高校档案信息增值服务拓展分析_钟蕊.pdf

652023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛高校档案信息增值服务拓展分析钟蕊（哈尔滨理工大学档案馆，哈尔滨 150000）摘要：档案信息增值是档案馆服务的基本目标追求。本文探讨了高校档案馆树立档案增值服务理念所涉及的内涵机理、作用功效、模式择选及应当注意的问题。关键词：高校档案馆；档案信息；增值服务 在现代信息技术的加持下，档案信息服务所凸显的增值作用属性日渐显现。高校档案馆作为承载高校发展历史、传承校园文化的档案信息资源“集散枢纽”与产学研创新成果展示窗口，理应切实发挥自身独具的档案资源优势，通过深化整合加工、开发，不断拓宽档案利用服务渠道规模，创新档案利用服务模式方法，为高校更好地发展提供高质量的档案信息增值服务，助力社会经济文化进步、满足高校跨越式发展需要的职能要求。一、高校档案信息增值服务的内涵所谓信息增值，通常指信息在运动过程中信息的量、质及其价值发生递增性变化的现象。其本质在于实现信息由量到质的运动变化，且这种运动变化呈现出动态上升、无尽循环的特征，进而演化生成新的信息与知识。高校档案馆所拥有的档案信息资源，既是整个社会信息资源的组成部分和助力社会发展进步的关键因素，也是高校历史发展、校园文化传统、教学科研成果的具体体现，其价值功用尤为明显。高校档案信息服务的增值作用表现在以下方面：（一）鉴往知今、助力决策实施档案是历史的真凭实据，档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。档案作为社会实践活动的真实记录，涵盖着行政管理、生产经营、教育科研等不同领域与各个层面，尤其是高校档案馆作为高校档案保管利用的“基地中心”与其他信息的“交汇枢纽”，拥有着得天独厚的资源优势。通过对馆藏档案信息的加工、传递与提供利用，突破档案载体数量的限性的桎梏，有助于高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工更方便快捷、系统集中地获取在既往实践中形成的经验教训、方向规律，收获鉴往知今、规划未来的理想效果，形成更加客观、合理的认识，提高科学决策的质量水平并助力科学决策的组织实施。（二）价值拓展、满足多重需求根据档案价值扩展规律：档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。针对档案信息的特点，高校档案信息服务应通过对独占的馆藏档案信息资源进行系统的梳理分析、整合加工，进而形成高质量的档案信息产品，其作用功效将不局限于档案的凭证参考价值与历史文化领域，还将拓展到解决高校管理者、教学科研骨干和师生员工遇到的各类疑难问题，更加贴近关涉高校现实发展的需求，使高校档案信息服务从整体上迈向高层次、多样化的可持续发展轨道。（三）类聚序化、彰显集成优势档案是各类国家机关、社会组织或个人在不同社会实践活动中积累形成并被有意保存下来的、真实可靠的原始记录，其籍凭价值与情报价值是古往今来任何其他信息记录形式都无法取代的在鉴伪存真、助力决策、传承文化等方面发挥着独特作用。然而，由于受其自身演化规律与管理属性影响，在档案利用过程中通常在专题内容的适用性、时空领域的对应性、作用实现的显现性方面给人以隐含潜在、游离分散，甚至晦涩而难以认知的错觉。事实上，作为高校档案信息利用的“引领者”与“导航者”，高校档案馆在履行职责、开展档案信息服务活动时，绝非仅需机械地完成“你查我找”的简单过程，而是体现着对档案信息从内容、形式到载体、分类的归纳梳理与整合加工，成为事实上的利用活动“互动参与者”。其中，必然融入并承载着高校档案信息人员的聪明才智与辛勤付出，也意味着高校档案信息服务产品的附加值得到相应地增长、662023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS拓展与延伸。二、高校档案信息增值服务的作用功效传统的高校档案信息服务以为档案需求者提供原始的、单一的档案实体查阅为基本形式，已不能满足高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工的利用需求。