高职院校学生就业档案的建立与利用_赵倩.pdf

272023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛高职院校学生就业档案的建立与利用赵倩（黑龙江省档案馆，哈尔滨 150001）摘要：现代化发展环境下，高职院校毕业生的数量逐渐增多，一定程度上增加了就业难度。影响就业率的主要因素除了人数与岗位需求的矛盾外，还体现在高职院校学生缺少影响力方面。而学生就业档案是体现毕业生个人能力的重要途径。因此，高职院校应该提高对学生就业档案的重视，强化档案资料内容的全面性，为毕业生提供更多就业机会，有利于保证各行业人才竞争的公平性。关键词：高职院校；学生就业档案；建立方法；利用策略对于高职院校的学生来说，学生就业档案不仅是个人基本信息的重要载体，还在一定程度上反映了学生的专业技能及综合素质。因此，学校应该保证就业档案的完整性，在档案中引入学生的个人实践经历、考试成绩、日常表现、兴趣爱好等关键信息，让学生的专业素养及个人能力得到全面展现。始终坚持以就业为导向的基本原则，为用人单位的人才聘用及选拔提供参考依据，确保高职院校学生的实际价值及发展潜力得到深度挖掘。一、高职院校学生就业档案具备的服务功能（一）学生就业档案的名片功能高职院校的学生档案包含很多内容，主要有成长经历、奖惩记录、学习成绩以及道德品质等，还包括学生的技能特长、诚信记录以及社会实践经历等。以上信息内容是企业选拔优秀人才的重要参考依据。企业在招聘过程中，会重点查看学生的基本信息，同时采用考核测试的方式检验学生的发展潜力及综合素质，可见学生档案是优秀人才的名片。（二）学生就业档案的评价功能完善、标准的高职院校学生档案能够真实地反映学生的基本情况，向信息需求者提供学生的特长爱好、在校表现、综合素养以及道德品质等，在一定程度上上决定了学生的职务晋升、定岗定编以及职称评定情况。通过以上分析工作的落实能够发挥学生档案的评价功能，强化学生个人能力体现过程中的清晰性。（三）学生就业档案的保障功能通过开展高职院校学生档案的管理、开发及利用等工作，有利于强化对学生就业过程中合法权益的保护。新时代的发展背景下，国内各行业的人事制度逐渐得到完善，在改革工作不断得到深化与落实的过程中，强化了人事档案管理的规范性与实效性。通常情况下，学生毕业以后的户口迁移、转正定级、岗位晋升以及社保医保参保等，均离不开人事档案，而学生就业档案是人事档案中的主体构成，体现出很强的保障性能。二、高职院校学生就业档案的内容与建立方法（一）学生就业档案的主要内容因为高职院校学生就业档案中详实记录着学生的个人成绩、日常表现以及道德品质等信息，所以能够为用人企业提供重要参考依据。其中涉及到学生的基本信息，包含姓名、身份、院系、专业、班级等关键信息，同时含有学生大学期间的奖惩情况及科研成果等信息；而学生毕业联络信息也是不能缺少的构成部分，需详实登记毕业生的通讯地址、移动电话以及邮箱等重要信息。针对就业期间而言，毕业生的流动性较强，在毕业档案中记录家庭地址及电话号码等信息，能够帮助用人企业与家长进行沟通，做好基本信息的核实工作；除了以上信息内容外，学生毕业档案中还包含其他信息，如专利证书、答辩论文、体检资料等，可以成为用人单位的可靠参考依据。（二）学生就业档案的建立方法对于高职院校毕业生的就业档案建立而言，体现出很强的严肃性，学校应该充分发挥自身的主观能动性，加强与教务部门的沟通交流，结合实际的人才培养需求，组织成立专门的就业指导部门。同时，为了强化各项工作的规范性，应该建立科学完善的规章制度，为就业指导工作提供基础依据。高职院校的各院系应该安排专门工作人员收集毕业生材料，就业档案建立部门需要进行信息整合、储存，制定相应的档案，且需做好电子档案的备份，为后续学生就业档案的利用提供便利条件。三、高职院校学生就业档案开发利用的路径（一）结合实际情况构建学生档案内容指标体系1.合理设定学生就业档案管理目标。对于高职院校的学生档案管理工作而言，需要完善的学生档案内容作为基础。