高校档案数字化管理的必要性及路径选择_陈万雷.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S133兰台论坛Lantai BBS高校档案数字化管理的必要性及路径选择陈万雷刘地容溶郭桂枝黄丹丹（南宁师范大学，南宁 530001）摘要：数字化档案管理与传统档案管理相比，管理方式更加现代化，管理效率更高，管理更加规范，但是在安全与共享方面则需要加大力度。本文以档案管理数字化建设为内容，对高校档案管理数字化的必要性以及路径进行具体分析。关键词：高校档案；数字化管理；管理路径数字化管理是高校档案管理的主要趋势。结合当前高校档案工作的实际情况，以及学校发展的发展需求，构建数字化档案管理模式，可以大大提高档案管理现代化水平，能够为学校各项工作的开展提供更加有力的支持。一、高校档案数字化管理的必要性（一）顺应学校发展需求随着信息技术的不断发展，高校档案部门在开展档案管理工作时，利用计算机来实现档案数字化管理。这种数字化档案管理模式，不仅改变了档案的保存形式，还提高了档案的管理效率。在数字化档案管理模式下，档案以数字形式存储在磁盘或光盘中，这样便于人们查询和管理档案。另外，高校内部都有校园网络，这使得档案能够在校内实现共享，为校园内部的科研和学术交流提供数据支持。所以，在计算机网络时代背景下，档案管理数字化建设十分必要，这也是学校发展的需求。（二）顺应时代发展需求高校构建数字化档案模式，使得在校的师生可以随时随地查询相关的档案资料。高校档案数字化、网络化管理，能够提升人们对档案的注意力，通过新型的档案管理方式，使得广大师生可以高效查询和利用档案数据。在传统的档案管理过程中，档案管理人员为了充分挖掘档案中蕴含的资源，开展各类文献汇编等工作，需要花费大量的时间。而在数字化管理模式下，高校档案管理效率大大提升，档案的利用效率也被大大提高。由此可见，数字化档案建设是适应当前时代发展需求而形成的一种模式。二、高校档案数字化管理的现状（一）网络化协调组织未实现高度统一由于不同的高校在运行制度以及管理机制上存在一定的区别，再加上高校由不同的行政主管部门管理。所以，高校在档案管理上表现出网络协调组织比较分散的问题。虽然很多高校档案管理对档案资源的共享十分认同，也认为这是一件十分重要的工作，但是高校档案馆之间缺乏合作和交流。目前，我国针对高校档案管理并没有形成统一的组织，档案数字化建设没有实现共享。由于一些高校档案馆处于封闭式的管理模式，在硬件、软件以及数据库的建设方面存在较大的资源浪费，这在很大程度上影响档案数字化、网络化建设效果。（二）标准水平相对较低受到传统档案管理模式的影响，当前高校档案管理仍然坚持自给自足的发展原则。高校档案馆都是根据高校的资源条件配置自身的技术和硬件设备。所以，高校档案馆所配置的机械设备多种多样，管理效率也存在较大的差异。现在很多档案管理系统所应用的软件版本比较落后，功能比较单一，没有达到国家的相关标准，使得档案馆在档案管理上没有明确的主题，共享效果比较差。高校档案馆没有统一发展，这会直接影响档案的电子化建设水平以及档案数据资源的共享效果。（三）数据库建设落后由于档案数据库在高校档案管理中所承担的责任不同，所以有些高校档案馆在建设数据库时存在急功近利的思想，使得数据库建设效果相对较差。再加上数据库都是高校自己建设而成，所以数据库会表现出规模小、标准化程度低的问题，很难满足用户的多样化需求。一些数据库只为学校提供服务，这使得数据库的应用效率大大降低。三、高校档案数字化管理的有效措施（一）需要加强档案现代化、标准化水平在信息化时代，档案数字化管理模式包括多种档案管理方式，档案高效管理是目标，同时还要保2022 年 第 6 期黑龙江档案134兰台论坛Lantai BBS证档案管理的规范化、标准化，确保档案管理的质量。档案标准化、现代化管理是一项系统性比较强的工作。所以，高校想要提升档案管理数字化水平，首先要做好档案现代化、标准化水平建设，使得档案管理水平能够上升到新的层次。