高职院校档案信息化建设问题与对策探析_赵海云.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S261实践纵横Best Practice高职院校档案信息化建设问题与对策探析赵海云（广东省粤东技师学院，广东 汕头 515041）摘要：档案信息化是适应信息时代发展的新举措和新要求，高职院校档案信息化建设对学校的发展有着重要的作用。本文重点分析了高职院校档案信息化建设中存在的问题，提出了相应的对策和措施，以此来加强和改善高职院校档案信息化建设的成效，更好地发挥档案价值，提高高职院校档案管理工作的水平。关键词：高职院校档案；信息化建设；有效对策 伴随着信息时代的发展，档案管理工作也发生了极大的变化。从传统纸质档案的管理到现代信息的管理实现了质的飞跃，档案信息化不仅有助于常规工作的效能提升、资源存储的利用共享，还可以对档案中信息数据进行多元应用。提高档案信息化水平是当前档案管理的发展趋势，只有与时俱进，才能更好地完成当前的工作及推进学校的发展，发挥档案的价值和作用，为高职院校和档案事业发展添砖加瓦。一、高职院校档案信息化的含义档案信息化，指的是在档案的管理过程中，充分利用现代化的信息管理技术，对档案信息资源进行收集、整理、管理等程序进行加工和处理。提高档案的利用程度，让档案这一社会信息资源在全社会得到共享，实现档案存在的价值以及档案信息化的建设。随着信息化时代的发展，高职院校档案的管理方向也发生着一定的变化。在大数据时代的推动下，高职院校档案管理工作也要进行转型，逐步脱离单一的纸质化的档案时代，更多地运用先进的计算机技术、信息技术和网络技术，全方位地对高职院校档案进行信息化的建设。随着社会信息化的日益发展，科学技术手段及服务方式的变化等都为高职院校档案信息化的建设提供了很大的便利条件。但是，目前高职院校档案管理工作的发展有些滞后，跟不上档案信息的发展需要，高职院校的很多部门还是传统的档案管理模式，需要转变工作方式方法。高职院校档案信息化建设主要以计算机为手段进行信息化办公，提高了高职院校档案管理工作效率，保证了工作质量，顺应时代发展的要求的同时也推动了档案事业的发展。高职院校档案是重要的档案群体支流，加强信息化建设是档案世界信息化发展的需要。信息化建设是一种潮流和趋势，要把信息化建设纳入到高职院校档案管理工作中，加强对信息化人才的培养，努力推动高职院校档案信息化建设。如今，很多高校档案的信息化建设已经达到了一定的水平，档案馆(室)逐步地建立起自己的网站。但是存在着网站信息资源不全、更新滞后、没有特色等问题，在后期的信息化建设过程中需要不断地进行完善和优化。还要根据实际需要对数据库进行完善，把高职院校中各个部门的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的共享，方便今后的管理和利用。同时，要注重电子化档案信息资源的安全性，在利用过程中维护好电子文件的保密性和真实性，必要的话需要有严格的法律、法规进行规范，用统一的标准支持数据的安全性和真实性。二、高职院校档案信息化建设存在的问题（一）缺乏深层次的认知档案信息化是在国家档案主管部门的统一规划和监督指导下，应用信息技术对档案资源进行收集、管理和开发利用的系统性工作，包括档案数字资源建设、信息化基础建设、应用系统建设、档案信息资源的长久保存和有效利用、安全保障体系建设、信息化人才队伍建设、信息化政策法规体系建设等方面。然而，高职院校中最常见的认识就是将信息化理解为电子化或者数字化，将纸质档案通过电子设备转换为电子档案的过程就是信息化，这是一种表面的认识，未对信息化的深层次含义进行理解。高职院校档案建设一直以来对信息化重视程度较低，相关工作人员的档案信息化意识也很淡薄，导致档案信息化建设的重点只放在了档案数字化加工，忽视了电子文件管理以及档案信息资源的深层次开发。