很多学生都意识到以就业为导向282023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS的重要性，突显高校学生档案管理工作的实际价值，使得相关工作成为社会档案管理的重要内容。部分学校缺少对学生就业档案管理的重视，档案管理部门仅进行档案信息的保存与调用，如成绩单、体检记录等缺少关键的整合、分析环节，因为学生就业档案不够完整，无法全面反映高校大学生的综合素质。为此，需要合理设定学生就业档案管理目标，合理优化管理流程。2.调整优化学生就业档案管理内容。现代化发展环境下，更加推崇“双向选择”的就业模式，高校应该明确学生就业档案开发与利用的重要意义，立足于学生档案内容指标的角度，构建健全的档案管理体系，合理选择学生档案内容，科学设置学生档案的服务功能。通过保证学生档案信息的丰富性，体现学生在就业过程中的竞争优势。因此，高校应该拓展学生就业信息收集范围，在档案内容中引入学生心理测评、英语四六级成绩、社会实践活动参与情况以及全国计算机等级证书等关键信息，确保学生就业档案能够充分反映学生的综合素质，进而通过对学生档案的开发与利用，提升为学生服务的水平。（二）积极搭建学生档案信息管理服务平台1.设置毕业生与企业的双向选择模式。高职院校开展学生就业档案管理工作的实际作用是强化为学生服务的实效性，立足于“双向选择”的就业角度，高校需要增强学生档案信息服务平台搭建意识，并加强对此类平台的有效利用，设置个性化管理功能模块，构建网络化、电子化管理模式。用人单位能够通过服务平台获取毕业生的基本信息，确保其能够全面了解学生的基本情况、在校表现以及科研项目参与情况等，学生也可以利用服务平台掌握企业的实际运行情况及未来发展趋势，为企业与学生提供良好的双向选择机会。2.依据实际需求设计个性化功能模块。为了保证平台信息内容的完善性，高职院校应该在服务平台中增加个性化功能模块，设置个人信息发布区域，毕业生可以登录系统编辑自身的个人信息、发展目标、特长技能及获奖证书等内容，校方应认真审核各项信息，确保上传信息的真实性。此外，学生可以结合自身的学习成绩、兴趣爱好等方面制作相应的就业档案，并在服务平台中进行存储，依据实际情况做好调整，进而形成更加真实、全面的个性化简历。3.构建知识管理型学生就业档案管理模式。学生就业档案服务平台是保证档案管理质量的重要基础，高职院校应该以平台的稳定运行为前提，加强信息管理与知识管理的融合，依据用户需求构建知识管理型高职院校学生就业档案管理模式。通过知识管理工作的落实，达到重新组建信息资源的目的，依据用户的个性化需求有序开展信息收集及整理等工作内容，有利于强化信息资源价值体现的全面性，使得用户的知识需求得到满足。在信息技术不断得到广泛应用的过程中，高校应该加强档案管理模式的创新，加大学生档案信息资源开发力度，始终坚持以用户为中心的基本原则，合理优化学生档案管理服务模式，深度挖掘学生就业档案的实际价值，逐步形成健全的学生就业档案管理体系。4.设计高效的学生就业档案信息管理系统。高职院校在创建学生就业档案信息管理系统的过程中，应该保证内容的全面性，不仅包含档案管理、资料收集、档案存储等功能，还应设置档案调用、档案鉴定以及档案检索等功能模块。通过构建学生就业档案信息管理系统，有利于实现数字化建设，进而达到集约化档案管理的目的，有助于实现学生档案信息的大批量统一更新。同时，重视系统中档案打印模块的设置，为档案资料的利用提供便利，简化档案获取流程，进一步强化档案管理的规范性。此外，高职院校开展学生就业档案信息管理系统设计与开发工作时，应结合实际情况预留网络接口，目的是连接系统与学生就业服务平台，保证学生就业信息发布的及时性，有利于达到数字化管理的目的。5.加大特殊学生群体就业档案管理力度。在各高职院校中，避免不了会存在特殊学生群体，与普通学生相比就业档案存在一定差异，不仅需要包含基本信息，还应该补充治疗情况及心理状态等，部分信息具备很强的隐私性，学校应该进行保密处理。