高校人事档案管理风险控制探析_王丹丹.pdf

31就业与保障 2023.4高校人事档案管理风险控制探析文/王丹丹 李如月*摘要：高校人事档案除了具有历史价值、法律凭证价值、任免参考价值外，还承载记录教职工学习、工作、技能等各方面成长经历的功能，在学校干部任免、人员调动、数据采集工作上也发挥着重要的作用。针对当前高校人事档案过程管理、人员配备、档案利用等方面存在的风险问题，提出针对性应对策略，以期推进高校人事档案治理体系和治理能力现代化。关键词：人事档案；风险控制；过程性管理一、高校人事档案管理工作存在的主要问题当前，中华人民共和国档案法干部人事档案工作条例流动人员人事档案管理服务规定等多部法律法规都规范了人事档案工作，但高校人事档案工作在内容管理、人员配备、开发利用等方面还存在着许多问题。（一）过程性管理问题高校人事档案管理有着档案卷量大、种类多样性、整理时效低的特点，其真实性、完整性、可用性和安全性影响着人事档案管理工作的效率。一是在内容管理上，由于受人员数量庞大、档案种类多样、需要多部门协调配合等多种因素影响，人事档案除了已经结构化的年度考核、工资审批、行政奖惩等方面实现有效归集外，对个人在教学、社会化奖励等非结构化内容归集方面尚存在许多欠缺。例如：对教师个人通过社会官方组织的活动而获取的个人奖励通常未纳入档案内容归集环节，仅凭个人对于档案管理的熟知程度进行选择性报送，类似个人档案中材料不完整的情况会影响档案资政作用的发挥。二是在档案保存过程中，虽然法律法规明确规定要保证档案的真实性，但仍不排除个别人事档案受人为因素干扰，因档案产生的法律问题多为事后控制，尤其是当前档案信息化建设工作进展相对缓慢，纸质档案容易直接接触又进一步增加了风险的可能性。三是在档案流通过程中，法律法规中明确规定了人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，严禁个人自带档案，但在当前高校实际工作中，受管理制度缺失或执行不到位等因素影响，在部分教职工离职、大批量学生毕业的档案转递过程中，都存在学校直接交给个人转递的现象，进一步增加了档案转递环节的风险。（二）人员管理问题档案工作人员是控制档案风险的关键环节之一，也是产生问题的主要责任人，工作人员的专业性、工作方法的适当性欠缺都会直接增加人事档案管理工作的风险。一是在重视程度上，大部分高校管理工作集中体现在学生教育教学、教师科研创新服务上，学校对于档案工作重视程度不高或在管理环节上相对薄弱1，对档案工作发展所需要的场地、设备、人员预算投入相对不足2。在党委（党组）领导本单位开展档案工作的制度严格落实方面还存在欠缺。二是高等学校档案管理办法中明确规定“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”，干部人事档案工作条例也明确规定“每管理 1000 卷档案一般应当配备 1 名专职工作人员。”但在当前高校的实际工作中，由于政府编制部门机构设置、教职工结构比例要求及管理者认为档案工作是辅助性工作的惯性思维等因素影响，档案工作人员往往在管理档案的同时还兼任其他工作，在工作人员专业化能力及工作的专业化水平上都存在一定程度的欠缺。三是由于人事档案归集存在周期性、分散性，以及档案工作连续工作量较大等特点，仅靠部分工作人员管理，难以保证档案的时效性、全面性和规范性，这也是当前高校档案管理工作面临的重要问题3。（三）开发利用问题高校在人才录用、调动、干部提拔、调动等方面都涉及个人人事档案的利用，人事档案的主要功能之一就是资政作用，在当前高校人事档案开发利用方面还存在着一些问题。一方面，在档案开发利用方式创新过程中，虽然中华人民共和国档案法的实施，加快了各单位档案信息化基金项目：1.河北省人社厅 2022 年科研合作课题“退役军人人事档案信息化管理实践路径研究”（JRSHZ-2022-02061）的部分研究成果；2.承德市社科联 2023 计划课题“人事档案信息化项目风险管理研究”（2023062）的部分研究成果。工作探讨32就业与保障2023.4建设步伐，但档案信息化建设是一把双刃剑，在提升档案利用效率的同时也增加了信息泄露的风险。