（二）缺乏规章制度的建立档案信息化建设需要建立相关规章制度，才能2022 年 第 6 期黑龙江档案262实践纵横Best Practice够更好地开展信息化工作。如果没有建立档案信息化管理制度或者管理制度不健全，则会导致电子档案在收集、整理、保管和利用等方面工作不规范，出现电子文件该归档的没有及时进行归档，利用起来查找难度大或者存在丢失的情况，以及信息资源不能很好地开发，造成档案资源的浪费等问题。档案信息化规章制度建立后由于其他方面的原因未能按照规章制度执行，导致档案信息化建设进程慢，没有将档案信息化建设工作作为学校重点工作纳入学校年度重点工作中。（三）基础设施条件薄弱档案信息化建设需要一定的软件和硬件设备，如计算机、服务器、局域网、硬盘、资源存储数据库、软件系统等设备。对于这些档案信息化基础设施的建设需要投入大量的资金。但是，目前许多高职院校对档案信息化的建设没有设立专项资金，档案信息化的建设还存在很多的困难。档案信息化的开展还停留在基础阶段，许多高校还主要以扫描传统纸质档案为主，将档案扫描成电子文件 PDF 格式或者 JPG 格式后上传到档案管理系统中，针对电子文件的归档并未出台具体措施和办法，一般会采取有电子版的档案移交，没有电子版的档案只交纸质版的档案，在档案信息化建设方面缺乏较多的基础设施和规划。（四）人员水平有待提高由于高职院校很少设立专门的档案馆，大多数情况下设立的档案室隶属于学校办公室管理，由办公室人员兼任档案管理员，档案人员身兼数职难免会降低档案管理的水平。在科技发展的今天，档案工作的发展速度非常快，没有专业的档案管理人员做档案工作将会降低档案管理的水平。高职院校档案管理人员水平低是目前较为普遍的现象，主要表现为学历低、计算机水平低，缺乏档案信息化和档案学科发展的培训。档案信息化的建设需要专业的人员进行指导，非科班出身的档案管理人员在档案信息化建设阶段会因缺乏经验而止步不前。（五）缺乏稳定的系统维护档案信息化建设的硬件和软件是需要进行日常维护和管理的，不仅需要一定的人力和物力，还需要一定的财力支持。如档案信息管理系统一般情况下会采用网络版的系统，网络版的档案管理系统在一定程度上比单机版的系统使用起来更加方便，但也涉及到后期的档案管理系统的升级问题。随着科学技术的进步，档案管理系统也在逐渐增加各项功能，使用起来更加的便捷与智能。档案管理系统与电子办公系统（OA）对接、更新也需要后期的技术支撑，系统服务器的稳定性、安全性需要专业人员进行维护，保证其长期正常的使用。这些系统设备的维护需要人力、物力和财力，更需要高职院校高层领导的重视。目前，高职院校档案信息化还是以传统形式管理档案，难以满足档案信息化发展的要求，影响了档案信息管理的智能化发展。三、加强高职院校档案信息化建设的有效对策（一）加强档案信息化建设的意识高职院校的高层领导和档案管理人员应当加强档案信息化建设的意识，从思想上重视档案信息化建设工作，将学校档案信息化建设工作提升到学校的年度重点工作上去。档案信息化建设需要高职院校自上而下整体规划，从档案的收集到档案的利用，中间多个环节要按照信息化规范进行操作。加强档案信息化建设意识是提高档案信息化的基础，只有解决了思想问题，才能够更好地开展档案信息化建设工作，提高档案信息化建设水平，合理高效开展档案工作，挖掘档案资源，提高高职院校整体档案管理水平。（二）加强规章制度建设高职院校档案信息化工作必须有明确的主管领导和部门负责人，并且将档案信息化工作纳入部门年度重点工作和年度考核，这就涉及到规章制度的建立。首先，需要制定档案信息化规章制度。将档案室、各个行政办公室、各系部办公室等部门各自的工作职责写到档案信息化建设规章制度中。其次，设置专职档案管理员和兼职档案管理员，分工明确，职责清晰。既有分工，又有合作，明确工作内容，提高工作效率。最后，监督指导工作必不可少。这关系到各部门档案信息化工作的成效及各归口档案工作的顺利进展。