赋能·助力·提升：人工智能...与开放审核工作中的应用探索_马怡琳.pdf

2022 年第 4 期 总第 264 期-112-SHANXI ARCHIVES赋能 助力 提升：人工智能技术在档案解密与开放审核工作中的应用探索*马怡琳 李宗富(郑州大学信息管理学院 郑州 450001)摘 要：人工智能技术的发展给档案工作带来了巨大机遇，将人工智能技术应用于档案解密与开放审核工作中有利于顺应档案的信息化建设和数据化趋势，提升档案工作效率和服务质量，推动档案工作走向智能化、开放化、现代化。当前档案解密与开放审核工作仍面临着众多挑战，分析人工智能技术应用的优势与可行性、调查研究人工智能目前在档案解密与开放审核工作中的具体应用场景并提出相应的问题解决策略，有利于助力人工智能在档案解密与开放审核工作中的深入应用，保障公民的知情权、保证政府信息资源公开，从而实现档案价值，助力档案事业高质量发展。关键词：人工智能；档案解密；档案开放审核分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0112-0070 引言新修订的中华人民共和国档案法（以下简称新档案法）第二十条规定“涉密档案密级的变更和解密必须依照相关法律法规办理”，第十九条指出“要采用先进技术促进档案管理现代化”。档案解密与开放审核是档案管理的重要环节，对档案信息资源的开发利用起着重要作用。人工智能技术作为当前重要先进技术之一，有利于促进档案解密与开放审核工作现代化和智能化。同时，新档案法第五章明确指出了电子档案、数字档案资源的重要地位，也为档案信息化建设指明了方向1。“十四五”全国档案事业发展规划中明确提出要“建立健全各级国家档案馆馆藏档案解密和开放审核有关制度，实现档案开放审核工作法治化、规范化、常态化。”同时提出新时期要加快档案资源数字转型，加快推进档案开发、加强数字档案馆（室）建设，推进档案信息资源共享平台建设，并指出要运用信息技术推进档案工作的智能化、开放化2。新时代档案工作是智慧政务、智能社会建设的重要一环，与人工智能信息技术的融合发展也将成为新趋势。既有研究成果发现，当前我国档案事业领域的学者已经清楚地认识到传统档案管理理论、管理模式以及实践应用只有顺应人工智能技术的发展趋势进行调整和更新，才能得以长远发展。但具体应用与策略研究仍处于理论研究阶段，关于人工智能技术在档案解密与开放审核环节的应用场景、提升策略方面缺乏较为完整系统化地探索与研究。本文研究借助人工智能技术优势赋能档案解密与开放审核工作，有利于提升档案机构解密档案和开放利用档案的效率、提升档案工作质量和服务质量，同时有利于扩大档案的影响范围、满足公众的档案利用需求，提升各环节的工作效率和服务质量，助力档案工作走向智能化、开放化、现代化。*【基金项目】本文系 2021 年度教育部人文社会科学研究青年基金项目“面向高质量发展的档案治理体系现代化建设研究”（21YJC870007）和国家档案局科技项目“依法治档背景下档案治理体系现代化建设研究”（2021-R-15）阶段性研究成果。【作者简介】李宗富（1981-），河南淅川人，男，博士，郑州大学信息管理学院副教授，研究方向：档案治理现代化建设；马怡琳(2001-)，女，河南洛阳人，郑州大学信息管理学院硕士研究生，研究方向：档案治理现代化建设。档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-113-1 挑战：新时期档案解密与开放审核工作面临的问题新档案法与“十四五”全国档案事业发展规划对档案解密与开放审核工作提出新的目标要求，档案工作要求及利用服务需求随之有了新变化，传统的资源开发、档案鉴定与检索技术已经满足不了现在档案解密与开放审核工作的现实需求，新时期档案开放审核工作量大且效率低、现有档案解密与开放审核的进展无法满足用户多元化利用需求、档案工作人员的智能化素养不高以及人工智能时代下档案工作理念指导脱节等诸多挑战，是档案解密与开放审核工作亟需解决的问题。