（二）需要提高系统水平在高校档案管理构建数字化管理模式时，应该从系统入手，使得系统中的每个节点都能达到一定的高度，实现互联互通，这样才能将档案管理的作用充分发挥出来，全面提升档案管理的效率。档案管理系统中如果任意一个节点存在问题，都会影响整个系统的作用正常发挥，进而很难实现数字化管理的目标。高校可以学习一些先进单位的数字化档案管理经验，不断提升自身档案管理系统的水平，进而不断提高档案管理系统的效率，实现数字化档案管理的目标。（三）需要做好数据库建设工作当前，高校构建数字化管理模式正处于传统纸质版文件向数字化管理形式转变的阶段，而这一阶段的重点工作就是数据库建设。高校档案数据库建设工作开展的效果，直接影响档案管理数字化建设的效果。数据库主要是利用先进的信息技术构建档案管理系统，提升档案管理的效率。数据库建设工作需要从低到高、从单个到群体全面协调发展。在数据库建设过程中，高校领导应该给予充分的重视，结合实际应用需求构建出具有活力的数据库，充分发挥和挖掘档案数据的价值。同时，应该凸显重点，构建系统化的档案管理模式，将各类综合数据进行整合，实现数据高效共享，提升档案管理的效率，提升档案管理的质量。四、加强高校档案数字化管理的风险防控（一）完善档案数字化管理的制度建设高校开展档案数字化管理工作，应该正确认识档案的标准和制度的重要性，建立健全完善的档案管理制度以及档案管理标准。要做好档案管理人员的培训工作，设立科学合理的档案管理人员的考核办法，使其能够严格按照档案管理的相关制度和标准来开展档案管理工作，保证档案管理工作的质量和安全。应该构建完善的安全管理机制，明确各项业务的流程和顺序，确定各个环节的责任和权利。构建专业化职业分工模式，使得档案管理规范化、标准化。要加大执行力度，保证每个档案管理环节都能按照相关的操作细则进行操作，充分发挥制度的作用，有效控制安全风险。要严格按照相关的标准，来开展档案数字化管理工作，确保所有工作都能规范化、标准化，有效控制安全风险。明确的制度和标准能够避免档案管理人员的主观性和任意性，规章制度是有效约束档案管理人员的行为。在高校档案管理数字化建设过程中，构建完善的规章制度，一方面，能够实现档案数字化管理的标准化和制度化，保证档案管理的质量和安全；另一方面，能够有效激发档案管理人员的积极性，促进档案数字化管理建设。（二）加强数字档案馆信息安全组织体系建设在高校档案管理数字化建设过程中，还要做好数字档案信息安全组织体系建设。数字档案馆的信息安全执行机构在开展信息安全工作时，主要有两项：第一项是构建信息安全工程组织，这部分工作主要是由数字档案馆的系统开发人员负责，针对数字档案馆在管理过程中各项信息安全技术的设计和安装实施，如登录认证管理等；另一项是信息安全组织运行工作，主要是对数字档案馆系统运行进行监控和维护，针对系统运行的情况进行评估，及时发现其中的安全风险，通常这一工作时由档案管理部门的人员兼岗。档案数字化管理模式下，信息安全监管机构需要对数字档案馆的所有信息进行单独的审核和监控，进而有效控制档案管理的安全风险。数字档案馆信息安全组织体系主要是针对监督审查的结果反馈给数字档案馆的安全管理机构，进而及时解决数字档案馆的安全风险，提升档案数字化管理的安全性。（三）加强云模式数字档案馆信息安全技术研究高校在档案管理数字化建设进程中，应该加强云模式数字档案馆信息安全技术研究。开展数字档案馆的信息安全工作是在信息系统中运行的，要给予充分的技术支持，在应用基础的信息安全技术之外，还应该构建云模式数字档案信息安全模式，以此来提升数字化档案管理的安全性。首先，云模式数字档案馆应用信息安全技术数据加密技术，可以针对一些机密的档案数据进行多重加密，使得档案的安全得到保证。其次，认证授权技术是一项安全技术，主要针对身份和认证管理：一是对所有访问数据库的用户进行身份的识别和认证管理；二是针对数据库中的所有数字化档案进行管理，保证档案的存储安全性。再次，数据的存储和备份技术。这一技术具有分布式、多副本的特点，同时也存在一定缺点。