高职院校档案管理工作优化分析_辛志国.pdf

1892023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE高职院校档案管理工作优化分析辛志国（朔州师范高等专科学校，山西 朔州 036000）摘要：档案管理在高职院校发展与改革中具有关键作用。对此高校应当了解档案管理工作的重要意义，分析档案管理工作现存的问题，探索档案管理工作的优化路径。本文主要围绕高职院校档案管理工作展开论述，分析了档案管理有关的优化措施。关键词：高职院校档案；档案管理档案是指在不断的工作实践中形成的记录性文件，是各大高职院校教育工作的查考依据，也是教育实践中宝贵的经验财富。档案管理工作的开展质量对于高职院校的教学及管理来说具有关键作用，强化档案管理工作，提高档案管理的规范性也是评判高职院校教育及管理水准的指标之一。如今越来越多高职院校开始探索信息化管理模式，很多教学及管理环节都得到了优化，但档案管理却存在着信息化建设落后等问题，应当得到学校的重视。一、高职院校档案管理工作的重要意义（一）教学及德育工作的重要依据高职院校在落实“立德树人”理念、强化学生德育教育时，档案管理发挥着重要作用。在档案信息中，人们能够找到很多学校的历史档案信息，学生可以看到学校建设之初的原貌以及以往学校师生的学习和生活状况，也可以从档案信息中找到很多德育教育的典型案例作为教学素材，对于学校落实德育工作来说具有重要帮助。在教育工作中，学校可以将档案资料与学生共享，让学生看到学校的成长历程，从中感受到学校的校园文化，强化学生的求学心理。（二）为教育考评提供支持高职院校的档案管理与日常教育及管理活动的开展密切相关，从某种程度上来看是贯穿学校所有组织活动的一种管理内容，能够真实反映出学校发展和运作等各种信息，是学校实施教育考评活动的重要参考。在考评过程中，档案管理可以作为考评依据，提高人才培养质量与可靠性，通过对应的事实材料进行佐证，发挥档案资源的利用价值。（三）促进教学管理活动的顺利开展对于高职院校来说，教学管理活动可以借助档案管理中的各种凭据开展。档案管理工作涉及到多个方面的档案材料，例如学校的科研活动、教育活动、管理活动等。可以将这些活动相关的档案资料进行整合处理，将档案资料进行归档，成为宝贵的教学材料。（四）全面反映学校的办学水平在分析一所高职院校办学水平时，档案管理工作是必不可少的参考内容之一。在档案管理材料中，一般都会包括日常教学所涉及的各种资料，这类资料会随着学校的运作与发展变得越来越详细，资料内容也越来越多。通常可以利用教学资料了解到学校的办学理念、教学纲要、教育改革项目等，而且档案资料还包括了学校的科研成果等内容，这也是判断学校办学水平的依据之一。档案管理工作和学校的运作发展息息相关，档案的记录与管理也与人脱不开关系。档案的利用与学校招生效率也有联系。通常学生在选择学校时，都会将师资团队、学校环境、校园文化、档案管理等作为依据。二、高职院校档案管理工作存在的问题（一）档案管理过程不规范很多高职院校属于新建院校或中职院校升格，建设历史并不久远，档案管理存在经验不足、人员不足、档案内容少等问题。因此，很可能出现档案管理意识薄弱的现象，档案管理方法粗放，管理过程不规范等。究其原因基本表现在以下几点：1.学习制度与学生数量、质量、流动性的差异较大，导致档案管理工作的开展本身面临着一定约束，难以及时更新学生的学习档案等信息，学生的异常变动也无法及时反馈，学籍档案完整性和时效性存在一定缺失，导致档案真实性无法保证，档案信息的参考价值受到影响；2.部分高职院校为中职院校升格1902023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE而来，很多管理内容始终沿用中职院校的方法，档案管理不规范等问题较为明显，档案管理的服务水平较差；3.档案管理人员的专业素养不足，并没有经过专项培训，存在学籍档案管理混乱等问题，阻碍着档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员业务水平不高档案管理人员很多继续沿用传统的整理、收集、查找等方式，对于档案信息化管理的了解和掌握程度不足。