高校档案馆职能拓展再探_符昌慧.pdf

2972023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION高校档案馆职能拓展再探符昌慧（盐城工学院档案馆，江苏 盐城 224000）摘要：本文从建立高校素质教育基地、服务于高校政务公开平台、文化传承与休闲、积极推动跨界合作、建成信息共享中心五个方面对高校档案馆职能的延伸途径做了探讨，并且提出了建立高校档案管理体系、加大馆藏档案资源建设力度、促进档案查阅利用与时俱进、完善档案运营机制、创新档案人才培养模式五个对策实现高校档案职能拓展，以期为高校档案馆职能拓展提供新思路。关键词：高校档案馆；档案管理；职能拓展高校档案作为高校内重要信息资源和独特文化财富，是国家档案的重要组成部分，对社会发展的基础性、支撑性作用更加突出。因此，必须拓展高校档案馆职能，让高校档案馆走向大众，实现档案对国家和社会的价值。一、高校档案馆职能拓展的意义（一）档案工作对“双一流”建设有推动作用2017 年，教育部、财政部、国家发展和改革委员会印发统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行），总体目标是提升高等教育整体实力、基本建成高等教育强国。高校档案即高校教学、科研、招生、日常管理、就业等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录,对“双一流”高校的建设具有重要的推动作用。1.高校档案助力于文化传承。文化积累和沉淀是“一流”大学的精神内涵，一流的校园文化是“一流”大学的核心价值。高校档案承载着学校的精神精髓和文化沉淀，充分挖掘高校档案，可以打造本校品牌、弘扬本校文化、传承本校精神，提高学校文化软实力，从而提高学校的社会影响力。2.高校档案助力于学科建设。学校的学科建设和学术研究是一流大学的重要标志，高校档案馆存档的科研类档案是学校从事教学科研活动的直接记录，充分梳理和利用高校档案馆科研档案进行创新性研究，全面深入了解本校学科的形成历史和发展历程、科学决策学科发展规划、助力推动高校学科建设、打造学校优势学科，从而为“双一流”高校的建设增添重要砝码。（二）高校档案服务于社会需要高校档案馆的传统职能仅是面向本校广大师生员工的对内服务，其具有保存历史、服务职能和管理职能，能够确保档案馆在校内范围正常运转和档案馆职能的实现。随着高校的校区建设和招生规模的不断扩大、教学科研水平的不断攀升，高校在日常管理、教学生活、校园文化建设、教学科研等各类活动过程中形成的档案资源迅速增长。高校档案不仅记录成就，还记录获得成就的全部过程，是历史的记忆者和传承者。在信息技术迭代更新的背景下，数据存储变得廉价且方便，档案馆资源总量庞大且增长迅速，更多的档案资源可以帮助档案利用者做出更准确的分析，高校各项文化教育传承活动的推广可以辅助社会精神文明建设的实现。大数据时代人们对资源信息建设的要求日益提高，对各类档案信息的需求日益增长，信息资源的共享性、公民的知情权和监督权都对高校档案馆逐步向社会公众开放提出了迫切的要求。在“十四五”时期，高校档案事业发展机遇与挑战并存，新档案法的施行迫切要求高校档案馆依法治档、扩展服务范围、拓展档案馆职能。随着社会的发展，高校档案馆与社会联系将更加紧密，在社会文化服务中的作用不断增强，高校档案馆的社会功能必将拓展。二、高校档案馆管理工作的现状（一）档案管理现状落后一是高校档案馆还沿用以往的规章制度，档案的收集整理、对外开放、开发利用等制度跟不上“十四五”档案事业发展规划，在交接方面绝大部分高校档案馆档案的归档工作处于被动接收的局面，收到什么就整理归档什么，很多部门习惯将资料存于身边方便使用，但随着时间的推移、档案人员岗位的调整、新的档案工作人员业务不熟等问题，导致很多重要资料“漏归”或者“不归”，造成重要2982023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION档案资源的缺失等现象，滞后了高校档案利用价值的实现。