和数据信息挖掘服务的，还要从提高档案管理效率着眼，构建完善的档案管理工作体系，发挥各方面人员的积极作用，切实提高数字化档案管理水平。二、事业单位档案数字化建设的意义（一）提高档案管理水平事业单位档案管理数字化可以突破传统纸质档案管理方式的局限，借助计算机代替人工方式进行档案管理，实现了档案管理方式的革新，发挥了信息技术手段在档案管理中的辅助作用，适应了海量数据信息时代的档案管理工作的需要。一方面，通过数字化档案可以减少档案员的工作压力，由计算机辅助完成一些具体的档案处理、检查和服务工作，方便档案员和用户随时调取各种档案。另一方面，数字化技术节约了档案管理成本，减少了档案存储实体空间依赖，降低了档案管理风险，提高了档案应用的效率，符合新时代档案信息共享的需求。采用数字化的方式，从根本上提高了档案管理的自动化水平，减少不必要的资源浪费，符合了新时代档案管理的需要，提高了档案管理的质量。（二）提升档案服务效能随着信息技术的快速发展，人们信息意识的增强，各方面对事业单位档案的需求不断增加，希望以灵活、有序、高效的方式获得事业单位各方面数据信息。档案管理数字化为实现档案共享奠定了基础，有助于依托互联网和计算机满足各方面的档案使用需求，提供了档案服务的优质空间，消除了传统档案供给服务方式的局限性。采用数字化的档案管理模式还方便了档案在互联网的上传，有助于用户根据个性化的需求进行档案检查，突破了档案服务的时空限制，进一步提高了档案的快捷化服务水平，拓展了档案应用的新渠道。数字化档案管理是发挥档案应用价值，更好满足全社会档案需要的重要技术手段。通过档案数字化技术实现了档案的实时处理，做到了档案信息的广泛存储，可以根据用户的需求实现档案的交互使用，是新时代发挥档案应用价值重要手段。2492023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE（三）转变档案管理模式以往事业单位档案管理模式较为被动，存在重管理和轻应用思维的局限性。不仅档案员的专业技术素养有限，而且档案管理的主动性不高，往往热衷于收集和制作纸质档案。随着信息技术的快速发展，数字化档案技术的快速普及，档案管理模式由被动向主动转型。档案管理员不仅注重档案管理的末端控制，更重视做好前期的沟通交流工作，强调主动与各业务部门保持紧密的联系，加强数字化档案的收集与校对，突出档案的精准性。数字档案管理环境下还要建立主动服务体系，提高档案信息的挖掘水平，实现对档案的主动管理，并且根据用户的需求进行创新性的应用，从而形成更加方便快捷的档案管理体系。三、事业单位档案数字化建设的现状（一）档案管理制度相对落后目前，很多事业单位档案管理仍采用传统的纸质管理模式，过于重视档案的基础管理，未能创新档案管理的方法，不注重以数字技术提高档案管理的效率。一些机构仍把做好纸质档案管理当作重点，将这些文件多放在档案室，档案室的服务作用不明显。传统的档案管理方式不符合时代需要，还需要对档案管理的内容进行细化，基于新型的档案管理方式有效应对档案数量增加的现实。建立健全档案管理工作制度，出台基本的操作流程与共享管理办法，才能最大限度地发挥档案信息的实用价值。目前，机关事业单位档案管理的创新不足，档案管理制度相对随意，未能高度重视开展好档案管理工作，往往因错误的理念意识和人力资源的匮乏或其它主观性因素，影响了档案管理数字化改革。事业单位还要加强档案技术宣传，积极倡导普及大数据档案管理技术。（二）缺乏科学档案管理体系新时代的档案管理必须构建完善的管理体系，发挥各方面人员在档案数字化建设中的作用，尤其重视发挥基层部门在档案数字化中的作用，保证数字化档案的精准、有效、全覆盖。但是，我国事业单位档案管理工作的体系性不强，各部门的分工配合不到位。有些事业单位部门未能高度重视加强档案管理工作，缺乏更有力的档案管理体系，导致一些关键数据信息无法被录入。由于我国数字化档案管理管理制度缺失，档案管理理念相对陈旧，使得基层部门和部分领导对档案数字化重视不足。例如，档案管理软件系统与办公自动化软件的衔接不足，数字化档案管理未能发挥自动化系统的重要作用，意味着缺乏严谨的管理规范和标准，严重影响了档案工作的效能。一些基层档案员未经必要的数字化技术培训，导致档案管理的效率较低，严重影响了档案管理的水平。解决重视不足、分工不明确、轻视数字化的问题迫在眉睫。（三）缺少专业档案管理团队事业单位的档案管理水平还有待提高，工作人员的专业水平和技术素养相对较低。档案管理工作中缺乏高级别的专业技术人才。目前，事业单位从事档案管理人员的数字化技术能力有限，有些档案员不具备较为先进的数字化档案管理理念，不熟悉档案数字化工作的流程，无法有效操作一些计算机技术设备。基层事业单位往往一人身兼数职，有些档案员缺乏专门的技术培训，档案服务能力相对有限，未能高度重视做好技术人才的培养工作。不能拓展档案员的培养路径方式，档案员中存在着年龄偏大的现实情况。因此，要组建优质的档案管理工作团队，赋予各方面权利和义务，提高档案管理水平。（四）缺乏先进的软硬件设备事业单位档案管理数字化需要强有力的软硬件作为支持，更需要持续性进行技术设备的投入。