信息与文献 文件管理工作过程分析 GBZ 32002-2015.pdf

GB/Z 32002-2015/ISO/TR 26122:2008前言本指导性技术文件按照GB/T1.12009给出的规则起草。本指导性技术文件使用翻译法等同采用ISO/TR26122:2008信息与文献文件管理工作过程分析。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本指导性技术文件由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)提出并归口。本指导性技术文件起草单位：中国人民大学信息资源管理学院、国家档案局。本指导性技术文件主要起草人：安小米、杜梅、张正强、王红敏、刘春燕、张楠、李国华、朱莉、孙舒扬、朱叶吉、白文琳、丁德胜、钟文容。GB/Z 32002-2015/ISO/TR 26122:2008引言任何组织机构，无论其规模和业务性质如何，其存在和运营都是为了实现一定的目标和目的。为了实现自身特定的目标和目的，每个组织机构都要建立和执行与其相适应的工作过程，这些工作过程构成了每个组织机构的业务。每个组织机构都会在其工作过程中产生文件。这些文件反映组织机构的目标和目的，是进行决策与事项处理的证据，为了充分认识这些“业务文件”，有必要了解产生这些文件的工作过程，进而确定工作过程中需要产生哪些文件，并将它们作为各个组织机构的资产进行全流程管理。进行文件管理工作过程分析旨在确定文件创建、捕获和控制的管理要求，描述和分析在特定业务环境下所产生的职能活动。文件管理工作过程分析不是抽象的，它是建立在准确的信息收集和对组织机构的背景及其所承担任务的充分了解基础之上的。本指导性技术文件明确了两种分析方法：a)职能分析（将职能分解为若干工作过程）；b)顺序分析（对事项的展开流程进行调查）。采用这两种方法之前，均需对业务背景（即监管环境）进行相应的前期调查。根据工作性质、项目规模、分析目的的不同，过程的构成要素分析可以以多种组合形式或不同于本指导性技术文件所列举的顺序展开。本指导性技术文件还在分析过程涉及的每一项要素下列出了所要考虑的问题或事项，以提供指导。本指导性技术文件所指工作过程分析的范围包括确认：a)工作过程与其业务背景之间的关系；b)工作过程与控制其应用规定之间的关系（该规定源自于相关的监管环境）；c)按层次分解工作过程；d)独立性工作过程或单个事项处理在顺序上的相互依赖关系。以文件创建和控制为目的的工作过程分析有以下用途：a)为文件创建要求提供明确的标识方法，以便于工作过程中文件的自动捕获和管理；b)确定文件之间的业务背景关联关系，以便对文件进行逻辑组织和聚类，从而确保清晰记录工作过程，促进基于业务知识的文件有效检索、保管和处置。工作过程分析支持在工作开展中嵌人文件捕获，如订单与账户处理、工资支付、资产管理、库存控制、质量保证系统、合同管理等，都是将文件创建与业务处理集成到工作过程中的实例。将文件管理过程集成到工作过程所应用的自动化协议中，可以确保组织机构在业务系统中系统化地创建、捕获和控制文件。本指导性技术文件是GB/T26162理论的实际应用，尽管它可以用于评估组织机构工作过程中的技术方法是否合适，但其性质与技术无关（即在应用时，可以不考虑技术环境）。本指导性技术文件注重的是现有工作过程，而不是“工作流”（即在业务过程的全自动化或半自动化过程中，文档、信息或任务按一整套程序规则从一参与方传递到另一参与方，有关此类规则见本指导性技术文件参考文献1)。