高校学生档案管理模式研究—...以山西大学学生档案管理为例_孟涛.pdf

档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-175-高校学生档案管理模式研究-以山西大学学生档案管理为例*孟涛 （山西大学档案馆 太原 030006）摘 要:高校学生档案是学生本人档案的重要组成，它的管理模式直接影响学生档案的质量，事关学生未来的发展。针对高校学生档案管理模式初期的分散式管理模式和中、后期的集中式管理模式存在的不足，依据档案管理理论和工作实践，本文提出高校学生档案的分级式管理模式，即将学生档案的管理划分为校档案馆和各院、所（中心）上下两级，优化资源配置，提高管理效率，增强公共卫生安全，并同时指出分级式管理模式可通过构建高校学生档案分级式管理体系、建立档案分级式管理机制、优化学生档案管理手段和提高学生档案管理人员素质等几个方面的措施来实现。关键词：高校；学生档案；档案管理模式中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0175-006 0 引言 高校学生档案属于人事档案范畴，是学生的个人档案，是学生在校期间个人经历、德才能绩、学习和工作表现等的历史记录，对于学生的就业和个体发展影响很大。做好学生管理工作是高校档案管理的重要一环，也是高校治理水平的重要体现。当前，由于高校学生档案归档内容多、档案数量大，存放时间短、流动速度快，利用范围广、质量要求高，业务工作人员少和档案管理信息化程度不足等原因，学生档案管理工作越来越繁重，传统的学生档案管理机制和模式面临新情况下档案管理工作高质量发展的要求的挑战，急需高效发挥高校学生档案的价值。1目前，全国各高校对学生档案的管理主要依据 2008 年国家教育部和国家档案局联合颁布实施的高等学校档案管理办法（第 27 号令）。该办法不但规范了高等学校的档案工作，提高了高校档案管理和利用水平，还同时首次增设了学生类档案，将学生档案纳入归档范围，是高校学生档案管理的纲领性文件。2但随着 2021 年 1 月 1 日修订后的中华人民共和国档案法的实施以及全球重大公共卫生安全事件的影响，新时期高校学生档案管理模式急需变革。1 我国高校学生档案管理模式发展概况1.1 指导我国高校学生档案管理理论及法律法规 新中国的档案管理工作是在苏联的帮助下开展的，起点很高，从学科建立到人才培养都深深的打上了苏联的印记，尤其是苏联的档案“全宗理论”对新中国档案“全宗理论”的形成和发展有着重要的指导作用和深远的影响。“全宗理论”是在档案集中管理过程中逐步形成的，这一理论的核心是全宗的“单一性”与“不可分散性”。“全宗理论”不仅是一种理论，同时也是档案整理方法，即把同属一个全宗*【作者简介】孟涛（1968-），男，天津人，山西大学档案馆馆员，研究方向：档案管理。2022 年第 4 期 总第 264 期-176-SHANXI ARCHIVES的文件全部集中在一起，集中统一管理。这里的“全宗”是指机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体，是档案馆、室对档案进行科学管理的基本单位，也是国家档案的基本单位。3直到改革开放初期，高校学生档案没有在高校档案管理规则中被单独设类。在我国上世纪八十年代末颁布实施的普通高等学校档案管理办法（1989 年）中，明确指出学生档案材料的归档，要按国家档案局和国家教育委员会制定的 高等学校教学文件材料归档范围（1987年）执行。紧接着国家教育委员会在高等学校档案实体分类法（1994 年）教学工作类别里，进一步明确了学校学生学籍管理、学位授予、应届毕业生信息整理等有关学生档案内容。国家教育部在普通高等学校学生管理规定（2005 年）中，首次提出对学生的奖惩材料，学校应当完整地归入文书档案和学生本人档案。在总结以往工作的基础上，为规范高校档案工作，提高高校档案管理水平，有效保护和利用档案，强化服务宗旨，国家教育部和国家档案局于 2008 年 9 月联合颁布了高等学校档案管理办法。