1.1 档案开放审核工作量大且工作效率低一方面，由于“开放审核”的概念是新档案法颁布后提出的，相关配套标准与工作细则并不完善。并且新档案法实施后，规定档案的封闭期限由 30 年缩短至 25 年，一些机关积存档案过多，造成档案解密与开放审核工作量不断增大，但档案馆所设置的专职人员仅有几名，难以满足档案开放进度3，使得开放审核工作效率低、现有人力资源矛盾突出。另一方面，人工智能技术在档案解密与开放审核中的应用仍处在不断发展完善的过程中，并未达到强人工智能阶段。首先，人工智能技术发展尚不完善，许多技术正处于理念构想与试验阶段，大部分研究成果仍为试点工作，使得档案解密与开放审核工作对人力资源的需求较大。而面对激增的开放审核工作量，对于仅有的几名专职人员来说难以短时间内完成，工作效率低。另外，多数档案机构受传统理念或物质条件的制约，仍选择利用传统的手工方式进行专业性较强的档案开发工作，导致档案解密与开放审核程序复杂繁琐、解密与开放效率低。1.2 现有档案解密与开放审核的进展无法满足用户多元化利用需求涉密档案经过解密降密最终向社会公众开放，这一工作流程可见档案解密与开放审核工作的一个重要目的是满足人民群众日益增长的档案信息需求。数字时代背景下，档案信息资源和档案服务对象呈现着显著的多样化趋势，用户对档案资源的需求具有个性化、多样化和开放化的特点。一方面，档案利用者的需求因其年龄、文化水平以及职业等原因呈现多样化特点；另一方面，许多档案馆馆藏不透明、检索查档不方便、利用程序繁琐、档案人员服务水平较低。这些原因使得大部分用户的档案利用需求难以得到满足、用户档案利用服务体验感较差、对当地档案馆的档案资源利用手续和效率满意度偏低4。可见，如何寻求档案解密与开放审核的进展与用户多元化利用需求之间的平衡也是当前档案工作面临的重要问题。1.3 档案工作人员的智能化素养不高目前档案机构在选取相关人才时往往将专业相关度作为重要条件之一，但智能化环境下，档案工作人员需具备一定的智能化素养，这对于目前技术型人才较为稀少的档案机构和部门来说是一个较大的挑战。对于档案部门来说，难点在于如何顺应智能化趋势，应该与何种类型的组织机构或企业开展档案业务合作，如何引进具有智能化素养的人才等问题。对于档案工作者来说，在人工智能高速发展的今天，是否存在生存空间，如何适应新环境，应该扮演什么角色，参与智能化档案工作需要具备哪些技能，如何提升自身技术水平和智能化素养等问题都是亟待解决的问题5。因此，为顺应智能时代和档案工作需求，档案机构需要积极引进智能人才、注重技术人才的培养。1.4 人工智能时代下档案工作理念指导脱节技术实践与理念指导的脱节是制约人工智能技术应用的重要因素，理念指导脱节体现在信息资源开发、档案开放审核以及提供利用服务等环节中。首先，我国档案信息资源开发是以行政需求和内部导向为动力，开发信息资源主要是为了满足行政事务需求和档案机构内部需要。指导理念是一种粗放的、忽视效用的理念，开发目标主要是单一结构和浅层检索，在这种思想下，会导致技术、资本和其他资源的重复或过度投资6，使得档案工作只注重当前效果、忽视了长远效益，不能充分发挥人工智能技术的优势。其次，档案解密与开放审核工作往往是由涉密档案保管期限及档案本身的价值决定的，这使得档案部门忽视了用户实际需求，从而造成相应系统环节的设计缺乏实用性和针对性。2022 年第 4 期 总第 264 期-114-SHANXI ARCHIVES2 探索：人工智能技术应用于档案解密与开放审核的优势及可行性分析人工智能技术的应用有利于保障档案信息的安全性、提高档案解密与开放审核的工作效率，满足用户多样化的利用服务需求。目前已有人工智能技术在其他档案领域应用的优秀成果案例，可见人工智能在档案解密与开放审核工作中的应用具有可行性。因此，在新形势下，为提高档案解密与开放审核工作效率、设计出用户期望的个性化服务模式，满足人们日益增长的对档案信息与服务的现实需求，人工智能的应用是大势所趋。2.1 人工智能技术应用于档案解密与开放审核的优势（1）有利于保障档案信息的安全性。