2023年文件管理技巧很实用哦！.docx

2023年文件管理技巧，很实用哦！ 文件管理技巧，很实用哦！ 工作中可能会遇到这种情况，领导突然要一个文件，我却怎么都想不起来放哪里了，然后就每个文件盒开翻，越急越忘，越翻越乱，最后即使找到了，也免不了挨批评。找不到文件是工作中经常发生的事情，特别是对从事综合的人员来说，每天要负责很多工作，根本没有精力去整理文件，只能是随时来随时收，随时用随时找，文件在哪全凭大脑！其实，管理文件是有规章制度和操作方法的，但完全按规定章法整理势必占用大量精力和时间，对大都身兼多职的人来说也不现实。那该怎么办呢？下面就教大家几个文件整理的实用技巧。 习惯登记 无论是来文还是发文，无论是上级、平级还是下级，一张Excel表就可以搞定，其实都不需要制作得多复杂，只要几项内容即可，来/发文时间、来/发单位、文件名称、文号、页数、保存盒号、原/复印件、是否在库等即可。登记完毕后，把文件放到登记对应的文件盒中。如果为了便于统计收发文数量的话，可以在文件右上角标记数字。这样需要找起来的话，直接在Excel表中查找所需文件的名称，就可以知道文件的位置了。 善于回收 很多时候找不到文件的原因之一就是被领导或同事借阅未还，时间久了不记得了，然后自己背锅。其实有个简单的办法，就是多准备几个文件夹，最好是皮质或者颜色鲜艳的，分别标上1、2、3、4、5……文件夹上面都标注阅后请送回XXX同志（电话XXX）。文件借出的同时，文件夹也同时借出，这样你每天下班前只要清理文件夹，发现哪个文件夹不在就会知道有文件借出去了，然后询问借阅人是否看完。如果借阅人需要长时间使用，你就需要在前面做的Excel表中备注，不在库，XXX借出即可，就可以防止时间久了忘记借给谁了的问题了。 重点标记 哪些文件重要，哪些文件不那么重要，还是要做到心里有数。对于重要的文件，可以用带胶的彩色便签条贴在文件边缘，必要的话标记关键词。领导突然需要的话，你即使知道在哪个盒子里，也不用一个个翻，只要看到便签条上的关键词就可以迅速找到文件。 多留复印件 只要不是涉密文件，又经常需要用到的，可以多复印几份保留，这样既不用担心原件遗失，还可以随时拿给领导看。如果有条件的话，可以把文件扫描成电子版，这样随时需要随时打出来即可。需要注意的是，虽然有些文件不是涉密文件，但因为涉及人事、纪检等敏感内容，最好不要复印，以防内容泄露，造成不良影响。 定期整理 文件管理，最好的办法还是定期整理。工作忙且文件不多的情况下，可以一个季度整理一次。如果文件较多的话，一个月就要整理一次。当然，有些单位都是年底统一交给第三方档案公司统一整理档案，只要你在日常做到简单整理即可。 分享了这些文件管理的技巧，大家记住了吗？不妨可以试试哦。