其中，将学生档案独立设类，高校学生档案管理纳入高校档案管理范围。高等学校档案管理办法的制定实施解决了我国高校学生档案管理工作中存在的突出问题，极大促进和完善了我国高校档案管理制度建设，成为高校档案管理工作科学发展的基本遵循。41.2 我国高校学生档案管理模式存在的问题 综观我国高校学生档案管理模式，经历了由分散管理到统一管理的演变。曾有很长时间，高校里没有明确学生档案归口管理部门，普遍出现学生档案管理分散的现象。以山西大学为例，在相当长时间，学生档案材料有的归学校招生办公室管理，有的归学校学生处管理，有的则由教务处或学院负责管理，因每个部门管理的标准不统一，造成了学生档案管理不规范、部门不协调，工作效率低。为了克服分散管理模式带来的弊端，部分高校积极探索实行学生档案统一管理模式。比如在山西大学，学校档案馆单独成立了一个学生档案室，明确学校学生档案由学生档案室统一管理。这样做带来的好处是，标准更加统一，管理更加规范，同时大大降低了成本，档案保存更加安全。但是由于高校学生档案形成涉及学校多个职能部门，部门间协调沟通增多了；集中学生档案室管理，工作量增大了。尤其是我国高校普遍扩招，学生规模扩大，统一管理模式突显管理经费不足、办公硬件不够、学生档案管理人员配备少的缺陷，直接后果就是学生档案信息化建设举步维艰。当今社会，随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，现代信息化正推动经济生产方式、人类生活方式和社会治理方式的深刻变革，高校学生档案管理也亟需建立信息化管理模式。但由于我国尚未构建统一的学生档案信息管理平台，高校各自开发使用不同信息系统；在同一所学校内，也常常出现各职能部门使用的平台也不兼容，造成了学生档案管理信息的多样化。再加上学生人数多，在校时间短，档案管理工作人员少，档案信息化工作量大，学生档案难以整合成完整的电子版档案，这样学生档案管理社会化信息化服务功能就受到限制，学生毕业时仍只能将纸质档案材料转递至用人单位。统一管理模式产生的另一很大的弊端是学生档案开发利用相对滞后。5档案开发利用是档案管理的一项重要功能。以山西大学为例，新生入学档案收集完就立即入库保存管理，这期间几乎不动，学生档案开发利用甚少，直至毕业前各相关部门才将档案材料陆续归档并由学校档案馆按派遣方向转递。现实中一些用人单位提前到学校档案馆查阅学生档案，只能看到学生入学前的一些档案材料，看不到本人在校期间各方面素质的展现，极大影响了用人单位全面了解学生，从而可能使毕业生因此而失去了好的就业机会。2 高校学生档案现有的两种管理模式及其特点2.1 集中式管理模式及其特点集中式管理模式主要是将学生档案集中保存在学校档案馆，由档案馆管理人员统一管理。以山西大学学生档案管理为例，新生入学之初，各院、所（中心）将新生档案收齐后按照规定的流程和标准统一移交交给学校档案馆集中保管；等到毕业季，各院所（中心）将学生在校期间形成的相关档案材料按规档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-177-定流程和标准移交学校档案馆，然后由学校档案馆通过邮政 EMS 标准快递转递。学生在校期间形成的党团材料、士兵服役材料、奖惩材料和一些其他的零散档案材料一般由各院、所（中心）按照规定移交校档案馆，校档案馆不得迟收、拒收。集中式管理模式是目前高校管理学生档案的主流模式。6集中式管理模式的主要优点是：档案集中，组织严密，管理规范，管理人员专业素质较高，档案信息开发利用和信息资源共享程度高等。其缺点是：有关部门要查询学生的文件材料，须开具相关许可证明方可到档案馆查阅，操作程序繁琐；对学生档案保管的软、硬件设施要求高，设施维护费用大；与校内、校外人员交叉频繁，防范重大公共卫生安全事件成本高；适合中小规模的高校。2.2 分散式管理模式及其特点 分散式管理模式主要是高校学生档案按照学生档案的内容或性质分别保存在学校内部相关部门，由这些部门各自负责管理。