传统的档案解密与开放审核工作环节会将档案信息直接暴露在外，缺乏相应的信息保护，这一过程会使涉密档案在公开之前存在信息泄露的风险。人工智能技术的应用，有利于保障档案信息的安全性，档案机构可以利用多模态系统和智能生物特征识别技术设置相应的防护等级以提高安全系数，还可以将涉密档案信息根据保密级别进行存储和处理，并使用信息化加密技术来减少机密档案泄密和丢失的风险。（2）提高档案解密与开放审核效率。人工智能通过信息智能化手段将音频和图文档案进行识别转换，并长期存储在计算机档案管理系统中，从而使档案工作人员能够通过数据共享平台终端有效地对涉密档案或已解密的档案进行检索、整理、查询、分类、归档、保管和开放利用。这一过程简化了工作程序，缓解开放审核工作中人力资源不足的状况，极大提高了档案解密与开放审核的效率。（3）满足档案用户多样化利用需求。网络时代，档案用户倾向于高效率和便捷的网络平台利用方式，涉密档案经过解密向社会进行开放的过程中，有部分档案可以通过网络平台向用户进行开放。而人工智能共享共建平台的打造有利用打破传统情况下已开放档案利用的时间和空间限制。用户也可以通过网络平台与人工智能服务机器人交流对话，提出自己的合理化要求，方便了用户检索和利用档案的过程，极大地节约了成本，满足用户个性化服务需求。2.2 人工智能技术应用于档案解密与开放审核的可行性目前国内外关于人工智能技术在档案工作中应用的优秀成果为其应用于档案解密与开放审核工作中提供了一定的支持。从人工智能的目前发展情况和档案解密工作的智能化需求角度来看，人工智能技术在档案解密与开放审核工作的应用中具备着一定的可行性和发展空间。在美国，斯坦福大学档案部门应用机器学习和自然语言处理技术，开发了包含档案处理（Process）、鉴定（Appraise）、发现（Discover）、传递（Deliver）四大模块的开源软件“ePADD”，确保自由浏览电子邮件文件，在保护保密性和版权的同时，最大限度地提高电子邮件的文化和历史价值7。在我国，第一历史档案馆借助 OCR（光学字符识别）技术开发了满文图像识别软件，达到准确率 100%的档案自动识别和转换，大大提高了满文档案的检索和利用效率，是少数民族手写档案开发利用的优秀借鉴成果8。众多人工智能相关技术在档案工作领域的优秀应用成果为人工智能技术应用于档案解密与开放审核提供了借鉴经验，也证明人工智能技术在该领域的应用具有可行性。3 赋能：人工智能技术在档案解密与开放审核中的应用场景分析当前，人工智能技术等新兴信息技术的快速发展和日益广泛应用给档案工作带来了许多新的发展机遇，人工智能在部分工作中的表现已经超越了人类。“十四五”全国档案事业发展规划主要任务中明确提出“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”“引导信息技术在档案管理领域安全应用”“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用”“推进档案信息资源共享平台建设”9。人工智能技术的推广应用对档案事业档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-115-发展起着重要推动作用。涉密档案经过信息识别和分析处理、鉴定划控、管理到进行开放利用是档案解密与开放审核这一工作的主要流程与重要工作环节。因此，推进人工智能技术在涉密档案信息识别和分析处理、涉密档案鉴定划控、涉密档案安全管理和涉密档案开放利用四个场景中的应用对于促进档案解密与开放审核工作的智能化、现代化有着重要作用和意义。3.1 档案信息识别和分析处理智能化档案信息识别和分析处理工作是确定档案内容、进行主题分类。这一工作环节是对涉密档案进行主题分类、密级鉴定，为涉密档案解密与档案开放审核工作提供依据。档案馆保存的涉密档案内容形式和种类复杂多样、档案主题种类多且许多档案主题界定不清，数据处理难度较大。馆藏档案大部分是以“卷”为单位归档，涉密档案与非涉密档案归入同一卷内保存，要将数量少且分散在各卷中的涉密档案筛选出来进行识别分析，是一项极其繁重的工作10。传统的