监督可以由主管领导进行监督，实行周汇报和月汇报制度，各归档部门的专任管理员与兼任管理员定时汇报工作进程和遇到的问题，共同解决问题，提高工作成效。（三）加大基础设施投入力度档案信息化建设的基础工作需要软件和硬件的支撑，只有在财力上有足够的支持，档案信息化建设才会更有成效。首先，硬件基础设施的投入，一般情况下包括档案信息化专用的计算机、服务器、可存储的光盘或硬盘、扫描仪等，用来存储数据和备份数据。其次，软件基础设施的投入。例如，档案管理系统、数据库软件、扫描软件、图片处理软件、防病毒软件以及信息化所需要的其他软件设备等。最后，档案库房建设所需要的硬件设备的投入。例如，档案专用的恒温恒湿控制设备、消防设备、灭菌杀虫设备、监控设备、防盗设备等。档案信息2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S263馆室建设Muniment Room Construction关于县级档案馆档案信息化建设的几点思考赵文廷（沂水县档案馆，山东 临沂 276400）摘要：县级档案馆经过多年数字化建设，在档案资源数字化等方面得到发展。同时，档案管理服务仍存很多不足，亟需探索加强县级档案馆信息化管理建设对策。本文分析信息化时代下县级档案馆管理现状，探讨基于信息化背景下的县级档案馆管理策略。关键词：县级档案馆；信息化建设；优化对策县级档案馆信息化建设是我国信息化建设的基础核心环节。当前县级档案馆普遍存在档案信息化管理工作量大、社会效益体现具有滞后性、各地档案馆信息化建设进展缓慢、档案从业者缺乏与先进地区档案馆交流学习、对档案信息化管理缺乏深刻认识、档案管理信息化外包缺乏经费支持等问题，制约着县级档案馆现代化的发展。信息化时代，县级档案馆档案管理要从强化认知、提升专业化水平等方面采取有效对策，将档案信息化建设同上级档案馆数字化建设相结合，加强对机关单位信息化建设指导合作，争取各方面对档案管理信息化建设的支持配合，提升档案管理信息化水平。化软件和硬件设备的齐全，会使档案信息化建设进程加快，使高职院校各个归档口更加科学、合理归档，提高档案工作的效率，最大化地挖掘档案的价值，为档案的利用和价值的发挥提供更多基础保障。（四）加强档案专业培训档案信息化建设需要专业的人员，加强档案专业技术人员知识培训是做好档案信息化工作中重要的一个环节。首先，档案基础设施和设备很多是档案专用的。例如，灭火器的选用，要挑选符合档案库房使用标准的。档案管理系统的模块和功能也是需要档案专业人员进行验证，使用起来是否合理且方便。只有学习过这些专业知识，对档案工作增加更多的了解，才能做好档案信息化的建设工作。其次，档案信息化过程中涉及到一些新技术的使用。例如，信息系统的使用、计算机的使用、扫描软件的使用等，这些都是新的知识，而且在校期间很少接触到，这就需要在后期多参加档案专业的培训，学习新的技术和新的知识。最后，由于档案工作的特殊性，保管的都是原始凭证和重要的资料，所以在档案培训的过程中需要加强党员党性教育培训，提高档案信息化人员的责任感和使命感。（五）定期维护设备设施高职院校档案信息化建设所需的硬件设备和软件设备都需要进行长期的维护，系统需要不断的更新，适应新的信息技术，使其更加符合档案信息化的建设的需求。档案管理系统需要不断的更新，使之与办公系统中电子文件的归档能够更好的接通，更加便捷、高效的归档。网络服务器需要经常性进行病毒查杀，以免外界黑客造成网络攻击导致重要资料泄密或者丢失。档案库房恒温恒湿系统、消防系统需要定时进行维护保养，保证库房内温湿度正常保持，消防系统在关键时刻起到作用。定期维护设备设施是非常重要的一项工作，它关系到档案的安全和发展。参考文献 1 郑建芬.试论档案信息化建设的现状与发展 J.档案学研究,2017(02).2 赵珺.大数据时代高职院校档案信息化建设研究 J.档案与建设,2016(12).责编：蒋立民