高校便携式设备管理存在问题及应对思考_张静.pdf

Finance and Accounting 财务与会计696969国际商务财会2023 年第6期【摘要】近年来便携式设备在科研、教学及行政办公中发挥着重要作用，已成为高校固定资产的重要组成部分，同时也为资产管理带来新的挑战。为有效提高便携式设备的管理水平、提升使用效益，防范其在使用管理过程中的盘亏、毁损等潜在风险，文章旨在对高校便携式设备管理的现状、问题及原因进行分析，并提出有效管理建议。【关键词】便携式设备；高校；资产管理【中图分类号】G482“十三五”以来，我国高等教育特别是人才培养取得突破性进展，高校各类资产的体量也实现了历史性跃升。便携式设备因其可移动性、高灵活性、可操作性等特点，在高校的科研、教学和行政办公中受到越来越多的青睐，配置价值和数量逐年上升。便携式设备的广泛使用，对资产管理的“主动性、规范性、管理效益”等方面都提出了更高的要求。在保障学校发展的同时，如何有效提升便携式设备管理水平，提高资产使用效益，发现和防范资产使用管理过程中的潜在风险，做到物尽其用、安全高效，是现阶段高校资产管理者需面临和考虑的问题。一、便携式设备的配置情况和使用特点（一）高校资产体量显著增长2012 年，我国财政性教育经费支出首次实现占 GDP4%的目标，并连续 10 年保持在 4%以上，在国家的大力支持下，高校的“钱袋子”鼓了起来，部分部属高校更是进入“百亿俱乐部”，高校迎来良好的发展期1。一方面，高校积极推动信息化建设的探索与实践，不断提高信息化建设对教学、科研和行政服务的支撑能力，教务、科研、财务、人事、学工、资产管理等核心业务系统得到升级，各类相关的软硬件设施也都配套搭建2-3。另一方面，高校聚焦重大需求和科技问题，布局建设前沿科学中心，创新人才培养机制，系统推进有组织的科研体制机制探索，各类大中型专用设施、公共实验平台陆续设立，国家重点实验室、国家技术创新中心和国家工程中心等实现高质量建设4-5。在此背景下，高校资产的数量与价值实现双增长，资产结构得到优化，办学条件大幅改善。（二）便携式设备应用逐渐广泛高校配置的便携式设备主要包括：笔记本电脑、移动工作站、便携式投影仪等通用设备和便携式信息采集、信息检测等专用设备，使用方向涉及科研、教学、行政、后勤保障等多个方面，其中在科研上的应用最为广泛。以笔者所在高校为例，20152021 年新购入便携式计算机超过 1 万台，高校便携式设备管理存在问题及应对思考张 静 邱瑞玲 崔思成 张 科（中山大学国有资产管理办公室）本文作者张科为通信作者，主要研究方向为高校资产管理。财务与会计FinanceandAccounting707070国际商务财会2023 年第6期其中科研类占比 58.81%，教学类占比 35.35%，行政管理类占比 5.46%，后勤保障类及其他类占比0.38%。便携式设备在科研上的配置主要是为了保障科研项目的顺利实施和方便学生深入参与科研项目。科研项目实施阶段便携式设备的使用场景包括外场试验、外出调研、阶段性成果展示等，其中外场实验以便携式信息采集、信息检测等专用设备为主，外出调研与阶段性成果展示以笔记本电脑、便携式投影仪等通用设备为主。随着越来越多的高校学生承担起科研创新的重任，青年学生已成为科研创新的有生力量，为方便学生对科研项目的深度参与，导师会为其适度配置笔记本电脑、信息采集等便携式设备。便携式设备在教学上的配置主要是为了满足学生“移动学习”的需要，在行政上配置主要是为了满足具体业务或公共服务的需要，这两个使用方向的设备均以智能化、轻质化、小型化、一体化的通用设备为主，例如便携式计算机、平板电脑、便携式投影仪等6-8。（三）便携式设备体现出独特的使用特性随着便携式设备在高校的广泛使用，逐渐体现出较为显著的自有使用特性。首先是移动性较强。这是便携式设备最显著的使用特性。便携式设备经常性被带离资产常规保管地点去开展科研、教学、行政办公等工作，使得系统登记的资产保管地点无法准确反映该资产的实时保管（或使用）地点，从而增加了设备的管理风险、提升了管理难度。