而具有普遍创新性的档案信息增值服务则是通过主动地为档案需求者提供可以直接介入解决问题的全部过程，或提供针对具体问题的增值信息与解决方案，使高校档案信息服务更为精准化、集约化。即高校档案馆通过对馆藏档案的分析梳理、加工重组，形成兼具综合性、专题性、针对性、知识性的增值信息产品，并以此作为实施有针对性的高校档案信息服务载体，使档案信息需求者获得更好利用体验的双向活动过程。（一）满足高校利用需求的现实要求在网络环境日益普及与社会信息化迅猛发展背景下，伴随适应社会变革速度的加快与维护社会稳定的需要，社会的信息意识得到激发，档案信息需求日渐增强。尤其是高校的决策管理者、教学科研骨干和师生员工更是面临着提升自身应变能力，以适应在充满灵活性、自发性和不可预测性环境中更好生存发展的紧迫问题。对此，高校档案馆的传统服务模式已经难以满足现实日渐多样化、层次化、集成化的需求。转变思想观念，适时组织实施高校档案信息增值服务已成为一种发展趋势和必然选择。（二）助力档案价值实现的有效手段档案作为历史上各类实践活动的原始记录，往往以一种潜在、隐含的价值形态示人。为求得更加准确快捷地获取档案信息、最大限度地实现档案价值，必须探索新思路、新方法。而忽视档案信息内容的深度加工、漠视档案信息潜在价值的系统挖掘，仅仅满足基于档案原始载体“你查我找”的被动式服务模式已不能适应新时代下新需求、新技术的要求。因而，高校档案馆依托现代信息技术手段对自身馆藏档案信息资源实施深层次的分析整合、类聚序化，形成高校档案信息服务的新理念、新模式，不仅有助于深度揭示处于潜在、隐含状态的档案价值属性，还有助于将原本看似杂乱、分散的馆藏档案信息整合形成彼此互联互通的“链接系统整体”，更好地助力馆藏档案信息资源的价值属性得到实现。（三）提升档案机构地位的有效方式对于高校档案馆而言，开展档案信息增值服务是提升自身地位、声望的最优途径。高校档案馆作为系统保管高校发展历史、传承校园文化、汇集教学科研成果的基地，也是高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工查询利用档案资料的中心。因此，在确保安全管理档案的基础上，要加大档案信息资源开发力度，切实履行档案信息服务职能。档案信息服务的质量水平直接关系到高校档案馆的形象地位。高校档案馆依托馆藏档案信息资源，科学预测需求，通过深化加工、类聚序化，实施深度的整合开发，形成具有系统性、集成性的档案信息增值产品，达到有效提高档案信息资源服务的质量水平，满足日益增强的多样化、集约化需求。由此可见，牢固树立档案信息增值服务的新理念，挖掘馆藏档案信息资源的潜在价值，力求使档案信息资源的价值作用得到更深层次、更广领域、更大范围的发挥与实现，有助于高校档案馆实现新业态下的重塑形象、提升地位、扩大影响，赢得师生员工的普遍认可。（四）发挥信息技术优势的最佳载体高校档案馆积累保存的档案信息资源具有数量庞大、内容丰富、载体多样且时间跨度久远等特点。致使主题内容相对分散、作用价值隐含潜在，给档案信息利用带来诸多不便，成为传统模式下档案信息服务的瓶颈问题。当下，随着现代信息技术的迅猛发展与普及应用，意味着瓶颈问题终将获得疏浚通畅。表现为高校档案馆借助校园网络环境所具有的上下通达、内外互联的有利条件，结合高校产学研等业务发展实际，科学预测高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工的档案信息需求，应用数据库技术、数字集成技术、数据挖掘技术以及数字网络传送技术等手段，组织实施深层次的“定题开发”“专题推送”，使服务更具针对性、适用性，发挥信息技术的优势，使高校档案人员的聪明才智、辛勤付出得到充分展现，更好地提升档案信息服务增值效应。三、高校档案信息增值服务的模式选择高校档案馆馆藏资源种类繁多，具有时空跨度长、涉及专业多、应用领域广的属性，具有广泛的组织空间：馆藏档案信息增值、档案数据库信息增值、网络档案信息输送增值、档案信息咨询分析增值以及不同馆际间合作增值等。基于此，适合高校档案馆开展档案信息增值服务的模式主要有：集成型增值服务模式、过程型增值服务模式、复合型增值服务模式。