在建立特殊群体就业档案的过程中，学校应该始终坚持动态性原则，依据实际情况进行适当调整与补充，做好不同学生档案信息的收集与整合工作，确保档案信息能够得到及时更新，形成系统化档案管理体系。此外，学校需保证以学生为核心，采用自我教育与学校教育融合的管理方式培养学校特殊学生群体的自我管理能力。在此基础上，构建个别教育与集中教育相结合的管理模式，确保学生的思想问题得到有效解决，避免在档案建立过程中对特殊群体造成不良影响。6.利用互联网构建学生就业档案联络网。高职院校的档案室应该加强对信息技术及互联网技术的利用，创建内部学生就业档案联络网。首先，搭建高效的学生档案就业信息资源共享平台，拓展相关数据信息的获取途径，及时更新就业档案网站的毕业生信息，明确毕业学生的就业率及主要就业方向。不仅有助于学校进行毕业生信息的统计，还能为已经毕业的学生提供互相联系的渠道；其次，定期完善网站上有关不同专业的就业信息，强化未毕业或者待就业学生对行业发展的了解，帮助其制定切实可行的就业或者创业计划，为学生的未来发展奠定良好基础；最后，学校可以通过构建学生就业档案联络网实现与更多优质企业的沟通并给予企业一定权限，为其推荐优秀毕业生进入企业工作，可以在292023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛提高就业率的基础上满足企业的人才引进需求。四、加强高职院校学生就业档案利用环节的安全管理及政策解读高职院校在开展学生就业档案建立工作与实际应用过程中，应该重视私密性问题，安排专门的工作人员管理学生档案，并加大此类工作人员的监管力度，构建多层监督模式，以免毕业生的个人隐私被泄露，包含本人基本信息中的住址及联系方式等，需要严格按照个人意愿进行信息展示。同时，应该加大毕业生信息使用时限的控制力度，选择合适的时机关闭学生就业档案管理信息系统，以防出现长期悬置的学生信息，保证学生就业档案信息的安全性。此外，加大学生就业档案相关政策解读力度，针对已就业未办理托管以及尚未就业的学生，应该将其就业档案转入当地人才服务机构进行统一管理；对于有读研需求的学生，可以将就业档案转入科研院所或者研究生就读学校进行管理；高职院校毕业生中的创业人员，需要将档案转入人才服务机构。相关政策要求还指出，严禁毕业生个人携带档案，均由所在院校统一进行邮寄。五、高职院校学生就业档案建立与利用环节的原则与要点（一）学生就业档案建立过程中的原则1.需坚持完整性及真实性原则。高职院校就业档案内容不仅要包含德育、智育以及体育等多个层面的信息，还应该增加与学生身体状况相关的内容，进而保证档案资料的完整性。同时，需积极转变传统的就业档案建立方式，加强对学籍档案的严格审核，保证学生基本信息的真实性、可靠性，学校应该选择学生在校期间的学习及实践活动的相关原始记录进行就业档案取材，主要因为此类信息能够真实反映学生的思想品质、学习能力及身体状况等，且学校的各级领导部门需要充分发挥自身职能进行严格审查，并于公开的网站上做好公示。此外，在建立学生就业档案的过程中，需要相关工作人员与学生进行面对面交谈，及时更正资料中的错误信息，严禁使用来源不明或者未经过审核的信息。2.需坚持实用性及权威性原则。针对现阶段的高职院校学生就业档案的建立而言，通常会采用电子化的方式实现对档案资料的整理与分类，无需投入大量的人力资源且能够为档案使用者提供便利，实现向外域单位的传输，体现出更强的实用性。学生就业档案能够在一定程度上反映出毕业生在校期间的全部表现，但受到学习环境及学生个人能力等因素影响，身体状况、道德素养等方面会不断发生变化，需要做好相关信息的动态化更新。同时，学校还应该在相对封闭的系统内完成档案的建立，针对终端做好权限管理，允许调取档案，但严禁对已经建立的学生就业档案进行随意修改。此外，学校需加强与权威机构的合作，针对学生就业档案做好鉴定工作，强化相关内容及信息的权威性。3.需坚持层次性及道德性原则。为了强化学生就业档案建立过程中的层次性，应该针对学校不同阶段、不同专业的学生进行分别归属，强化后续档案管理的实效性，让用人单位的人才选择拥有坚实基础。同时，学校应该始终坚持宜简不宜繁的基本原则，保