高校财务国库支付自动化构建研究_苏姜超.pdf

112科教广角高校财务国库支付自动化构建研究文/苏姜超 周佳慧伴随着全国各地高校推出的“智慧校园”建设，我们正迈向教育信息化 2.0 时代，包括：电子图书阅览室、VR 实验室等，不可否认这些都是对教育行业最好的改变，有效解决了教育智能化管理的问题，回应了“乔布斯之问”。但在实际运行中教育行业还存在着一定的问题，没能及时跟上脚步，比如高校财务工作。随着高校教育经费投入和收支规模的逐年增长，国家对经费管理的日益规范和管理要求不断提升，高校财务工作量及工作难度随之加大，报销效率低下、报账师生满意度低等问题也日益凸显。在此背景下，本文结合台州职业技术学院费用报销流程的现状深入研究自动化应用，采用RPA自动化流程技术对支付环节重复性高、大批量且基于规则的任务进行自动化优化研究，以期实现财务管理水平提升。1高校财务现状分析（1）高校经费投入逐年增长以及外部客观环境变化1，财务工作量及工作难度加大。众所周知，高校经费投入的增长、来源的多元化导致财务工作量持续增长，并且随着资金管控规范化的推进，管理要求不断提高，财务工作复杂性进一步凸显；与此同时，随着政府会计制度的实施，在会计核算中同时采用财务会计与预算会计进行账务处理，新的会计核算模式不仅大幅增加了会计人员工作量，而且提高了核算工作复杂性。（2）财务人员数量基本保持不变，人力资源瓶颈愈发凸显。以台州职业技术学院为例，按照部门决算公开情况，近5年学校支出总额显著增长，而财务人员数量基本保持不变（见表1），财务人员承担着逐年增长的工作强度和工作压力。表1近5年学校支出决算数和财务人数表1近5年学校支出决算数和财务人数年份支出决算数（万元）财务人数（个）2018268911420193235413202033538132021361951320224535714（3）信息技术环境下数据壁垒问题凸显，影响信息化推进，影响财务高效体系建设。因财政国库系统与学校财务系统缺失端口、无法互联 2，学校财务系统无法实时共享财政国库系统具体用款计划信息，导致报销单据审核记账后，出纳人员在国库系统上进行支付申请存在对应用款计划可用余额不足现象，或出现人工操作失误导致国库预算执行项目与会计预算执行项目不一致3，再进行用款计划调整或账实差异查找更正调整，不但影响财务工作质效，而且用款计划调整导致的支付延迟降低了师生服务体验感4。另外，数据壁垒问题引起财务工作被迫减慢，也影响了各方统计需要、学校绩效管理推行和财务决策参与度的提升，这些都进一步影响财务高效体系建设。2采用RPA 自动化流程技术优化财务管理水平在此形势下，怎样以现有的人力资源，适应较大的业务规模，更好地提供管理和业务服务，是亟须解决的问题。为有效解决上述问题，在充分结合工作需求基础上，通过对高校财务各项业务的处理流程及规范、标准进行梳理，发现各项业务流程存在单一重复、规则明确、量大易错、复杂性低的显著特点，与近年来市场日益成熟的RPA技术有较高的适配度，可以用RPA技术实现替代，实现对财务数据信息的自动化处理5。通过优化顶层设计6，完善统筹规划，以四项技术（云计算、机器人自动化流程、人工智能、大数据）为支撑，打造一个共享平台、建设“机器人应用”和“机器人管理”两大113科教广角中心、构建N个机器人应用财务体系，实现学校财务的日常工作自动化流程改革。不仅能为师生报账搭建数据桥梁，在国库系统与学校财务系统之间搭建有效信息通道，方便财务数据传递，优化国库对账功能7，提升支付效率，解放劳动力，减少财务人员在日常核算工作中的投入，可以把更多的精力投入财务预测、分析、参与决策等工作，还能提高师生报账满意度。