（一）集成型增值服务模式集成型增值服务模式是指高校档案馆对馆藏档案资源实施系统梳理、加工整合、优选序化后，实现档案信息资源集成并向高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工提供档案信息服务的过程。即高校档案馆以档案信息资源共享为出发点，综合运用不同信息技术手段，将馆藏档案信息资源加以集成672023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛并融入服务过程中。主要内容包括并不限于档案信息资源集成、需求群体集成、服务手段与方式集成等，达到对馆藏档案信息资源的高效管理与决策支持。在此过程中，高校档案馆不仅体现出海量收集、梳理档案信息的能力，更要体现出深度开发、整合档案信息的能力。达到面向高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工需要，方便快捷地提供档案信息检索、信息载体保障、深度归纳分析、应用前景预测等集成型服务，实现档案信息服务增值的目的。（二）过程型增值服务模式过程型增值服务模式是指高校档案馆为满足高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工的个性化档案信息需求而实施的增值服务过程。即高校档案馆灵活运用计算机网络、大数据、人工智能等技术手段，通过建立与需求者之间交互沟通渠道，从服务时空、服务内容和服务方式等不同领域提供旨在满足诸多个体不同档案信息需求的增值服务过程，其主要特点是构建以用户为中心的档案信息整合，通过档案分类定制、需求信息推送、信息智能代理、检索查询与远程传输等方式保障个性化档案信息需求。需要强调指出的是，过程性增值服务模式是建立在档案信息资源基础上的知识服务系统，是知识积累、知识再生并由信息服务转向知识服务的一种更高层次的档案信息服务过程。（三）复合型增值服务模式复合型增值服务模式是指高校档案馆将传统的、依托档案实体的传统服务与现代的、基于网络环境的新型服务融为一体，组建统一管理的服务中心，形成“一加一大于二”的增值效果。包括运用高校数字档案馆指南、档案文献信息检索、专题定制推送、科技成果查新、电子工具阅览等开展系列化服务。即发挥校园网络优势，搭建信息存储丰厚、互动功能强劲的系统平台为中心枢纽，协调驱动各子系统承担引导指引、咨询释疑、专题研究、提供利用职责。达到强化职能，提升高校档案信息资源优化配置水平，实现档案信息服务系统功能设计、资源配置、信息传递的综合集成，构建既能提供传统的档案信息服务、又能满足实施数字化信息资源综合服务的新业态，将到馆利用与远程提供融为一体，实现档案信息增值服务效益的最大化、最优化。四、高校档案信息增值服务的职能要求创新档案信息服务模式是适应社会发展与高校实际的重要举措。开展档案信息增值服务是高校档案馆适应时代变化的必然选择。作为档案信息增值服务机构，高校档案馆在职能要求上需要打破“坐等上门”“重管轻用”等思维惯性，筑牢新理念、探寻新方法，履行档案信息服务的职能。（一）强化互动沟通、拓宽增值领域开展高校档案信息增值服务的主旨是更好地满足不同的档案利用需求，面向高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工提供高质量的档案信息产品，其需求满足程度是衡量档案信息增值服务质量水平的重要指标。因此，要以档案信息利用需求为中心，通过调查摸底、现状分析、预测规律等手段准确把握不同时段、类型、对象的需求特点与变化趋势，不断拓展高校档案信息增值服务的领域与途径。（二）选择增值内容、满足不同需求高校档案信息增值服务的内容确定具有选择性。高校档案馆在选择档案信息作为增值对象时，以高校决策管理者、教学科研骨干和师生员工需求为标准，选择有增值潜力的档案信息作为开发的重点。既要注重档案信息本身的真实、全面性，又要保证档案信息确实具有较全面的增值潜力。同时，还要认真处理好现实需求与长远需求之间的关系，做到人力资源的合理平衡，兼顾满足应急利用与规划开发的双重需求。（三）提高人员素质、优化服务过进程高校档案信息增值服务不再是提供档案原件的那样简单，而是需要档案管理人员对档案信息进行分析、挖掘、深度加工，形成更具价值的档案信息产品才能达到增值的目的。这对于高校档案管理人员的信息素养、统筹分析、信息挖掘等能力提