其次是集中登记或代为持有。科研上，因科研项目多以科研团队的形式来开展，因此科研设备主要登记在二级单位的科研秘书或设备秘书名下；教学上，因为学生不适宜登记为资产保管人，所以该类资产往往登记在导师名下；行政上，为方便集中管理，各二级单位会将本单位的共用（公用）设备集中登记在设备秘书名下；这就使得资产的保管人和实际使用人相分离，从而造成资产管理责任不清晰，出现问题时难以进行责任追究。二、便携式设备管理中存在问题及风险分析随着便携式设备配置价值、数量和使用场景、使用频次的增加，设备管理的风险和难度也相应增长，基于便携式设备的配置情况和使用特点，结合便携式设备日常管理、年度盘点和报损等情况，对便携式设备的管理现状和存在问题进行分析9。（一）资产重购置轻管理的情况依然存在1资产保管单位和实际使用人在资产管理理念方面有待加强。因资产的保管人和实际使用人不完全一致，现有制度下资产管理责任未能压实到实际使用人身上，导致便携式设备的损坏率与盘亏率出现双高，比如导师为学生配置的笔记本电脑就属于这种情况，学生共用的电脑爱惜程度不够、损坏率高，学生个人专用的电脑在个别学生离校时被擅自带走且难以追回。2资产保管单位在机构调整、场所搬迁、人员工作交接时资产管理不规范。因系统登记的资产保管地点和实际使用地点很难保持一致，便携式设备交接的复杂度较一般资产高，个别老师未按照制度要求及时组织全面的资产清点交接和信息变更登记，导致部分资产账实不符甚至遗失。比如，有教职工在未确认实物的情况下即将单位原设备秘书持有的多件便携式设备变更登记至自己名下，年度盘点时才发现账实不符导致出现盘亏。3资产保管人对资产的日常动态管理和全生命周期管理不到位。一方面，便携式设备的存放地址、资产保管人等信息变动相对频繁，资产保管人未在资产管理系统及时更新资产的实际使用信息，使得资产系统信息不能准确反映资产的实际使用情况；另一方面，部分空间占用小、价值小的便携式设备资产符合报废条件未被及时处置报废，而是放置在某处，此类情况在科研团队中出现次数相对高。Finance and Accounting 财务与会计717171国际商务财会2023 年第6期（二）存在使用效率低或者闲置的设备1离校师生原个人专用便携式计算机出现部分闲置。便携式计算机作为更新换代快且具有一定私人属性的产品，二次分配给个人使用时存在一定的难度，造成一定程度的闲置，有师生反映现阶段笔记本电脑已属于私密性产品，个人长期使用后再给另外的人用，不是特别方便；而且电子产品更新换代较快，部分原有产品无法满足新项目开展的需求。2部分外场实验所需便携式设备在项目实施阶段使用效率相对低，在项目结题后出现一定程度的闲置。科研用便携式设备尤其是外场实验设备多属于专用设备，即具有专门性能和专门用途，使用场景相对单一，从而使得此类设备在项目实施阶段仅限外场实验使用，待项目结题后可能被闲置。3部分便携式设备损坏后因维修成本过高等原因闲置。部分设备损坏后维修成本过高，或因产品升级换代已无维修价值，而该设备又未达使用年限，各单位倾向于将其放置至已达使用年限后再申请报废。（三）外场实验的便携式设备毁损灭失风险高外场实验一般是指在自然气候条件下开展的暴露实验或现场实验，通过外场实验可以获得更丰富、更真实的实验数据和资料，但是自然环境也给实验人员和实验设备带来一定风险，外场实验设备尤其是便携式设备毁损灭失的风险远高于普通设备。出海实验中，实验设备被风浪卷走，野外实验中，实验设备被雨水冲走或被野兽损坏等情况时有发生，部分设备甚至出现被渔民、村民捡走的情况，实验设备和实验数据的丢失，给学校带来不小的损失，且随着外出实验品类和频次的增加，损失金额也相应增长。三、便携式设备使用管理改进的建议（一）完善资产管理制度，强化资产管理意识针对资产保管单位存在的重购置轻管理、实际使用人责任未压实等情况，紧盯资产管理中暴露出的常见性、反复性、顽固性问题，认真研究、对症下药。