二是在利用方面主要还是沿袭传统的工作模式“有什么查什么”，没有能够对档案数据进行深层次整合编研开发，导致很多珍贵档案休眠于库房、造成资源的浪费，制度的不健全阻碍了建设符合时代要求的档案馆功能目标的实现。三是长期以来,档案工作者专门与各类文件材料打交道，处于封闭或半封闭状态，档案工作者的思想慢慢变得墨守成规、满足现状和保守松懈,观念的局限性严重阻碍了建设符合时代要求的档案馆功能目标的实现。（二）缺乏档案育人意识在高校发展过程中，各类宝贵资源沉积于高校档案馆，这些档案可以见证学校的发展轨迹、荣誉获得、名师校友等。因此，高校档案馆是集历史性、学术性、精神内涵于一体的资源库，深入挖掘档案文化资源，用心打造档案文化精品，加强档案宣传教育功能，让学生在珍贵的档案中感受校园文化和校园精神，增强学生的归属感和使命感，努力实现“以档育人”的作用。高校档案文化育人是实现文化自信的重要基石。三、高校档案馆职能拓展的可行性路径（一）高校档案馆成为大学生素质教育基地校园文化是学校师生在校学习生活中创造出来的，其博大精深、源远流长，兼有社会文化的共性也有独特的学校文化底蕴，深深滋养着学校师生的人文素养。随着教育改革的深化，高校全面推行素质教育，高校档案馆可以与团委、二级学院的思政部门合作，充分挖掘档案馆蕴含的教育功能，一是可以设定校史馆固定开放日，聘请老“档案”、老职工讲解档案，进行珍品展览、校园广播，建立校友名人专题馆等活动，传承高校历史文明和校园文化发展，在潜移默化中凝聚师生精神力量、塑造学校正面形象，提升高校学子的文化素养以及在校荣誉感、自豪感，由此激发学生的进取心。二是可以设立勤工助学岗位、招收文秘，聘请信息技术专业学生来档案馆实习实训，构建档案馆育人平台，学生在参与档案管理的过程中润物细无声地受到档案文化的影响，从而实现高校档案馆职能的扩展。（二）服务高校政务平台2010 年，高等学校信息公开办法规定高校应主动公开十二类信息，教育部也明确了高校应该公开的信息领域，学校应该在法律法规允许的前提下将涉及本校的决策发展、师生利益相关问题、高校重大活动向社会公开。而高校档案馆是专门保管档案信息的职能机构，有成熟和完善的管理和使用信息的制度保障，档案馆工作人员专门从事档案分类、档案汇编工作，对信息价值的判断更擅长，完全有条件将校务公开纳入到档案馆业务建设中来，为学校的校务公开规范开展提供有力保证，实现高校档案馆服务政务职能的扩展。（三）文化传承与休闲高等学校档案管理办法规定，高校档案管理机构管理职责包括“利用档案开展多种形式的宣传教育活动、充分发挥档案的文化教育功能”。高校档案馆记录学校各类活动，具有浓厚的文化性质，各地方高校档案馆深厚的文化底蕴是文化培育的有力支撑，在推进先进文化、构建和谐城市中有所作为。地方高校档案馆可以做一些地方文化培育方面的工作，发挥高校档案馆的文化存储作用、社会教育作用和文化传播作用，促进地方文化事业的发展，营造良好的社会风气。社会化发展、文明程度不断提高，人们不断追求高品位的精神生活，在休闲中获取文化是人们享受现代生活的一种方式，人们逐渐将目光转向了档案的文化作用，主张把档案“纳入当地的文化休闲体系”。高校档案馆应与图书馆一样成为一大文化休闲场所，通过各种校史展览、开设校外课堂、档案公众开放日等为民众提供精神盛宴，为人们提供高质量、有品位的休闲文化和精神食粮，走向社会、贴近百姓、贴近生活，人民对档案文化的需求正是档案文化功能的体现。把校园文化传承作用扩大到整个社会，充分体现高校档案馆在扩大高校社会影响力方面的“媒介”功能，从而实现高校档案馆功能的拓展。（四）积极推动跨界合作“互联网+”时代档案数字化发展，使档案信息不再囿于纸质形式，可以轻松实现档案资源的传播和共享，实现跨界合作。高校档案馆可以充分利用公众号、微博等公众媒体，推广多种档案知识专题、公益讲座、重大纪念活动等更符合当下青年人的获取信息的习惯的路径，让档案不再神秘地存于档案馆，对馆藏档案的利用不能停留在复印、借阅等一次文献的服务层面，要深入挖掘馆藏档案资源、加大档案资源开发力度，结合校庆、新生入学教育等制作成有关专题片、专题报道等二次文献为读者服务。