高校学生档案管理信息化平台的建设与发展_廖秀娟.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案212业务研究Business Study高校学生档案管理信息化平台的建设与发展廖秀娟（湖北工业大学，武汉 430068）摘要：提高高校档案管理的信息化，构建与发展档案管理信息化的平台，成为近几年高校学生管理工作的重点内容，但是在构建信息化平台的过程中存在着一些问题。本文就如何构建高校学生档案管理信息化平台以及发展这个平台的相关策略进行阐述与分析。关键词：高校学生档案；信息化平台；建设与发展随着信息化时代的快速发展，高校学生档案管理信息化成为高校学生管理工作的重点内容，建设与发展高校学生档案管理平台是现代社会高校学生管理工作的重点工作之一。高校档案信息化能提高高校档案管理人员的效率以及准确度，同时也方便后期的查阅，极大地解放了劳动力，提升了档案管理的质量与效率。但是，在高校档案管理信息化平台的建设过程中还存在着一些问题，需要相关部门提出切实可行的解决方案，帮助高校更好地建设档案信息化平台，促进高校学生档案管理信息化工作的顺利推行。一、高校学生档案管理信息化平台建设的重要性档案管理工作是高校学生管理工作中重要的环节之一，档案管理平台的建设是学生管理工作的重难点内容。因为高校学生来自于不同的地方，档案归纳整理起来比较困难，所以就要完善高校学生的档案管理的工作，根据现代社会发展迅速的特点，构建档案管理信息化的平台，让高校档案管理的工作趋于成熟化。（一）可以保障档案的收集、整理和归档的工作高校的档案工作是十分繁重的，在传统档案管理工作中，因为人员的有限以及档案的庞杂，容易造成档案归类不及时、不好整理、不易收集等相关问题，所以档案管理工作的效率低下，后期查阅困难。构建高校档案管理信息化平台能够很好地解决上述问题。利用现代化的信息技术，可以保障档案资料收集的时效性，可以保障档案资料的整理以及归档工作。利用现代化信息技术，能够提高档案管理工作的效率，方便以后查阅资料，不会造成人力的浪费，同时确保了档案资源利用的最大化，（二）可以保障档案信息存储的安全性在数字化技术快速发展的时代下，提高档案信息存储的准确性已经成为各大档案管理机构以及高校档案管理体系所追求的目标。提高档案信息存储的准确性，可以为以后档案管理工作的开展带来极大的方便。因此，高校学生的档案管理可以借助现代化信息处理及存储的技术，将传统的纸质档案信息进行数字化处理，提高档案存储的准确性。一些在传统档案管理中不易存储的视频、音频等信息，通过数字化就可以进行存储，保证了档案信息的安全性，提高了档案管理的质量，同时也可以将档案进行重复复制、多途径存储，防止档案的丢失，提高了档案管理的安全性，同时为档案管理带来了一定的便捷性。（三）可以保证档案信息的共享性构建高校档案管理信息化平台可以在一定程度上帮助档案资料实现共享，将学生的档案信息按权限上传至学生管理系统平台，这样可以提高档案资料信息的共享性。除了高校与学生之间信息的共享，同时也可以保证学校与学校、学校与家庭之间信息的共享性，实现档案信息横向与纵向的共享性，这样可以将档案资料的信息更方便快捷地分享出去，减少档案管理相关人员的工作，进而提高档案管理人员工作的效率。（四）可以保证档案信息的准确性数字化时代的发展，让高校档案管理进入了新的发展阶段，使其逐渐成熟并且更加的完善。因此，在高校档案管理的过程中，需要逐渐提高高校档案2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S213业务研究Business Study管理的信息化程度，构建高效档案管理信息化平台，进一步保证档案管理信息的准确性。在对档案进行管理时，可以利用信息化技术进行档案的录入与整理，确保档案管理工作的准确性。二、高校学生档案管理存在的问题随着数字化技术的发展，我国高校构建了档案管理信息化平台，提高了档案管理的效率，减少了资源的浪费，对档案管理工作起到了十分重要的作用。