2023年谈谈如何办会（3）.docx

2023年谈谈如何办会（3） 谈谈如何办会（3） 今天谈一下如何做好会议记录。 做好会议记录属于政务服务范畴，不是简简单单一个负责跑腿的工作人员可以胜任的。一般说来，做会议记录的人同时也部分地负责领导的文字服务工作。换言之，做这项工作的人既可以说是“办会”的人员，也可以说是“办文”的人员。 我由于长期在领导身边从事文字服务工作，所以从一入门开始就在师傅手把手的带领下学习做会议记录，经过二十多年的磨练，不自夸地说，我算是会议记录的一个高手，在这方面多少是有一点心得的。在这里，就不妨分享给大家。 做会议记录，先要搞清楚会议的基本情况，这里包括会议的主题、参会人员、会议要讨论的主要材料，等等。会议开始之前，你要先列出一份清单，把上述内容都写清楚，免得开会的时候抓瞎。当然，如果是大型会议，有《会议手册》之类的东西最好，因为那上面这些要素都会写明。但是这里还是要注意一个问题，那就是如果有你不认识的参会人员，必须找到会议其他相关工作人员问一下，确保认清每个人，不至于在会议记录上出现张冠李戴的现象。 另外，如果有可能，最好把会议上要讨论的材料自己先看一遍，并且根据自己的理解做出一些要点标注，例如哪个问题可能成为讨论的焦点。当然，这对于会议记录者提出了比较高的要求，起码需要你对会议要讨论的问题有一定的了解和把握。我过去做会议记录的时候，有相当一批讨论的材料我自己就是起草人，所以自然非常熟悉，明了哪些是讨论的重点问题。 做会议记录是一项高度紧张的工作，要求记录者必须全神贯注，做到眼到、耳到、手到。所谓“眼到”，指的是在做会议记录的时候不能一味地低着头记录，必须利用间隙时间看到发言者，因为发言者的表情是语言的重要补充，看到发言者的表情，有助于你更加准确地理解发言者讲话的内容。“眼到”的另一个内容是注意观察整个会场的气氛，这同样有助于你记录得更加精准。所谓“耳到”，指的是你必须准确地听清发言者的每一句话以及讲话时的微妙语气。为了能够确保做到这一点，记录者要尽最大可能接近发言者，如果实在是距离远的话，必须屏气凝神地仔细听清楚发言者的讲话。这里还有一个问题要注意，就是最好能够事先了解发言者讲话有无严重的口音。我在过去就吃过这方面的亏，当年我曾经服务过的一个领导讲话中南方的方言很重，我第一次参加他出席的会议时，记录得丢三落四，原因就是我听他讲话时要结合他讲话时的表情去猜他讲的具体内容，后来与这位领导接触得多了之后，他的南方口音我也能听懂了。所谓“手到”，就是能够迅速地把听到的内容写下来。我刚参加工作时的处长有一项独门绝技，他会速记，能够把会场上每个人的讲话中的每一个字都毫厘不爽地全部记下来，他曾经数次要我跟他学习速记，可惜那时候我比较懒，只是学了一点点皮毛就不再学了。尽管如此，随着我参加会议记录次数的增加，我的记录速度也变得越来越快，里面也融合了当年老处长教我速记未遂而剩下的一点精华。 做会议记录有两种，一种是全面记录、有闻必录，另一种则是择其要者而录。这两种记录各有各的用处。前一种“有闻必录”式的记录多数用于领导在一些会议上的讲话需要全文下发文件时使用，这种“有闻必录”的记录其实也要进行事后整理，将重复的话删除，将没说全的话补上，等等。当有了录音设备之后，这种会议记录可以借助录音设备在事后进行整理。但是，在有些场合不能使用录音设备时，“眼到、耳到、手到”的笔录还是非常重要的。我曾经讲过，有一次我们参加一个省委书记主持的小型会议，根本不可能用录音设备，但是我们三个人相互配合，会后根据三人的记录汇总，最终整理出一份几乎一字不差的讲话稿，为后来的工作推进起到了重要的作用。不过，如果事先就知道记录是为了出会议纪要的话，就不必如前所述那样有闻必录了，因为那纯属出力不讨好。对了，说个我过去一位同事的笑话吧。这位老兄脑回路比较清奇，他有一次负责会议简报的记录，照说会议简报上的发言内容都是对会议各小组讨论内容进行的概括表述，结果他记得特别卖力，把所有内容都记下了。晚上我们各组记录人员凑在一起写会议简报的时候，照例要先由每个人口头说一下讨论情况，然后再确认哪些人发言的内容近似，可以进行合并处理。结果这位老兄开始给大家念他的会议记录，里面除了有发言内容外，他还别开生面地在里面加入了“括号：擤鼻涕、打哈欠”等内容，弄的大家十分欢乐，笑成了一团。 会议记录的重点要围绕以下内容展开：一是会议讨论的焦点，要写明与会不同人员各自的观点。二是重要参会人员的代表性观点。三是会议主持人所做的总结性结论，一般这也就是会议纪要上的结论。四是会议上还有哪些议而未决的问题。 至于会议记录时如何用好笔记本等工具，以及怎样补充完善记录等具体技术，因为我在前面已经提到，这里就不再赘述了。