所以，在应用时要关注云备份技术的应用。最后，在数字档案馆信息安全管理过程中，应该强化安全的流程管理，设计出科学合理的流程，将原本复杂的问题变得简单，使得整个过程十分有逻辑性。在构建完善的流程时，主要应该从两个层次入手：一个是数字档案馆的信息安全管控体系的流程；另一个是管控体系内的流程设计。这种流程梳理将信息安全的各个措施进行流程化、标准处理，进而2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S135兰台论坛Lantai BBS可以对整个管控体系进行管理，提升了档案数字化管理的效率和质量。五、加强高校档案信息资源共享管理的相关建议（一）建立信息服务中心基于信息资源共享，高校在构建档案数字化管理模式时，应该建立信息服务中心。高校在实际操作过程中，应该从观念、具体操作、服务功能建设等方面入手，构建高效共享的档案数字化管理模式。首先，高校应该转变思想观念，明确档案管理的目标，充分发挥信息服务中心这一连接的桥梁作用，促进信息资源共享下的档案数字化管理。当前是知识时代，在高校档案数字化管理过程中，应该认识到档案信息管理不仅仅是信息的管理，而是要发挥档案信息的潜在价值，实现资源共享，使得档案资源管理的知识价值含量得到提升，增强档案信息资源的效益，促进社会和经济水平的提升。所以，高校应该转变自身的传统档案管理观念，利用信息技术，优化档案管理的模式，构建适应现代社会发展的档案管理机制，为广大群众提供多种多样的服务。其次，高校要做好信息服务中心建设工作。高校建立档案数字化管理模式，创建信息服务中心，不仅是适应新时代档案管理需求形成的，还是具体、物化展现档案内部规律的表现。所以，高校建立的信息服务中心，应该实现档案的保管、整理、查询、利用以及处理等功能。在这种数字化管理模式下，可以大大降低成本，提升档案管理的效率。信息服务中心包括多个档案管理服务部门，一方面承担传统的档案管理业务，另一方面还要实现档案信息资源的开发，促进档案信息资源的共享。最后，高校建立信息服务中心主要是提高对档案服务功能的重视程度。档案数字化管理服务功能建设应该从三个方面入手：一是服务高度层面。高校首先要结合自身的档案数字化管理目标，将服务功能融入到所有事项中，充分发挥数字化信息技术的作用，获取各类档案资源，并对档案信息资源进行整合，深入挖掘和分析档案资源的潜在价值，进而可以为用户提供更多的附加服务，使得档案服务功能更有高度。二是服务深度层面。高校数字化档案管理应该针对所有档案信息资源进行专业处理，使得各类档案资源可以实现多方面的整合和开发，能够满足用户多元化的需求，提高档案信息资源的传播质量，提升档案的管理和利用效率。三是服务广度层面。信息服务中心中储存的档案信息资源都是校内形成的各类资源，这些资源具有较大的存储价值，高校应该针对这类信息进行收集并进行处理，进而不断优化档案专业化管理模式，为广大用户提供档案信息资源有效共享的平台。（二）构建用户反馈模式高校档案数字化管理在信息资源共享原则基础上，应该构建用户反馈模式。高校档案管理的目的是服务广大用户，为其提供便利的档案资料查询服务，最大化地发挥档案资源的价值。所以，高校应该从用户入手，及时了解用户的需求，获取档案的反馈，进而实现资源共享目标。高校档案管理部门可以收集到各类用户在共享信息资源条件下的各类建议。高校档案管理人员可以给予用户一定的回复，并结合用户的建议不断提升档案管理的效率。比如，高校可以针对毕业生设置反馈专业的建议进行专门研究，结合市场的实际需求设计出更加科学合理的档案管理模式，使得档案管理具有实用性。另外，高校的反馈模式还可以对一些在校科研进行专项记录。在对科研步骤进行分析记录基础上，优化档案信息的管理模式，不断提升档案数字化管理的效率，使得档案数字化管理具有针对性和实用性。（三）完善信息集成体系在信息资源共享背景下，高校开展档案数字化管理工作应在升级档案管理模式的同时，完善信息集成体系。目前，我国高校之间