同时因为财务机器人不是人，是一段代码，通过RPA技术武装的财务机器人可以帮助高校财务实现财务工作自动化且高效准确完成。3 RPA 自动化流程技术具体应用RPA技术在财务方面的应用很多，本文主要针对高校财务工作中的支付环节进行详细的应用分析。通过RPA技术对国库支付进行自动化处理，建成“机器人应用”和“机器人管理”两大中心，不但能打通财政国库系统与学校财务系统之间的壁垒，提高工作质效，减少大量的人工低价值的操作，并且建立了标准化流程监控，将每一步执行的步骤记录下来。自动化流程过程中需要人工进行核对的流程，应实现人机交互审批，提供可视化页面供教师进行操作审核。（1）机器人应用中心可以把业务分为“国库提交”“国库复核”“网银申请”“网银复核”四个自动化流程。针对四个自动化流程，根据不相容岗位分离原则，RPA 自动化流程机器人需要为三个用户进行服务，需要开发3个 RPA 自动化流程机器人，分为“国库支付申请 RPA 机器人-1 号工作员”“支付复核 RPA 机器人-2 号工作员”“网银支付提交 RPA 机器人-3 号工作员”（具体流程对应操作角色见图1）。图1 国库支付业务流程图图1 国库支付业务流程图数据获取 RPA 自动化流程机器人设计主要负责抓取国库支付申请 RPA 自动化流程机器人所需读取的原始凭证数据。国库支付申请 RPA机器人可分为“准备阶段”和“录入阶段”，准备阶段主要是读取原始凭证数据、登录国库平台、打开支付申请页面，录入阶段主要是录入筛选数据、用款计划操作、录入用户数据、提交申请记录申请号、判断是否录完所有凭证来确定是否结束流程。因国库提交存在多种业务类型，需要提前判断该凭证的用款计划以及收款人的对应关系，不同业务类型由不同流程进行处理，业务流程分为一对一、多对一、一对多、多对多，应分类别处理完成。支付复核 RPA 机器人根据业务实际情况进行选择，是国库支付复核流程还是网银支付复核流程，并执行对应流程。在国库支付复核流程中需要读取原始凭证数据获取需要复核的数据和支付申请号相应信息匹配，返回成功参数，接下来开始执行循环授权支付复核命令。在网银支付复核流程中登录网银平台，通过打开指令复核功能，对原始凭证中收款人信息和支付申请号相应信息进行复核操作。网银支付提交RPA 机器人根据读取的复核数据录入指令号进行查询，自动核对收款人信息及金额，确定无误后，最终点击确定完成支付提交操作。后续接着判断是否还有需要提交支付的数据，如果没有则流程结束，如果还有则继续执行循环操作。（2）机器人管理中心，可以分为“消息管理、数据管理、流程监控、审核管理、日志管理、系统管理”六大模块，通过六大模块的建设对自动化流程机器人进行全方位的管理，包括机器人执行过程中的消息推送、数据展示、数据审核等。消息管理，对机器人执行过程中出现异常或执行完毕时发送的消息通知进行设置和查看。由于机器人是7*24小时持续性工作，软件、网络及机器设备的任何异常都可能引起执行异常，需要有相应的消息反馈有助于系统健康稳定运行。比如，学校日常的网络安全维护可能导致机器人执行过程中出现异常，引起数据紊乱，影响支付质量和效率。此时，及时的消息推送能提醒工作人员查看数据情况，避免支付信息出错。数据管理，对机器人执行过程中所抓取的数据进行集中管理以及存储执行数据处理结果，其中国库业务应按照业务114科教广角类型分开进行存储，因为复杂的业务类型更可能出现错误的处理流程，产生错误的结果，分开存储便于财务人员针对性地查看数据。流程监控，管理员可在该模块查看各机器人运行情况，确保机器人的正常运行以及及时发现机器人运行过程中出现的问题。机器人运行情况直接体现财务部门业务处理能力，与普通员工相比，财务机器人更精准、高效，但是如果不把好监控这道关，也会造成错误，影响财务工作的准确性。