但是，在档案管理信息化平台的建设中，仍然存在很多问题，这就需要高校相关部门根据高校以及学生档案的特点，从实际出发解决这些问题。（一）学生档案管理工作的方法缺少创新高校学生档案内容比较庞杂，所涉及到的相关资料很多，档案管理部门如果不能从根本上改变档案管理人员的工作方法，将导致档案管理的工作效率低下，进而造成人力的浪费。原来高校的档案大多都是纸质档案，存放占用空间较大，在保存的过程中容易破损，查找以及翻阅均不方便。（二）学生档案信息不真实高校学生来自于不同的地方，收集档案资料比较困难，对于档案资料的真实性也有一定的影响。因为高校学生数量很多，所以档案的数量也很多，录入的工作量比较大，高校从事档案管理的相关人员在归档或录入时容易出现失误，导致档案管理混乱。需要指出的是，因为高校学生的档案资料比较多，学校的相关部门会让学生参与进来，自己承担起档案管理的相关工作，有些学生在进行档案归档的过程中，如果发现自己的档案有不好的信息时，就会对档案进行修改，进而就不能确保档案资料的真实性，导致后期在查阅档案时出现问题没有准确的责任人，所以对我国高校学生的档案管理工作造成了一定的负面影响和困难。（三）学生档案管理制度不规范高校学生的档案数量很多，在进行档案管理的过程中容易导致资料的不完整。由于纸质档案易丢失、损毁，且档案资料来自于全国各地学校，有的管理人员的档案意识比较薄弱，因此就会有缺漏，导致学生的档案不够完整，档案资料不够齐全。在档案管理的过程中，时常会发现有些资料没有做到规范化，文件相关的行文格式不准确，而且档案资料的用纸以及装订都不规范，所写的字迹也会因为时间的流逝而变得模糊不清。究其原因，相关的归档以及查阅、归还的流程没有得到完善，因此导致相关的档案资料没有做到规范化，进而让高校学生档案管理的工作陷入难以顺利进行的地步。另外，高校档案管理信息化平台的建设也没能提上高校档案管理的日程，进而影响高校档案管理工作的顺利开展。由于档案管理不规范，会在档案查阅时产生一系列的问题，导致档案管理人员的工作效率低下，档案服务与利用效率得不到进一步的提高。（四）学生档案管理意识不高高校档案管理工作一直以来是高校学生管理工作的重点工作内容之一，因为高校的档案资料比较多，所以有许多兼职档案管理人员开展工作。但这些兼职档案管理人员并不知道自己从事这份工作的意义以及重要性，认为自己只需要把相关的档案资料整理好，然后上交给档案部门就可以了，不注重平时档案的搜集以及分类的工作。因此，容易导致相关档案资料的丢失以及档案管理系统的混乱，导致档案管理工作效率的低下。此外，高校档案管理方面的工作多是由高校的学生进行的，多是学生在进行兼职工作，对档案管理方面的知识不了解，对档案管理的业务不熟悉。三、高校学生档案管理信息化平台建设与发展的策略建设高校学生档案管理信息化平台是现代高校关注的重点问题。建设高校学生档案管理平台不但能够促进高校学生档案管理信息化发展，而且能够帮助高校档案部门顺利进行高校档案管理的工作，并且能不断地提高档案管理的效率。因此，在高校档案管理的工作中，档案管理部门应该顺应数字化发展的趋势，创新档案管理的方法，提升档案管理的工作效率。（一）增强档案管理意识，完善档案管理制度建设高校学生档案管理信息化平台最主要的一点就是要提高档案管理人员的管理意识。领导层要注重档案管理思想意识的培养，同时也要增强各个部门档案管理人员的意识，使档案管理人员的档案意识逐渐增强，改变传统的档案管理的意识，利用信息化技术对高校学生的档案管理工作进行创新，改变档案管理的方式方法。同时，要完善高校学生档案管理的制度，从收集信息到归档管理都需要制定系统的管理体系，运用信息技术、计算机设备进行档案信息化管理，保障高校档案的完整性以及规2022 年 第 6 期黑龙江档案214业务研究Business Study范化，保障高校档案工作的顺利进行，（二）打造专门的档案管理团队，提高管理人员的专业水平高校档案管理部门在进行档案管理时，需要打造专门的档案管理团队，让档案管理更加专业化。