1完善资产管理制度压实管理责任。在学校国有资产管理制度体系核心“骨架”的基础上，探索制定便携式设备管理办法设备调拨使用管理办法等管理制度，建立相应的工作流程、办事指引等业务规范体系，贯通便携式设备从“入口到出口”全生命周期工作流程，压实各级资产保管人、使用人责任。2 完善监督体系，提升监督质效。结合学校 损失责任追究管理办法，树立从严管理的鲜明导向，把监督的“放大镜”聚焦在便携式设备反复出现的问题上，以监督促进执行，以问责倒逼落实；建立定期盘点、不定期抽查制度，日常巡查和随机抽查相结合，确保便携式设备台账清晰、准确、完整，确保相关资产账实相符、安全完整、使用规范。3依托信息化实现便携式设备精细化管理。现阶段，大部分高校通过学校财务业务一体化建设，已实现资产信息的线上登记和从资产配置、资产使用、内部调拨、维护维修、资产处置等全流程的线上管理；在此基础上，针对便携式设备集中登记的使用特性增加资产实际使用人词条（适用于教学科研类便携式设备），进一步落实实际使用人责任；针对移动性强的使用特性，建立移动信息登记台账系统，重点统计设备外出实验的时间、地点等信息，即全面、准确、完整地反映资产动态信息，实现管理的精细化10-11。（二）坚持综合施策，提升管理效能为落实中央过紧日子的要求，进一步提升便携式设备的使用效率和效能，针对便携式设备使用过程中存在的使用效率低、闲置等情况，结合科研设备和行政办公设备的配置标准、使用需求等属性，综合施策，确保资产高效利用。1深入推进资产管理与预算管理相结合的原则，管控总量、盘活存量、用好增量，促进资产配财务与会计FinanceandAccounting727272国际商务财会2023 年第6期置的合理化。在中央行政单位通用办公设备配置标准的基础上，坚持勤俭节约、讲求绩效和绿色环保的原则，统筹资产调配，以存量制约增量、以增量激活存量，实现供给端收紧、需求端精准。2推动便携式设备共享共用、资产调剂。相较于其他大型固定资产，小巧的便携式资产在移动成本（或搬运成本）方面存在显著优势，更有利于开展共享共用与资产调拨。为提高资产使用效益，对于使用场景相对单一且预期使用频率较低的便携式设备，建议设备配置前优先考虑校内可共享共用设备，设备配置后在项目实施阶段即时推动设备在校内的共享共用，待项目结题后如出现闲置可考虑通过教育部资产调剂平台进行跨校资产调剂。3及时处置已无使用价值或维修价值设备。对于无法正常运行，且无维修价值、无法修复或无法达到现行技术标准的便携式设备，特别是未达使用年限的设备，应引导资产保管单位和保管人及时做报废处置处理，切实反映资产真实使用状态，减少冗余资产。（三）开展试点探索，减少资产损失为防范外场实验便携式设备毁损灭失风险，有效降低学校损失，结合设备使用场景、使用需求等属性，开展试点探索，探索“可复制、可推广”的规范化经验，尝试建立管理定式。1购买设备保险。设备保险是一种针对性的财产保险，能够有效转嫁相关设备在正常运作中发生事故造成损失或损坏的风险，减少设备所有人开展设备维修或设备更换的损失。设备保险在企业的生产经营和管理过程中已得到广泛运用，并在部分行政事业单位获得较好试用。2安装定位装置。海上或野外的情况相对复杂，开展外场实验时如能实时了解设备的位置信息、在发生意外时第一时间采取补救措施变得尤为重要。随着科技的发展，北斗、GPS 等实时定位装置类产品已很成熟，设备小巧、价格实惠，将其安装在设备上，资产保管人、使用人可以远程实时查看设备的位置信息，在设备超出实验区域时及时纠正，在设备出现意外被风浪卷走或雨水冲走时第一时间知道设备的位置信息并及时采取相应措施。3粘贴资产标签。在资产的显著位置粘贴不易被腐蚀或损坏的资产标签，标注所有者单位、联系方式等信息，可有效降低设备遗失风险。一方面，提高遗失设备被重新找回的概率，例如，被风浪卷走或雨水冲走的实验设备如有幸被他人捡到，可及时与遗失人员取得联系；另一方面，可以避免实验设备被不了解情况的人员作为废弃物捡走的风险。四、结语