例如：人事档案信息化建设难免需要利用网络，而计算机网络分布的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等，都为信息被窃取、盗用、非法增删、修改及各种扰乱破坏等行为创造了方便，且难以控制4。为此，除了要求管理单位要有相应的专业人才和保密制度外，还需要加大资金上的投入。另一方面，在档案利用实施过程中，由于档案管理人员专业水平较低、政策掌握不清等因素影响，人事档案的利用还存在一定的非主观意愿风险。例如：工作人员在档案查阅、资料复印等环节上为方便工作而规避繁琐的管理制度，会因非主观意愿为以后档案产生法律风险埋下隐患。二、档案管理工作的风险控制人事档案工作的风险控制是档案管理运行机制有效运行的关键因素，通过风险控制以降低人事档案工作风险事件发生的可能性，或者把可能发生的损失控制在一定的范围内。（一）过程性风险控制过程性风险主要指人事档案工作收集、整理、保存、流动各个环节中的风险。过程性风险控制一是保证档案在收集与管理过程中的真实性和完整性。档案的真实完整性是有效发挥资政作用的前提，这个过程中要结合高校的工作实际对档案收集项目规划、分类标准、鉴别流程进行规范以实现标准化、程序化操作。二是保证档案保存过程中的独立性。档案工作的独立性是确保档案真实性的必要条件，这就需要工作人员借助信息技术手段在借阅流程、时间、人员权限等方面降低人为因素干扰，降低信息篡改的可能性，通过信息化管理对档案管理的各个环节进行工作留痕。三是保证档案流通过程中的安全性。资料丢失、数据篡改等流通环节安全性问题需要通过加强对档案工作人员的培训，提升其在档案传递、回收检查等环节运用各种手段提升识别能力。例如：人事档案转递需严格按照转递制度进行机要邮寄，并及时对收档单位进行告知5；对于未录用公招人员档案需按流动人员转递档案的，应该严格按照 流动人员人事档案管理服务规定，严禁个人自带档案，以防转递过程中的篡改、丢失风险。（二）人员性风险控制人员性风险控制除了降低档案管理过程中的人为因素干扰，还需要注意人员责任风险识别与回避制度。通过制度建设对档案工作进行定岗、定责，进一步强化各级党委主体责任和党委书记第一责任人职责，明确各部门主要领导作为主要责任人。同时，对于档案具体管理工作人员要进行定岗定责，明确违规、违纪处理办法。高校在干部人事档案专项审核过程中要坚持“谁主管谁负责、谁审查谁负责”的原则明确任务分工，通过强化领导的责任意识以降低工作风险。同时，在实际工作中，要通过制度建设或分类管理等手段，尽可能规避从业人员因有利害关系影响档案管理真实性与完整性的其他关系的风险。例如：人事档案管理过程中本人不得管理、传递和调阅本人档案。在高校实施“党建+”工程中，学生作为辅助人员集中归集教师及学生档案过程中也应该遵循回避制度，以此保护教职工的个人隐私。（三）利用性风险控制一是降低信息化带来的信息泄露风险。档案的信息化建设在发挥档案利用价值的同时，也对信息档案的保密工作提出了更高的要求，要严格规范电子档案的传输与系统安全防护工作，降低电子档案信息泄露的可能性6。高校在这方面除了需要增加技术专业人才，还要严格按国家保密制度要求执行。二是高校在发挥档案资政价值利用过程中要避免因从业人员因专业知识掌握不足导致的政策性风险。例如：2020 年中组部对干部个人信息披露下发内部文件进行了规范，这就要求组织部门要认真学习相关文件，严格把握“开放”和“未开放”范围，以此避免在信息披露过程中产生政策性风险。三是规范利用主体资格和档案借阅程序以控制主体资格滥用导致的法律风险。例如：中华人民共和国档案法中明确规定单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案，档案管理者要严控登记、复印、归还等程序，避免因利用主体资格（含关系主体）范围扩大导致的法律风险。三、档案工作关键风险点案例分析人事档案作为组织工作和人事人才工作基础信息的基本来源，在选人用人、培养干部、解决历史遗留问题等方面发挥越来越重要的作用。