2023年谈谈如何办会（2）.docx

2023年谈谈如何办会（2） 2023年谈谈如何办会（2） 今天谈一谈会务工作的内容和特点。 所谓会务工作，主要是服务会议的各项事务型工作的统称，这里面包括会议的申请报批、组织协调、会议材料、会议通知、人员安排、会场布置、食宿保障服务等。 会务工作的特点是服务性和时效性都很强，是一项非常周密、细致而又高效的任务，必须精益求精，确保万无一失。 一般说来，一个单位内部的小型会议在组织上相对比较简单，基本上准备好会议议程和讨论材料，摆好桌签、备好水就差不多了。但是一个大型会议的会务工作就比这些要远为复杂了，基本上要调动多个部门的力量，筹备很长时间才能确保到最后一刻不出纰漏。 这里，我就以十几年前我牵头筹办的一次全国系统内会议为例，说说办会工作的主要内容。 第一步，先要向市委上报办会计划。由于我们单位要承办全国性系统内会议，与会领导层次较高，规模又很大，所以要在年初就向市委打报告申请，经市委主要领导同意后再向市财政局申请专项经费，那时候还没有八项规定，会议接待餐饮还要包括酒水，会议期间还要安排参观游览，同时还要给参会人员赠送纪念品，所以投入不菲，如果没有财政专项经费是根本无力承办的。计划中还包括拟请市领导出席致辞等相关内容，这些都要提前安排妥当。 第二步，成立会议筹备机构。由于我们单位人手有限，所以所有人都是筹备机关成员，大家各司其职，由我做总牵头，几位副职带着分管处室提前几个月就开始准备。 第三步，向对口的中央机关上报会议方案，包括会议时间、地点、议程、拟邀请各地会议代表名额，以及希望中央机关派哪位首长参加，等等。 第四步，与有关部门和区市联系，争取各方面对会议给予支持。比如，提前确定会场、会议代表食宿地点和接待标准、参观游览线路及车辆，等等。 第五步，经市委和中央对口机关同意后，向各地同行机关发出会议邀请函，写明会议名称、时间、地点、议程、报到指南等相关事宜，随函附上回执。 第六步，根据会议邀请函的回执确定最终参会人员，同时通知部分参会人员准备大会发言，然后进行会议分组，同时安排房间、接站等具体事宜。与此同时，起草完成会议相关文件及讲话初稿送有关领导。 第七步，到了会议报到前后，所有人员各就各位，保持通讯绝对畅通，在机场和火车站安排专人专车负责接站，在住宿的酒店前台布置报到处，分发会议有关材料及纪念品。安排专人检查会场布置情况，包括音响设备有无问题，邀请媒体记者做好会议报道。 第八步，会议正式召开之际，请市领导先与中央机关领导见面，然后到会致辞。做好各组讨论的记录，编发会议简报，同时准备总结讲话。正式会议结束后，组织代表参观游览，最后做好送站工作。 第九步，会议全部结束后，做好会议文档整理以及经费决算等工作。 这些工作看起来琐碎平常，但每一个步骤都要特别用心。因为，很多时候不知道在哪个环节就有可能出现问题。记得我在北京曾经参加过一个有中央领导出席的会议，第一项议程是奏国歌，结果突然之间音响没声音了，主持会议的某正部级领导在主席台上扯开嗓子高声喊道：“我起个头，唱国歌！”于是全场在没有伴奏、没有扩音器的情况下，由站在主席台中间的中央领导带领，大家清唱了一遍国歌，事后被传为笑谈。至于说会议材料印刷错误等小纰漏，那就更多了。 所以，作为办会人员，在工作中必须把握好如下原则： 第一，细致周到。这句话要不厌其烦地强调，每一项具体工作一定要把任务落实到人，并且在事前反复提醒，该演练的务必演练，有些重要的会议，作为承办会议的单位领导不能完全放手让下面人自己决定，一定要亲自把握细节。甚至接待的菜单、女性领导用的化妆品都要考虑周全。 第二，要密切配合。因为一个大型会议的会务工作往往需要几个部门共同完成，这里面各部门之间的分工与合作非常重要，在关键的时刻相关部门要有补台意识，不能出现工作衔接中有空白和漏洞。 第三，要灵活机动。这与前面说的补台密切相关，有些时候会议会出现一些在预案中没有想到的突发情况，这时候就需要办会人员迅速反应，立即想出补救措施。比如，我前面提到的奏国歌时音响坏了，这时主持人在主席台大声喊着让大家唱国歌，这就属于典型的灵活机动的反应。 第四，要礼貌热情。说来说去，办会工作属于为领导服务。既然是服务，最核心的理念一定是礼貌热情，让与会人员留下美好的印象。