档案管理岗位存在兼任的情况，难以保证管理工作的专业性。此外，档案管理人员鲜少参与交流活动和调研活动，业务能力提升机会较少。部分高职院校在制定档案管理人员的培训策略过程中，对于专业化档案管理团队建设的相关情况重视程度较低，导致档案管理人员无法具备较强的服务意识。一些档案管理团队成员在进行业务能力建设过程中，对于思想观念的转化情况重视程度较低，导致档案管理人员的思想意识难以得到调整创新。一些培训性质工作在实施的过程中，对于档案管理学专业知识的应用存在不足，未能对档案管理工作相关法规进行灵活有效的应用，导致档案管理人员的创新意识和管理意识无法得到优化，难以提升档案管理人员的业务素质。（三）学籍信息不完善根据有关规定，学生由高考到职业教育毕业期间的学习情况都应当在高职院校的学籍档案中进行记录。但部分高职院校的档案管理标准不够完善，可能出现学生信息收集不规范、入学档案建立不完整等问题，甚至是学习档案直到学生毕业也未完全建设的情况，严重损害了学校的声誉。（四）信息化建设不足部分高职院校仍然沿用传统的档案管理模式，导致档案资料的利用率难以提高。档案管理宣传力度不足，师生对于档案资料的价值和作用缺乏认知，利用率较低。信息化背景下对于档案管理提出了更高要求，也为档案管理改革创新带来了新的机遇。在这一背景下，若信息化建设重视不够或建设力度不足，都会成为阻碍档案管理工作发展的障碍。（五）档案利用率较低目前，一些高职院校的档案管理人员对于档案资源的开发利用存在不足，缺乏对档案管理工作主体内容的调整，导致档案管理工作更多的集中于党建和行政性质的工作，未能对图片、视频和音频形式的档案资料进行调整创新，无法有效提升档案资源的利用率。一些高职院校的档案管理人员对于实物档案的匮乏情况缺乏足够重视，未能对特色档案进行全面调取，导致档案保管失当等问题出现，难以在规避档案资料损坏问题方面取得更大成效。一些档案利用方案在调整创新的过程中，对于高职院校教学科研等工作重视程度较低，未能对档案资料服务功能的变化情况进行详细考察，导致档案的利用率无法得到提升。一些高职院校在处理档案管理的具体工作过程中，对于档案资源的利用面构成情况缺乏充分考察，未能对档案管理工作相关思想观念的变化情况进行调整创新，导致档案规章的相关制约条件无法得到优化。一些高职院校在探索档案管理改革路径的过程中，缺乏对档案管理效率特征的考察，导致档案管理人员无法实现对复杂手续的灵活调取，难以实现档案资料价值的有效开发。三、高职院校档案管理工作的优化路径（一）强化档案服务意识档案管理的服务意识应当从原本的被动服务转变为主动服务，这是档案管理现代化发展的必由之路。档案管理人员的工作状态和能力直接决定了管理质量和档案信息利用率，而提高档案管理服务意识则需要重视档案服务水平以及制度建设两个要点。档案管理人员需要具备足够的专业技能，对通过写作、出版、辅导等方法和他人共享专业知识的档案管理人员可以予以一定奖励，激发档案管理人员的服务意识，提高其工作质量。还可以结合高职院校实际，构建特色化的档案管理及服务制度，通过制度制定提高档案管理的服务水平，通过制度的完善让管理模式更加规范化。将档案资料作为基础，改进服务理念，建立以服务为中心的档案管理模式，探索主动服务的档案管理方法，提高档案资料的内在价值。（二）完善档案管理制度高职院校应当强化对档案管理工作的重视，根据教育部门发布的文件和具体的办学情况改进档案管理制度，优化档案管理混乱等问题。学校要由主管领导负责档案管理制度建设，科学配置组织人员，根据档案管理的岗位类型合理划分不同岗位及人员的责任，规范档案管理人员的行为。惟其如此，档案管理工作才能更加规范化、系统化，才能提高档案信息收录的完整性与真实性。此外，学校还可以建立奖惩机制，根据档案管理人员工作状况进行绩效考核，结合绩效考核结果进行奖励或处罚。