建立健全高校馆藏档案解密和开放审核相关制度，使高校开放合法化、规范化、常态化，让档案充分发挥它的价值。2992023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION（五）建成信息共享中心随着信息技术的不断深入发展，数字化校园建设的广度和深度成为评判高校现代化程度和教育水平的重要指标。国家中长期教育改革和发展规划纲要以构建智慧校园一体化为发展目标，学校档案馆借助校园网络环境吸纳更广泛更全面的信息，学校档案馆凭借丰富的档案数据库这一优势成为智慧校园的重要的信息源泉，实现高校信息资源的共享，成为高校信息共享中心和服务机构。四、高校档案馆职能拓展的有效对策（一）建立高校档案管理体系健全档案管理体制机制是提升高校档案馆管理水平和扩展服务功能的基础。在“十四五”全国档案事业发展规划指导之下，更好地完善与新档案法相契合的管理体制和工作体制，增强高校档案馆的统筹谋划和指导协调能力，为高校档案馆职能扩展提供理论保障。（二）加大馆藏档案资源建设力度一方面，扩大档案资源收集的范围，发挥主观能动性，在对原有应归档材料收集工作的基础上加强高校重点工作所形成档案材料监管，如新校区建设、置换、产教融合实验基地、有关“双一流”高校的申报审批材料等档案，做到应归尽归。同时，着重收集具有地域特色、本校特色、学科特色的相关资料，注重收集著名校友档案等，丰富和优化档案资源。另一方面，健全“互联网+监管”手段，建立档案管理数字化平台，充分利用信息化优势整合学校各种档案信息资源，推动档案工作融入各项工作全流程，提高档案管理网络化、智能化、精细化水平，为档案信息服务利用打好基础，为高校档案馆职能扩展和创新开辟有利途径。（三）档案查阅利用与时俱进第一，加大开发档案信息资源，实现档案馆藏资源和学校其他部门管理系统的对接。比如，档案管理系统和办公系统的对接促进线上归档转变成可以直接利用的档案资源；档案管理系统和教务管理系统、学生管理系统对接，学生可凭学生证直接在自助终端直接打印允许范围内的各类相关档案材料；档案管理系统和科研管理系统对接，实现重要科研档案实时归档，相关材料按关键词分类统计并关联使用，保护重要档案不丢失同时也让科研档案的更及时发挥科研价值。第二，数字化档案馆的普及要求我们要深入挖掘档案馆文献资料，根据实际情况为用户提供个性化、专题化的利用服务。利用信息技术提供在线服务、信息共享等个性化服务，免去传统查档者必须档案馆复印的弊端，档案馆工作人员也应侧重于对数字档案资源进行筛选和整序，形成细化的专题数据，便于档案利用者更全面地查阅到所需档案资源，档案服务利用工作走向“你需要什么，档案馆就提供什么”的人性化之路，是实现档案馆功能扩展的有力保障。（四）完善档案管理运营机制加强与信息数字化企业的合作，将馆藏档案的数字化、档案数据库的构建、档案公众服务平台如微信公众号、档案馆网站的推广和维护外包给这些企业，借助它的专业性确保档案资源的安全，档案馆工作人员将更多的精力投入到信息资源的编研、档案专题项目的创建中，让档案不在是一盘散沙存于库房，而是变成更有价值的资源，使高校档案成为有价值的资源库，充分发挥凭证、参考、学习的作用。（五）加强档案人才培养面对信息化时代的大环境，档案工作人员仅有档案专业知识已经远远无法适应档案工作的服务要求，还需要掌握计算机技术知识、信息化技术知识、网络知识、法律知识等，提高在职档案人员的综合素质，努力成为全能型的档案人。档案行政管理部门及其所在单位要加大对现有档案人的继续教育力度，要更新档案人的专业知识结构，掌握信息化时代的先进技术，提升其信息捕获能力，为读者提供合法化、智能化的信息服务。借助高校自身的优势培养人才时，要制定更贴近档案工作实际的培养方案，理论和实际相结合，培养出更加契合时代要求的档案人。现代社会是海量信息社会，高校档案馆的丰富资源越来越被社会所需求，作为高校档案工作者有责任和义务扩展高校档案馆公共服务职能，利用大数据技术。创新