在进行高校学生档案信息化管理时，应该对现有的档案管理人员进行专业的培养，让管理人员能够拥有专业的档案管理的相关知识，培养档案管理人员的信息化技术和素质，从而在一定程度上对高校学生档案信息平台的构建产生积极的作用。创新档案管理部门的管理方法，注重档案管理人员的管理意识，运用信息技术对高校的档案进行管理，能够提高档案管理的工作效率，保障高校学生档案管理工作能够顺利开展，同时也能够进一步提高高校教务处的工作效率。（三）培养管理人员的专业素质，提高档案管理的服务水平高校档案管理人员的专业素质从根本上决定了高校学生档案管理工作的整体水平以及整体质量，也直接地影响着高校师生对档案的查阅以及利用。档案管理人员应该从自身做起，提高自身的素质，重视日常的学习与相关的培训，提高档案管理的服务意识，并能顺应数字化时代的发展，了解相应的档案管理的政策，重视对计算机知识和信息化知识的学习，掌握新型的档案管理的方法，提高自身的专业水平以及相应的素质，提高档案管理工作的效率。同时，档案管理人员要提高自己的服务意识，利用自己所学习到的档案管理专业知识和信息化技术进行学生档案管理工作，将档案资料利用信息化技术进行归类、整理，不断提高档案管理工作的服务意识，进而提高服务水平。（四）实现高校学生档案数字化管理高校学生档案管理信息化的最终目的是为了能够方便快捷地服务教师以及学生，让高校师生可以更加方便快捷地查阅档案管理资料。因此，需要高校相关部门加强档案管理的信息化建设，要大胆主动地利用网络以及计算机设备，寻找能够提高高校学生档案管理信息化的方式方法，构建专业的档案管理的系统。高校档案管理部门应该发挥高校的自身优势，选用计算机领域的专业人才构建信息化的平台，将传统的纸质化档案资料转化为数字化资料，建设信息化的档案管理系统，将所转化成的电子信息归档。这样档案资料不会丢失，而且所占的空间较小，在一定程度上提高了档案管理工作的效率，并节约了相关的资源。高校应该构建一个专门的信息化的服务平台，将纸质的档案转化成相关的数据库，能让学生以及教师在学校专业的媒体环境中按权限查阅相关的档案资料，使档案资料在学校保密的范围内进行共享，没有使用时间以及空间的限制，实现档案资料更大程度的分享，更好地为教师以及学生服务。高校档案管理部门应该定时定期地对档案管理信息化平台进行专业的维护，保证信息化平台的安全性，不断地对档案管理工作进行优化。同时，学生也应该保护学校档案管理的信息化平台，不随意泄露平台的密码，不随意将平台上的信息分享给其他无关人员，保证平台的安全性，进而提高档案管理工作的效率，让档案管理信息化平台得到更好的发展。高校学生档案资料十分繁杂，而档案管理工作一直是高校学生管理工作的重点内容之一。传统的档案管理所花费的人力以及其他的资源是十分多的，会造成档案管理工作的效率低下，同时归档以及查阅时也会有一定的困难。因此，高校学生档案管理部门应该顺应数字化时代的发展，构建与发展高校学生档案管理信息化平台，创新档案管理的方法，提高档案管理的工作效率，节约档案管理的资源，提高档案管理人员的服务意识，让学生以及教师方便查阅，进而让高校学生档案管理的信息化平台更好的发展，更好地为学生以及教师服务，从而推动高校的建设与发展，让高校能够提高自己的服务意识，更好地服务于大众。参考文献 1 张继红.学生档案管理信息化平台的建设与发展研究 J.中文科技期刊数据库(全文版)图书情报,2021(08).2 刘洪颜,王文君,付庆玖,等.新时期高校设备档案管理存在的问题及对策 J.山东化工,2020(21).3 刘梦童,王宇飞.高校学生信息管理工作的信息化建设与分析以长春理工大学生命科学技术学院为例 J.南方农机,2019(17).4 于榕.高校学生诚信教育与诚信档案信息化平台建设问题探析 J.现代职业教育,2019(07).5 李彦,王雪君.大数据背景下高校“大档案”管理体制构建研究 J.浙江档案,2018(07).6 孙宏辉.开放教育完全学分制管理探析 J.中国远程教育,2019(09).责编：蒋立民