办公室工作制度及工作流程.docx

办公室工作制度及工作流程 办公室工作职能及工作流程 目录 第一部分 办公室管理职能和岗位职能 1 第二部分 办公室工作流程 3 流程一；收文流程 3 流程二；发文流程 4 流程三；车辆管理流程 5 流程四；办公用品、采购、入库、领用流程 6 流程五；招聘工作流程 7 流程六；入职工作流程 8 流程七；培训工作流程 9 流程八；辞职工作流程 10 流程九：接待工作流程 11 第一部分 办公室管理职能和岗位职能 基本管理职能 主任岗位职能 文员职责 涉及工作流程 涉及相关制度及标准 涉及相关表单 项目 简要说明 1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 ①审查员工履历 ②报请领导审核 ③面试 ④根据综考情况批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》 《应聘人员登记表 2 员工调动管理 根据公司安排，对跨部门人员变动采取调令的方式；部门内部的变动需报送行政办级单位主要领导 ①审核调动手续 ②监督检查 内部岗位变动登记表 员工调动流程 调动管理制度 《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》 3 劳动合同管理 员工实习一至两个月，可以书面申请与单位签订劳动合同 ①全面负责 ②审核 ①初拟合同②签订合同文本 ③存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《合同书》 《用工合同》 《员工登记表》 4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批、办理交接手续 ①全面负责 ②审核 ①办理辞职手续②接受辞职申请③收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 《员工离职交接清单》 5 培训管理 单位对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训相结合方式进行 ①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析 ①培训通知②培训场地、会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》 6 考核管理 单位对各部门、各种业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 ①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表 ①发放通知②参与考核、统计 ①部门月度考核流程②业务员年度考核流程 全体员工绩效考核制度 《每月绩效考核表》 7 费用审核管理 单位对手机费用、车辆费用进行审核 ①车辆燃油费、过路费、停车费审核②车辆维修费用审核 ①手机费登记 ②车辆费用登记 费用审核登记流程 ①车辆费用登记表②车辆一览表③手机费用登记表 《车辆管理制度》 8 收文管理 收文要求及时传阅 ①审核 ②督办 ①登记 ②承办 收文流程 收文登记薄 收文程序 9 发文管理 发文要求使用公文文种，遵守行文规范格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，相关领导签发，规定发文号、印刷份数和时限。 ①审核 ②注发 ③用印 ①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档 发文流程 发文登记薄 发文程序 10 印章管理 各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。 ①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②单位印章的保管 ①用印登记②办公室印章保管 印章使用流程 印章使用登记表 印章管理制度 11 档案管理 涉及公司有关经营累、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 ①全面负责 ②监督考核 ③销毁批准 ④审核借阅请求 ①复印、打印2借阅登记③借阅分类、整理④编制档案明细表 ①文档管理流程②文档借阅（复印）流程 ①档案明细表②合同登记表 档案管理制度 12 会议管理 单位召开的各种会议的安排 ①统筹安排 ②会务协调 ①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作 会议流程 ①会议签到薄②会议记录薄 会议管理制度 13 卫生制度 保证单位办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 ①全面负责 ②督查检查 参与检查 ①办公区及各部门评分表 卫生管理制度 14 考勤管理 对单位员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。 ①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ④设备维护 ①人员异动通报②协助管理③定期考勤 15 网络管理 对单位电脑、网络、指纹考勤机等进行管理维护 ①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护 协助管理 第二部分 办公室工作流程 流程一；收文流程 收文流程 文员 办公室主任 单位领导 分管领导及处理 一般文件 流程二；发文流程 发文流程 文员 办公室主任 单位领导 分管领导及处理 重要文件 一 一般文件 流程三；车辆管理流程 部门用车人 办公室 办公室主任 单位领导 驾驶员 同意 同意 流程四；办公用品、采购、入库、领用流程 部门 行政办 单位领导 流程五；招聘工作流程 用人部门 总经办（行政办） 分管领导 主要领导 流程六；入职工作流程 员工 总经办（行政办） 用人部门 通过 流程七；培训工作流程 员工 部门 总