建立1912023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE和谐积极的档案管理环境，激励档案管理人员主动约束自身，不断提高自我，保证档案资料的收集与归纳的规范性，避免出现档案资料管理混乱的问题，有效提升档案分类和应用水平，提高档案管理工作的质量。（三）实现档案资料的整合在信息技术快速发展的背景下，跨区域整合为档案管理工作带来了多种机遇。在职业教育和信息化社会的接轨过程中，知识和信息是最主要的资源，这也在一定程度上左右着高职院校的发展走向。对此，高校应当在档案管理方面不断革新管理方式，创建资源共享性的档案资源管理和应用模式。传统档案管理工作存在着严重的资源浪费和重复建设等问题，而区域整合性的档案资料管理可以有效改善此类问题，让档案资料在更广的范围、更多的角度发挥作用。档案资料的整合可以分为三个阶段：其一为区域档案资源的整合，其二为跨区域档案资料整合，其三为国际性档案资料整合。档案资料的整合可以改善高职院校档案资料缺失等问题，规避人力及物力等资源的浪费问题，充分发挥档案资料的利用价值。（四）加快档案数字化建设进度计算机与互联网的快速发展让档案管理工作变得越来越便利，数字化档案管理进一步延长了档案信息的使用寿命以及档案共享的时效性，通过更快更方便的档案管理模式满足了学校及相关单位的档案使用需求。对此，高职院校应当做好档案管理的信息化建设。例如，档案数字化收集、检索、常规管理这三个模块之间可以相互关联、相互促进，但也可能出现其中一个模块发生故障后产生连锁反应。在档案数字化建设过程中，检索系统若出现问题可能导致信息检索准确性和效率性受到影响。对此，档案管理人员应当不断提高自身的信息技术水平，提高档案信息化管理的操作规范性，掌握多媒体等方面的技能，在档案管理数字化建设中发挥作用，充分利用数字化技术优化档案管理质量。（五）提高档案管理人员的综合能力由于高职院校档案管理工作较为复杂，对于档案管理人员的专业水准具有一定要求，所以档案管理人员需要具备较高的专业知识水平以及经验，从而提高档案的服务质量。可以定期将学生档案信息录入到档案中，进行档案的类别划分，有助于检索查证过程的便利性，帮助学生了解学校的历史信息，加快学校口碑建设等。高职院校的档案管理工作涉及的内容众多，很多学校没有配备专业的档案管理人员。为此，学校需要从培训和引进两个角度出发，在引进高水平档案管理人才扩充管理团队结构的同时，建立档案管理人员培训教育长效化机制，通过灵活的培训提高档案管理工作的效率。在档案管理人员的培训过程中，要结合高职院校的实际情况，对专业化管理团队的构建方案进行调整创新，尤其要提高档案管理人员的服务意识和风险意识，使档案管理团队成员可以具备更强的敬业精神和工作积极性，保证档案管理专业知识得到全方位应用。要加强对档案管理人员综合素养的重视，尤其要将专业化培训方案进行调整创新，确保档案管理人员的综合素质得到有效提升。（六）提升档案资料的利用率高职院校要将提高档案资料利用率作为工作重点，要对高职院校现阶段的档案管理工作方向进行考察分析，使党建和行政等工作可以在档案资料的帮助之下得到拓展，使财会类档案资料得到延展的情况下更好地满足有效利用。在制定优化提升档案资料利用率的具体策略过程中，需要加强对实物档案构成情况的重视，要对高职院校的特色档案进行归纳和整合，以此提升档案资料的总体利用率。高职院校要提高对教研性质工作特点的考察，要对用人单位的档案质量检查评估举措进行调整，使档案资料的服务功能可以得到加强，以便能够在拓展档案资源利用范围的情况下，有效提升档案资料的总体利用率。档案管理人员要转变档案管理工作传统的理念，创新档案管理规范制度，提高其档案管理服务意识，提升档案资料利用率，使档案资料的价值得到充分开发。为全面加快高职院校档案管理数字化化建设水平，应从档案管理人员着手，做好培训和引进人才工作，明确档案管理重点，推进档案资料的整合与制度建设等，让档案管理工作更好地服务于高职院校的发展。参考文献 1 蹇岚.高职院校档案管理的创新与优化 J.产业与科技论坛,2021(06).2 郑宏.高职院校档案管理工作作用、问题及优化途径分析 J.黑龙江档案,2020(06).责