但是，事业单位用于档案数字化的软件较少，档案数字化的整体质量水平较低，影响了数字档案效能的发挥。例如，数字化档案的软件的兼容性不强，缺乏统一规范的管理标准，在一定程度上制约了档案数字化的发展。技术设备的更新速度较慢，智能化软件配置不高，具有大数据特征的管理系统与数据库建设不足，不利于发挥事业单位档案的数据信息挖掘作用。当前，事业单位档案数字化建设的整体水平较慢，一些重点规划实施起到受到一些制约，还需要加大档案技术投入力度，有效解决档案管理软硬件方面的不足，从而满足数字化时代档案事业发展需要，提高档案的信息化水平。四、推动档案数字化建设的实施策略（一）强化档案数字化工作履职意识档案数字化对于发挥事业单位档案的应用价值，满足全社会对档案信息资源的使用需求具有重要作用。未来，还要加强档案数字化履职工作，全面提高各方面的责任意识，推动档案数字化的加快进行。首先，应当明确档案数字化的法规制度，出台具有行业特征，符合事业单位实际，可供指导具体工作2502023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE的档案数字化工作制度。明确基本的规范要求，促进各方面积极履行档案数字化的工作职责。其次，出台档案数字化的考核标准，形成强有力的指导标准，基于具体标准判明档案数字化的得失。新时代，为了做好档案数字化工作还要加强工作氛围建设，积极开展档案数字化的宣传工作，高度重视展示档案数字化的成本，切实借助档案数字化平台满足各方面档案信息的使用需求。形成档案数字化工作的沟通机制，广泛听取各方面的建议，从而吸引更多方面给予档案数字化工作以配合，从而推动档案数字化工作得到持续健康进行。（二）完善档案管理工作的协作体系新时代的档案管理工作应当具有持续性、全覆盖和创新性，能够围绕事业单位档案管理工作周期进行深化调整，保持各方面积极参与到档案管理实践当中。完善档案数字化工作的模式，提高档案数字化工作的主动性和积极性，明确具体的责任分工，由以往的被动档案管理模式向着主动管理模式的方向改革，强调建立档案数字化的事前、事中和事后控制机制。例如，事前应当制定具体的档案数字化工作计划，明确阶段性的重点工作任务，合理组织专业技术人员，确定各方面的协作职责，为档案数字化配置资源。事中加强专业技术合作，积极解决技术方面的问题，把握好档案数字化进程，督促重点档案项目的数字化工作，及时梳理档案数字化的问题，保证档案数字化工作稳步推进。还要重点完善数据信息的融通机制，发挥中层领导与上级的指导监督作用。档案数字化工作还要由专家进行成果评估，做好阶段性的总结评估工作，指出档案数字化的短板，把握档案数字化要点，总结档案数字化建设的得失，形成可供推广借用的档案数字化工作经验，以满足各方面的工作需要。（三）提高档案管理人员的整体素质目前，事业单位从事档案管理技术人才有限，但是各类专业技术人才总体水平有大幅度提升，尤其配置专业领域了高级技术人才，不少事业单位还不乏领域专家。未来，事业单位现有档案管理人员的提升空间较大，兼职档案管理人员队伍大有潜力可挖，还要积极组织事业单位的高学历人才和具有档案管理经验人员进行档案技术培训，大力普及档案技术知识，从而满足事业单位档案管理人员数字化素养不足的问题。积极拓展档案人才的引进路径，在增加档案员编制数量的基础上，积极通过高校、科研院所、人才交流或特殊人才引进方式获得档案领域的数字化人才，尤其重视配置具有中层以上领域身份的档案管理技术人才，牵头组建专业档案管理团队，以应对档案数字化管理改革的人才需要。还要不断完善档案技术人才的绩效评估办法，重视加强档案技术人才的工作评估，积极调动档案员的工作积极性，推动档案技术人才加快实现改革再创新。（四）持续加强技术设备的升级更新档案数字化应当构建持续投入机制，重视加强软硬件设备更新，围绕着档案管理数字化配置必要的条件。首先，综合评估事业单位档案数字化工作的需求，科学界定各级各类事业单位档案管理软硬件配置标准，根据行业平均水平出台事业单位档案管理工作改革的指导意见，对照指出事业单位档案设备配置问题，并且积极筹措资金予以弥补，从而在整体上提升事业单位档案管理软硬件水平。其次，保持档案管理技术设备革新的创新性，积极鼓励事业单位进行档案管理软件的自主研发，从而提高数字化档案的整体管理水平。例如，围绕开发专业领域的档案数据库，优化现有的档案服务管理系统，加强档案管理安全防护等进行技术升级。未来，还要高度重视加强技术服务，倡导事业单位积极与第三方技术机构合作，由专业机构促进事业单位加强快档案管理改革，基于技术合作开发、招投标或服务购买方式获得档案技术支持，从而助推事业单位档案管理改革的加速发展，切实有效弥补因技术硬件不足带来的档案管理工作改革障碍。档案数字化是一项长期的、创新的和规范性较强的工作。需要事业单位明确档案数字化建设的发展规划，把握档案数字化的阶段性重点，切实发挥现有软硬件技术的作用，依靠专业技术人才提高档案数字化工作的整体质量和水平。参考文献 1 侯明明.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化