根据上述档案管理在过程性、人员性、利用性方面的重要风险关键点，下文结合具体案例进行分析。（一）未按要求办理档案转递手续的风险案例李某 1983 年到某事业单位下属企业工作，1999 年 4月离职。2019 年，李某到社保部门办理退休手续，因原企业改制造成档案在移交过程中遗失，致使 2000 年之前社保缴纳和工龄记录无法查询，18 年的工龄无从查找导致退休待遇每月少 2700 余元。在本案例中，由于企业管理人员在档案保管与转递过程中未严格按档案管理制度执行，导致李某档案遗失而影响退休待遇，这种情况多发生在机构改革及企事业单位转制过程中。同时，人事档案中的绝大部分材料是依附于个人人身存在，难以再行复制或补办，尤其对于基于体制改革过程中企业改制等历史因素，因保管、转递造成的档案遗失会给当事人造成现实的严重损害，且难以弥补。为此，启示档案管理者在人事档案保管中要严格落实“六防”、转递过程中要严格执行转递制度。33就业与保障 2023.4（二）违规查阅、借出档案的风险案例盐城某学院副校长陈某某篡改年龄，档案造假，学历造假。陈某某实际出生年月为 1964 年 11 月 1 日，为达到其个人目的，请托分管档案管理及经办人员将年龄改为1965 年 11 月 24 日，如果陈的档案年龄真实，陈母生养她后立即怀孕，6 个月即生下其弟，明显不符合生理常识，为了达到篡改年龄的目的，陈某起码要在三份表格上涂、刮改动。在此案例中，由于档案前后逻辑性要求，档案造假并不是简单的某一环节的造假，而是一个系统工程，必须打通工作过的单位和涉及档案的各个环节。在造假过程中，如果负责档案管理组工干部和经办人员能够履行程序，造假者难以把虚假的年龄、工作经历等通过组织认定合法化。例如：以年龄为例，档案中的任何表格的填写都涉及年龄，且需与相应的时间经历一一对应，修改年龄意味着需要伪造整本档案，这种情况多发生在个别篡改档案人员主管人事档案工作期间。以此启示，在加强事后对当事人惩戒和问责力度的同时，还需要追究档案管理者以及授意或参与篡改、造假的相关人员的责任，加大其违纪违规成本。（三）信息化信息泄露的风险案例2013 年 7 月，某高校合作档案服务公司承担了某单位人事档案数字化加工工作。该公司项目负责人宋某，违规将所有电子档案信息带出并存储在连接互联网的计算机中，造成涉密信息泄漏风险。人事档案的信息化过程不是简单的将纸质化档案扫描成电子版的“双套制”保存，还涉及大量人事干部评价、履历、家庭关系线等一系列以 excel 表格形式反映的基本信息，这些信息泄漏不仅造成买卖以用于营销的风险，亦有可能存在被不法分子利用而造成科研成果、重要数据一系列等附加涉密信息泄露的隐患。在当前国家档案信息化保密制度还不完善的情况下，需要相关档案管理单位自行完善相关制度，在人事档案信息化过程中，不但要利用信息化对于辅政的便利性，还应该考虑技术可行性、信息化参与公司的可靠性、对于信息化实施的前中后控制，尤其需要加强对信息化参与公司中档案核心信息人员的管理，避免档案信息化带来的信息泄露风险。四、结语通过对当前高校人事档案管理工作中过程性、人员性、开发利用性等方面存在的突出风险问题进行分析，指出其产生的原因，有针对性地提出风险控制策略，能够进一步规范高校人事档案管理工作及提升其资政作用的发挥。需要注意的是，人事档案管理风险控制是为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案；提高档案信息化建设水平，也是为了推进高校档案治理体系和治理能力现代化，高校档案管理部门及工作人员还应该进一步完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，推进高校人事档案工作科学化、制度化、规范化，为新时代中国特色社会主义的伟大事业提供优质服务。（作者单位：承德应用技术职业学院、承德市民政局）参考文献王丹丹,常永亮,姜曼.新时代高校档案管理工作创新路径探究 J.档案天地,2022(1):29-31.赵苗.新形势下高校档案收集的问题和对策 J.兰台内外,2021(23)：82-84.伍星.从档案泄漏事件看高