审核管理，对处于审核状态的机器人进行集中审核管理，教师仅可审核自己所负责的机器人，管理员可审核全部机器人以及对各机器人审核流程和审核人员的设置。日志管理，管理员可在该模块查看机器人的运行情况，便于机器人部署后的升级维护，以及记录对管理中心的各项修改操作。系统管理，通过系统设置明确的用户授权管理规则，对用户进行管理、分配权限等操作。4 RPA技术应用风险及应对措施RPA技术助力高校财务工作质效提升的同时也可能带来一些潜在风险，比如数据准确性风险、操作风险8、战略调整风险、信息安全风险等。为实现RPA安全运行，本文提出以下几点建议应对上述风险。（1）保证数据准确性。尽量不要在 RPA 机器人进行数据处理时进行二次加工，避免数据泄漏或者丢失。（2）操作权限划分清晰。可以为不同职责、需求的员工设置不同类型的操作权限，保证操作人员各司其职，避免操作不当导致数据信息被篡改。（3）完善的维护计划。建立具有角色和职责的维护计划，以保护 RPA 机器人在执行任务时符合战略调整和安全要求，以便当RPA 适用的业务环境、业务流程发生变化时，RPA 架构也能进行相应的调整和重新设计，最大限度地服务师生。（4）保证系统安全。为了避免非法篡改、盗用数据情况可能发生，对选用的 RPA 产品应进行安全架构风险分析，包括机器人的创建、控制、运行和识别跨系统连接产品时，安全体系结构漏洞、虚拟化方法的使用和授权漏洞。（5）运行结果分析。RPA 机器人每次运行后的运行结果都应该存储在后台中，财务人员可以通过后台查看 RPA 机器人每月运行的成功次数、异常次数、平均运行次数等数据的图表式展示，更清晰地了解 RPA 机器人的运行情况，以便制定针对性的异常应对方案。5结语近年来，我国一直在持续推进职业教育的全面发展与建设，“智慧校园”建设也在有序推进，作为一所高职院校的财务部门，更应该通过大数据及人工智能手段优化高校财务工作，助力学校持续发展，而财务机器人在财务活动中的应用价值显著，降低了基础业务对于人力资源的依赖，提升了业务处理的质量和效率，减少了人力资源在核算等基础工作方面的投入，实现学校财务从核算向提供分析及决策的管理方向改革9。基金项目：本文系台州职业技术学院2022青年课题“高校财务自动化平台构建研究”（项目编号：2022QN20）研究成果；浙江省教育会计学会2022年度立项课题“基于财务共享的高校内部控制信息系统整合研究”（项目编号：ZJKJ22144A）阶段性成果。/作者简介/苏姜超，台州职业技术学院教师，研究方向：高校财务国库支付自动化。周佳慧，台州职业技术学院，研究方向：高校财务国库支付自动化参考文献:1毛红亚.财务机器人在高校财务报账中的应用J.财富时代，2022(01)：83-84.2程正家，孙海霞.预算单位财务管理与财政预算执行的系统融合J.行政事业资产与财务，2019(22)：63-64.3曾宏毅.关于国库集中支付电子化发展的思考J.教育观察，2019,8(19)：32-33.4 谢小乐.Q高校财务管理信息化建设研究D.江西财经大学，2021.5袁琴,李永锋.RPA财务机器人在财务共享服务中心的应用研究J.现代商贸工业，2023(01)：141-143.6谢秋玲,崔斌,张珊,刘天真.智慧校园视角下高校财务管理信息化顶层设计研究J.青岛科技大学学报(社会科学版)，2019(04)：58-62.7谢燃.国库集中支付下对H高校财务运作的影响研究D.沈阳大学，2021.8王振国,刘星晖.基于RPA技术的高校会计档案管理工作探讨以T高校为例J.中国农业会计，2021(09)：34-36.9严晓利，顾婷，沈曼君.基于RPA技术探索高校财务职能转型J.行政事业资产与财务，2020(23)：102-104.