档案工作archiveswork第128页2023/4（下）总第409期高校档案管理由单轨制向双轨制转换的问题与策略文/福建农林大学综合档案室陈惠琼“双轨制”档案管理即将纸质档案与电子档案结合起来的管理模式，纸质档案与电子档案长期并存，双轨运行。很多高校的档案管理工作是以传统的“单轨制”管理模式为主，或有部分采用了“双轨制”管理模式，但或多或少存在一定的问题。基于现有情况，加强高校档案管理部门对“双轨制”管理模式的理解尤为重要。一、高校档案管理模式阶段性研究进展传统的档案管理模式为纸质档案单轨制，随着时间的推移，出现了纸质档案与电子档案并存的双轨制档案管理模式，未来电子档案单轨制可能成为主要的档案管理模式。图1描述了高校纸质档案单轨制、双轨制和电子档案单轨制管理模式文献数量随年份的变化。从整体上看，2006～2021年高校纸质档案单轨制、双轨制和电子档案单轨制的总文献数量分别为25篇、61篇和322篇，电子档案单轨制总文献数量为纸质档案单轨制和双轨制总文献数量的12.88倍和5.28倍。从发展趋势看，3种档案管理模式的文献数量随年份均呈现增加趋势。2006～2021年，纸质档案单轨制和双轨制的文章数量随年份增长缓慢，最大文献数量年均不超过20篇。2014～2017年，电子档案单轨制的文献数量呈现出迅速增长趋势，增长后文献数量是2010～2013年的2.14倍。二、“单轨制”转向“双轨制”档案管理模式的意义传统的纸质档案信息较为安全，不易被篡改，且篡改后极易辨别。纸质档案一般保存在专门存放档案的档案库房内，不易丢失，这也致使档案的传递利用较为麻烦。纸质档案对纸张的需求巨大，且管理过程中需要耗费大量的人力物力。随着时间的推移，纸质档案可能因档案库房潮湿、高温等因素造成笔迹的变质、扩散。同时，因外部原因导致的火灾等问题也可能对纸质档案的安全产生一定隐患。电子档案不需要存放在固定的档案库房，一般保存在网络，可由高校网络信息中心提供服务器进行存储。共享性是电子档案的优势，可以通过网络在全国各地对档案进行查阅、认证，提高了档案的利用效率和价值。电子档案不仅可以用文字表达，还可以利用各种图形（如柱状图、条形图等）和图片进行统计，其管理更为高效。在查阅过程中，可以对档案内容进行复制、分类和汇总等，提高档案管理人员的工作效率。与纸质档案不同的是，电子档案可以进行多次备份、下载和打印。然而，电子档案也存在一定的不稳定性，信息安全得不到保证。网络病毒等可能影响网络...