如部分高校将高校学生档案根据档案性质分散到学生工作处（学工部）、招生就业处、教务处、校组织部等职能部门管理，或者将学生档案归于学校各院、所（中心）的学生工作办公室保管，由学生辅导员来进行管理。一般情况下，学校档案馆不介入学生档案的接收、保管和转递。分散式管理模式的优点是：分工明确。这样不仅可以使高校学生的档案材料暂时在职能部门保存，又能方便校内、校外各部门整理、查询、利用本部门管理的学生档案资料。工作分散，管理学生档案数量少，工作强度低，精准服务程度高。校档案馆可以按照高等学校档案管理办法明确的文件归档范围，做好综合类的档案管理工作，完成档案编研任务。其缺点是：人为地将学生个人档案分割为若干部分，破坏了学生档案的整体性，不利于档案信息化建设，也给跨部门、跨地区档案利用带来麻烦，难以实现信息共享。校内、校外档案工作人员交叉频繁，易发生重大公共卫生安全事件。管理人员专业素质不足，临时代管的多。适合中小规模的高校。需要指出的是，分散式管理模式是高校学生档案管理体系初始时期的主流模式，符合当时的实际情况。6随着学校规模的不断扩大、学生人数急剧增加，以及人们社会档案意识的不断增强和档案管理信息化目标要求，这种模式已越来越难以适应新情况。3 高校学生档案分级式管理模式研究3.1 分级式管理模式内容和优点根据“文件运动规律理论”的最新研究结论，档案管理的生命周期已不清晰，档案工作由单一部门全盘负责越来越不现实，要根据档案性质和管理工作的流程，在各相关部门之间合理安排职责，是集中和分散的统一；档案文件和现行文件二者之间的关系是双向的，即档案信息在一定客观条件下，可以继续在当下发挥其利用价值。在现代信息技术条件下，由档案信息构成的电子档案需要科学的梳理归纳和使用，使档案最大限度被利用，档案信息化可以极大提高档案管理工作的效率。7“文件运动规律理论”的最新结论对当下高校学生档案管理模式改进具有极大指导意义。为了适应新情况对高校学生档案管理工作的要求，克服当下高校学生档案集中式和分散式管理模式存在的缺陷，积极利用它们的优势，高校学生档案分级式管理模式应早日提上日程。分级式管理模式是以学校档案馆为核心的“学校学院”的上下两级管理模式。校档案馆作为上级主要把握原则，进行业务指导和监督，包括制定相关规章制度；各院、所（中心）的档案管理部门作为下级，接受校档案馆的领导，并接受校档案馆的监督，各院、所（中心）学生档案管理部门之间的关系是平级，互不隶属。分级式管理模式包含实体分级管理和流程分级管理两部分内容。实体分级管理是以档案实体为依据，进行分范围、分责任的管理；流程分级管理则是以档案工作流程为依据开展的管理。8根据“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”的档案管理工作的基本原则和要求，高校学生档案分级式管理模式是在学生档案管理上集中统一，档案2022 年第 4 期 总第 264 期-178-SHANXI ARCHIVES实体由各院、所（中心）分散保管利用，学校档案馆负责对各部门进行宏观管理和业务指导。这种管理模式可以说是综合了集中式管理和分散式管理的优点，最大程度上克服了二者的不足。分级式管理的优点是：管理规范，分工明确、责任清晰，利用安全、方便、高效，减少公共卫生安全风险，便于学校开展学生档案信息化建设。分级式管理模式非常适合综合类、校区分散、学生数量较多的高校。以山西大学为例，近几年由于学校发展迅猛，学校现有全日制在校生 3.15 万人，目前拥有坞城校区、大东关校区、东山校区三个校区，各校区间直线距离都在 10 公里以上。为了减轻学生查阅、利用档案奔波之苦，也为了降低新常态下学校公共卫生安全风险，自 2021 年 9 月新学期开始，校档案馆学生档案室尝试将新入学的本科生档案管理权限下放到各个学院，学生档案由学院负责接收、保管和利用，校档案馆学生档案室主要负责指导与监督，各学院兼职档案管理员具体负责各自学院新入学的本科生档案管理相关事项。由于目前新模式还处在探索阶段，现在的基本原则是“老人老办法，新人新政策”，循序渐进式地推进高校学生档案分级式管理模式。3.2 实现高校学生档案分级式管理模式的几项主要举措3.2.1 结